【文章內(nèi)容簡介】 生效日期： 部門新增物品 若有部門欲增置新物品，部門主管應(yīng)參照每年之預(yù)算有否包括等該項(xiàng)目在內(nèi)，如沒有預(yù)算，應(yīng)連同有關(guān)報告和采購申請表一并送交采購部。 部門替換舊有設(shè)備或物品 如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報告”給財務(wù)經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。2. 采購申請單＝＝＝＝＝＝＝＝ 所有的采購申請必須填寫一式四份采購申請單經(jīng)部門主管核簽后，整份共四頁交給采購部。 采購申請單一共四頁，在經(jīng)行政辦批準(zhǔn)后： 第一頁：收貨部存檔（存收貨組準(zhǔn)備收貨） 第二頁：采購部存檔 第三頁：財務(wù)部存檔（應(yīng)付會計核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請單時部門主管應(yīng)注意的事項(xiàng)：a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明c. 此申請單只限于部門主管簽署d. 部門主管必須緊記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商之報價，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細(xì)計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品之應(yīng)用。主題：采購制度及程序 生效日期：3. 檢定申請單＝＝＝＝＝＝＝＝當(dāng)采購部收到采購申請單后，應(yīng)作出以下覆查，以防錯漏。 簽署核對檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準(zhǔn)確。 數(shù)量核對覆查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請表上之?dāng)?shù)量是否正確，因過多或過少都會產(chǎn)生很多不良后果。 過多存貨引起的問題有：a. 流動資金減少而束縛于存貨成本，b. 保險費(fèi)及存貨成本增加，c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗，d. 貨品有被盜之危險而招損存貨不足引起的問題：a. 出品產(chǎn)生缺項(xiàng)，令到客人不滿或令整個預(yù)定的供應(yīng)計劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和公司形象b. 匆忙的定單導(dǎo)致價格或品質(zhì)上的不可預(yù)控，4. 供應(yīng)商＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報價及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得：a. 營業(yè)代表的來訪主題：采購制度及程序 生效日期：b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告d. 展覽會e. 有關(guān)部門的介紹 選擇供應(yīng)商在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時要考慮以下條件：a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持公司貨品水準(zhǔn)，數(shù)量及交貨期有一定的保障，b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合公司要求的物品，令公司保持一貫穩(wěn)定水準(zhǔn)，c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項(xiàng)，運(yùn)輸及保險費(fèi)用，且聯(lián)系方便，易於隨時檢查合同的執(zhí)行情況，d. 價格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合公司要求，選擇供應(yīng)商便選擇價格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合公司要求的供應(yīng)商，e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機(jī)電，器材等項(xiàng)目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與公司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。＝＝＝＝＝＝＝公司的制度，報價單需要最少三家作出比較，但要視貨品質(zhì)量和種類，和貨源供應(yīng)而定。主題：采購制度及程序 生效日期：報價種類 口頭報價：口頭報價只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量價格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場采購?fù)猓渌少彉I(yè)務(wù)應(yīng)絕對避免。 書面報價：這是最完善的報價方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進(jìn)行，以免臨時發(fā)生變化， 投標(biāo)方式：對于價值大的工程項(xiàng)目，最好發(fā)出投標(biāo)之邀請信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報價，過期作廢，公司對于每一份報價要保守秘密以求取得公平競爭，擇優(yōu)選取。＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝選擇貨品時，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細(xì)分析報價單中資料，以確保正確的選擇。 