【正文】 起始日期：*月**日至 **月**日任 務(wù) 完 成 情 況任務(wù)號(hào)任 務(wù) 名 稱任 務(wù) 完 成 情 況 要 點(diǎn) 反 映延期申請(qǐng)任務(wù)下達(dá)單位綜合考核(未完成為0、完成為1)備注上報(bào) 時(shí)間： □ 0 □1下達(dá)方考核： □ 0 □1上報(bào) 時(shí)間： □ 0 □1下達(dá)方考核： □ 0 □1上報(bào) 時(shí)間： □ 0 □1下達(dá)方考核： □ 0 □1注：本期應(yīng)報(bào)任務(wù)單**份 實(shí)報(bào)**份 受處罰**份 獎(jiǎng)勵(lì)**份未 到 期 任 務(wù)任務(wù)編號(hào)任 務(wù) 名 稱任務(wù)下達(dá)方執(zhí)行單位負(fù)責(zé)人任務(wù)預(yù)警期任務(wù)完成期限審批： 復(fù)核： 編制： 年 月 日 年 月 日 年 月第六節(jié) 檔案管理制度第一條 概述一、為加強(qiáng)公司對(duì)各類檔案的綜合管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化和制度化，更好地為公司綜合管理服務(wù)，參照國家《檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。本制度所指檔案是指各級(jí)公司在從事經(jīng)營管理、活動(dòng)中形成的，對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文書資料、基建資料、實(shí)物資料、聲像資料、會(huì)計(jì)資料，人物全宗等歷史記錄。二、各單位檔案由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全，便于開發(fā)利用。檔案管理實(shí)行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”（納入公司計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍）、“四同步”（在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作）。 （說明：單位指公司、公司、公司、公司等獨(dú)資和控股公司的集合體；為方便檔案管理，各級(jí)公司同列為一級(jí)類目。）三、檔案整理過程中，書寫工具必須為簽字筆或鋼筆，字跡要工整、清晰。第二條 機(jī)構(gòu)設(shè)置一、公司設(shè)檔案室，配備專職檔案管理員，由北京公司行政人事中心公室　　　　　　　　　 （以下簡稱行政人事中心）直轄管理，是公司檔案工作歸口管理部門，對(duì)各單位檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)；對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的永久、長期保存和提供利用。根據(jù)各單位實(shí)際情況，條件成熟的公司可在檔案室的指導(dǎo)下設(shè)檔案分室。檔案分室受檔案室及主管業(yè)務(wù)部門的雙重領(lǐng)導(dǎo)。二、各單位設(shè)一位檔案管理負(fù)責(zé)人專管本單位的檔案管理工作（其中公司可以考慮各中心設(shè)專人負(fù)責(zé)本中心的檔案工作），建立和完善歸檔制度，并根據(jù)需要配備12名專職或兼職檔案工作人員（以下簡稱檔案管理員）具體承辦。各單位分管檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己職責(zé)范圍，做到“四同步”。三、公司檔案管理實(shí)行二級(jí)管理：檔案室為一級(jí)管理，各單位檔案管理員為二級(jí)管理，各單位檔案管理與要求與檔案室對(duì)口。第三條 檔案的構(gòu)成一、文書檔案：是指各級(jí)公司在其經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件及接收的外部文件；二、基建檔案：是指各級(jí)公司在基礎(chǔ)建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、圖紙等；三、實(shí)物檔案：是指各級(jí)公司在成長、發(fā)展過程中形成的，能夠反映本企業(yè)各項(xiàng)工作成績和歷史面貌的獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等實(shí)物材料；四、聲像檔案：是指各級(jí)公司在成長、發(fā)展過程中直接形成的能夠反映本企 業(yè)歷史面貌的以感光、磁性材料為載體，以聲音、圖像形式為反映方式，具有保存價(jià)值的磁帶、照片、VCD等；五、會(huì)計(jì)檔案：是指各級(jí)公司在日常經(jīng)營管理過程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其它會(huì)計(jì)核算材料及清單、交接手續(xù)等；六、人物全宗：公司主要領(lǐng)導(dǎo)人和優(yōu)秀職員的生活經(jīng)歷、工作業(yè)績。