【文章內(nèi)容簡介】 二）接聽電話、接待來訪人員時應(yīng)熱情、有禮。（三）找總經(jīng)理以下員工的電話，應(yīng)答復(fù)：“請稍等”，即切轉(zhuǎn)相應(yīng)分機(jī)；分機(jī)占線，應(yīng)答復(fù)：“對不起，電話占線，請稍后再撥”；分機(jī)無人接聽，應(yīng)答復(fù)：“對不起，無人接聽”，并詢問是否需要留言或切轉(zhuǎn)其他分機(jī)。（四）找總經(jīng)理的電話，應(yīng)婉言問清對方姓氏、單位、事由，然后單線接入，請示總經(jīng)理；總經(jīng)理同意接聽，即將來電轉(zhuǎn)入；否則，即請對方留言；總經(jīng)理不在，則請對方留言或轉(zhuǎn)總經(jīng)理秘書。（五）詢問公司內(nèi)部部門或人員電話號碼的來電，酌情答復(fù)。（六）找任何部門和個人的投訴電話，應(yīng)耐心傾聽、解釋，并及時接轉(zhuǎn)辦公室。（七）要找的部門或人員不明確的聯(lián)系電話，轉(zhuǎn)辦公室負(fù)責(zé)人。第五條 總機(jī)話務(wù)工作要求：（一）語音親切、溫和；（二）語言文明、得體；（三）態(tài)度耐心、謙恭；（四）操作準(zhǔn)確、快捷；（五）業(yè)務(wù)精通、全面；（六）設(shè)備保修及時，設(shè)備保潔規(guī)范；（七）留言記錄正確，傳達(dá)及時無誤；（八）堅守工作崗位，嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密；(九)每天應(yīng)提前15分鐘上班，延遲15分鐘下班。辦公區(qū)域環(huán)境管理制度第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司辦公區(qū)域的環(huán)境管理，保持環(huán)境的整潔、清新、怡人，維護(hù)良好的企業(yè)形象，特制訂本制度。第二條 本辦法中的環(huán)境管理，是指公司辦公區(qū)域的清潔和綠化管理。 第三條 辦公室為公司辦公區(qū)域環(huán)境的歸口管理部門。第四條 本規(guī)定適用于公司本部，工程管理部辦公現(xiàn)場參照執(zhí)行。第二章 環(huán)境管理的范圍和要求第五條 環(huán)境管理的范圍：（一）清潔管理的范圍：包括公司院落、辦公室、會議室、洗手間、走廊、樓道等部位。（二）綠化管理的范圍：包括總經(jīng)理辦公室，副總經(jīng)理辦公室、會議室，各部門辦公室，入口處，走廊，院落及其他需要進(jìn)行綠化布置的地方。第六條 環(huán)境管理的要求（一）清潔管理的要求：清潔人員應(yīng)在員工上班前和下班后做好日常保潔工作；地面（地毯）保持整潔、無污跡；天花板、墻面、墻角保持無灰塵、無蛛網(wǎng)；會議室保持整齊、潔凈，茶具充足，并及時清洗、消毒，做到無污漬；洗手間保持空氣清新、無異味，場地整潔，衛(wèi)生用品齊備，不斷檔；門窗、走廊、樓梯、踢腳線、空調(diào)送風(fēng)口等部位保持無灰塵、無污跡；窗簾、垃圾筒、燈具、電源開頭及插座等設(shè)施保持無破損、無塵垢；辦公設(shè)施設(shè)備擺放整齊，無灰塵、無污跡；各辦公室的茶具按時清倒，無遺漏；綠化植物無灰塵，花盆內(nèi)無茶葉、煙蒂等雜物；1辦公垃圾和洗手間垃圾及時收集，做到無積壓。（二）綠化管理的要求：觀花、觀果、觀葉植物相結(jié)合；高、中、低檔植物相結(jié)合；大、中、小型植物相結(jié)合；常青類與季節(jié)類植物相結(jié)合；根據(jù)工作需要和區(qū)域要求進(jìn)行布置；綠化植物無灰塵、無異味、無蟲害、無枯枝敗葉，修剪美觀；費用適當(dāng)。第七條 綠化管理可根據(jù)實際需要采用自管型或租擺型的方式：（一）自管型綠化管理需自行采購綠化植物及相關(guān)用品，并對綠化植物進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)和定期更換。（二） 租擺型綠化管理則聘請綠化公司進(jìn)行綠化布置、養(yǎng)護(hù)和更換。環(huán)境管理人員應(yīng)對綠化租擺合同的履行進(jìn)行監(jiān)督，確保租擺植物的品種、數(shù)量、質(zhì)量、養(yǎng)護(hù)、更換周期符合合同的要求。第三章 環(huán)境管理用品的管理第八條 環(huán)境管理用品的范圍：（一）清潔用品：包括吸塵器、洗潔精、除蟲劑、抹布、掃帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。（二）綠化用品（自管型）：包括綠化植物、花肥、農(nóng)藥、剪刀及其他用品。第九條 環(huán)境管理用品的采購：環(huán)境管理人員根據(jù)需要和庫存，編制環(huán)境管理用品的采購計劃，由辦公室經(jīng)理簽署意見，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，報總經(jīng)理審批后實施。采購時應(yīng)對市場上清潔綠化用品的品牌、質(zhì)量、價格進(jìn)行調(diào)查，力求價廉物美。第十條 環(huán)境管理用品的保管：辦公室對所采購的用品進(jìn)行驗收、登記和入庫（綠化植物即擺放于辦公區(qū)域）。第十一條 環(huán)境管理用品的領(lǐng)用：清潔人員應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則，根據(jù)工作需要填寫領(lǐng)用單，經(jīng)環(huán)境管理人員審核，辦公室經(jīng)理審批后領(lǐng)取。辦公區(qū)域安全管理制度第一章 總 則第一條 為加強公司辦公區(qū)域的安全管理，增強員工的安全意識，落實各項安全措施，根據(jù)“預(yù)防為主，杜絕隱患”的原則，特制訂本制度。第二條 本制度中的安全管理，是指包括消防、防盜和用電等方面的安全管理。第三條 辦公室為公司辦公區(qū)域安全管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)安全防范措施的制訂、落實、檢查及安全事故的調(diào)查、處理；各部門、機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)本部門的安全管理工作。第四條 本辦法適用于公司本部辦公場所，工程管理現(xiàn)場辦公場所參照執(zhí)行。第二章 消防安全管理第五條 辦公室應(yīng)定期組織消防安全學(xué)習(xí)，開展多種形式的消防安全宣傳教育。第六條 辦公室應(yīng)按照消防法規(guī)和消防部門的要求，對消防設(shè)施設(shè)備的配置情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。第七條 辦公室應(yīng)對消防設(shè)施設(shè)備的性能情況經(jīng)常進(jìn)行檢查，確保消防監(jiān)控系統(tǒng)、消防栓、滅火器具等完好、有效,消防通道暢通，消防標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。第八條 辦公區(qū)域嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。