【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 屬依賴性太強(qiáng)，總是不斷的請(qǐng)示和匯報(bào)，不厭其煩地請(qǐng)求指導(dǎo)和幫助。 ? 接聽(tīng)和打電話沒(méi)有時(shí)間限制、事實(shí)不完備、未列出討論項(xiàng)目、談話內(nèi)容涉及范圍廣，不著邊際或詳盡答復(fù)政策。 ? 缺乏自我約束、惟恐得罪和冒犯別人，無(wú)法有效地結(jié)束電話。 ? 培養(yǎng)和鍛煉下屬的能力，分配其職責(zé)，實(shí)施有效的授權(quán)，適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和幫助是有其一定限制的，不是無(wú)限的。 ? 著手制訂電話計(jì)劃，對(duì)時(shí)間、需要事實(shí)、討論項(xiàng)目、談話內(nèi)容的范圍、答復(fù)的方式等做出嚴(yán)格的規(guī)定并執(zhí)行。 ? 嚴(yán)格按照計(jì)劃行動(dòng)，采取有效的交談技巧，簡(jiǎn)潔明確地進(jìn)行電話交談，使用談話的一些結(jié)束技巧。 學(xué)校管理學(xué) 60 ? 無(wú)法有效的管理秘書(shū)，讓其代為接聽(tīng)一些無(wú)效或不太重要的的電話。 ? 阻擋電話無(wú)效。 ? 沒(méi)有秘書(shū)。 ? 明確秘書(shū)或助手的職責(zé)，提醒需要注意的重要事項(xiàng)、終止無(wú)效的電話、訓(xùn)練秘書(shū)等接聽(tīng)并過(guò)濾電話。 ? 分析電話、制訂阻擋電話，與同事或下屬及秘書(shū)共同阻擋無(wú)用電話。 ? 是否需要秘書(shū)應(yīng)做出研究，如果工作量大馬上配備。不需要?jiǎng)t自己擬定處理電話的計(jì)劃，按照上述有關(guān)方法加以改進(jìn)。 學(xué)校管理學(xué) 61 ? 打錯(cuò)的電話。 ? 職責(zé)不清。 ? 落后的電話系統(tǒng)。 ? 配備人員名單及相關(guān)的電話號(hào)碼本，規(guī)定電話的時(shí)間和各相關(guān)人員的職責(zé)和答復(fù)方式，說(shuō)明自己接聽(tīng)電話和解決問(wèn)題的范圍。 ? 與上司、同級(jí)、下屬明確每一個(gè)人的職責(zé)和詳盡的工作分工，以防打錯(cuò)電話、職責(zé)糾纏。 ? 改進(jìn)和完善電話系統(tǒng)及設(shè)備，使之符合高效優(yōu)質(zhì)的工作需要。 學(xué)校管理學(xué) 62 方法之二：消除不速之客 原因分析 ? 來(lái)者不拒、經(jīng)常被打擾，不能認(rèn)識(shí)到其嚴(yán)重的后果，所以處理來(lái)訪無(wú)計(jì)劃。 ? 過(guò)高估計(jì)自己的作用、愛(ài)熱鬧、喜交往，有較強(qiáng)烈的會(huì)客欲望。 ? 想保持消息靈通，事事過(guò)問(wèn)導(dǎo)致下屬事事請(qǐng)示，沒(méi)有躲避計(jì)劃。 改進(jìn)方法 ? 做出每周的來(lái)訪計(jì)劃、實(shí)行預(yù)約，把公事和私事以及預(yù)定和未預(yù)定的回談加以區(qū)別，深刻認(rèn)識(shí)不速之客干擾的破壞性。 ? 客觀分析自己的重要程度，會(huì)談的必要性，控制性格的缺點(diǎn)，區(qū)別公事和私人交往。 ? 制訂躲避和拒絕計(jì)劃，用適當(dāng)?shù)姆绞奖３中畔贤?，改變事事過(guò)問(wèn)的不良習(xí)慣。 學(xué)校管理學(xué) 63 ? 缺乏授權(quán)，權(quán)力欲望過(guò)重，不相信下屬、要求下屬多匯報(bào)，自己多簽字，其實(shí)總是在替下屬背猴子。 ? 無(wú)法結(jié)束來(lái)訪，不切實(shí)際的時(shí)間估算，會(huì)談經(jīng)常跑題，抓不住關(guān)鍵。 ? 不愿意說(shuō)訪談結(jié)束或拒絕之類的話。 ? 有效授權(quán)，不把持過(guò)多的權(quán)利，培養(yǎng)提高下屬處理問(wèn)題的能力，簡(jiǎn)化工作程序，防止下屬的反授權(quán)。 ? 必須事先提出會(huì)談時(shí)間，對(duì)會(huì)談內(nèi)容實(shí)施有效控制，抓住主要和關(guān)鍵內(nèi)容。 ? 學(xué)習(xí)拒絕和結(jié)束會(huì)談的有關(guān)技巧，走到門(mén)口或作些提示性的動(dòng)作及語(yǔ)言；或讓秘書(shū)做出提醒之類的舉動(dòng)，表明你有要事離開(kāi)。 學(xué)校管理學(xué) 64 ? 實(shí)行開(kāi)門(mén)辦公，招致順路來(lái)訪者增多，學(xué)校已經(jīng)養(yǎng)成隨時(shí)訪談習(xí)慣。 ? 助手或秘書(shū)阻擋來(lái)訪無(wú)效。 ? 沒(méi)有配備得力的助手或秘書(shū)。 ? 開(kāi)門(mén)辦公不是真正的打開(kāi)門(mén)使不速之客隨意來(lái)訪，重新頒布學(xué)校勞動(dòng)紀(jì)律，不允許隨便訪談。 ? 培養(yǎng)、訓(xùn)練助手和秘書(shū)，有效實(shí)施阻擋計(jì)劃，或由他們直接處理一些事情。 ? 根據(jù)需要配備訓(xùn)練助手和秘書(shū)，充分發(fā)揮下屬的職責(zé)和發(fā)揮作用。 學(xué)校管理學(xué) 65 ? 走錯(cuò)門(mén)或找錯(cuò)訪談人的訪談?wù)摺? ? 各部門(mén)或下屬人員職責(zé)不清，辦公室設(shè)置職責(zé)沖突，導(dǎo)致相互影響和干擾。 ? 室外有明確的標(biāo)志及指示，杜絕次類現(xiàn)象的發(fā)生。 ? 明晰下屬及部門(mén)之間的職責(zé)、管轄范圍，辦公室設(shè)置要合理、分清職責(zé)，減少人為制造的訪談干擾的障礙。 學(xué)校管理學(xué) 66 方法之三：消除無(wú)效會(huì)議 原因分析 ? 開(kāi)會(huì)成了慣例，會(huì)前不制訂計(jì)劃、預(yù)期效果、加以貫徹和實(shí)施，即經(jīng)常是沒(méi)有任何目的的開(kāi)會(huì)。 ? 沒(méi)有會(huì)議議程，對(duì)會(huì)議的組織或控制沒(méi)有計(jì)劃和決策。 ? 開(kāi)會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)選擇不當(dāng)，與會(huì)者與會(huì)議內(nèi)容關(guān)聯(lián)很少或無(wú)關(guān)聯(lián)，會(huì)議通知不全面。 ? 召集會(huì)議過(guò)多或過(guò)濫，或會(huì)議缺乏有效溝通，與會(huì)者三但兩兩進(jìn)場(chǎng)。 改進(jìn)方法 ? 重新審視每次確定會(huì)議的必要性，事先預(yù)定會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議議題、會(huì)議目的、預(yù)期效果等相關(guān)內(nèi)容，沒(méi)有這些請(qǐng)不要開(kāi)會(huì)。 ? 沒(méi)有事先的會(huì)議控制和充分組織就不要開(kāi)會(huì)，做出計(jì)劃期望結(jié)果和決策的擬定，確定會(huì)議的功能。 ? 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)人員狀況等選定合適的地點(diǎn)和時(shí)間、相應(yīng)的會(huì)議設(shè)備等，會(huì)議通知要全面，包括與會(huì)者要準(zhǔn)備的材料、會(huì)議的議題、預(yù)期的建議、時(shí)間、地點(diǎn)、具體要求等。 ? 適當(dāng)減少會(huì)議次數(shù)，精簡(jiǎn)會(huì)議內(nèi)容；有效的會(huì)議不僅起到?jīng)Q策的作用、還是正式溝通的一種有效方式，并重申開(kāi)會(huì)紀(jì)律，懲罰遲到者。 學(xué)校管理學(xué) 67 ? 偏離會(huì)議主題和議題，經(jīng)常跑題，偏離會(huì)議內(nèi)容，扯遠(yuǎn)話題，對(duì)會(huì)議沒(méi)有有效的控制和組織。 ? 干擾不斷，會(huì)議混亂缺乏會(huì)議紀(jì)律。 ? 沒(méi)有規(guī)定會(huì)議時(shí)間和各個(gè)議題的時(shí)間分配，屬于自由論壇，時(shí)間拖得很長(zhǎng)而沒(méi)有實(shí)際內(nèi)容。 ? 會(huì)議中嚴(yán)格按照會(huì)議議題進(jìn)行，偏離后要及時(shí)返回，對(duì)會(huì)議實(shí)施組織和控制，不允許閑談和其他與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。 ? 不允許會(huì)議期間任何的內(nèi)在和外來(lái)干擾，重申會(huì)議紀(jì)律、嚴(yán)格會(huì)議管理，提高與會(huì)者的積極性。 ? 事先確定會(huì)議的時(shí)間及各個(gè)議題的分配，要與會(huì)議及議題的重要性緊密相連，圍繞會(huì)議主題，防止空、大、假、夸等。 學(xué)校管理學(xué) 68 ? 要求不相關(guān)的人陪會(huì)。 ? 會(huì)議時(shí)沒(méi)有收集到足夠的資料和信息，決策不當(dāng)。 ? 不按時(shí)結(jié)束會(huì)議，聽(tīng)任表現(xiàn)欲望強(qiáng)的人長(zhǎng)篇大論，沒(méi)有會(huì)議總結(jié)和記錄等，不對(duì)會(huì)議任務(wù)和期限進(jìn)行核定。 ? 及時(shí)清除無(wú)關(guān)人員。 ? 會(huì)議是一個(gè)良好的收集信息和資料、制訂決策的時(shí)機(jī)，充分利用，使信息提供者盡量提供準(zhǔn)確可靠的資料供決策者使用。 ? 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議，控制表現(xiàn)力強(qiáng)的人，進(jìn)行會(huì)議總結(jié)和記錄并保存，以便隨時(shí)查找和對(duì)比、檢查實(shí)施等功效，重申會(huì)議任務(wù)、期限、人員。 學(xué)校管理學(xué) 69 ? 會(huì)議記錄沒(méi)有備份，不給與會(huì)者發(fā)放會(huì)議記錄。 ? 會(huì)議后沒(méi)有有效的貫徹和實(shí)施會(huì)議內(nèi)容，缺乏監(jiān)督的工具，實(shí)施的步驟、任務(wù)的執(zhí)行等。 ? 當(dāng)會(huì)議任務(wù)完成后或目標(biāo)達(dá)到后，會(huì)議所設(shè)立的委員會(huì)等機(jī)構(gòu)仍然存在，善后工作沒(méi)有人去處理。 ? 當(dāng)天發(fā)放會(huì)議記錄，明確與會(huì)者的職責(zé)、完成的期限等。 ? 任務(wù)或職責(zé)下達(dá)后要實(shí)施有效的監(jiān)控，組織實(shí)施，配備實(shí)施的設(shè)備工具、資源、條件等，保證所有的議程得到貫徹和執(zhí)行。 ? 對(duì)會(huì)議設(shè)定的項(xiàng)目、內(nèi)容、任務(wù)等及時(shí)總結(jié)，工作結(jié)束后，相關(guān)人員的職責(zé)相應(yīng)解除，設(shè)立的委員長(zhǎng)會(huì)等機(jī)構(gòu)職能撤銷，不要浪費(fèi)人力和物力。 