【文章內(nèi)容簡介】 購（外協(xié)）預算批準合格供應商評審合格供應商批準采購（外協(xié)）預算子公司測試中心質量檢驗部經(jīng)理參與合格供應商評審參與重大采購（外協(xié)）質量問題分析管理目標：對所有采購行為編制計劃，滿足合同要求及生產(chǎn)進度要求。與采購有關的相關崗位得到互相制約，操作受控。 采購計劃保證企業(yè)安全的現(xiàn)金流量及規(guī)定的存貨周轉率。關鍵控制點：制造中心生產(chǎn)部提出生產(chǎn)計劃，物資部依據(jù)生產(chǎn)計劃 和存貨狀況訂立采購計劃。采購計劃經(jīng)過規(guī)定的復核和審批才可進入購貨程序。計劃的修改有相應的依據(jù)并執(zhí)行審批程序。采購計劃交各相關部門備案。注釋：季末、月末，制造中心生產(chǎn)部依據(jù)銷售計劃提出生產(chǎn) 計劃，經(jīng)制造中心主管副總經(jīng)理審核后，報制造中心總經(jīng) 理批準。制造中心物資部計劃員根據(jù)批準的生產(chǎn)計劃、存貨狀況及 經(jīng)批準的年度、季度采購預算，參考經(jīng)濟批量，編制采購 計劃及調(diào)整計劃，報外購部經(jīng)理審核。采購計劃應包括：采購的項目、數(shù)量、質量要求、可選供 應商、交貨期等。 經(jīng)審核的采購計劃報制造中心主管副總經(jīng)理審核批準。經(jīng)主管副總經(jīng)理批準的采購計劃發(fā)回外購部執(zhí)行采購，同 時送制造中心總經(jīng)理及生產(chǎn)部、公司財務部備查。計劃外臨時采購，由需求部門提出申請，需求部門負責人 簽字認可后，報外購部編制補充計劃，按5程 序執(zhí)行。采購計劃的修改按以上5 程序執(zhí)行。（二） 原材料與半成品采購計劃的控制 1生產(chǎn)計劃下達后 2外購部計劃員編制月度、季度采購計劃和調(diào)整計劃，交外購部經(jīng)理審核 4子公司制造中心主管副總審批 3 不批準月度、季度采購計劃和調(diào)整計劃 5 批準子公司制造中心總經(jīng)理/生產(chǎn)部/財務部備查物資部采購執(zhí)行 管理目標：管理層對采購流程的遵守程度保持監(jiān)控。采購貨品合格，達到約定的標準要求。采購程序合法合規(guī)，采購記錄真實、準確、完整、及時。 關鍵控制點：只有被批準的采購計劃才可以進入采購程序。一般原材料和半成品采購可選用訂單采購形式，重要原 材料、半成品及涉及金額或批量較大的采購應采用合同 采購形式。采購訂單或采購合同由子公司統(tǒng)一編號及管理。4，采購訂單發(fā)出前或采購合同簽訂前，應經(jīng)過規(guī)定的復核 或批準程序。 堅持比價采購，財務部要定期和采購部門核對采購記錄。注釋：制造中心外購部收到經(jīng)批準的采購計劃后，采購員即針 對采購項目，從合格供應商名錄中選擇供應商，發(fā)出采 購通知。采購員同供應商洽談采購事宜，商討并確認采購貨物的 品種、規(guī)格、交貨期限、質量、價格、驗收方式、付款 方式、違約責任等主要條款，填寫采購訂單或采購合同。外購部計劃員復核訂單或合同條款與采購計劃及合格供 應商的符合性。 重要采購合同，送股份公司法律事務部及核價小組審核。制造中心外購部經(jīng)理批準訂單，簽訂采購合同。重要采購合同由制造中心主管副總經(jīng)理簽訂。訂單或采購合同發(fā)出。采購訂單副本留存外購部備查， 采 購合同副本留存外購部、財務部、法律事務部備查。