【文章內(nèi)容簡介】 類會計(jì)文書資料。 核對應(yīng)收、應(yīng)付款月結(jié)帳單。 裝訂保管會計(jì)憑證檔案。 協(xié)助財(cái)務(wù)經(jīng)理和會計(jì)主任辦理財(cái)務(wù)會計(jì)工作。 第四章 罰則 第十六條 將工作中獲取的公司機(jī)密泄漏給外人未造成嚴(yán)重后果的。每次處以罰款 200 元，并嚴(yán)重警告一 次，造成嚴(yán)重后果者，處以一個月工資之罰款，并予以辭退。 第十七條 未及時完成本職工作致使后續(xù)工作拖延者，處予警告，屢教不改者，交公司另行安排工作或予以辭退。 第十八條 因管理不善，致使檔案遺失者，視檔案重要程度對責(zé)任人處予 100－ 500 元罰款 。 第十九條 長期不能獲得會計(jì)證等會計(jì)從業(yè)證書者，交公司另行安排工作。 會計(jì)電算化管理制度 為提高企業(yè)財(cái)會效率，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)政部頒發(fā)的《會計(jì)電算化管理辦法》，同時結(jié)合本單位的具體情況，特制定本制度。 一、 有嚴(yán)格 的操作管理制度 崗位責(zé)任制 在系統(tǒng)運(yùn)行前，必須確定會計(jì)電算化崗位及職責(zé)，根據(jù)會計(jì)業(yè)務(wù)量要求和會計(jì)數(shù)據(jù)處理方式不同，可設(shè)以下崗位： A、 會計(jì)主管： （ 1） 負(fù)責(zé)組織開展單位會計(jì)電算化工作，包括制訂會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃、配合計(jì)算機(jī)人員研制相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)、會計(jì)軟件系統(tǒng)的日常應(yīng)用、崗位監(jiān)督、會計(jì)檔案管理等。做為會計(jì)主管應(yīng)具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識。 （ 2） 負(fù)責(zé)制訂會計(jì)崗位責(zé)任制，并協(xié)調(diào)管理各崗位員工的工作。 （ 3） 制訂會計(jì)電算化的各項(xiàng)管理制度。 （ 4） 負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)正常運(yùn)行、應(yīng)用軟件 資源的調(diào)配、系統(tǒng)故障及時處理。 B、 系統(tǒng)操作員： （ 1） 負(fù)責(zé)會計(jì)核算所需數(shù)據(jù)，如：記帳憑證、往來帳、銀行帳、報(bào)表、材料單、工資單等。 （ 2）打印輸出各種帳簿、報(bào)表等。 （ 3）做好數(shù)據(jù)備份工作。 C、 憑證審核員： （ 1） 對手工計(jì)算編制的計(jì)帳憑證審核。 （ 2） 負(fù)責(zé)計(jì)帳、結(jié)帳工作。 （ 3） 負(fù)責(zé)報(bào)表的編制工作。 （ 4） 做好數(shù)據(jù)的備份工作。 D、 會計(jì)檔案： （ 1 ）負(fù)責(zé)有關(guān)系統(tǒng)軟盤、數(shù)據(jù)軟盤的存檔，各種帳、證、表的保管。 操作管理制度： （ 1） 操作員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后才能上崗。 （ 2） 應(yīng)經(jīng)會計(jì)主管批準(zhǔn)才能上崗，且只能在主管批準(zhǔn)的權(quán)限內(nèi)工作。 （ 3） 嚴(yán)格按系統(tǒng)說明完成每一步工作。 （ 4） 若出現(xiàn)故障情況，應(yīng)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)一同分析原因；若出現(xiàn)系統(tǒng)引起的故障，應(yīng)及時通知銷售商派人進(jìn)行維護(hù)。 （ 5） 應(yīng)至少一個月備份一次數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)丟失。 （ 6） 外來軟盤不得在有會計(jì)軟件的機(jī)器上運(yùn)行，以防感染病毒。 機(jī)房管理制度： （ 1） 未經(jīng)許可的無關(guān)人員不得隨意使用財(cái)會專用機(jī)。嚴(yán)禁在機(jī)器上玩游戲。 （ 2） 不得帶電拔插頭，以免損 壞機(jī)器、設(shè)備。 （ 3） 嚴(yán)禁使用外來軟盤，必要時要先殺毒后再使用。 （ 4） 嚴(yán)格按順序開啟機(jī)器，長時間離開應(yīng)關(guān)閉機(jī)器，下班必須關(guān)閉電源。 （ 5） 應(yīng)保持計(jì)算機(jī)清潔。 （ 6） 計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)由專人維修，未經(jīng)許可不得擅自拆開。 有嚴(yán)格的硬件、軟件維護(hù)制度： 若硬件出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知銷售商派人維護(hù)，切勿自己拆開。 軟件維護(hù)包括： （ 1） 對會計(jì)軟件的日常維護(hù)，包括：科目的升級、常見錯誤排除、數(shù)據(jù)恢復(fù)、調(diào)整打印機(jī)參數(shù)等。 （ 2） 維護(hù)人員不得擅自改變原有軟件的程序。 （ 3） 財(cái)會人員因正常操作失誤而引起的錯誤，應(yīng)由財(cái)會人員改正，不得由維護(hù)人員通過維護(hù)修改，如打開憑證庫、帳簿庫等文件進(jìn)行修改。 （ 4） 加強(qiáng)對硬件、軟件的維護(hù)，是提高效率的關(guān)鍵。 有會計(jì)檔案管理制度： 會計(jì)電算化的檔案管理，大部分內(nèi)容同手工一樣，應(yīng)特別加強(qiáng)以下方面的管理： （ 1） 會計(jì)電算化軟件的文檔資料的保存。 （ 2） 定期備份核算數(shù)據(jù)軟件的保管。 （ 3） 帳簿中的日記帳、銀行帳每天打印，帳頁打印輸出裝訂成冊；總帳每月打印，年終裝訂成冊。 （ 4） 全年會計(jì)年度結(jié)束，備 份兩份完整軟盤分別保存。 （ 5） 所有會計(jì)檔案必須造冊登記，以備查用。 會計(jì)檔案管理 第一條 為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。 