第四條 檔案的歸檔案卷全宗群全宗文件全宗編號(hào)全宗說明\單編全宗內(nèi)案卷目錄編全宗目錄分類、整理、編號(hào)編檔案全引目錄填寫封面填寫備考表編卷內(nèi)文件目錄案卷編號(hào)文件裝訂各公司檔案負(fù)責(zé)人主辦 檔案移交、接收 檔案室主辦一、各單位檔案管理員應(yīng)按工作程序，進(jìn)行文件材料的形成、積累，工作結(jié)束時(shí)整理、 立卷，并在原則上經(jīng)本單位第一負(fù)責(zé)人審查同意后歸檔。二、任何員工在從事經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的各類載體的文件材料，必須按規(guī)定向檔案人員移交，任何員工不得占為己有。任何員工在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，企業(yè)檔案室可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。對(duì)向一級(jí)公司檔案室捐贈(zèng)檔案資料者，一級(jí)公司酌情予以獎(jiǎng)勵(lì)。三、原則上各單位對(duì)基建工作、貴重設(shè)備等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)檔案管理員應(yīng)參加。四、歸檔范圍分為五類（見細(xì)則）。五、歸檔要求實(shí)行公司立卷制度，由檔案管理負(fù)責(zé)人統(tǒng)一歸檔，也可在公司內(nèi)部實(shí)行部門立卷制度，分工歸口立卷。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷，并編寫頁號(hào)和卷號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，擬定案卷標(biāo)題，注明密級(jí)和保管期限。歸檔的文件材料應(yīng)格式統(tǒng)一、質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。文件材料整理后，由各單位檔案管理員組卷，并將立卷的案卷經(jīng)本公司檔案管理負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向檔案室移交歸檔。由幾個(gè)公司/部門合作完成的項(xiàng)目，由主辦公司/部門立卷歸檔，保存一套完整的檔案正本，協(xié)作公司/部門保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的材料。六、歸檔時(shí)間文書檔案于每年3月末按要求向檔案室移交上一年度檔案?；悪n案于建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后視檔案的整理情況在兩周至一個(gè)月內(nèi)按要求向檔案室移交檔案。財(cái)務(wù)類檔案（不含會(huì)計(jì)檔案）在財(cái)務(wù)部門保管2年后，于次年的第一季度按要求向檔案室移交。實(shí)物類檔案、聲像類檔案按季度歸檔，于次季度第一周內(nèi)按要求向檔案室移交上季度檔案。七、檔案（會(huì)計(jì)檔案除外）的保管期限分為永久、長期和短期。規(guī)定原則為：（1）凡是反映各單位主要職能部門活動(dòng)、基本歷史面貌、各項(xiàng)工作、具有長遠(yuǎn)利用查考價(jià)值的檔案，列為永久保存；（2）永久保管為10年以上，長期保管為3至10年，短期保管為3年以內(nèi)。第五條 檔案的保管管理一、檔案是公司的重要資源，任何部門或個(gè)人都不得視檔案為私有，全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。二、檔案室在接收檔案時(shí)，要依據(jù)移交清單仔細(xì)核對(duì)，并按照便于保管、方便利用的原則，按規(guī)定的分類編號(hào)方法進(jìn)行統(tǒng)一的分類、登記、編目、排列。三、歸檔的檔案材料不可修改，如需要補(bǔ)充時(shí)，必須由公司檔案管理負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)，并簽署意見，交檔案室歸檔。四、檔案室應(yīng)研究和改進(jìn)檔案的保護(hù)，對(duì)已破損、蟲蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，一級(jí)公司為檔案保護(hù)提供必要條件。五、公司檔案庫房應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度，要有防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防光、防磁等設(shè)施；要有安全保密制度，定期進(jìn)行安全檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向公司主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。