【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 用， ： 無(wú) ： 《行政部例會(huì)組織管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類(lèi) ： 為維護(hù)企業(yè)正常的辦公秩序，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，創(chuàng)造干凈、整潔、舒適、合理的辦公環(huán)境，培養(yǎng)良好習(xí)慣，提升個(gè)人素養(yǎng)。 為控制和節(jié)省 辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支， 使公司有限的資源得到有效、合理的利用 。 行為規(guī)范 a) 公司員工應(yīng)按照《著裝管理規(guī)定》要求穿著 ， 以 樹(shù)立良好的公司形象和個(gè)人形象 ； b) 嚴(yán)禁在辦公室大聲喧嘩，談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事物； c) 在公眾場(chǎng)合出現(xiàn)他人有礙體面 、 有違公司規(guī)定的行為時(shí)應(yīng)及時(shí) 、 善意地提醒 ； d) 遇公司客人來(lái)訪時(shí)，要禮貌謙 讓?zhuān)? 工作 規(guī)范 a) 遵守上班時(shí)間，因故遲到或請(qǐng)假 時(shí)， 必須事先與所在部門(mén) 主管 取得 聯(lián)系，說(shuō)明原因 ； b) 不打私人電話，不處理與本職工作無(wú)關(guān)的私人事務(wù) ； c) 上班時(shí)間不得使用電腦玩游戲、上網(wǎng)瀏覽與工作無(wú)關(guān)內(nèi)容 ，具體參照《網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》執(zhí)行； d) 公司文件應(yīng)妥善保管，不能隨意處理 ,或者遺忘在桌上、書(shū)柜中 ； e) 重要的記錄、證據(jù)等文件必須根據(jù)公司 《檔案管理規(guī)定》要求及時(shí)歸檔 ； 會(huì)議規(guī)范 a) 開(kāi)會(huì)期間關(guān)掉手機(jī)或設(shè)成振動(dòng)，不從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng) ； b) 認(rèn)真聽(tīng)別人的發(fā)言并記錄，不得隨意打斷他人的發(fā)言 ； c) 不要隨意辯解，不要發(fā)牢騷 ，保持會(huì)場(chǎng)肅靜。 5S 管理 員工 有維護(hù)良好衛(wèi)生環(huán)境和制止他人不文明行為的義務(wù) 。 養(yǎng)成 良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不隨地吐痰，不亂丟紙屑、雜物， 辦公室內(nèi)不得吃飯和有濃烈氣味的東西。 如在公共場(chǎng)所發(fā)現(xiàn)紙屑、雜物等，隨時(shí)撿起放入垃圾桶，保護(hù)公司的清潔。 辦公場(chǎng)所內(nèi)外未經(jīng)許可不準(zhǔn)張貼廣告、宣傳畫(huà)、標(biāo)語(yǔ)，不準(zhǔn)堆放或懸掛物品。 個(gè)人辦公區(qū)域 5S要求 桌面擺放方式： a) 只允許擺放電腦、電話、筆筒、水杯及正在處理或當(dāng)日處理的辦公 文件、文件夾或書(shū)籍 ； b) 暫時(shí)離開(kāi)時(shí)（半小時(shí)以?xún)?nèi)的離開(kāi)），要將桌面正在 處理或當(dāng)日處理的辦公文件、文件夾或書(shū)籍等物品整理清楚并擺放整齊； c) 半小時(shí)以上的離開(kāi)、外出或下班時(shí)離開(kāi)，辦公桌只許擺放電話、筆筒、水杯，不擺放文件架等辦公物品或其它物品。 ： 任何時(shí)間，只要離開(kāi)辦公位置， 就必須把椅子歸回原來(lái)的位置，并擺放整齊。 