第九條 發(fā)生火情應(yīng)立即采取相應(yīng)措施。第三章 防盜安全管理第十條 財務(wù)部、工程檔案室等重要部門應(yīng)安裝防盜門窗。第十一條 員工不得在辦公室存放私人貴重物品或大筆現(xiàn)金，離開辦公室（室內(nèi)無人）應(yīng)隨即鎖門。第十二條 會議室應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理。第十三條 財務(wù)人員外出存取大額現(xiàn)金時，應(yīng)不少于二人；財務(wù)管理部門在保險柜存放過夜的現(xiàn)金應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。第十四條 公司印信須存放在保險柜內(nèi)或其他安全的地方，財務(wù)專用章和法定代表人印章應(yīng)分開存放。第十五條 公司車輛使用人在停放車輛時應(yīng)關(guān)窗鎖門，車內(nèi)不宜存放貴重物品。第四章 用電安全管理第十六條 公司辦公區(qū)域應(yīng)根據(jù)配電容量配置設(shè)施設(shè)備，并留有余地。第十七條 員工使用各類設(shè)施設(shè)備時，應(yīng)遵守相關(guān)的操作程序和要求，禁止違規(guī)操作以保障用電安全。第十八條 除辦公設(shè)備以外的電力設(shè)施設(shè)備的維修應(yīng)由物業(yè)管理人員負(fù)責(zé)，公司人員不得擅自維修。第十九條 員工不得在辦公區(qū)域私拉電線，不得擅自使用電熱器具；下班時應(yīng)切斷辦公設(shè)施設(shè)備的電源。第五章 相關(guān)事項第二十條 公司實行值班制度。工作日值班人員負(fù)責(zé)工作日的安全防范工作，下班時應(yīng)檢查辦公室門窗及電源的安全情況，并做好值班記錄。如值班人員下班時仍有員工在加班，則須做好交班工作。節(jié)假日及雙休日值班人員負(fù)責(zé)節(jié)假日及雙休日的安全防范工作，發(fā)現(xiàn)情況應(yīng)及時報告或處理，并做好值班記錄。第二十一條 辦公室應(yīng)定期檢查各類防范設(shè)施的完好情況和安全防范措施的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。第二十二條 各類安全問題由辦公室根據(jù)原因、性質(zhì)、后果、責(zé)任等因素負(fù)責(zé)處理，必要時向有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)報告。專職秘書工作管理制度為保證公司行政管理工作的正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本制度。第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容（一）專職秘書（以下簡稱秘書）的工作職責(zé)，主要是對公司總經(jīng)理的工作進(jìn)行計劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。（二）管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。第二條 接待事務(wù)（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。（二）對未經(jīng)預(yù)約要求會見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在聽取對方姓名和要求后，應(yīng)先請對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會客室或辦公室；如不宜會見的來訪者，則以“正在開會”或“工作很忙”等為由謝絕對方，或把來訪意圖留下，以備日后答復(fù)。（三）對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會晤，秘書應(yīng)及時將會晤的時間、地點預(yù)先告知辦公室，以便預(yù)訂會場及確定會務(wù)工作人員。（四）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會晤的議題、人數(shù)、級別及是否用餐等情況，并事先通知與會者；若需安排用餐的，須直接安排或通知辦公室預(yù)訂餐廳并安排菜單。（五）秘書應(yīng)會同辦公室會務(wù)人員,落實領(lǐng)導(dǎo)會晤場地的水、電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務(wù)等事宜。（六）對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙、畫報等。第三條 傳達(dá)事務(wù)（一）秘書負(fù)責(zé)及時拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》上登記后及時呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復(fù)的，秘書應(yīng)及時提醒、催辦。（二）秘書應(yīng)及時接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在《來電登記表》上登記后及時呈報。（三）秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。（四）每年12月20日之前，秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)圈定的名單，負(fù)責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)名義寄發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳椤５谒臈l 文書管理（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落實、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。（二）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報告、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。（三）秘書應(yīng)定期收集公司經(jīng)營管理方面的重要情報，主動以書面形式及時向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報。（四）領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時請示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時，應(yīng)事先設(shè)計《文件明細(xì)表》。第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實。各項工作應(yīng)安排細(xì)致、周到,并及時了解和掌握工作進(jìn)展的全過程。