樣本測試a. 當(dāng)需要某種貨品時，采購部可要求供應(yīng)商提供樣品b. 樣品交予需求部門進(jìn)行種種測試及提供意見，例如：布草洗滌的測試等c. 為求公平，供應(yīng)商的名字無需提供給需求部門d. 在進(jìn)行測試時，采購職員需在場證明e. 測試需由需求部門提供書面報告給采購部7. 議價＝＝＝＝＝＝＝＝＝通常物品的價值和數(shù)量較大時，我們可以和供應(yīng)商作議價以進(jìn)一步達(dá)成對公司較為有利的協(xié)議，而且我們不單可在價格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量，交貨期或一切細(xì)節(jié)，通過議價，價格可減低，這樣，對公司有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍應(yīng)盡力嘗試。a. 小數(shù)值的購買主題：采購制度及程序 生效日期：b. 唯一供應(yīng)的來源c. 法律規(guī)定的價格d. 已定折扣之價目表e. 緊俏的市場商品8. 決定＝＝＝＝＝＝＝＝當(dāng)一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當(dāng)欄目內(nèi)，連同所有的報價單和推薦供應(yīng)商之報告交給財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。9. 定購＝＝＝＝＝＝＝＝采購申請表一經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購部，采購部可按第2項(xiàng)的安排分派采購申請單給規(guī)定的部門，而采購人員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商，及時進(jìn)行采購物料。 采購定單采購定單乃公司正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價格必須與已批準(zhǔn)之采購申請表相同。采購定單一式六份：第一份：供應(yīng)商 第二，三份：采購部 第四份：會計部 第五份：收貨部第六份：需求部門主題：采購制度及程序 生效日期：a. 采購定單必須之資料： —貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān)資料 —采購申請單之號碼 —定單日期 —需求部門 —品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價，交貨期，運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) —總值 —付款方法b. 采購定單中的有效簽名： 采購定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋公司的合同專用章外，另需按公司規(guī)定的分級授權(quán)加簽，例如： —總值在 元人民幣以下，只需 財務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn) —總值在 元人民幣以上，需要 財務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準(zhǔn) 合同有關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細(xì)則。a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行主題：采購制度及程序 生效日期：b. 工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明： —工作范圍－物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 —規(guī)格，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法 —其他費(fèi)用－雜項(xiàng)開支，超時，利息，工人工資，保險等的承擔(dān) —完成工期和工程進(jìn)度界定方法 —延期完工之賠償 —保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定 —工程進(jìn)度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務(wù)性采購合同細(xì)則應(yīng)列明： —詳細(xì)的采購項(xiàng)目標(biāo)的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 —交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn) —付款細(xì)則和驗(yàn)收方法 —維修保養(yǎng)方法及收費(fèi) —保證的年限 —接受或拒絕貨品程度和處理方法 —什么情形下可取消合同 —合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）10. 其他＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購定單之跟蹤當(dāng)定單發(fā)出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨 主題：采購制度及程序 生效日期：以下情況乃采購部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商d. 唯一來源但有問題的供應(yīng)商e. 供應(yīng)商未能履行合同的責(zé)任 采購定單的取消a. 公司欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法給財務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。b. 