5S要求 a) 保持 公共辦公區(qū)域暢通，各部門(mén)公共區(qū)域和各樓層干凈整潔， 無(wú)堆放雜物 ； b) 公共區(qū)域存在清潔問(wèn)題須第一時(shí)間通知保潔人 員進(jìn)行處理； c) 公共區(qū)域禁止吸煙； d) 來(lái)訪客戶如在 禁煙 區(qū)吸煙，接待部門(mén)應(yīng)主動(dòng)勸阻，或引導(dǎo)其進(jìn) 入指定吸煙區(qū) 。 文件打印管理 文稿的輸出 a) 員工在進(jìn)行文書(shū)和稿件的傳遞作業(yè)時(shí)，應(yīng)以企業(yè)管理信息系統(tǒng)為首選工具。對(duì)系統(tǒng)外的傳遞，也應(yīng) 盡量 使用電子文件 ； b) 一些用于討論、評(píng)審或申報(bào)的文稿，應(yīng)盡量減少中間輸出，而應(yīng)在初步定稿或最終定稿時(shí)作一次輸出 ； c) 對(duì)于一些涉及到公司機(jī)密的文件和資料（如：經(jīng)銷(xiāo)商資料、開(kāi)店信息 、銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)、營(yíng)銷(xiāo)政策、人事資料、財(cái)務(wù)信息等）應(yīng) 注意保管，對(duì)于不再 使用的機(jī)密性文件應(yīng)予以銷(xiāo)毀，不建議做二次紙使用 ； 文稿打印要求 a) 所有打印的內(nèi)部使用文件，一律采用 雙面打印 ， （打印機(jī)無(wú)雙面打印功能的除外，但必須使用二次紙進(jìn)行打?。?； b) 同一份文件需要打印多份，只需打印一份，其它使用復(fù)印完成。 c) 對(duì)于一些色彩不影響表達(dá)的文稿，應(yīng)盡量采用黑白 打印。 d) 文件 輸出 須 采取 嚴(yán)格的 登記制度，具體由 配有打印機(jī)的各 分公司 總監(jiān)助理 /行政文員 負(fù)責(zé) 或領(lǐng)用人監(jiān)管 。 每月通過(guò)登記打印數(shù)量與打印機(jī)內(nèi)存數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比， 打印人員在輸出文件時(shí)必須經(jīng)過(guò)仔細(xì)的檢查、認(rèn)真核對(duì)，避免 出現(xiàn)浪費(fèi)； a) 打印一體機(jī)僅做緊急時(shí)刻復(fù)印使用（數(shù)量不超過(guò) 3張），不建議用于各部門(mén)傳遞文件復(fù)印之用； b) 如需大量復(fù)印文件，應(yīng)使用復(fù)印機(jī)進(jìn)行復(fù)印。 使用 a) 辦公 電話，主要 用于 方便與外界溝通、開(kāi)展業(yè)務(wù)之用，不提倡 伙伴們 在公司內(nèi) 撥 打私人電話 ； b) 禁止撥打信息 服務(wù)收費(fèi) 電話 。 c) 區(qū)域人事專(zhuān)員 每月對(duì)單次電話超過(guò) 3元的（市話約 30分鐘，長(zhǎng)話約 10分鐘）的情況進(jìn)行查核，對(duì)超過(guò) 3元的通話將需要座機(jī)號(hào)碼所屬人進(jìn)行解釋?zhuān)? 空調(diào)的開(kāi)啟時(shí)間和原則 a) 空調(diào)的啟動(dòng)要嚴(yán)格按照操作規(guī)程開(kāi)啟，嚴(yán)禁 頻繁的開(kāi)關(guān)空調(diào)，每次停機(jī)后至少要休息三分鐘后才可進(jìn)行第二次開(kāi)啟，否則，將對(duì)壓縮機(jī)造成嚴(yán)重?fù)p壞，影響其正常的使用； b) 為節(jié)約能源 和延長(zhǎng)空調(diào)的使用壽命，空調(diào)開(kāi)啟后，制冷溫度應(yīng)設(shè)置在 25℃以上；以免空調(diào)機(jī)長(zhǎng)時(shí)間工作， 導(dǎo)致 壓縮機(jī)發(fā)熱、發(fā)燙， 減少機(jī)器的使用壽命 。 管理責(zé)任： a) 全員必須做到 “人走機(jī)關(guān)” ； b) 公共區(qū)域辦公室的空調(diào)由部門(mén)主管指定責(zé)任人負(fù)責(zé)日常管理； c) 非工作時(shí)間， 應(yīng) 自覺(jué) 將空調(diào)關(guān)閉； d) 各 會(huì)議室、空閑 公用 場(chǎng)所、樣衣室 的空調(diào)，本著誰(shuí)使用，誰(shuí)管理的原則， 使用者在使用完畢后必須將空調(diào)關(guān)閉； e) 空調(diào)遙控器要妥善保管，造成丟失或損壞的，要照價(jià)賠償 。 