【文章內(nèi)容簡介】 用， ： 無 ： 《行政部例會組織管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 ： 為維護企業(yè)正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，創(chuàng)造干凈、整潔、舒適、合理的辦公環(huán)境，培養(yǎng)良好習慣，提升個人素養(yǎng)。 為控制和節(jié)省 辦公經(jīng)費開支， 使公司有限的資源得到有效、合理的利用 。 行為規(guī)范 a) 公司員工應(yīng)按照《著裝管理規(guī)定》要求穿著 ， 以 樹立良好的公司形象和個人形象 ； b) 嚴禁在辦公室大聲喧嘩，談?wù)撆c工作無關(guān)的事物； c) 在公眾場合出現(xiàn)他人有礙體面 、 有違公司規(guī)定的行為時應(yīng)及時 、 善意地提醒 ； d) 遇公司客人來訪時，要禮貌謙 讓； 工作 規(guī)范 a) 遵守上班時間，因故遲到或請假 時， 必須事先與所在部門 主管 取得 聯(lián)系，說明原因 ； b) 不打私人電話，不處理與本職工作無關(guān)的私人事務(wù) ； c) 上班時間不得使用電腦玩游戲、上網(wǎng)瀏覽與工作無關(guān)內(nèi)容 ，具體參照《網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》執(zhí)行； d) 公司文件應(yīng)妥善保管，不能隨意處理 ,或者遺忘在桌上、書柜中 ； e) 重要的記錄、證據(jù)等文件必須根據(jù)公司 《檔案管理規(guī)定》要求及時歸檔 ； 會議規(guī)范 a) 開會期間關(guān)掉手機或設(shè)成振動，不從事與會議無關(guān)的活動 ； b) 認真聽別人的發(fā)言并記錄，不得隨意打斷他人的發(fā)言 ； c) 不要隨意辯解，不要發(fā)牢騷 ，保持會場肅靜。 5S 管理 員工 有維護良好衛(wèi)生環(huán)境和制止他人不文明行為的義務(wù) 。 養(yǎng)成 良好的衛(wèi)生習慣，不隨地吐痰，不亂丟紙屑、雜物， 辦公室內(nèi)不得吃飯和有濃烈氣味的東西。 如在公共場所發(fā)現(xiàn)紙屑、雜物等，隨時撿起放入垃圾桶，保護公司的清潔。 辦公場所內(nèi)外未經(jīng)許可不準張貼廣告、宣傳畫、標語，不準堆放或懸掛物品。 個人辦公區(qū)域 5S要求 桌面擺放方式： a) 只允許擺放電腦、電話、筆筒、水杯及正在處理或當日處理的辦公 文件、文件夾或書籍 ； b) 暫時離開時（半小時以內(nèi)的離開），要將桌面正在 處理或當日處理的辦公文件、文件夾或書籍等物品整理清楚并擺放整齊； c) 半小時以上的離開、外出或下班時離開，辦公桌只許擺放電話、筆筒、水杯，不擺放文件架等辦公物品或其它物品。 ： 任何時間，只要離開辦公位置， 就必須把椅子歸回原來的位置，并擺放整齊。 5S要求 a) 保持 公共辦公區(qū)域暢通，各部門公共區(qū)域和各樓層干凈整潔， 無堆放雜物 ； b) 公共區(qū)域存在清潔問題須第一時間通知保潔人 員進行處理； c) 公共區(qū)域禁止吸煙； d) 來訪客戶如在 禁煙 區(qū)吸煙，接待部門應(yīng)主動勸阻，或引導(dǎo)其進 入指定吸煙區(qū) 。 文件打印管理 文稿的輸出 a) 員工在進行文書和稿件的傳遞作業(yè)時，應(yīng)以企業(yè)管理信息系統(tǒng)為首選工具。對系統(tǒng)外的傳遞，也應(yīng) 盡量 使用電子文件 ； b) 一些用于討論、評審或申報的文稿，應(yīng)盡量減少中間輸出，而應(yīng)在初步定稿或最終定稿時作一次輸出 ； c) 對于一些涉及到公司機密的文件和資料（如：經(jīng)銷商資料、開店信息 、銷售網(wǎng)點、營銷政策、人事資料、財務(wù)信息等）應(yīng) 注意保管，對于不再 使用的機密性文件應(yīng)予以銷毀，不建議做二次紙使用 ； 文稿打印要求 a) 所有打印的內(nèi)部使用文件，一律采用 雙面打印 ， （打印機無雙面打印功能的除外，但必須使用二次紙進行打?。?