六、檔案庫房除檔案管理員之外，無關(guān)人員一律不得擅自進(jìn)入。七、檔案存放要求整齊有序、齊全完整；檔案出入必須有詳細(xì)記錄，借用完畢的檔案應(yīng)及時(shí)收回，并放回原位，不得串類易位。第六條 檔案的利用和開發(fā)一、檔案的利用檔案室要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計(jì)資料，逐步實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，努力開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)做好提供利用工作。檔案室建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的秘密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的利用審批手續(xù)。檔案室管理人員要熟悉庫藏，開展檔案編研，主動(dòng)提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)和有 關(guān)部門服務(wù)。珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供。二、檔案的開發(fā)檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究、整理、編輯、編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料，如公司沿革表，歷任公司領(lǐng)導(dǎo)（含副職）職務(wù)名稱及任免，公司各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編，年鑒，公司大事記，重要檔案史料匯編，重要專題檔案匯編（如規(guī)章制度、基建工程、重要會(huì)議簡介等）。三、檔案的鑒定與銷毀保管期滿的檔案,可以按照以下程序銷毀： （1）由檔案室與有關(guān)職能部門主管人員、檔案管理負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。負(fù)責(zé) 對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 （2）將鑒定小組作出的銷毀意見上報(bào)該公司第一負(fù)責(zé)人及檔案室第一負(fù)責(zé)人審核后，上報(bào)公司檔案負(fù)責(zé)人及總裁審批；（3）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和立卷部門共同派人監(jiān)督銷毀，銷毀會(huì)計(jì)檔案需審計(jì)人員監(jiān)銷。（4）監(jiān)銷人在銷毀檔案前,應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案，銷毀后,在檔案銷毀清冊(cè)上簽名，由檔案室出具檔案銷毀情況報(bào)告主送檔案室上級(jí)主管部門第一負(fù)責(zé)人，抄送檔案立卷公司及部門負(fù)責(zé)人。外地分部的檔案銷毀須報(bào)檔案室同意后方能銷毀（表單）。（5）檔案銷毀清冊(cè)存檔案室備案。注意事項(xiàng)：財(cái)務(wù)檔案保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其它未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。第七條 考核、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰一、考核檔案室建立檢查、考核和評(píng)估體系，明確崗位職責(zé)，對(duì)優(yōu)秀檔案人員（含兼 職）和有突出服務(wù)成果、研究成果及對(duì)檔案管理有重大貢獻(xiàn)者，酌情給予表揚(yáng)或 獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反《公司一級(jí)公司檔案管理制度》及相關(guān)規(guī)定的行為，按有關(guān)規(guī)定予以處罰；后附《檔案工作考核表》，總分120分。（1）對(duì)考核成績100分以上的員工酌情予以表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)；（2）對(duì)考核成績80分以下的員工第一次予以通報(bào)批評(píng)，限期改進(jìn)自己的工作，經(jīng)考核后，如無明顯改進(jìn)，酌情予以警告批評(píng)（含）以上的處分；（3）對(duì)考核成績80分100分的員工，公司希望其能進(jìn)一步改進(jìn)工作。（4）行政人事中心將對(duì)各級(jí)公司的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。