【正文】 第一部分 檔案管理的基礎(chǔ)知識 幾個基本概念 檔案 。 《 檔案法 》 對檔案的定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu) 、 社會組織以及個人從事政治 、 軍事 、 經(jīng)濟 、 科學(xué) 、技術(shù) 、 文化 、 宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字 、 圖表 、 聲像等不同形式的歷史記錄 。 檔案工作的性質(zhì) 專業(yè)性：檔案工作有自己專門的研究對象、理論體系和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范。 服務(wù)性：為各項工作服務(wù)。 機要性：檔案中有不少內(nèi)容在一定的時間和空間具有機密性。 檔案工作的原則 ： －統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理 －集中統(tǒng)一管理 檔案管理工作的內(nèi)容 六環(huán)節(jié) ：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用 一、檔案的收集 收集工作內(nèi)容 ：檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關(guān)、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機關(guān)檔案室和各級各類檔案館的工作。 主要包括三個方面： 一是對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收工作； 二是對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作； 三是對歷史檔案的接收和征集工作。 收集工作重要性： 文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；收集工作質(zhì)量決定檔案工作的質(zhì)量。 如何做好收集工作 （國家檔案局第 8號令） 二、檔案的整理 檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。 檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。 檔案整理的方法 : a、 以“案卷”為單位整理。 應(yīng)用范圍 :科技檔案；部分文書檔案；專門檔案 b、以“件”為單位整理。 應(yīng)用范圍：文書檔案、實物檔案 檔案分類 常見的檔案分類有以下幾種： ? 根據(jù)檔案形成時期分類 ? 歷史檔案：明清檔案、民國檔案、新民主主義檔案（即革命歷史檔案）、中華人民共和國檔案（建國后檔案，也有稱現(xiàn)行檔案） ? 根據(jù)檔案載體分類 ? 紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、電子檔案等，古代時有甲骨、竹簡、木牘、縑帛等 ? 根據(jù)檔案的內(nèi)容和使用范圍分類 ? 文書檔案、科技檔案以及會計檔案、人事檔案、藝術(shù)檔案、訴訟檔案等各類專業(yè)檔案。 ? 常規(guī)分類 ? 文書檔案、科技檔案與專門檔案 :這是社會上應(yīng)用最為普遍的三個檔案種類概念 。 ? 文書檔案 實際上是指行政管理檔案，如請示、批復(fù)、決定、決議，法規(guī)、法律等等； ? 科技檔案 是指人們在科技、生產(chǎn)活動中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案。如圖紙、設(shè)計任務(wù)書、科研報告等等； ? 專門檔案 是指除文書和科技檔案之外的所在專門活動中形成的檔案。如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病歷檔案、婚姻登記和工商注冊登記檔案等等。 文書檔案整理流程 分類 ―― 裝訂 ―― 排列 ―― 蓋檔號章 ―― 填寫檔號 ―― 著錄 ―― 裝盒、排架 注：此流程中沒有包含收集，因收集是上一環(huán)節(jié)的工作。在收集檔案的同時，注意文件材料交接清單的準(zhǔn)確性及雙方簽字。 三、檔案的 鑒 定 基本內(nèi)容包括：制定文書檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和編制文書檔案保管期限表；鑒別文書檔案的保存價值并確定其保管期限；剔除無保存價值的檔案予以銷毀或做相應(yīng)處理。 從社會的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點來判定檔案酌價值。 (1)檔案的來源標(biāo)準(zhǔn) (2)檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn) (3)檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn) (4)相對價值標(biāo)準(zhǔn) (5)效益標(biāo)準(zhǔn) ： (1)有鑒定工作制度標(biāo)準(zhǔn)化文件（ 2）成立鑒定小組（ 3）編制銷毀清冊和報告（ 4）履行審批手續(xù)（ 5）實行監(jiān)銷制度 四、檔案的保管 “九防” 防光、防塵、防水、防火、防盜、防有害氣體、防害蟲、防潮水、防輻射、防磁。 （ 1）庫房選址（ 2）裝具和設(shè)備 正常的庫房：溫度 14— 24度，濕度 45%60%；底片庫 1315度，濕度 35— 45%。 五、檔案的 統(tǒng)計 檔案統(tǒng)計工作是以表冊、指標(biāo)、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的一項業(yè)務(wù)工作，包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分?；救蝿?wù)是對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查和統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。 (一 )檔案統(tǒng)計工作體系 我國檔案工作的統(tǒng)計體系基本上分為四個層次： 1．全國 2．專業(yè)系統(tǒng) 3．地方 4．檔案館、室 (包括各專門檔案室 )檔案工作情況統(tǒng)計。 (二 )檔案統(tǒng)計的內(nèi)容 1．檔案數(shù)量的統(tǒng)計。 2．檔案業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量的統(tǒng)計。 3．檔案開發(fā)利用工作情況的統(tǒng)計。 4．檔案工作條件的統(tǒng)計。 (三 )《 全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度 》 主要內(nèi)容和填寫注意事項 1．填報范圍 2．主要內(nèi)容 3．注意事項 (1)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要真實 (2)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確 (3)填寫要符合要求 六、檔案提供利用 （ 一）檔案利用工作的含義、意義和要求 含義 ：檔案利用工作，是檔案部門通過一定的方式與方法，將檔案工作信息直接或者間接地提供給利用者，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。 檔案利用工作的意義和要求 決定性影響 （二）檔案利用的途徑與方式： 檔案利用的基本途徑，主要包括：一是提供檔案原件。二是提供檔案復(fù)制品。三是提供檔案信息加工品。 ? 利用效果登記簿 ? 查閱檔案登記簿 主要有以下十種方式 開設(shè)閱覽室 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 出具檔案證明 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 編寫檔案參考資料 舉辦檔案展覽 創(chuàng)建愛國主義教育基地 檔案信息上網(wǎng) 電子檔案利用 （三） 舉辦檔案展覽創(chuàng)建愛國主義教育基地 檔案展 覽 的作用和 辦 展工作的基本程序 1）舉辦 檔案展 覽 是普及檔案知 識 ，宣 傳 檔案工作重要意 義 的一種很好的形式 2）舉辦 檔案展 覽 屬于社會教育工作 3）舉辦 檔案展 覽 是培養(yǎng)社會公眾檔案意 識 的有效手段 ，可以廣泛 發(fā)揮 檔案的作用 4）舉辦 檔案展 覽 的基本程序 （1）研究確定展覽的主題、基本內(nèi)容和預(yù)期目的；（ 2）選擇、征集必要的檔案史料和輔助展品；（ 3）深入進行展覽內(nèi)容、展品的研究，擬定展覽大綱 —— 展覽綱目，制定展覽陳列的具體方案 —— 列出全部展覽陳列品；（ 4）進行展覽藝術(shù)形式研究和設(shè)計；（ 5）進行輔助展品和必要設(shè)備的設(shè)計和制作；（ 6）進行現(xiàn)場安裝和布置；（ 7）展覽開展前現(xiàn)場的評估與開展的準(zhǔn)備。 舉辦 檔案展 覽 ，創(chuàng) 建 愛 國主 義 教育基地 ，開展社會教育工作的意 義 1）舉辦 檔案展 覽 ，創(chuàng) 建 愛 國主 義 教育基地，開展社會教育工作，是黨和政府在新的 歷 史 時 期 對檔案 館 工作提出的新要求 2）舉辦 檔案展 覽 ，創(chuàng) 建 愛 國主 義 教育基地 ，開展社會教育工作 ，是由檔案的特點和檔案 館 的工作性 質(zhì) 決定的一 項 重要工作 3）舉辦 檔案展 覽 ，創(chuàng) 建 愛 國主 義 教育基地 ，開展社會教育工作 ，會整體 帶動 檔案 館 工作 舉辦 檔案展 覽 ，創(chuàng) 建 愛 國主 義 教育基地 ，開展社會教育工作的方式方法 1）突出本 館 特色 ，辦 好基本 陳 列展 覽 2）配合形 勢 需要 ，辦 好 專題 展 覽 3）抓住青少年的 興 趣特點 ，舉辦 形式多 樣 的活 動 4）展 覽 搬出檔案 館 ，巡回展出 5）利用大眾媒介 ，擴 大展 覽 教育活 動 覆蓋面 （四）開放檔案 開放檔案的含義 開放檔案．是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或者需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會開放，各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用已開放的檔案。 《 檔案法 》 ：國家檔案館保管的檔案，一般自