【文章內容簡介】 入的數據進行核對。第三十九條 往來會計必須及時登錄系統(tǒng)將應付賬款登記入賬。第四十條 應付賬款的結轉財務部應當按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現差異時，應當及時查找原因，編制調節(jié)表進行調節(jié)。第四十一條 財務部應當建立與供應方的雙方定期對賬制度，以防止雙方業(yè)務人員串通舞弊。財務部應積極主動地定期（每月）從供應方取得對賬單，與應付賬款明細賬或未付憑單明細表相互核對；若核對出現差異應立即組織人員查明差異產生原因，并將相關情況匯報財務總監(jiān)及采購分管領導處理；如果追查結果表明無會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯系，以便于調整差異。第四十二條 財務部應當建立應付賬款賬齡分析制度，由往來會計定期（每月）對應付賬款賬齡進行劃分并編制應付賬款賬齡分析表。第四十三條 應付賬款賬齡分析表應定期報財務部長及財務總監(jiān)審閱，以便于財務部更好的掌握公司資金營運情況，做出決策。第四十四條 對于賬齡在三年以上的應付賬款應重點關注，分析應付賬款形成及賬齡較長的原因，如發(fā)現異常情況應及時向上級領導匯報。第五部分 采購合同管理制度第一章 采購合同概述第一條 本制度適用于公司所有對外采購合同的簽訂、審批、變更、保管等各項事項的規(guī)范和管理。第二條 本制度所稱采購合同，是指公司為了確定與供應商（包括法人，自然人及其它組織）的采購供應關系而簽訂的書面協(xié)議。第三條 公司在采購合同管理中，至少關注下列風險：采購合同違反法律法規(guī)，可能遭受外部處罰，經濟損失及信譽受損；采購合同未經適當審核或越權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐等造成損失；采購合同條款未得到恰當履行或監(jiān)控不當，可能導致違約損失；采購合同糾紛處理不當，可能導致企業(yè)權益受損。第二章 采購合同簽訂與審批第四條 采購合同簽訂原則采購部簽訂采購合同時，必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償的原則，以維護公司合法權益。第五條 供應廠商調查評審采購部在確立與供應商的合作時，必須審查供應商的資格、實力、規(guī)模等情況；采購合同簽訂過程中應嚴格執(zhí)行公司關于供應商管理的相關規(guī)定，不得直接與未評審的供應商簽訂合同?！锕坦芾淼南嚓P規(guī)定詳見《供應商管理制度》第六條 合同形式規(guī)范標準采購合同的模版格式必須由公司統(tǒng)一制定；采購合同一律采用書面形式簽訂，任何口頭形式的承諾本公司都不予接受；一般情況下，采購合同需采用公司統(tǒng)一制定的標準合同文本；特殊情況下，采購逐級審核，并報總經理批準后，由采購部與客戶共同擬定采購合同。特殊情況包括但不限于：供應商提出按照本廠的模版簽訂合同；供應商要求修改合同模版中重要條款等。第七條 采購合同內容規(guī)定公司采購合同的簽訂應包括但不限于以下8項內容： 供需雙方全稱、簽約時間和地點； 擬采購產品的名稱、規(guī)格、型號、技術標準、參數、單價、數量等； 產品質量標準及容差界限； 運輸方式、運費承擔方式、交貨期限、交貨地點及明確、具體的驗收方法； 付款條件、付款方式及付款期限； 免除責任及限制責任條款； 違約責任及賠償條款； 具體談判業(yè)務時可選擇的其它與采購業(yè)務相關的條款。第八條 審批權限采購合同的擬定，必須與采購物資申請表保持一致，每筆采購物資申請表對應一份采購合同。采購物資申請表依據公司規(guī)定審批通過后，采購部按照申請表的批準意見擬定采購合同，相關流程依照PMCM采購合同管理流程執(zhí)行。采購部應當將采購物資申請表復印后附在合同后，存檔備查，作為合同的評審依據。 本公司對外簽訂金額重大(金額達到500萬元)或者性質特殊（常規(guī)外）的采購合同時，必須在物資申請通過后，經過合同評審方可與供應方簽訂合同。 合同的評審：參與部門至少包括采購部、需求部門、財務部、技術質管部。評審通過后，評審結果交由采購分管領導審核，總經理審批通過； 所有采購合同均需經過財務部審核；重要的采購合同還需征詢法律專業(yè)人員的意見。第三章 采購合同的履行第九條 合同履行原則采購合同依法成立，即具有法律約束力。合同簽訂雙方必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。第十條 合同履行監(jiān)控采購部應隨時了解、掌握采購合同的履行情況，發(fā)現問題及時處理匯報。否則，造成采購合同不能履行、不能完全履行或者延遲履行的，應當追究采購部的責任。