【文章內容簡介】 總經理 加印材料 補充修正 申請?zhí)岢? 申請人 加蓋印章 審查批準 審查批準 審 批 申請部門 主管經理 副總、分公司總經理（必要時） 集團總經理（必要時） OKKKK OK OK NO NO NO OK OK 介紹信管理辦法 一、需要公司開具介紹信者，應填寫用印申請單，注明介紹信用途，經主管經理批準后，交總經辦主任 /人行部經理簽批，總經辦 /人行部文員依據此單填寫介紹信，蓋章后發(fā)需要人。 二、介紹信由總經辦 /人行部文員負責管理，嚴禁發(fā)出空白信。 三、開具介紹信存根應妥善保管，按保密要求歸檔，保管期限 5 年。 四、如發(fā)現介紹信丟失，領用人應立即向總經辦 /人行部反映，及時采取相應措施。 五、各部門接待外單位介紹來人時，應認真查對來人姓名、商辦事項和介紹信所列的事項是否相 符；并在留下的介紹信背面簽注辦理情況，以便日后查對。 六、注意事項： 開具介紹信時要對使用介紹信個人或部門嚴格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。 部門名稱要用全稱或規(guī)范化的簡稱，標明簽署、用印時間。 開具的介紹信要有編號和騎縫章，存根和發(fā)出信的內容要一致。 第四章 電話通訊管理 關于通訊設備的使用管理規(guī)定 一、國內電話使用管理 各部門需要安裝、停用電話或需要增加話費指標，應由申請部門填寫請示單，寫明申請事項、原由，主管簽署意見后報企管部 /人行部（分公司各部門由人行部批示后報企 管部），由企管部 /人行部請示總經理批準后執(zhí)行。 降低話費指標由企管部 /人行部共同依據實際工作通訊業(yè)務量或階段性話費進行調整。 各部門沒有其它部門同意，不得使用其它部門電話。每月各部門電話實用額，由話費查詢部門在每月 30 日前對照各部門電話費用標準核查后，將結果、處理意見、手機實際費用一并報財務部經理。財務部按各部門電話費用標準結算，超費自付，特殊情況需集團總經理批準核銷，其他人無權核銷超標準電話費。 各部門電話不得用以私人、私事通話，如有特殊事，先請示本部門領導同意，做好詳細登記，月末上報話費查詢 部門，按當地通訊中心登記的話費清單金額到財務付款。 二、國際電話使用規(guī)定 由需要辦理國際業(yè)務的部門填寫請示單，經總經理批準后交總經辦 /人行部，由總經辦 /人行部按照總經理批示將所要使用的電話國際網打開。 辦理國際業(yè)務的部門使用電話必須認真、詳細地做好使用記錄。通話、傳真完畢后，由總經辦 /人行部負責將所有的電話國際網關閉。 任何部門或個人不經總經理批準，無權打開公司內部任何一部電話的國際網，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經濟損失由行政部負責賠償，除交付所使用的費用外，罰款 200 元。 三、通訊 費用支付、報批 凡是公司支付的手機、 BP 機、均由總經辦 /人行部負責管理。每月周一由總經辦 /人行部向郵局查詢以上通訊費用的使用情況，如手機的余額較低時，由總經辦 /人行部負責為手機交費，每月最少交費額為持機人月定額費用；持機人出差時另行付費；其它通訊設備按其各自繳費額規(guī)定進行交費。 月末由總經辦主任 /人行部經理將當月各部門電話費用額、獎罰處理情況及各手機使用者費用額報總經理閱批。 電話費用需預交的，可由總經辦主任 /人行部經理按其權限辦理。 四、通話注意事項 接聽電話一律用文明用語：“您好！希波集 團”或“您好！希波”。 接、打電話用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。 每次通話時間以三分鐘為限，長話短說，簡潔扼要，長途電話使用前應對討論、商洽內容加以構思或擬出提綱。以免耗時占線，浪費資金。 通話注重禮貌，體現公司良好的文化素養(yǎng)和精神風貌。 打電話一般電話零聲響五次無人接聽，即掛機。接聽電話一般在鈴響三次內接聽。 各部門查找電話號碼可到總經辦 /人行部查閱電話號碼簿，查詢不到方可播打 114 進行查詢。 關于計算機上網使用的有關規(guī)定 為加強并規(guī)范集團辦公自動化，提高部門間信息傳遞速 度和工作效率，制定本規(guī)定。 一、集團所屬以下部門及個人可實行計算機上網辦公： 集團總經辦、人力資源部、研發(fā)部、綜合計劃部、企劃部、企管部、各分公司人事行政部、集團各副總、銷售總監(jiān)。 二、所有可上網的部門及個人必須建立上網記錄，并認真填報，月末交電話費用核算部門。 三、實行計算機上網辦公的部門（個人）之間傳遞信息的，應盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。 