學(xué)校管理學(xué) 70 方法之四：有效計(jì)劃 原因分析 ? 不明白計(jì)劃的重要性。 ? 沒(méi)有制定和形成一套計(jì)劃的系統(tǒng)。 ? 總覺(jué)得沒(méi)有時(shí)間制訂計(jì)劃。 改進(jìn)方法 ? 周全的計(jì)劃不僅僅節(jié)省時(shí)間，還能使工作圓滿、優(yōu)質(zhì)地被完成，良好的計(jì)劃是成功的一半。 ? 建立包括計(jì)劃目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序的一套計(jì)劃體系。 ? 必須在剛開(kāi)始時(shí)花費(fèi)一定的時(shí)間去計(jì)劃，才會(huì)對(duì)工作做到心中有數(shù)，起到事半功倍的結(jié)果。 學(xué)校管理學(xué) 71 ? 缺乏自我控制，放任自己的懶散。 ? 害怕對(duì)自己許下承諾，不能保證完成。 ? 制訂計(jì)劃沒(méi)有相應(yīng)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。 ? 嚴(yán)于律己，對(duì)自己有獎(jiǎng)有罰，經(jīng)常激勵(lì)和要求別人監(jiān)督和檢查，只有嚴(yán)格要求自己才能成就大事，放任和懶散只會(huì)毀了自己的事業(yè)。 ? 對(duì)自己的事業(yè)和能力充滿信心，敢于承諾和保證，也才能知道自己的事業(yè)到底能做到多大。 ? 有目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃才是真正的計(jì)劃，才是可行的實(shí)際的計(jì)劃。 學(xué)校管理學(xué) 72 ? 沒(méi)有指定工作的優(yōu)先順序，把所有的工作都排上并試圖都完成。 ? 計(jì)劃趕不上變化。擬定計(jì)劃沒(méi)有用，或幾天就可以完成的任務(wù)沒(méi)有必要擬計(jì)劃。 ? 不必計(jì)劃，一切由秘書(shū)負(fù)責(zé)安排我的工作。 ? 必須把所有的計(jì)劃按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序，與要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)緊密相連。 ? 每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來(lái)處理變化或危機(jī)、偶然事件等，針對(duì)短期的行為做計(jì)劃也是必要的，這些都會(huì)減少經(jīng)濟(jì)的損失以及時(shí)間的損失。 ? 自己最清楚自己的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，秘書(shū)只不過(guò)是提醒你、幫助你。最終的計(jì)劃還是要自己決定。你的時(shí)間安排、工作的重要程度，只有你才能與你的目標(biāo)掛鉤。 學(xué)校管理學(xué) 73 方法之五：克服條理不清 原因分析 ? 從不整理和思考自己的思路，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到條理的重要性。缺乏形成一套清晰有條理的思路。 ? 由于工作內(nèi)容和時(shí)間沒(méi)有條理，故不知如何安排時(shí)間，沒(méi)有條例性的時(shí)間計(jì)劃，每天都在瞎忙。 ? 認(rèn)為沒(méi)有計(jì)劃性的安排，目標(biāo)照樣能完成。喜歡隨意、無(wú)拘束，并總以危機(jī)出現(xiàn)為理由。 改進(jìn)方法 ? 認(rèn)識(shí)到條理清楚的狀態(tài)下，時(shí)刻對(duì)自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。 ? 