； b) 同一份文件需要打印多份，只需打印一份，其它使用復(fù)印完成。 c) 對于一些色彩不影響表達的文稿，應(yīng)盡量采用黑白 打印。 d) 文件 輸出 須 采取 嚴格的 登記制度，具體由 配有打印機的各 分公司 總監(jiān)助理 /行政文員 負責 或領(lǐng)用人監(jiān)管 。 每月通過登記打印數(shù)量與打印機內(nèi)存數(shù)據(jù)進行對比， 打印人員在輸出文件時必須經(jīng)過仔細的檢查、認真核對，避免 出現(xiàn)浪費； a) 打印一體機僅做緊急時刻復(fù)印使用（數(shù)量不超過 3張），不建議用于各部門傳遞文件復(fù)印之用； b) 如需大量復(fù)印文件，應(yīng)使用復(fù)印機進行復(fù)印。 使用 a) 辦公 電話，主要 用于 方便與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用，不提倡 伙伴們 在公司內(nèi) 撥 打私人電話 ； b) 禁止撥打信息 服務(wù)收費 電話 。 c) 區(qū)域人事專員 每月對單次電話超過 3元的（市話約 30分鐘，長話約 10分鐘）的情況進行查核，對超過 3元的通話將需要座機號碼所屬人進行解釋； 空調(diào)的開啟時間和原則 a) 空調(diào)的啟動要嚴格按照操作規(guī)程開啟，嚴禁 頻繁的開關(guān)空調(diào)，每次停機后至少要休息三分鐘后才可進行第二次開啟，否則，將對壓縮機造成嚴重損壞，影響其正常的使用； b) 為節(jié)約能源 和延長空調(diào)的使用壽命，空調(diào)開啟后，制冷溫度應(yīng)設(shè)置在 25℃以上；以免空調(diào)機長時間工作， 導(dǎo)致 壓縮機發(fā)熱、發(fā)燙， 減少機器的使用壽命 。 管理責任： a) 全員必須做到 “人走機關(guān)” ； b) 公共區(qū)域辦公室的空調(diào)由部門主管指定責任人負責日常管理； c) 非工作時間， 應(yīng) 自覺 將空調(diào)關(guān)閉； d) 各 會議室、空閑 公用 場所、樣衣室 的空調(diào)，本著誰使用，誰管理的原則， 使用者在使用完畢后必須將空調(diào)關(guān)閉； e) 空調(diào)遙控器要妥善保管，造成丟失或損壞的，要照價賠償 。 用電器具管理 a) 下班后，要自覺關(guān)閉電腦、照明燈等所有用電設(shè)備，以杜絕浪費； b) 工作人員下班后，要對各辦公室進行檢查，關(guān)閉衛(wèi)生間 、樓道、走廊等未關(guān)閉的所有電源開關(guān)。 用水管理 a) 所有員工 要養(yǎng)成節(jié)約用水的習慣。在使用自來水時盡量開小 用水量，縮短用水時間，杜絕“水長流”和“水白流”的嚴重浪費現(xiàn)象； b) 工作人員下班后，應(yīng)對各樓層進行檢查，關(guān)閉衛(wèi)生間 、茶水間等未關(guān)閉的水龍頭。 辦公用品管理 辦公用品的領(lǐng)用 每周四員工可根據(jù)需求填寫領(lǐng)用單經(jīng)主管簽字后至倉庫領(lǐng)用；部分辦公用具采用以舊換新的方式進行領(lǐng)用 （詳見下表）； 以下標準配置成套領(lǐng)用； 序 號 名 稱 數(shù) 量 單 位 備注 1 筆筒、固體膠、涂改液 各 1 個 /瓶 下次領(lǐng)用須以舊換新 2 剪刀、黑色水筆 各 1 把 /友 下次領(lǐng)用水筆芯須以舊換新 3 文件夾 2 個 30頁 4 電話機 1 臺 5 筆記本 1 本 6 自動鉛筆 /筆芯 1 套 7 橡皮擦 /回型針 各 1 塊 /盒 8 訂書機 /訂書釘 1 套 9 計算器 /紙簍 各 1 臺 /個 工作中無處理數(shù)據(jù)或處理少量數(shù)據(jù)人員不 領(lǐng)用，使用電腦計算器進行操作 使用 員工使用辦公用品和設(shè)備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。 凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的 70%100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠 償原值的 70%100%。如責任 人不清，由該部門負責人承擔賠償額的 50%，保管人承擔另 50%。對有意破壞者，除全額賠償外，并依據(jù)情況予以處罰。 文書編寫規(guī)范 文件（包括規(guī)定、辦法、制度、標準等）編寫參照《文件管理規(guī)定》執(zhí)行。 行政公文編寫 公司 行政公文 僅限于 通告、通知、通報、批復(fù)、決定、意見、 會議紀要、請 示、報告、公函。 行文時，需按照內(nèi)行文（參見附錄 A 和附錄 B）和外行文格 式（附錄 C）編寫 ， 并 按 要求 進行編號 。 公文 編號 一、內(nèi)行文（上行文、平行文和下行文）編號 1 編號 發(fā)文分公司 /部門代碼 — 年度 — 流水號 ADM — 2020 — 20 說明 行政部 短橫 年度 短橫 流水號 二、外行文編號 2 編號 公司代碼 — 發(fā)文分公司 /部門代碼 — 年度 — 流水號 SYGF — ADM — 2020 — 20 說明 實業(yè)股份 短橫 行政部 短橫 年度 短橫 流水號 編寫注意事項 a) 文件的 主送單位標注于文件的標題 下 ，文件 的正文前。向上級機關(guān)或相關(guān)單位抄送的，必須在文件尾部標注抄送機關(guān)、單位名稱； b) 凡涉及公司商業(yè)秘密或不便于廣為擴散的文件，必須在文件尾部標明“此件發(fā)至，注意保密”，所受文件 閱后必須妥善保管，不得隨意放置。若造成不良影響，追究當事人責任； c) 附件一般分兩類，一類是對行文的補充、說明或證實的文字材料、圖表、憑據(jù)等，一類是隨文頒發(fā)的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定，以及向上級機關(guān)報送或向下級機關(guān)“批轉(zhuǎn)、批發(fā)”的文件。附件附在正件之后。一般在正件正文后標明附件標題，附件正文前應(yīng)標注“附件”二字。 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 《辦公室管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 、復(fù)印、傳真、打印管理 對在公司 進行打印、復(fù)印和傳真的資料進行控制，以杜絕公司資料的外泄，同時確保公司資源的節(jié)約。 工作準備 （分公司行政指定文印室兼職 管理員） a)每天上班后， 檢查辦公用品 （ A4 復(fù)印紙 、 A3 復(fù)印紙 、簽字筆、登記本 ）是否齊全 。 b)檢查相關(guān)設(shè)備 使用是否正常 運行； 打印機、復(fù)印機、傳真機 各種設(shè)備內(nèi) 是否有紙 。 發(fā)送傳真 a)發(fā)送傳真人員把需傳真之資料交由傳真管理人員 傳真 ，并 寫清收件人姓名、傳真號碼及需發(fā)件 日期，亦或自行操作即可； b)發(fā)送完傳真后， 一并 在《傳真資料一覽表》 簽字 ． ． ，以便查核。 接受傳真 a)接收傳真 后，行政部 人員按照傳真內(nèi)容進行 辯別 ，然后將傳真 轉(zhuǎn)發(fā) 至相關(guān)人 員； b)不清楚接收人員的 傳真， 可以交給分公司經(jīng)理 進行 辯認 。 復(fù)印資料交由管理人員復(fù)印或自行復(fù)印，在復(fù)印完成后， 在《資料復(fù)印一覽表》上 進行登記（ 復(fù)印文件 /資料的名稱、數(shù)量、 部門名稱 、 ． 簽字確認 ． ． ． ． ）． ，以便 查核 。 ： 打印需求人員 將打印機上打印出來的資料整理好后，在《打印資料一覽表》和《彩打打印資料一覽表》 上 進行登記（ 復(fù)印文件 /資料的名稱、數(shù)量、 部門名稱 、 ． 簽字確認 ． ． ． ． ）． ，以便 查核 。 