用電器具管理 a) 下班后，要自覺(jué)關(guān)閉電腦、照明燈等所有用電設(shè)備，以杜絕浪費(fèi)； b) 工作人員下班后，要對(duì)各辦公室進(jìn)行檢查，關(guān)閉衛(wèi)生間 、樓道、走廊等未關(guān)閉的所有電源開(kāi)關(guān)。 用水管理 a) 所有員工 要養(yǎng)成節(jié)約用水的習(xí)慣。在使用自來(lái)水時(shí)盡量開(kāi)小 用水量，縮短用水時(shí)間，杜絕“水長(zhǎng)流”和“水白流”的嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象； b) 工作人員下班后，應(yīng)對(duì)各樓層進(jìn)行檢查，關(guān)閉衛(wèi)生間 、茶水間等未關(guān)閉的水龍頭。 辦公用品管理 辦公用品的領(lǐng)用 每周四員工可根據(jù)需求填寫(xiě)領(lǐng)用單經(jīng)主管簽字后至倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用；部分辦公用具采用以舊換新的方式進(jìn)行領(lǐng)用 （詳見(jiàn)下表）； 以下標(biāo)準(zhǔn)配置成套領(lǐng)用； 序 號(hào) 名 稱(chēng) 數(shù) 量 單 位 備注 1 筆筒、固體膠、涂改液 各 1 個(gè) /瓶 下次領(lǐng)用須以舊換新 2 剪刀、黑色水筆 各 1 把 /友 下次領(lǐng)用水筆芯須以舊換新 3 文件夾 2 個(gè) 30頁(yè) 4 電話機(jī) 1 臺(tái) 5 筆記本 1 本 6 自動(dòng)鉛筆 /筆芯 1 套 7 橡皮擦 /回型針 各 1 塊 /盒 8 訂書(shū)機(jī) /訂書(shū)釘 1 套 9 計(jì)算器 /紙簍 各 1 臺(tái) /個(gè) 工作中無(wú)處理數(shù)據(jù)或處理少量數(shù)據(jù)人員不 領(lǐng)用，使用電腦計(jì)算器進(jìn)行操作 使用 員工使用辦公用品和設(shè)備時(shí)要珍惜愛(ài)護(hù)，杜絕破壞和浪費(fèi)。 凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費(fèi)的 70%100%，造成報(bào)廢或丟失的視情況由責(zé)任人賠 償原值的 70%100%。如責(zé)任 人不清，由該部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的 50%，保管人承擔(dān)另 50%。對(duì)有意破壞者，除全額賠償外，并依據(jù)情況予以處罰。 文書(shū)編寫(xiě)規(guī)范 文件（包括規(guī)定、辦法、制度、標(biāo)準(zhǔn)等）編寫(xiě)參照《文件管理規(guī)定》執(zhí)行。 行政公文編寫(xiě) 公司 行政公文 僅限于 通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、決定、意見(jiàn)、 會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng) 示、報(bào)告、公函。 行文時(shí)，需按照內(nèi)行文（參見(jiàn)附錄 A 和附錄 B）和外行文格 式（附錄 C）編寫(xiě) ， 并 按 要求 進(jìn)行編號(hào) 。 公文 編號(hào) 一、內(nèi)行文（上行文、平行文和下行文）編號(hào) 1 編號(hào) 發(fā)文分公司 /部門(mén)代碼 — 年度 — 流水號(hào) ADM — 2020 — 20 說(shuō)明 行政部 短橫 年度 短橫 流水號(hào) 二、外行文編號(hào) 2 編號(hào) 公司代碼 — 發(fā)文分公司 /部門(mén)代碼 — 年度 — 流水號(hào) SYGF — ADM — 2020 — 20 說(shuō)明 實(shí)業(yè)股份 短橫 行政部 短橫 年度 短橫 流水號(hào) 編寫(xiě)注意事項(xiàng) a) 文件的 主送單位標(biāo)注于文件的標(biāo)題 下 ，文件 的正文前。