（采 購訂單或合同的正本留存采購管理部，年底統(tǒng)一整理歸檔）。外購部計劃員編制月度采購合同明細表報主管副總經(jīng)理。（三） 采購訂單及采購合同控制 獲批準的采購計劃 1選擇供應商發(fā)出采購通知 2 3計劃員復核采購訂單或采購合同洽談采購事宜填寫訂單/合同 4法務部/核價組審核重要合同 不合規(guī) 5外購部經(jīng)理批準訂單/簽訂合同 合規(guī) 不通過 通過 7訂單/合同發(fā)出并留存?zhèn)洳?6 通過重大合同主管副總簽訂 計劃員編制月度合同明細表 8 管理目標：對所有外協(xié)加工編制計劃，滿足合同要求及生產(chǎn)進度要求。與外協(xié)有關的相關崗位得到互相制約，操作受控。 外協(xié)計劃保證企業(yè)安全的現(xiàn)金流量及規(guī)定的存貨周轉率。關鍵控制點：子公司制造中心生產(chǎn)部提出生產(chǎn)計劃，依據(jù)生產(chǎn)能力和負荷平衡狀況訂立外協(xié)計劃。外協(xié)計劃經(jīng)過規(guī)定的復核和審批才可進入操作程序。計劃的修改有相應的依據(jù)并執(zhí)行審批程序。外協(xié)計劃交各相關部門備案。注釋：季末、月末，制造中心生產(chǎn)部依據(jù)銷售計劃提出生產(chǎn)計劃，經(jīng)制造中心主管副總經(jīng)理審核后，報制造中心總經(jīng)理批準。生產(chǎn)部計劃員根據(jù)批準的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)能力和負荷平衡狀況及經(jīng)批準的年度、季度外協(xié)預算，參考經(jīng)濟批量，編制外協(xié)計劃及調(diào)整計劃，報生產(chǎn)部經(jīng)理審核。外協(xié)計劃應包括：外協(xié)的項目、數(shù)量、技術與質量要求、 可選的加工制造商、交貨期等。 經(jīng)審核的外協(xié)計劃報制造中心主管副總經(jīng)理審核批準。經(jīng)主管副總經(jīng)理批準的外協(xié)計劃發(fā)外協(xié)部執(zhí)行，同時送子公司制造中心總經(jīng)理及生產(chǎn)部、公司財務部備查。外協(xié)計劃的修改按以上5 程序執(zhí)行。（外協(xié)：指由公司出具圖紙、技術標準、檢驗標準，委托其它工廠按圖加工的配件或產(chǎn)品）（四） 外協(xié)計劃的控制 1 生產(chǎn)計劃下達后 2生產(chǎn)部計劃員編制月度、季度外協(xié)計劃和調(diào)整計劃，交生產(chǎn)部經(jīng)理審核 4子公司制造中心主管副總審批 3 不批準月度、季度外協(xié)計劃和調(diào)整計劃 5 批準子公司制造中心總經(jīng)理/生產(chǎn)部/財務部備查 外協(xié)部執(zhí)行 （五） 外協(xié)合同的控制 管理目標：管理層對外協(xié)流程的遵守程度保持監(jiān)控。外協(xié)加工品檢驗合格，達到約定的標準要求。外協(xié)程序合法合規(guī)，記錄真實、準確、完整、及時。 關鍵控制點：只有被批準的外協(xié)計劃才可以進入操作程序。委托外協(xié)加工應采用合同管理形式。外協(xié)合同由子公司統(tǒng)一編號及管理。外協(xié)合同簽訂前，應經(jīng)過規(guī)定的復核和批準程序。 注釋：子公司制造中心外協(xié)部收到經(jīng)批準的外協(xié)計劃后，外協(xié)員即針對委托加工項目，從合格供應商名錄中選擇供應商，發(fā)出外協(xié)通知。