注：：各級(jí)公司檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)自己公司的實(shí)際情況，同時(shí)結(jié)合各類檔案具體的歸檔范圍（比如文書類檔案可分為7類），合理的對(duì)本公司的檔案進(jìn)行劃分，此項(xiàng)考核根據(jù)各公司的實(shí)際情況而定。：在考核時(shí)，會(huì)對(duì)所有案卷進(jìn)行抽查，對(duì)照卷內(nèi)目錄檢查是否存在錯(cuò)歸、漏歸，存在傳真件，文件各項(xiàng)編寫錯(cuò)誤（比如內(nèi)容摘要、頁數(shù)…）等問題，完整率以大于90%（包括）為合格。完整率=（1錯(cuò)誤文件數(shù)/案卷內(nèi)文件總數(shù)）*100%二、經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)備一級(jí)公司根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，按年度安排預(yù)算經(jīng)費(fèi)并掛靠在行政人事中心。各職能部門應(yīng)保證檔案室基礎(chǔ)工作所需的檔案裝具等設(shè)備。 根據(jù)檔案工作規(guī)劃要求，加強(qiáng)檔案庫房及設(shè)備的建設(shè)。加快實(shí)施檔案計(jì)算機(jī)管理。 第八條 檔案管理工作細(xì)則一、整理規(guī)則 歸檔范圍： 類別類名基本范圍文書類經(jīng)營管理類發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營政策、中長期計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)/分析工作、管理、業(yè)務(wù)合同等行政管理類行政事務(wù)、保密、文秘、保衛(wèi)、社會(huì)關(guān)系、信息、后勤等工作計(jì)財(cái)管理類綜合計(jì)劃（預(yù)算）、會(huì)計(jì)制度、資產(chǎn)管理、收入/成本、價(jià)格與費(fèi)用等人力資源類機(jī)構(gòu)設(shè)置/定編、員工招聘/轉(zhuǎn)正/調(diào)配/離職、員工工資/福利/級(jí)別評(píng)定、績效考核、獎(jiǎng)懲、員工人事檔案、勞動(dòng)合同等策劃宣傳類公司重大活動(dòng)、公關(guān)材料、媒體宣傳、員工先進(jìn)事跡、公司VI和文化等審計(jì)監(jiān)察類審計(jì)監(jiān)察的政策、法規(guī)、每一專項(xiàng)審計(jì)工作法律工作類法規(guī)制度，每一專項(xiàng)法律事務(wù)工作，合同及特殊文件的審核等基建類工程檔案類工程項(xiàng)目：勘探、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、工程管理等全過程中形成的檔案設(shè)備檔案類設(shè)備購進(jìn)的隨機(jī)文件及安裝調(diào)試、移交、維修管理等過程中形成的檔案會(huì)計(jì)類會(huì)計(jì)憑證、帳薄、報(bào)表、其它實(shí)物類印信、證照、圖書/報(bào)紙、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品等聲像類照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等檔案的分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒辦法：（1）分類：一級(jí)公司檔案分類原則是以一級(jí)公司全部檔案為對(duì)象，依據(jù)一級(jí)公司管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。1) 一級(jí)類目的設(shè)置根據(jù)一級(jí)公司內(nèi)不同公司設(shè)置（其代號(hào)=全宗號(hào)）。注：為方便管理，各級(jí)公司同列在一級(jí)類目中。在異地的各級(jí)公司采取虛擬檔案室管理的方式，按《公司一級(jí)公司檔案管理制度》及相關(guān)細(xì)則在當(dāng)?shù)貙?shí)施檔案管理，將卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全宗說明、全引目錄、移交清單（文本和電子版）傳報(bào)至檔案室即可，無須移交檔案實(shí)物。 2) 二級(jí)類目按年度逐年設(shè)置。3) 三級(jí)類目根據(jù)按不同內(nèi)容、性質(zhì)和載體形式設(shè)置說明：（1）各單位參照本細(xì)則列出的三級(jí)類目，根據(jù)本公司實(shí)際情況細(xì)分進(jìn)行更細(xì)分類。 （2）更細(xì)細(xì)目的分類方法及代號(hào)設(shè)置需報(bào)檔案室備案，同時(shí)在全宗說 明中詳細(xì)說明。4) 四級(jí)類目檔案不同的保管期限設(shè)置： 一級(jí)類目 公司北京公司 香港公司 公司 公司。二級(jí)類