第四章 采購合同的變更和解除第十一條 變更與解除要求 供應商提出變更、解除合同的要求時，采購部部長應從維護本公司利益的角度出發(fā)，采取恰當的處理方式，保證公司的合法權益不受侵犯； 因供應商原因造成合同變更與解除的，采購部部長必須要求其依據合同規(guī)定賠償本公司損失； 因本公司過錯造成供應商要求變更與解除合同的，應主動承擔責任，以免造成雙方損失擴大，影響本公司聲譽； 因雙方原因造成供應商要求變更與解除合同時，采購部應當及時與對方積極協(xié)商，共同解決，爭取損失最小化。第十二條 變更、解除合同的流程變更、解除合同，應按合同簽訂的程序執(zhí)行。達成變更、解除協(xié)議后，必要時可報公證機關重新公證，增強其法律效力。第十三條 合同變更與解除形式采購合同的變更、解除一律采用書面形式，書面形式需包括合同雙方的信件、函電、電傳等，所有口頭形式的變更本公司不予承認。第五章 采購合同的糾紛處理第十四條 合同糾紛的處理原則在處理合同糾紛時，必須堅持以事實為依據、以法律為準繩，保障公司合法權益不受侵犯；合同糾紛處理以雙方協(xié)商解決為主、其它解決方式為次；本合同員工在處理糾紛時，及時匯報上級領導，積極主動地做好各自應做的準備工作，不互相推諉、指責、埋怨，應當統(tǒng)一意見、統(tǒng)一行動、一致對外。第十五條 合同糾紛的處理方法因對方責任引起的糾紛，應堅持保障本公司合法權益不受侵犯的原則；因本公司責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少雙方損失，挽回公司聲譽；因合同雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決；協(xié)商達不到預期要求時可依合同約定的糾紛解決方式進行訴訟或仲裁。第六章 采購合同資料保管第十六條 采購合同原件管理簽訂生效的合同必須連續(xù)編號，其原件必須齊備并存檔，原件未及時上交的，檔案管理人員應及時向合同簽訂人員索取。如其拒不補交的，及時上報采購部部長追收。若合同原件為傳真件，需復印一份或掃描一份與傳真件一并存檔。第十七條 建立采購合同檔案每份采購合同都必須有一個編號，編號必須連續(xù)，不得重復、遺漏；每份存檔合同必須資料齊備，應包括合同正本、副本及附件，合同的評審記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳）等。第十八條 建立合同管理臺賬采購部應根據合同簽訂的先后順序，建立采購合同臺賬，方便查詢；采購合同臺賬的主要內容包括：合同編號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、訂單計劃書編號等；臺賬應逐日填寫，做到準確、及時、完整?！锊少徍贤_賬詳見附件一第十九條 保管年限要求采購合同按照時間、供應商類別裝訂成冊，保存3年備查。保存期限的起點為合同的簽訂日。第二十條 合同的清冊與銷毀采購合同保存 3年以上的，檔案管理人員應將合同履行過程中出現問題但仍未解決的供應商合同，進行清理并另冊保管，其它的合同報采購部部長批準后作銷毀處理。第六部分 供應商管理制度第一章 供應商管理概述第一條 適用范圍本制度規(guī)定的供應商，是指主要材料供應商和采購量較大的輔助材料供應商，采購量非常少的輔助材料、行政辦公用品、辦公用品的供應商不屬于本制度規(guī)定的供應商管理范圍。第二條 職責分工供應商的管理由采購部負責，需要其它部門配合相關工作的，由采購部組織相關部門做好配合；相關部門不配合或不積極配合的，采購部提請總經理辦公室督促相關部門做好配合；如若相關部門仍不積極配合或不愿配合的，提請總經理辦公室對相關部門負責人的任職勝任能力考評；技術質管部負責對供應商的品質控制能力及環(huán)保指標進行評估與考核；技術質管部負責對供應商的技術設計能力進行評估與考核；財務部負責對供應商的價格成本進行評估與考核；采購部負責對供應商的服務與交期進行評估與考核；總經理負責合格供應商的審批工作。第二章 供應商選擇第三條 供應商資訊來源采購部員工根據材料類別收集不同材料的潛在供應商信息；供應商信息的收集，可通過互聯網、企業(yè)黃頁、協(xié)會、合作伙伴、直接聯系等各途徑獲取，并登記收集到的供應商信息，主要包括：供應商名稱、資格證、規(guī)模、生產能力、產量、各檢測證書、認證證書等，具體事項參照《供應商檔案》中所列信息進行收集。★《供應商檔案》詳見附件二第四條 供應商開發(fā)流程采購部收集供應商信息后，將收集到的相關信息及獲取的資料提交至采購內勤處，由采購內勤依據相關資料完善《供應商檔案》中“客戶基本信息”、“資財狀況”、“營業(yè)狀況”、“生產狀況”“與我司合作情況”作為評價依據；如為首次合作廠商，則在“開始合作時間”處標明首次合