x陽光投資集團(tuán)有限公司文件與檔案管理制度-資料下載頁
2025-05-26 10:17本頁面
【導(dǎo)讀】第一條公司文件與檔案實行統(tǒng)一管理。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。總裁辦公室是公司。產(chǎn)管理部、投資管理部、審計監(jiān)察部、投資銀行部、研究發(fā)展部。5)董事會：本公司董事會。面文檔、電子文檔、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。第五條公司發(fā)文：包括以公司名義發(fā)文，以部門名義發(fā)文，以黨委名義發(fā)文，以工會名義發(fā)文。大事項及向董事會、政府機構(gòu)、相關(guān)企事業(yè)單位發(fā)文；計監(jiān)察部業(yè)務(wù)的發(fā)文；10)以黨委名義發(fā)文：中國陽光黨字年號；13)各部門無須加蓋公司章的發(fā)文，不須申請文號。1)請示：請上級指示和批準(zhǔn)。2)報告：向上級機關(guān)匯報工作，反映情況。3)指示：對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。6)決定：對某些問題或者重大行動作出安排。7)函：平行部門之間互相商洽工作，答復(fù)問題或知會有關(guān)事項。2)文號：加黑宋體小四號字。應(yīng)立刻以傳真形式簽收，并由秘書在發(fā)文單中注明。若需調(diào)用，應(yīng)以復(fù)印件代用。稿隨來文呈部門經(jīng)理核閱批辦，
【正文】 4) 1 年保存：無長期保存必要者。 5) 須銷毀的文件須經(jīng)總裁辦公室 主任 批準(zhǔn)后，由 秘書 負(fù)責(zé)并派專人監(jiān)銷。 第二十一條 檔案文件的調(diào)用： 1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具 調(diào)卷單 經(jīng)其部門經(jīng)理批準(zhǔn)后由 秘書 調(diào)閱。 7 2) 秘書 接到 調(diào)卷單 經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于 調(diào)卷單 上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 調(diào)卷單 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 3) 于檔案室當(dāng)場借閱者，可免填 調(diào)卷單 。 4) 檔案歸還時，經(jīng) 秘書 核查無 誤 并于 調(diào)卷單 填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。 調(diào)卷單 由管檔人員留存?zhèn)洳椤? 5) 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 6) 調(diào)卷人員對于所調(diào) 案 卷 ，不得抽換增損。 7) 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)重新填寫 “ 調(diào)卷單 ” 不得私自授受。 8) 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之檔案，需經(jīng)總裁辦公室 主任 同意。 9) 公司 總裁 助理以上人員調(diào)卷，由 秘書 負(fù)責(zé)填寫 “ 調(diào)卷單 ” 。由調(diào)卷人員簽字確認(rèn)。 10) 公司重要檔案須經(jīng) 總裁 批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。 第二十二條 聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片 (母片 )、照片 (含底片 )、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成。 第二十三條 聲像檔案是本公司檔案的組成部分， 由 總裁辦公室集中統(tǒng)一管理。 第二十四條 聲像檔案種類： 1) 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 2) 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料； 3) 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。 4) 涉及本公司權(quán)益的聲像資料。 5) 其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。 6) 其它具有保存價值的聲像資料。 第二十五條 電子文檔管理：公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。 公司總裁辦公室秘書 8 負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。 第二十六條 本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，修訂權(quán)、廢 止權(quán)在總裁辦公會議，由總裁辦公室負(fù)責(zé)解釋與實施。
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