第二條 必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 第三條 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證，會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記 錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： (一 )會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證。 (二 )會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬薄。 (三 )財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 (四 )其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。 第四條 每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。 當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計(jì)檔案。 移交公司檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 第五條 公司保存的會計(jì)檔案不得借出。如有 特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。 公司應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。 第六條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為 3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25年 5 類。 會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。 第七條 本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。 會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不 相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。 第八條 保管期滿的會計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀： (一 )由公司檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。 (二 )公司負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。 (三 )銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。 (四 )監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案了銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。 第九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到末了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。 第十條 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。 第十一條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。 第十二條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，共會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所 涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱，復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第十三條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。 第十四條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工 決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第十五條 單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交按手續(xù)。 移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號，冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 交接會計(jì)檔案時，交接雙人應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者益章。 第十六條 會計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè) 立的企業(yè) (簡稱境外單位 )的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 第十七條 預(yù)算、計(jì)劃，制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 第二十一條 本辦法由公司負(fù)責(zé)解釋，自 年 月 日起執(zhí)行。 附表一：企業(yè)和共他組織會計(jì)檔案保管期限表 企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表 序號 檔案名稱 保管期限 備 往 一 會計(jì)憑證類 1 原始憑證 15 年 2 記賬憑證 15 年 3 匯總憑證 15 年 二 會計(jì)賬薄類 4 總賬 15 年 包括日記總賬? 5 明細(xì)賬 15 年 6 日記賬 15 年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管 25 年。 7 固定資產(chǎn)卡片 15 年 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管 5 年。 8 輔助賬簿 15 年 三 財(cái)務(wù)報(bào)告類 包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告。 9 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3