【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 收集歸檔 一、檔案在形成過(guò)程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保 證全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。 二、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門或單位的資料員應(yīng)在文件辦理完畢一個(gè)工作日內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，不得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。 三、以管理中心、籌建處、項(xiàng)目名義發(fā)出的日常文件、各類會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件和傳真件等由本級(jí)綜合部負(fù)責(zé)收集、整理，按年度立卷歸檔。 四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂， 檔案員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。 經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說(shuō)明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理 員核對(duì)檔案的歸檔情況。 第三十九條 分類編目 一、檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。 二、檔案分類編號(hào)方法應(yīng)盡量考慮計(jì)算機(jī)管理的要求，并盡量與政府和公共機(jī)構(gòu)的編目方法接軌。 第四十條 檔案保管 一、檔案室必須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無(wú)缺；一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情，必須立即向公司行政領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 二、嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室；非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。 三、檔案發(fā)生損毀或丟失時(shí)，根據(jù)給單位所造 成損失的大小，按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。 第四十一條 檔案借閱 一、借閱任何文件資料，必須辦理書(shū)面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)； 二、借閱非機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件，須報(bào)管本單位副總經(jīng)理以上人員審批； 三、因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借出； 四、借閱機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)分管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；絕密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)； 五、外部人員來(lái)查閱資料，應(yīng)出具其單位書(shū)面證明，并經(jīng)分管行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)，方可查閱； 六、任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作記號(hào)、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)； 七、借閱檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按獎(jiǎng)懲規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。 第四十二條 檔案移交 若檔案需要向政府部門（專業(yè)檔案館）或外單位移交，應(yīng)將檔案移交的詳細(xì)目錄上報(bào)行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批，方可移交。 第四十三條 檔案銷毀 檔案銷毀需經(jīng)管理中心批準(zhǔn)，并需檔案管理員和管理中心綜合 部負(fù)責(zé)人同時(shí)在場(chǎng)監(jiān)督。 第四十四條 其他 人事、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點(diǎn)增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負(fù)責(zé)。 第四節(jié) 保密管理規(guī)定 第四十五條 保密范圍： 一、政府、主管部門下發(fā)的內(nèi)部參閱、秘密級(jí)以上的文件。 二、重大決策中的秘密事項(xiàng)。 三、尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；開(kāi)發(fā)報(bào)建、設(shè)計(jì)施工；訴訟或仲裁事項(xiàng)及糾紛的解決方案等。 四、章程、合同、協(xié)議、意向書(shū)、制度、規(guī)定及可行性研究報(bào)告。 五、各級(jí)機(jī)構(gòu)上報(bào)、下發(fā)和相互交換的內(nèi)部文件、資料 。 