汽車銷售服務有限公司檔案管理制度-資料下載頁
2024-12-15 11:01本頁面
【導讀】效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。抽存)后辦理建檔手續(xù)進行建檔；在工作需要時可辦理調檔手續(xù)借閱、查詢；在使用結束后辦理歸檔手續(xù)進行歸檔。體檔案的管理，并對其它部門的檔案管理工作進行督促和指導。第十條管理部設立專門檔案柜，由檔案管理員分管公司主體檔案工作。第十二條檔案管理員應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。第十三條檔案管理員依據國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。第十四條政府有關部門依法執(zhí)行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協助。日統(tǒng)一辦理移交手續(xù)向公司管理部移交保管。第十六條公司配備必要的設施、設備、檔案柜用于保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件時，會委托有關檔案部門代為保管。第三十二條公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的材料。店鋪名稱，00001為檔案目次。案，代表存放檔案類別，001為檔案柜序列號。
【正文】 且 不得帶離 辦公 室 ； 其抄摘內容也須總經理 或總經理代理人 同意且審核后方能帶出。 1 借閱人應于規(guī)定期限內歸還 ； 如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記 ； 不得私自授受。 第四十 七 條 銷毀 每年 12 月份檔案管理員對 保管期限已滿的檔案 認真鑒定后 編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報 管理中心 審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、 管理中心 意見、 執(zhí)行人 簽 字 、監(jiān)銷人簽 字 、銷毀時間。 2aa1a663132bf52d0671ab2021d7609b 10 檔案銷毀清冊 檔案 號 檔案名稱 檔案內容 建檔日期 銷毀原因 保管期限 申請部門 申請人 管理部 主管 管理中心 總經理 銷毀結果 執(zhí)行人 監(jiān)銷人 銷毀日期 銷 毀 前，按照清冊清點；銷 毀 后，在清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況報告 管理中心 負責人 ； 《檔案銷毀清冊》需永久保管。 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者 ； 應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。 公司終止、解散時，檔案移交公司最高領導。 第四十 八 條 移交 需要進行移交的檔案，需由 管理部 編制《檔案移交登記表》，報 管理中心 負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、 管理中心 負責人意見、移交方簽 字 、監(jiān)交人簽 字 、接收方簽字 、移交時間、移交原因。 檔案移交登記表 2aa1a663132bf52d0671ab2021d7609b 11 移交原因 管理中心負責人意見 移交時間 序號 檔案 號 檔案 名 程 頁數 檔案狀況說明 備注 移交方 接收方 監(jiān)交人 移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第四十 九 條 保密 檔案 管理 人 員 的任務是 統(tǒng)一管理公 司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作 ； 任何無關人員未經許可不得擅自 翻閱檔案 。 檔案 管理 人 員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動 、 準確 、 迅速地為利用者提供檔案資料。 第六章 檔案 管理 人 員 的 職責 第 五十 條 負責 分類、編號、建檔、登記、 整理 、調檔、歸檔、消檔、移交、保密等工作 ， 積極開展檔案的提供利用工作。 第 五十一 條 認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。 第 五十二 條 定期擦拭檔案柜，保 持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。 2aa1a663132bf52d0671ab2021d7609b 12 紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。 第 五十三 條 歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而 得，避免 盲目查找。 第 五十四 條 檔案管理員每半年對檔案全面整理一次 ； 對破損 、 遺失 的檔案進行統(tǒng)計并找出問題點及處理對策報管理中心審批后 一周內 維護完好。
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