外協(xié)員同供應商洽談委托加工事宜，商討并確認外協(xié)產(chǎn) 品的材料、規(guī)格、交貨期限、技術和質量要求、價格、 驗收方式、付款方式、違約責任等主要條款，起草合同。屬重要外協(xié)合同，送股份公司法律事務部及核價小組審核。子公司制造中心外協(xié)部經(jīng)理審核并簽訂合同。重大外協(xié)合同由制造中心主管副總經(jīng)理簽訂。外協(xié)合同發(fā)出，合同副本留存外協(xié)部、財務部、法律事 務部備查。外協(xié)合同的正本留存采購管理部，年底統(tǒng)一整理歸檔。 獲批準的外協(xié)計劃 1選擇供應商發(fā)出外協(xié)通知 2洽談外協(xié)事宜起草合同條款 3法務部/核價小組審核重要合同 不合規(guī) 合規(guī)外協(xié)部經(jīng)理審核/簽訂合同 4 不通過 6合同發(fā)出并留存?zhèn)洳? 通過 5重大合同主管副總簽訂 不通過 管理目標：貨品入庫的記錄準確、真實、完整。入庫的貨品質量達到企業(yè)規(guī)定及合同約定標準。采購發(fā)票真實有效，入賬及時。關鍵控制點：及時處理收入的貨物，程序規(guī)范，各崗位相關記錄齊全。未檢貨物、檢驗未通過貨物和檢驗合格貨物分別存放。倉庫每月制作收貨報告，包括票到貨未到、貨到票未到的清單，分送相關部門。購貨發(fā)票入帳前，須對其真?zhèn)芜M行驗證。注釋：采購（外協(xié)）貨物到貨，采購員或外協(xié)員辦理送檢單（到 貨單）送檢。技術中心質量檢驗部檢驗員檢驗貨品合格，簽署送檢單 （到貨單），采購員或外協(xié)員辦理入庫單。外購部倉管員或生產(chǎn)部半品庫倉管員核對送檢單和入庫單辦理貨品入庫，更新庫存實物賬及標簽。 采購管理部ERP數(shù)據(jù)錄入員依據(jù)檢驗合格入庫單更新庫存數(shù)據(jù)。每月底，采購部門和財務部應關注月度收貨報告，包括本月收入貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量及貨到票未到、票到貨未到等信息。采購員或外協(xié)員在收到貨物后將所有原始票據(jù)送交采購管理部，采購管理部負責審核，合格后及時辦理貨品入庫的相關手續(xù)，并送至財務部辦理入帳。財務部會計員應核對采購訂單、采購或外協(xié)合同與發(fā)票的符合性及發(fā)票的真實性，如發(fā)現(xiàn)不符合則將單據(jù)退回采購管理部。原始憑證驗證無誤后入帳。（六） 發(fā)票及收貨單控制采購（外協(xié)）貨品到達 1采購（外協(xié)）員填寫送檢單送檢 2合格否 不合格 5 4 3庫存數(shù)據(jù)更新 合格采購管理部編制月度收貨報告依據(jù)送檢單及入庫單辦理入庫 采購（外協(xié)）員 收到發(fā)票 6采購管理部審核發(fā)票符合性 7 不合格 財務入賬 合格 在“7”財務入賬前插入步驟“財務部復核收到發(fā)票與ERP系統(tǒng)采購發(fā)票是否相符”管理目標：貨物或外協(xié)件收到要及時驗收，發(fā)現(xiàn)不合格。保證退回的貨款到達安全，避免發(fā)生損失。采購（外協(xié)）不合格品退回記錄準確完整。關鍵控制點：質量檢驗部門應按合同或公司規(guī)定的標準進行到貨驗收， 對檢驗出的不合格品開出不合格單。外購部（外協(xié)部）經(jīng)理對退貨或返工事宜作審批，采購 員（外協(xié)員）及時與供應商辦理退貨或返工。財務部確認所退貨物的貨款支