重新對(duì)工作和需要的時(shí)間進(jìn)行目標(biāo)、優(yōu)先順序、每日計(jì)劃等的整理和思考。首先忙最重要的事，一定要抽時(shí)間進(jìn)行工作時(shí)間的條理化。 ? 為預(yù)計(jì)危機(jī)的出現(xiàn)留出一定時(shí)間，改變隨意和無(wú)拘束的行為模式。有計(jì)劃的工作安排必將使目標(biāo)順利高效的 完成。 學(xué)校管理學(xué) 74 ? 善于行動(dòng)，不愿意思考和整理工作，導(dǎo)致盲目的行動(dòng)。 ? 由于害怕承擔(dān)義務(wù)和責(zé)任，不愿意將工作細(xì)分和條理化，因此導(dǎo)致工作缺乏具體說(shuō)明和優(yōu)先順序。 ? 認(rèn)為每一件事都重要、都應(yīng)該做，故不能確定優(yōu)先順序。 ? 改變麻木的行動(dòng)，定期整理思路和規(guī)劃工作內(nèi)容有萬(wàn)利無(wú)一弊。人生的重大改變可能來(lái)自于不起眼的地方。 ? 將工作進(jìn)行細(xì)分和條理化，責(zé)、權(quán)、利分明，制作詳細(xì)的工作說(shuō)明書(shū)，制訂出優(yōu)先順序。 ? 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作擾先順序。 學(xué)校管理學(xué) 75 ? 外部干擾太大，不能理清思路，包括電話、客人、下屬的不停打擾。 ? 外部環(huán)境不佳，諸如辦公桌混亂、文件處理不當(dāng)、秘書(shū)工作安排不妥。 ? 整個(gè)學(xué)校內(nèi)部一片混亂，已形成條理不清的狀況，自己陷入其中不能自拔。 ? 找到外部干擾的根源，排除干擾，制訂排除方案和控制管理技巧。 ? 下大力氣改善所處的外部環(huán)境，建立文檔條理化、秘書(shū)工作條理化。 ? 與領(lǐng)導(dǎo)一直商討改變方案，征得各部門(mén)及下屬的理解和支持。 學(xué)校管理學(xué) 76 方法之六：克服經(jīng)常救火 原因分析 ? 不了解救火與預(yù)防火災(zāi)的區(qū)別，不了解了解經(jīng)常救火的危害及嚴(yán)重性。 ? 缺乏救火的計(jì)劃和策略，一旦救火只是應(yīng)急處理，從不預(yù)測(cè)和估算未來(lái)可能出現(xiàn)的火災(zāi)，盲目處理，往往容易留下后患。 ? 每日工作安排得滿滿的，試圖做更多的事情，結(jié)果沒(méi)有時(shí)間和精力處理危機(jī)和變化。 改進(jìn)方法 ? 搞清救火與預(yù)防的區(qū)別，對(duì)比救火與預(yù)防的不同之處，分析產(chǎn)生原因、嚴(yán)重程度、后果、不可控因素等。 ? 預(yù)先制訂和計(jì)劃救火的策略，對(duì)事物的發(fā)展和進(jìn)程有所估計(jì)，不能盲目被動(dòng)地救火，總結(jié)每次當(dāng)救世主的原因和處理方法，積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。 ? 每日首先做完自己的優(yōu)先工作、重要工作，留出一定時(shí)間和精力（ 20%）處理和預(yù)測(cè)可能的救火對(duì)象。 學(xué)校管理學(xué) 77 ? 關(guān)注所有問(wèn)題，并把它們都?xì)w結(jié)為非你不可，把自己當(dāng)成救世主。 ? 經(jīng)常拖延工作導(dǎo)致重要工作沒(méi)有時(shí)間去做而形成緊急事項(xiàng)和救火對(duì)象。 ? 你應(yīng)該只做你應(yīng)做的事情，不屬于你的不要去做，也不是非你不可，不要等同于你的下屬。 ? 每日定時(shí)定量地完成你計(jì)劃之內(nèi)的事項(xiàng)，不要無(wú)故拖延，不做合理的時(shí)間估算，不要把重大的、不急迫的工作拖延成救火對(duì)象。 學(xué)校管理學(xué) 78 ? 上司或