六、各級(jí)機(jī)構(gòu)每個(gè)時(shí)期的工作計(jì)劃、總結(jié)和情況綜合文件、資料。 七、各類行政、業(yè)務(wù)會(huì)議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀(jì)要。 八、財(cái)務(wù)運(yùn)作、資金運(yùn)作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、金融管理部門的原始數(shù)據(jù)、資料。 九、人事檔案，職工個(gè)人工資、獎(jiǎng)金及勞務(wù)性收入資料，職工情況綜合材料。 十、公司各級(jí)機(jī)構(gòu)公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的市場(chǎng)調(diào)查、預(yù)測(cè)、投資項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目評(píng)估、項(xiàng)目進(jìn)展情況等專題報(bào)告及有關(guān)資料。 十一、生產(chǎn)關(guān)鍵技術(shù)、生產(chǎn)工藝、技改、營(yíng)銷策略等資料。 十二、招投標(biāo)資料、底價(jià)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的有關(guān)情況 等。 十三、工程預(yù)算、結(jié)算書(shū)和各種圖紙。 十四、領(lǐng)導(dǎo)人住址、行蹤。 十五、各級(jí)機(jī)構(gòu)所有印章、財(cái)務(wù)用章、法人章等。 十六、各級(jí)機(jī)構(gòu)所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息。 十七、生產(chǎn)事故、意外或突發(fā)事件，其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。 第四十六條 密級(jí)確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應(yīng)分類編定為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)密級(jí)。 一、公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)； 二、公司的規(guī)劃、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要會(huì)議記錄為機(jī)密級(jí)； 三、公司人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、法律訴訟資料、合同、協(xié) 議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息及其它為秘密級(jí)。 第四十七條 保密措施 一、密件應(yīng)由各級(jí)行政管理部門分別蓋上相應(yīng)密級(jí)的印章。 二、密件應(yīng)有專人兼職、保管，存放在保險(xiǎn)箱或保險(xiǎn)柜內(nèi)；條件一時(shí)不具備的，也應(yīng)存放在上鎖的資料柜、抽屜內(nèi)。 三、機(jī)密級(jí)（含）以上的文件傳閱至集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、管理中心領(lǐng)導(dǎo)；秘密件傳閱各項(xiàng)目、籌建處副經(jīng)理以上級(jí)別人員。非經(jīng)以上人員批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘抄或傳閱。 四、密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由綜合部或主管副總經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳遞 的公司秘密由經(jīng)辦人或電腦管理員負(fù)責(zé)保密。 五、外出攜帶密件，由指定人員負(fù)責(zé)保密并采取必要的安全措施。 六、查閱、借閱密件，要經(jīng)各項(xiàng)目第一負(fù)責(zé)人以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意，并經(jīng) 密件保存部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。機(jī)密件需先經(jīng)籌建處綜合部負(fù)責(zé)人審批，再經(jīng)籌建處負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能借閱。當(dāng)天借閱，當(dāng)天歸還。 七、凡涉及保密內(nèi)容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時(shí)必須銷毀。 八、公司檔案室、打字室和職能部門資料室設(shè)為保密室，未經(jīng)管理員同意，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入保密室。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，未經(jīng)本人同意，不得進(jìn)入。 九、全 體員工要嚴(yán)格遵守保密制度，預(yù)防丟失或被竊取文件資料；不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛埽辉谡５墓ぷ鹘煌幸⒁獗Ｊ毓久孛堋? 