x陽光投資集團(tuán)有限公司文件與檔案管理制度(編輯修改稿)
2024-07-10 10:17 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 辦公室 秘書 負(fù)責(zé)蓋章及形成正式文件下發(fā)。 第十一條 文件發(fā)送與簽收程序： 1) 公司本部采用書面簽收發(fā)式， 總裁辦公室秘書 直接將文件交各部門經(jīng)理，由部門經(jīng)理在文件發(fā)文單上簽收。 4 2) 對 公司所屬公司 發(fā)文， 首先由 秘書 以傳真方式發(fā)送文件，然后采用郵寄方式遞送 文件原件，各公司于每月 25 日，將收到的公司文件，以書面形式簽收，再將簽收單郵寄回公司，由 秘書 備案。若屬緊急事務(wù)，需立刻知悉各公司是否收到文件， 秘書 需在傳真中注明，各公司收到傳真后，應(yīng)立刻以傳真形式簽收，并由 秘書 在發(fā)文單中注明。 3) 在北京的部門及公司，緊急文件以傳真方式，一般文件以遞送方式，各公司在文件發(fā)文單中簽收。若由本公司人員代交，需在發(fā)文單中注明。 第十二條 發(fā)文的判行權(quán)限 ： 1) 以董事長署名行文者，應(yīng)送呈董事長判行。 2) 加蓋公司章的發(fā)文：應(yīng)送呈 總裁 判行。 3) 若因緊急事務(wù)， 總裁 不在的情況下，可由公司 主管行政的副總裁 代為判行 ，但須經(jīng) 總裁 補(bǔ)簽。 4) 以各部門名義發(fā)文，無須加蓋公章者，由各部門主管 總裁 判行。 第十三條 傳真發(fā)文管理：公司傳真由前臺負(fù)責(zé)，公司所有傳真必須在前臺登記，未登記的傳真，前臺有權(quán)拒絕發(fā)送，且可視為未經(jīng)公司認(rèn)可的文件。 第十四條 收文：公司收文由前臺負(fù)責(zé)，發(fā)往公司的各類文件均由前臺進(jìn)行登記，公司人員若代為公司傳送文件，也應(yīng)首先將文件交與前臺，由前臺登記。 第十五條 收文管理程序： 1) 公文處理 ： 公司的所有收文必須登記，并注明公文轉(zhuǎn)移的去向。前臺將公文登記后，交 總裁辦公室秘書 ，由 秘書 根據(jù)公文內(nèi)容向各部門及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)。若 秘書 不能判明，由總裁辦公室 主任 決定。 秘書 須將文件內(nèi)容、收到時間、去向予以登記，如需存檔， 秘書 要立刻辦理文件存檔手續(xù)。 2) 信函處理 ： 5 ?指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其收信人本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交回前臺依公文處理。 ?指名 總裁 助理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交回前臺依公文辦理。 3） 圖書期刊處理：當(dāng)日的期刊報紙，由前臺放于閱報處，公司員工可自由取閱，但員工應(yīng)在閱后及時放回原處，如需摘要，需采用復(fù)印的形式。專業(yè)性的報
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