（二）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會見、會議中的講話進(jìn)行記錄整理。第六條 文件整理（一）秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對文件進(jìn)行分類，并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放，急件應(yīng)置于急件夾中。（二）急件須在２４小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。（三）秘書負(fù)責(zé)將所有文件、資料于次月５日前進(jìn)行整理、歸類；特殊文件、資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。（四）次年３月３１日前，秘書應(yīng)對所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。特殊文件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。第七條 內(nèi)務(wù)整理（一）秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運行正常。（二）秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。（三）秘書應(yīng)隨時保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內(nèi)植物。（四）秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品，設(shè)計領(lǐng)導(dǎo)日常用品及備用品的明細(xì)表，記錄品種、使用時間、數(shù)量等，做到心中有數(shù)。（五）做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報架的報紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過期報刊雜志及時下架交辦公室處理。（六）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳票保存、費用報銷等事宜。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。第八條 會議事務(wù)（一）秘書對領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會議，應(yīng)事先制訂會議日程，填寫《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。（二）秘書應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的時間、地點預(yù)先告知辦公室進(jìn)行安排，了解并落實會議場地的水、電、桌、椅、擴(kuò)音、投影設(shè)備、演示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。（三）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知辦公室及與會者。若需安排用餐，需預(yù)先了解用餐標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)訂餐桌，排定菜單；需安排住宿的，須預(yù)先了解住宿標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)定酒店。（四）對領(lǐng)導(dǎo)召集的會議，秘書應(yīng)做好會議記錄，并請與會人員會簽或請領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要發(fā)文的，按有關(guān)規(guī)定辦理。（五）對領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會議，秘書應(yīng)及時提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時參加，并準(zhǔn)備好相關(guān)資料。第九條 代行事務(wù)（一）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。（二）秘書應(yīng)及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況，并請示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。（三）秘書負(fù)責(zé)如實傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見，做到準(zhǔn)確和快速，并填寫《命令管理表》。事后視情況，將對方的答復(fù)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）秘書應(yīng)及時傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、書信與物品，并填寫《命令管理表》。（五）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對有關(guān)事項進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報。（六）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時的交通、食宿安排。第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù)（一）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確保信息渠道的暢通。（二）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式，并能根據(jù)事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。第十一條 工作紀(jì)律（一）秘書在日常工作管理中，應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做到：不該問的不問，不該說的不說。（二）秘書對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)密文件、資料應(yīng)及時做好保密防范工作，嚴(yán)防泄密。擬寫文稿應(yīng)確定密級；打字、復(fù)印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資料應(yīng)包裝密封。文書檔案管理制度 第一章 總則第一條 為加強公司文書檔案工作，實現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。第二條 本制度中的文書檔案，是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的