向上級(jí)機(jī)關(guān)或相關(guān)單位抄送的，必須在文件尾部標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)、單位名稱(chēng)； b) 凡涉及公司商業(yè)秘密或不便于廣為擴(kuò)散的文件，必須在文件尾部標(biāo)明“此件發(fā)至，注意保密”，所受文件 閱后必須妥善保管，不得隨意放置。若造成不良影響，追究當(dāng)事人責(zé)任； c) 附件一般分兩類(lèi)，一類(lèi)是對(duì)行文的補(bǔ)充、說(shuō)明或證實(shí)的文字材料、圖表、憑據(jù)等，一類(lèi)是隨文頒發(fā)的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定，以及向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級(jí)機(jī)關(guān)“批轉(zhuǎn)、批發(fā)”的文件。附件附在正件之后。一般在正件正文后標(biāo)明附件標(biāo)題，附件正文前應(yīng)標(biāo)注“附件”二字。 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 《辦公室管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類(lèi) 、復(fù)印、傳真、打印管理 對(duì)在公司 進(jìn)行打印、復(fù)印和傳真的資料進(jìn)行控制，以杜絕公司資料的外泄，同時(shí)確保公司資源的節(jié)約。 工作準(zhǔn)備 （分公司行政指定文印室兼職 管理員） a)每天上班后， 檢查辦公用品 （ A4 復(fù)印紙 、 A3 復(fù)印紙 、簽字筆、登記本 ）是否齊全 。 b)檢查相關(guān)設(shè)備 使用是否正常 運(yùn)行； 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī) 各種設(shè)備內(nèi) 是否有紙 。 發(fā)送傳真 a)發(fā)送傳真人員把需傳真之資料交由傳真管理人員 傳真 ，并 寫(xiě)清收件人姓名、傳真號(hào)碼及需發(fā)件 日期，亦或自行操作即可； b)發(fā)送完傳真后， 一并 在《傳真資料一覽表》 簽字 ． ． ，以便查核。 接受傳真 a)接收傳真 后，行政部 人員按照傳真內(nèi)容進(jìn)行 辯別 ，然后將傳真 轉(zhuǎn)發(fā) 至相關(guān)人 員； b)不清楚接收人員的 傳真， 可以交給分公司經(jīng)理 進(jìn)行 辯認(rèn) 。 復(fù)印資料交由管理人員復(fù)印或自行復(fù)印，在復(fù)印完成后， 在《資料復(fù)印一覽表》上 進(jìn)行登記（ 復(fù)印文件 /資料的名稱(chēng)、數(shù)量、 部門(mén)名稱(chēng) 、 ． 簽字確認(rèn) ． ． ． ． ）． ，以便 查核 。 ： 打印需求人員 將打印機(jī)上打印出來(lái)的資料整理好后，在《打印資料一覽表》和《彩打打印資料一覽表》 上 進(jìn)行登記（ 復(fù)印文件 /資料的名稱(chēng)、數(shù)量、 部門(mén)名稱(chēng) 、 ． 簽字確認(rèn) ． ． ． ． ）． ，以便 查核 。 各部門(mén)將可再利用的二次 紙統(tǒng)一進(jìn)行整理（去除涉及公司機(jī)密的文件、合同、設(shè)計(jì)圖樣等），并送 至人事行政部進(jìn)行重復(fù)利用。 設(shè)備異常 a)在發(fā)生簡(jiǎn)單機(jī)械故障時(shí)， 管理 員應(yīng) 通知維修人員 在 10分鐘內(nèi)進(jìn)行簡(jiǎn)易的維修及檢驗(yàn)。 