【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 4) 提供審核中可能用到的相應(yīng)的文件、標(biāo)準(zhǔn)和程序；5) 任命一名審核組長(zhǎng)；6) 決定每次審核是否需要聘用專家；7) 提供以前的審核報(bào)告及尚未解決的不符合項(xiàng)的報(bào)告復(fù)印件。這些要求的全部或部分可交給審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，這取決于組織的規(guī)模。 審核組長(zhǎng)的責(zé)任審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制訂實(shí)地審核計(jì)劃并實(shí)施以下活動(dòng)：1) 幫助挑選審核組成員，并就聘用專家的必要性和方式提出建議；2) 協(xié)調(diào)小組活動(dòng)，確保最大限度的利用有效時(shí)間，確保審核覆蓋了預(yù)期要求并安排日程；3) 簡(jiǎn)要說明審核小組任務(wù)并向?qū)徍藛T分配工作；4) 編制或協(xié)助編制審核核查表 (見第2節(jié))5) 與被審核方聯(lián)系，確保他們了解審核意圖、范圍和日期，并有充分的準(zhǔn)備時(shí)間；6) 評(píng)審現(xiàn)有體系文件，判定與既定規(guī)定要求的符合性；7) 對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的任何不符合項(xiàng)進(jìn)行分類；8) 如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合項(xiàng)，立即向被審核方報(bào)告；9) 向主管匯報(bào)執(zhí)行審核中遇到的主要問題；10) 起草和分發(fā)審核報(bào)告；11) 與審核被審核方的負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定審核的有效性及需要采取的后續(xù)措施。 審核員的責(zé)任執(zhí)行審核時(shí)審核員負(fù)有極大的責(zé)任，因此審核員必須確保他遵守下列要求：1) 不要超越審核范圍，除非有特別的意圖，如抽查；2) 在審核中保持客觀和公正；3) 收集和分析相關(guān)的證據(jù)(觀察記錄)以得出體系有效性的結(jié)論；4) 密切注意可能會(huì)影響審核或需要進(jìn)一步核查或調(diào)查的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象可能會(huì)成為客觀證據(jù)；5) 始終保持專業(yè)水平和清醒的頭腦，不論遇到多么惱火的事也不能發(fā)怒；6) 以簡(jiǎn)潔明了的方式寫出觀察記錄，以得出體系符合既定要求的程度的結(jié)論；7) 協(xié)助審核組長(zhǎng)根據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)歸納出不符合項(xiàng)；8) 協(xié)助審核組長(zhǎng)整理審核報(bào)告。所有上述要求構(gòu)成了審核準(zhǔn)備和計(jì)劃工作的一部分。 被審核方的責(zé)任接受審核時(shí)被審核方的管理者有以下責(zé)任：1) 向員工解釋審核的目的和范圍；2) 指定陪同審核員的負(fù)責(zé)人，并明確其確認(rèn)不符合項(xiàng)的權(quán)利范圍；3) 提供審核員需要的資源以確保審核能夠高效率的進(jìn)行；4) 提供便利條件，使審核員能夠不受限制的接觸體系設(shè)施并收集體系符合性的客觀證據(jù)；5) 與審核員合作，確保達(dá)到審核目標(biāo)；6) 根據(jù)審核報(bào)告中提出的不符合項(xiàng)決定并實(shí)施有效的糾正措施。 實(shí)施審核此項(xiàng)活動(dòng)也分為如下三個(gè)階段：i) 見面會(huì) ii) 現(xiàn)場(chǎng)審核iii) 總結(jié)會(huì)和報(bào)告 見面會(huì)見面會(huì)為以后的活動(dòng)作一個(gè)大致的安排，由審核員與被審核部門的管理者共同召開，雙方將澄清審核的要求，明確審核中易發(fā)生的問題。會(huì)議議程：1) 準(zhǔn)時(shí)到會(huì)；2) 一般介紹；3) 確認(rèn)審核的范圍、目標(biāo)、目的、規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)、使用的程序、報(bào)告的格式以及使用抽樣方法的聲明；4) 簡(jiǎn)單核查審核議程，確認(rèn)審核員任務(wù)的分配和同意使用的設(shè)施；5) 商定審核小組和被審核方的聯(lián)系方式；6) 商定審核的順序和期限；7) 如（必要時(shí)）使用向?qū)?