十、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議及其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施： 選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所； 根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)的人員予以指定； 依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件； 確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。 十一、任何員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)被泄露或可能被泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告綜合部 負(fù)責(zé)人處理。 十二、公司各級(jí)機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中如遇有可能給公司造成負(fù)面影響的緊急情況，在場(chǎng)員工應(yīng)立即處理，無(wú)法處理時(shí)應(yīng)立即向所在單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。對(duì)有負(fù)面影響的突發(fā)事件除有義務(wù)協(xié)助司法機(jī)關(guān)調(diào)查取證外，不得對(duì)外發(fā)布任何消息；確有必要時(shí)對(duì)外發(fā)言時(shí)，應(yīng)由籌建處負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)指定專人進(jìn)行或在統(tǒng)一口徑的情況下經(jīng)籌建處負(fù)責(zé)人同意或認(rèn)可后進(jìn)行。 第四十八條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一： 一、本公司秘密被不應(yīng)知悉的， 二、使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。 第五節(jié) 會(huì)議組織管理規(guī)定 第四 十九 目的：規(guī)范會(huì)議組織工作，提高會(huì)議效率，及時(shí)溝通，解決工作中存在的問(wèn)題。 第五十條 分類：周會(huì)、月度進(jìn)度匯報(bào)會(huì)、年中 /年度工作總結(jié)計(jì)劃會(huì) 第五十一條 會(huì)議的籌辦部門：各級(jí)綜合部。 第五十二條 會(huì)議內(nèi)容 一、周會(huì) 傳達(dá)上級(jí)單位有關(guān)指示、精神，圍繞本單位工作任務(wù)層層分解工作，分析存在問(wèn)題，提出問(wèn)題解決方案和下周工作計(jì)劃及近期目標(biāo)，著重檢查上周計(jì)劃完成情況，制定下周計(jì)劃。 二、月度進(jìn)度匯報(bào)會(huì) 檢查建設(shè)進(jìn)度。相關(guān)職能部門、各項(xiàng)目對(duì)照工作節(jié)點(diǎn)，對(duì)當(dāng)月工作完成情況及下月進(jìn)度安排進(jìn)行講解。由于客觀不可克服 原因未完成進(jìn)度的，應(yīng)在會(huì)上提出，由進(jìn)度考核領(lǐng)導(dǎo)小組決定是否免責(zé)。對(duì)于在會(huì)前協(xié)商無(wú)法達(dá)成一致的工作，在會(huì)上予以提出，由領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，最終確定進(jìn)度安排及責(zé)任部門、協(xié)辦部門。 考核。在介紹當(dāng)月進(jìn)度執(zhí)行情況后，由進(jìn)度考核領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)《月度進(jìn)度控制表》對(duì)責(zé)任部門和協(xié)辦部門進(jìn)行考核，在各項(xiàng)目提交的《月度考核表》上進(jìn)行評(píng)分。 三、年中 /年度工作總結(jié)計(jì)劃會(huì) 對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，分析存在問(wèn)題，對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)行戰(zhàn)略性思考，并提出下一階段發(fā)展計(jì)劃。 第五十三條 會(huì)議的舉辦單位 周會(huì)：管理中心、籌建處、各項(xiàng)目 月度進(jìn)度匯報(bào) 會(huì)：籌建處（管理中心領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實(shí)際情況參加會(huì)議） 年中 /年度工作總結(jié)計(jì)劃會(huì)：管理中心 第五十四條 會(huì)議記錄 各級(jí)綜合部應(yīng)做好會(huì)議記錄工作，并將會(huì)議記錄抄送上級(jí)單位。 第六節(jié) 臺(tái)帳管理規(guī)定 第五十五條 目的：臺(tái)帳作為每個(gè)崗位的工作日志，用以詳細(xì)記錄每個(gè)崗位的相關(guān)工作內(nèi)容。建立完整的臺(tái)帳，有助于資料查閱并且成為制定各類報(bào)表的基礎(chǔ)，便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況。 第五十六條 臺(tái)帳分類：臺(tái)帳分為經(jīng)營(yíng)分析型臺(tái)帳及管理控制型臺(tái)帳。 一、經(jīng)營(yíng)分析型臺(tái)帳：一般為數(shù)據(jù)型臺(tái)帳，如財(cái)務(wù)、工程類臺(tái)帳。經(jīng)營(yíng)者可以通過(guò)其隨時(shí)掌握 公司的經(jīng)營(yíng)狀況，是經(jīng)營(yíng)分析的最直接和最重要資料來(lái)源，通過(guò)對(duì)這類臺(tái)帳的分析可以發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，檢查目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況，為經(jīng)營(yíng)決策提供可靠依據(jù)。 