b)在確認(rèn)無(wú)法自 行 維修時(shí)應(yīng)在 1小時(shí)內(nèi)通知專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。 備用 正常情況下 各類(lèi)墨盒、硒鼓、色帶應(yīng)有一個(gè)庫(kù)存?zhèn)溆谩? 《 傳真資料一覽表 》 、 《 復(fù)印資料一覽表 》 、 《 打印資料一覽表 》 、《彩打打印資料一覽表》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 ： 《文印室管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類(lèi) 公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作目的的投資， 僅限 于工作 使用 。 任何部門(mén)和 個(gè)人 不可占用公司網(wǎng)絡(luò)資源處理與工作無(wú)關(guān)的事務(wù)。 確保公司 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、良好地運(yùn)行與發(fā)展 。 程序 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理 嚴(yán)禁在 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 上使用來(lái)歷不明， 可能 引發(fā)病毒傳染的軟件。對(duì)于可能引起計(jì)算機(jī)病毒的軟件，應(yīng)使用殺毒軟件 掃描殺毒 。 嚴(yán)禁使用網(wǎng) 絡(luò)系統(tǒng)從事與工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng) （包括但不限于以下各行為： 玩游戲、上網(wǎng)聊天、下載電影等）。 不得利用公司郵件系 統(tǒng)發(fā)送連鎖郵件、廣告郵件、垃圾郵件、節(jié)日賀卡等與工作無(wú)直接相關(guān)的郵件 。 所有用戶在其網(wǎng)上活動(dòng)中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道德規(guī)范，不得使用 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 制作、復(fù)制、查閱和傳播下列信息： a) 有損公司形象圖片、文字以及涉及公司機(jī)密的文件資料 ； b) 未經(jīng)法務(wù)部批準(zhǔn)的任何公司內(nèi)部或合作項(xiàng)目信息。 未經(jīng) 信息部同意、最高主管審批，所有用戶 不得將服務(wù)器、工作站上的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件 、涉密數(shù) 據(jù)、信息、資料等 轉(zhuǎn)錄、 復(fù)制、傳播。 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行管理 各 分公司 總監(jiān) 級(jí)（含）以上職位 的人員 ，可以使用 電子郵件群發(fā)功能；如果其他員工在工作過(guò)程中需要使用群發(fā)功能，可以 將 發(fā)送的具體內(nèi)容提交給主管直至 中心總監(jiān) 審核。 通過(guò)審核后 ， 由各 分公司 總監(jiān)代為 群發(fā) ； 信息部人員和所有用戶 在網(wǎng)絡(luò)的使用中，對(duì)所發(fā)現(xiàn)或發(fā)生的違反有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的人或事應(yīng)該予以制止或向 行政部 反映、舉報(bào)。應(yīng)該協(xié)助有關(guān)部門(mén)或管理人員對(duì)上述人或事進(jìn)行調(diào)查、取證、處理，應(yīng)該向調(diào)查人員如實(shí)提供所需證據(jù)。 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控管理 根據(jù)公司高層領(lǐng)導(dǎo)指示、行政部、人力資源部管理需要或各