四、為保證信息安全，在信息收發(fā)完畢后須將收（發(fā)）信箱內的相關信息刪除。 五、工作需要時可上網查詢信息、收發(fā)電子郵件，但必須認真做好上網時間記錄和使用記錄并根據 本部門實際情況制定出固定的查詢郵件時間。 六、禁止利用計算機上網聊天、娛樂、下載與工作無關的信息等。 第五章 辦公用具管理 公司辦公設備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設備 /設施包括：計算機（含手提式）、打印機、掃描儀等計算機附屬設備、復印機、傳真機、電話、驗鈔機、打卡機、辦公室內空調、飲水機、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設備 /設施。 公司辦公用品包括：軟盤、膠水、雙面膠、鋼筆水、圓珠筆、炭素筆、鉛筆、 橡皮、紙張等消耗性物品。 二、建帳 公司所有辦公設備均須建帳，建帳時按各部門 /科室由財務人員、企管部人員共同盤點，屬辦公設備 /設施均須一一登記入帳，并由物品使用部門經理簽字確認。登記時各部門 /科室人員必須積極配合，如實上報。 公司所有辦公設備必須貼有統(tǒng)一形式的標簽以便核對查實。 公司辦公設備 /設施購買時必須通過設備設施管理人員簽字，以便保證公司辦公設備 /設施臺帳的準確性。財務部見設備設施管理人員簽字后，方可給予購買辦公設備 /設施報銷。 三、購買 辦公設備 /設施及辦公用品 的購買由需求部門按照“物資采購程序”及物資采購審批權限進行辦理。 所有辦公設備 /設施及辦公用品，都由辦公駐地財務部統(tǒng)一管理。 辦公用品購買由需求部門提報領用計劃，部門經理批準，交財務部，財務部按辦公用品臺帳，確定購買與否、購買數量，實施采購（分公司可交由采購員實施采購）。 常規(guī)消耗性報表應按其消耗水平確定印刷、訂購數量（各部門提報計 劃時應附報表格式）。 四、保管與發(fā)放 辦公設備 /設施購置后由財務部通知需求部門辦理領取手續(xù)，并建立臺帳，加貼標簽 。 所有辦公用品都必須登記臺帳。 必須清楚掌握辦公用品庫存數量，經常整理與清掃，必要時實行防蟲等保全措施。 購后物資及時通知需求部門領取。 領發(fā)物品隨時記帳，計算余量，以便掌握庫存數量。 五、監(jiān)督與考核 辦公用品每月月末盤點，監(jiān)督發(fā)放數量及各部門消耗辦公用品費用： 辦公用品每月月末盤點，要求結余物資帳物相符。 核對辦公用品領用單與辦公用品臺帳顯示發(fā)放數量。 財務部經理核對各類辦公用品收支、實物臺帳。 辦公用品管理員計算出各部門辦公用品 費用，按照各部門辦公費用指標核算，將情況匯總上報財務部經理，并通知超標部門， 超標自負。 六、注意事項 嚴禁員工將公司辦公用品作為私用。 為控制辦公用品費用，節(jié)約經費開支，每個員工必須節(jié)約使用各種辦公用品，不得浪費。凡背面能夠書寫的紙張（但文件、財務報表等涉密材料不可利用）應該妥善保管，以備做打草稿用紙，違反者一次罰款 5 元。 內部傳閱的各種草稿盡量利用使用過的紙（正面有字，反面能書寫），不準使用公司統(tǒng)一印制的稿紙，如有違反者一次罰款 5 元。 各部門制定的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮 篇幅的原則，能小的盡量小，不得有明顯的空白。 正常消耗性文具用品如：圓珠筆、炭素筆、膠水領用時交舊領新，否 則不予核發(fā)。 計算機使用管理規(guī)定 一、計算機歸口管理部門為總經辦 /人行部。 二、歸口管理部門負責對計算機運用的長遠規(guī)劃；負責軟件開發(fā)規(guī)劃；負責組織計算機技術培訓；負責對分散使用的計算機保密、病毒檢測清理、是否安裝游戲軟件等方面進行不定期檢查；負責計算機的故障時聯絡維修單位進行維修。 三、計算機中所有的軟件為集團所有，任何人不得擅自復制、轉讓或出售。 四、輸入計算機的信息屬公司機密，未經批準不準向任 何人提供、泄露信息內容；所有計算機均要加設屏保密碼，對于絕密文件應對其加設密碼防護（離職離任時須將計算機密碼通報監(jiān)交人）。 五、信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效；重要信息要拷貝軟盤或移動硬盤，離職、離任時須將硬盤、或移動硬盤及軟盤的內容交接清楚。 六、軟盤使用前，必須確保無病毒；由各計算機使用部門制定病毒作業(yè)計劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責任人），報總經辦 /人行部檢查其實施情況。 