供應(yīng)商欲取消定單： 如供應(yīng)商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個供應(yīng)商，并立即通知需 求部門，為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力，時間及其他經(jīng)濟(jì)損失。c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細(xì)細(xì)則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。 收貨 收貨乃收貨組之責(zé)任，但采購仍對貨品作出必要的檢查，以保障公司購入 適當(dāng)貨品，當(dāng)送到的貨品有問題時，數(shù)量不符，品質(zhì)摻假，過時未到，采購部便需被即時知會，以作進(jìn)一步行動。 檔案儲存要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存，這樣便有快捷之資料存查。主題：采購制度及程序 生效日期：a. 采購部需存兩份采購單，但檔案儲存編排便有不同之處 一份是以順號碼方式排列，此檔案資料永遠(yuǎn)保留。另一份乃依據(jù)部門劃分，然后才依號碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意后可毀滅。b. 供應(yīng)商及出品資料：為方便隨時提供資料予部門參考，采購部需將所有供應(yīng)商目錄，小冊子儲 入檔案備查。c. 價目記錄：每類貨品備有一份詳細(xì)的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應(yīng)商，價 目，采購日期，折扣，數(shù)量清楚列明，以便日后作價格走勢分析或重購時之存查。d. 存貨及用量記錄：此記錄乃由倉務(wù)提供，采購部可從報告中得知每月用量和存貨，該等資料 對采購部協(xié)助財務(wù)部預(yù)計未來用量以配合市場價，是很有幫助的。e. 供應(yīng)商記錄：當(dāng)選擇供應(yīng)商時，采購部需考慮其過去表現(xiàn)，如交貨是否依時，服務(wù)水準(zhǔn)，價格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購部作參考及評價。f. 其他檔案：全公司有關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲存妥當(dāng)，待有需要時翻查。 注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。主題：采購制度及程序 生效日期：四．小額現(xiàn)金購買當(dāng)物品的價格是低于議定的小額現(xiàn)金零用數(shù)量時，(RMB100,00），各部門主管可自行先購，但必須先查看貨倉是否有存貨或代用品。當(dāng)贖回現(xiàn)金時必須填寫零用金單，連同發(fā)票一起交回財務(wù)部，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批后，取回現(xiàn)金。五．采購的德行因采購部是直接與供應(yīng)商接觸的部門，故其所聘用的職員必須有誠實(shí)，不偏私之作風(fēng)，才可成功地處理其工作，為防止舞弊，除公司訂立的員工守則內(nèi)之有關(guān)規(guī)定外，下列各項(xiàng)規(guī)定采購部職員亦應(yīng)嚴(yán)格遵守：1. 嚴(yán)禁職員將公司資料或供應(yīng)商資料外泄，以保供應(yīng)商之間的公平竟?fàn)帯?. 嚴(yán)禁職員收取供應(yīng)商提供的任何利益3. 職員嚴(yán)禁與供應(yīng)商除在公事聯(lián)絡(luò)外有任何私人（除正常社交活動外）往來4. 職員需以公正的態(tài)度，客觀地處理每次選擇5. 職員除獲公司批準(zhǔn)外，不得兼任其他任何職務(wù)，6. 職員在任職期間，禁止經(jīng)營或以任何形式參與經(jīng)營牟利或牟利之商業(yè)活動7. 職員應(yīng)主動與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，密切配合營業(yè)運(yùn)作，要主動尋找貨源8. 要確立貨比三家的精神，即使是緊俏商品，除確屬獨(dú)家經(jīng)營的情況外，亦應(yīng)設(shè)法多找貨源比較主題：采購制度及程序 生效日期：9. 要對本身的工作有投入感，盡量做到對各項(xiàng)物料的來源和價格，心中有數(shù)，在工作上要注意快速，準(zhǔn)確，節(jié)約，高質(zhì)量的辦事方向，以最低成本，購入最高質(zhì)量的物料，所以事前的市場資料應(yīng)有充分的掌握，10. 對客商和公司的員工要保持友善和禮貌的態(tài)度，公正廉明地完成每一項(xiàng)采購任務(wù)。六．系統(tǒng)采購作業(yè)流程采購部的事物管理工作由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)，采購經(jīng)理向財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括：1. 組織采購部人員進(jìn)行采購工作，統(tǒng)一采購管理2. 進(jìn)行市場信息調(diào)查，編制物價報告3. 控制采購行為，控制物料成本，節(jié)約資金支出4. 協(xié)助存貨管理，避免庫存積壓5. 分析進(jìn)貨傾向，穩(wěn)定貨源供應(yīng)，6. 協(xié)調(diào)質(zhì)量控制，平衡物料比重，7. 調(diào)查同行作業(yè)傾向，支持廚房超前導(dǎo)向作業(yè)，8. 研究業(yè)務(wù)改良，提高作業(yè)效益。為了使采購部經(jīng)理能順利執(zhí)行以上8項(xiàng)指標(biāo)：采購經(jīng)理享有以下的工作職權(quán)：1. 接受及辦理行政辦及財務(wù)審批同意的采購申請單的采購工作2. 拒絕及退回不符合規(guī)定的采購申請單3. 拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求4. 核查采購申請單，進(jìn)行采購，報價工作，選擇及建議選定供貨商5