，商定其職?zé)；8) 商定召開總結(jié)會(huì)和臨時(shí)性會(huì)議，確定其地點(diǎn)、形式和時(shí)間；9) 澄清審核任務(wù)和方法等方面的問題。 審核要求 (參見第3節(jié))審核是按照規(guī)定的HACCP體系的全部要求進(jìn)行的，每項(xiàng)審核應(yīng)按照制定的程序和計(jì)劃進(jìn)行。審核的目的是收集客觀證據(jù)，填入“觀察記錄”表內(nèi)。觀察記錄可成為客觀證據(jù)，根據(jù)這些證據(jù)可對(duì)現(xiàn)行體系進(jìn)行評(píng)估，驗(yàn)證其有效性和適用性，或識(shí)別體系中的不符合項(xiàng)，并通過商定的糾正措施加以改進(jìn)。必須明確指出, 發(fā)現(xiàn)的任何不符合項(xiàng)是被審核方體系自身的責(zé)任，與審核員無關(guān)。 觀察記錄觀察記錄收集了整個(gè)審核中關(guān)于HACCP體系有效性的全部客觀證據(jù), 這些客觀證據(jù)要記錄到核查表中。這可通過下列辦法得到：1) 尋找體系按規(guī)定要求運(yùn)作的客觀證據(jù)，證明該體系按規(guī)定運(yùn)行；2) 當(dāng)發(fā)現(xiàn)明顯的不符合項(xiàng)時(shí)，應(yīng)該尋找客觀證據(jù)。問題的出現(xiàn)是結(jié)果而不是原因，而客觀證據(jù) = 尋找原因；3) 審查被審核方的HACCP體系，確保所有負(fù)責(zé)與體系有關(guān)的管理、執(zhí)行和驗(yàn)證工作人員的職責(zé)、權(quán)力和相互關(guān)系都作了明確規(guī)定；4) 審查被審核方HACCP體系文件的每項(xiàng)要求，以保證體系覆蓋了所應(yīng)滿足的要求并有效執(zhí)行；5) 審查體系文件，按照主目錄核查程序文件和工作指導(dǎo)書的完整性、適用性和版次；6) 在被評(píng)審的工作區(qū)域?qū)ふ邑瀼爻绦蛭募凸ぷ髦笇?dǎo)書的客觀證據(jù)。程序文件和工作指導(dǎo)書必須是現(xiàn)行有效版本，其分發(fā)應(yīng)受到控制；7) 檢查專家、技術(shù)員和操作人員的培訓(xùn)和考核記錄，尤其是需要專門技術(shù)的領(lǐng)域；8) 跟蹤糾正措施的貫徹效果；9) 對(duì)已驗(yàn)收的工作隨機(jī)抽查，并將結(jié)果與相應(yīng)的要求、接收原則和采用的有關(guān)文件狀態(tài)相比較；10) 涉及到工藝過程時(shí)，要審核工序控制和記錄，以確定其符合標(biāo)準(zhǔn)。將整個(gè)審核中觀察記錄表所收集的全部客觀證據(jù)記錄到審核員的核查表中，然后檢查這些證據(jù)，以決定是否有不符合項(xiàng)需要報(bào)告。審核中發(fā)現(xiàn)的所有不符合項(xiàng)都應(yīng)以不符合項(xiàng)報(bào)告(NCR)的形式提交給被審核方的管理者。（參見第4節(jié)）必須使他們完全明白，每個(gè)不符合項(xiàng)都是他們自己的責(zé)任!!那些需要立刻糾正的不符合項(xiàng)一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即通知被審核方的管理者。不符合項(xiàng)報(bào)告也應(yīng)以最快速度提交。 總結(jié)會(huì)總結(jié)會(huì)根據(jù)審核的具體情況可分為兩個(gè)階段：階段1 在審核現(xiàn)場(chǎng)1) 感謝被審核方的幫助與合作；2) 請(qǐng)被審核方在審核員報(bào)告之后再提出問題；3) 報(bào)告觀察記錄，包括不符合項(xiàng)；注意：在通報(bào)不符合項(xiàng)之前先報(bào)告一些正面的觀察記錄通常能取得較好的效果。4) 請(qǐng)被審核方僅就不清楚的地方提問；5) 就審核結(jié)論取得一致意見；注意：被審核方或許不同意不符合項(xiàng)或糾正措施。6) 將不符合項(xiàng)報(bào)告的副本留給被審核方的負(fù)責(zé)人；7) 聲明隨后將提交一份所發(fā)現(xiàn)問題的詳細(xì)報(bào)告；8) 保存好會(huì)議記錄和出席者名單。階段2 – 末次會(huì)議末次會(huì)議通常在總裁辦公室舉行，邀請(qǐng)被審核方的高級(jí)管理者參加。