七、計算機操作人員應愛護各種設備，降低消耗、費用；對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現故障及時報請維修，以免影 響工作。 八、計算機若兩小時以上不使用，則須關機，班后將計算機及附屬設備（打印機、掃描儀等）關閉，檢查斷開總電源。 九、計算機應由專業(yè)人員操作，禁止非專業(yè)人員操作使用，否則，造成設備損壞應照價賠償，未經計算機保管人同意不得動用他人計算機。 十、不得利用計算機上網傳遞私人信件、下載私人材料；無上網權的部門不得利用計算機上網，特殊情況需請示總經辦主任 /人行部經理同意后，方可上網。 十一、所有計算機不得安裝游戲軟件，嚴禁將計算機用于私人學習或游戲。 復印機使用的規(guī)定 一、復印機是高檔辦公設備，必須由專人負責使用 ，其它人員一律不得擅自動用，并由總經辦 /人行部負責監(jiān)督、檢查。如有違反者一經發(fā)現處以 10元罰款，造成設備損壞的，由其賠償經濟損失。 二、專責人要認真學習掌握復印機使用，保養(yǎng)基本知識，并嚴格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復印機保養(yǎng)協(xié)議，定期聯系落實保養(yǎng)工作，出現故障由專業(yè)技術人員負責修理。 三、為了節(jié)約費用，各部門領導要嚴格控制復印量。 四、為了延長復印機的使用壽命，實行定時開機復印的辦法，每日開機兩次，集團 9： 0016： 00；分公司 10： 00— 11： 00、 15： 00— 16： 00 為開機復印時間。其它時間，有極 特殊情況經總經辦 /人事行政部批準后，方可開機復印。 第六章 機要保密管理 關于保密工作的若干規(guī)定 一、總則 保密工作的主要任務是防止失密、泄密和被竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項”，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來發(fā)展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項。 涉密人員是指那些因工作崗位和工作職責，需要經常接觸涉密事項的人員，以及因工作需要偶爾接觸涉密事項的人員。 保密工作是關系到企業(yè)命脈，必須引起我們的重視。保密工作涉及企業(yè)的方方面面，絕對不是少數涉密人員的事情，必須增強全員保密意識，加強 組織領導。 二、關于保密工作的組織領導 為加強對保密工作的組織領導，經研究決定成立集團保密工作領導小組：由集團各副總、分公司總經理、集團總經辦主任、分公司人行部經理、銷售內勤等組成。集團及各分公司保密工作主要包括以下內容： （一）文件保密 文件保密，是集團及各分公司印發(fā)的文件（含圖表和傳真）需確定適當的密級，并按照密級管理要求嚴格控制。為了規(guī)范文件保密工作，現將文件密級確定原則及管理要求明確如下： 秘密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合學習討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關的規(guī)章制度等。 機密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或相關人員學習、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關人事任免事項；質量問題通報；產值、產量、利稅、庫存產品、用肉量等統(tǒng)計數據；供貨廠家、銷售客戶資料等。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內傳閱不能留存或復印， 事后，當需要再次查閱時，需向總經辦辦理文件借閱手續(xù)，當場借閱當時還。 絕密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領導或極小范圍內人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標準、品控部的工藝流程、工藝標準、品質檢驗報告、生產配方、制造成本、研發(fā)部的新品開發(fā)計劃、正在研制中的新產品的實驗數據、產品的配方、銷售公司的產銷量、營銷機制、促銷方案、營銷價格等，此類文件應嚴格控制印發(fā)數量和印發(fā)范圍。 為了落實文件保密規(guī)定，涉密人員