各部門將可再利用的二次 紙統(tǒng)一進行整理（去除涉及公司機密的文件、合同、設(shè)計圖樣等），并送 至人事行政部進行重復(fù)利用。 設(shè)備異常 a)在發(fā)生簡單機械故障時， 管理 員應(yīng) 通知維修人員 在 10分鐘內(nèi)進行簡易的維修及檢驗。 b)在確認無法自 行 維修時應(yīng)在 1小時內(nèi)通知專業(yè)維修人員進行維修。 備用 正常情況下 各類墨盒、硒鼓、色帶應(yīng)有一個庫存?zhèn)溆谩? 《 傳真資料一覽表 》 、 《 復(fù)印資料一覽表 》 、 《 打印資料一覽表 》 、《彩打打印資料一覽表》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 ： 《文印室管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作目的的投資， 僅限 于工作 使用 。 任何部門和 個人 不可占用公司網(wǎng)絡(luò)資源處理與工作無關(guān)的事務(wù)。 確保公司 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、良好地運行與發(fā)展 。 程序 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理 嚴禁在 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 上使用來歷不明， 可能 引發(fā)病毒傳染的軟件。對于可能引起計算機病毒的軟件，應(yīng)使用殺毒軟件 掃描殺毒 。 嚴禁使用網(wǎng) 絡(luò)系統(tǒng)從事與工作無關(guān)的事項 （包括但不限于以下各行為： 玩游戲、上網(wǎng)聊天、下載電影等）。 不得利用公司郵件系 統(tǒng)發(fā)送連鎖郵件、廣告郵件、垃圾郵件、節(jié)日賀卡等與工作無直接相關(guān)的郵件 。 所有用戶在其網(wǎng)上活動中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道德規(guī)范，不得使用 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 制作、復(fù)制、查閱和傳播下列信息： a) 有損公司形象圖片、文字以及涉及公司機密的文件資料 ； b) 未經(jīng)法務(wù)部批準的任何公司內(nèi)部或合作項目信息。 未經(jīng) 信息部同意、最高主管審批，所有用戶 不得將服務(wù)器、工作站上的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件 、涉密數(shù) 據(jù)、信息、資料等 轉(zhuǎn)錄、 復(fù)制、傳播。 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行管理 各 分公司 總監(jiān) 級（含）以上職位 的人員 ，可以使用 電子郵件群發(fā)功能；如果其他員工在工作過程中需要使用群發(fā)功能，可以 將 發(fā)送的具體內(nèi)容提交給主管直至 中心總監(jiān) 審核。 通過審核后 ， 由各 分公司 總監(jiān)代為 群發(fā) ； 信息部人員和所有用戶 在網(wǎng)絡(luò)的使用中，對所發(fā)現(xiàn)或發(fā)生的違反有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的人或事應(yīng)該予以制止或向 行政部 反映、舉報。應(yīng)該協(xié)助有關(guān)部門或管理人員對上述人或事進行調(diào)查、取證、處理，應(yīng)該向調(diào)查人員如實提供所需證據(jù)。 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控管理 根據(jù)公司高層領(lǐng)導(dǎo)指示、行政部、人力資源部管理需要或各