(參見口頭報(bào)告)1) 感謝被審核部門的合作；2) 重申審核中使用了抽樣的方法；3) 請(qǐng)管理者在審核員報(bào)告之后再提出問題；4) 講述審核報(bào)告，包括詳細(xì)的觀察記錄和不符合項(xiàng)報(bào)告；5) 每個(gè)審核組成員可以單獨(dú)報(bào)告，這對(duì)審核員是很好的鍛煉；6) 請(qǐng)大家對(duì)不清楚的問題提問，并就審核觀察記錄和不符合項(xiàng)報(bào)告達(dá)成一致意見；7) 如有必要，向被審核方的管理者解釋針對(duì)不符項(xiàng)應(yīng)采取的糾正措施，請(qǐng)他們自己明確將采取的糾正措施、貫徹糾正措施的責(zé)任人以及完成的日期。可以允許被審核部門的管理者對(duì)商定的進(jìn)度研究之后再達(dá)成協(xié)議；應(yīng)使被審核部門的管理者明白，不符合項(xiàng)是他們自己的問題，與審核員無關(guān)。8) 與被審核方的管理者商定需要采取的跟蹤措施。這包括評(píng)審的日期、完成的通知方式以及其他相關(guān)協(xié)議。這些協(xié)議應(yīng)記錄在不符合項(xiàng)報(bào)告上；9) 如果詳細(xì)報(bào)告的草稿已準(zhǔn)備好，應(yīng)于此時(shí)講述，包括相關(guān)的不符合項(xiàng)報(bào)告；10) 商定保密措施及最終報(bào)告提交的日期和分發(fā)范圍。5. 審核報(bào)告和后續(xù)跟蹤措施 審核報(bào)告審核報(bào)告是審核小組組長(zhǎng)在小組成員的協(xié)助下，根據(jù)核查表中的觀察記錄編寫的，由審核小組組長(zhǎng)簽名。每個(gè)組員將得到一份副本。審核報(bào)告應(yīng)包含以下內(nèi)容：1) 審核宗旨及任務(wù)的介紹和描述；2) 審核中所發(fā)現(xiàn)的情況，包括全部NCR的概述；3) 審核中發(fā)現(xiàn)的情況，包括不符合項(xiàng)和根據(jù)體系要求商定措施的詳細(xì)描述，通常應(yīng)附上不符合項(xiàng)報(bào)告；4) 上次審核中未解決的不符合項(xiàng)在這次審核中已解決的說明；5) 關(guān)于商定糾正措施（含時(shí)間進(jìn)度）的說明，這可以包括在不符合項(xiàng)報(bào)告中；6) 同意的跟蹤措施（可以包含在不符合項(xiàng)報(bào)告中）；7) 就發(fā)現(xiàn)問題的審核結(jié)果提出推薦意見。審 核 報(bào) 告1. 公司: 2. 報(bào)告參考號(hào): 3. 審核目的： 4. 審核范圍：5. 審核依據(jù): 7. 審核組: 8. 結(jié)論9. 審核組長(zhǎng)簽字/日期: 10. 總經(jīng)理簽字/日期：  對(duì)審核報(bào)告的反應(yīng)管理者應(yīng)對(duì)審核報(bào)告和不符合項(xiàng)做出反應(yīng)。這種反應(yīng)包括由管理者執(zhí)行的兩個(gè)階段，也可能需要審核員執(zhí)行的第三個(gè)階段。這些階段是： 階段1. 管理者的立即反應(yīng)1) 經(jīng)理和/或部門經(jīng)理審閱報(bào)告中發(fā)現(xiàn)的問題，對(duì)那些同意的或認(rèn)為應(yīng)慎重對(duì)待的情況加以調(diào)查；2) 對(duì)相應(yīng)的糾正措施確認(rèn)并做出計(jì)劃安排；3) 向?qū)徍诵〗M組長(zhǎng)提交一份關(guān)于采取的糾正措施及對(duì)“觀察記錄”的反應(yīng)的詳細(xì)的書面答復(fù)。 階段2. 管理者的后續(xù)反應(yīng)1) 被審核部門的管理者和/或經(jīng)理負(fù)責(zé)執(zhí)行糾正措施；2) 糾正措施圓滿落實(shí)后以書面形式通知審核組長(zhǎng)，可以采取交回填好的不符合項(xiàng)報(bào)告的方式；3) 在商定的時(shí)間進(jìn)度內(nèi)，審核組長(zhǎng)要檢查經(jīng)理、部門經(jīng)理或執(zhí)行經(jīng)理的： a. 對(duì)報(bào)告和不符合項(xiàng)的反應(yīng) b. 完成糾正措施的聲明4) 審核組長(zhǎng)跟蹤糾正措施的落實(shí)以確保不符合項(xiàng)已得到有效的糾正，所有的更改也得到了控制；5) 如審核組長(zhǎng)對(duì)已落實(shí)的糾正措施感到滿意，應(yīng)在填好的不符合項(xiàng)報(bào)告上簽字。這項(xiàng)工作可在跟蹤審核中進(jìn)行。 如管理者未作反應(yīng)，審核員應(yīng)采取的行動(dòng)：使每項(xiàng)審核圓滿結(jié)束是審核組長(zhǎng)的責(zé)任。有時(shí)候，管理者未對(duì)審核報(bào)告做出反應(yīng)，審核組長(zhǎng)有必要采取跟蹤措施。這就是審核后續(xù)活動(dòng)的第三個(gè)階段，如下所示： 階段3如果管理者沒有做出以上兩種反應(yīng)中的任何一個(gè)