二、管理控制型臺(tái)帳：每個(gè)部門的日常工作臺(tái)帳，依此來(lái)掌控每個(gè)部門的工作進(jìn)展?fàn)顩r。通過(guò)對(duì)此類臺(tái)帳的控制，可以使各項(xiàng)管理工作處于受控狀態(tài)，一方面可以對(duì)所有的過(guò)往工作有所記錄，另一方面也可時(shí)刻對(duì)目前的工作狀態(tài)有所控制，同時(shí)也可根據(jù)情況對(duì)下步工作計(jì)劃做出安排。 第五十七條 臺(tái)帳系統(tǒng)及編寫(xiě)部門 一、財(cái)務(wù)系統(tǒng)臺(tái)帳，責(zé)任部門：管理中心財(cái)務(wù)部； 二、行政人事系統(tǒng)臺(tái)帳，責(zé)任部門：管理 中心綜合部、人力資源部； 三、開(kāi)發(fā)調(diào)研系統(tǒng)臺(tái)帳，責(zé)任部門：管理中心開(kāi)發(fā)部； 四、法律合約系統(tǒng)臺(tái)帳，責(zé)任部門：管理中心法律室； 五、招標(biāo)系統(tǒng)臺(tái)帳，責(zé)任部門：管理中心下屬招標(biāo)中心； 六、工程系統(tǒng)臺(tái)帳，責(zé)任部門：籌建處工程部； 七、設(shè)計(jì)系統(tǒng)臺(tái)帳，責(zé)任部門：籌建處總工室。 以上各責(zé)任部門負(fù)責(zé)編寫(xiě)臺(tái)帳樣表，報(bào)管理中心綜合部匯總下發(fā)。 第五十八條 臺(tái)帳填寫(xiě)要求 一、口徑統(tǒng)一 各級(jí)部門應(yīng)使用由管理中心綜合部統(tǒng)一下發(fā)的臺(tái)帳樣表，并根據(jù)樣表上的要求指定專人負(fù)責(zé)填寫(xiě)。 各級(jí)部門在歸結(jié)本部臺(tái)帳時(shí)，須保持用詞的前 后一致性。 二、數(shù)據(jù)統(tǒng)一 當(dāng)次核準(zhǔn)有關(guān)數(shù)字，使總數(shù)與明細(xì)能一一對(duì)照。 注意歷史數(shù)據(jù)與當(dāng)月發(fā)生累計(jì)數(shù)的統(tǒng)一性，杜絕前后不一的情況。 三、格式統(tǒng)一 表格部分要水平居中、垂直居中。 表格頂端統(tǒng)一使用“單位”、“崗位”格式，表格結(jié)束時(shí)統(tǒng)一使用“填寫(xiě)人”格式。 沒(méi)有內(nèi)容顯示的位置請(qǐng)以“ — ”表示。 四、專人填寫(xiě) 每一臺(tái)帳必須由專人負(fù)責(zé)建立和登記，并用 EXCEL 或 WORD 格式建立以便為公司辦公自動(dòng)化工作做好準(zhǔn)備。 五、日清月結(jié) 各填表人應(yīng)每日整理臺(tái)帳內(nèi)容，并于每月最后一個(gè)工作日進(jìn)行歸結(jié)，下月啟用新的空 白臺(tái)帳。 六、 注意保密 重要臺(tái)帳特別是數(shù)據(jù)型臺(tái)帳，應(yīng)設(shè)置文檔修改與查看密碼，防止錯(cuò)誤操作或無(wú)關(guān)人員閱讀。 七、 臺(tái)帳交接 臺(tái)帳交接工作是員工工作交接的重要內(nèi)容之一。 第七節(jié) 值班管理規(guī)定 第五十九條 在非工作時(shí)間及節(jié)假日，綜合部應(yīng)派員工值班，處理下列事項(xiàng)： 一、 理突發(fā)性事件并適時(shí)采取各項(xiàng)必要措施； 二、 揮監(jiān)督保安人員及值勤工人； 三、 預(yù)防災(zāi)害、盜竊及其他危機(jī)事項(xiàng)； 四、 隨時(shí)注意清潔衛(wèi)生安全措施與公務(wù)保密； 五、 公司交辦的各項(xiàng)事宜。 第六十條 員工值班時(shí)間 規(guī)定如下： 一、自星期一至星期五每日下午下班時(shí)起至次日上午上班時(shí)間止。 二、節(jié)假日：日班上午八時(shí)起至下午五時(shí)止（可隨辦公時(shí)間的變更而變更）。夜班下午五時(shí)半起至次日上午八時(shí)止。 第六十一條 員工值班由綜合部統(tǒng)一安排。 第六十二條 值班員工應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間在指定場(chǎng)所連續(xù)執(zhí)行任務(wù)，不得中途停歇或隨意外出。 第六十三條 值班員工遇有事情發(fā)生可先行處理，事后報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。如遇其職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即通報(bào)并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。 第六十四條 值班員工收到電文應(yīng)分別依下列方式處理： 一、屬 于職權(quán)范圍內(nèi)的可即時(shí)處理。 二、非職權(quán)所及，視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理。 三、密件或限時(shí)信件應(yīng)立即原封保管，于上班時(shí)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第六十五條 值班員工應(yīng)將值班時(shí)所處理的事項(xiàng)填寫(xiě)值班報(bào)告表，于交班后送主管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈檢查，報(bào)告表另定。 第六十六條 值班員工如遇緊急事件處理得當(dāng)，使公司減少損失者，公司視其情給予嘉獎(jiǎng)。 第六十七條 值班員工在值班時(shí)間內(nèi)，擅離職守應(yīng)給予記大過(guò)處分，因情節(jié)嚴(yán)重造成損失者，從重論處。