【導讀】用相應文件的有效版本。適用于公司質量管理體系所涉及也范圍的所有文件和資料的控制。人力資源部負責本程序的制訂，對各部門文件管理進行指導、監(jiān)督和檢查。各部門明確一名兼職文書管理員，負責管理本部門簽收、制訂、發(fā)放的文件。如項目計劃、工藝規(guī)程、測試標準、設計文件、驗收文件等。適用的法律法規(guī)和技術標準規(guī)范，與顧客簽訂的合同等。文件制訂由承擔其管理職責的主管部門負責提出，并組織編制。審核定稿，總經(jīng)理批準發(fā)布。c)作廢文件標注“作廢”并及時撤出；布作廢，發(fā)放單位做好補發(fā)記錄。主管部門提出，管理者代表批準，其它文件修改由其原編寫部門提出，公司主管領導批準發(fā)布。其它文件的更改采取重新行文發(fā)布，代替原來更改前的文件，舊文件宣布作廢停止執(zhí)行?！顿|量手冊》和《程序文件》經(jīng)多次修改后應重新編印，更換版號。為特殊目的需保留的作廢文件，注明“作廢”標識。各部門內審員要經(jīng)常自查本部門是否使用有效文件，

　　

【正文】 商開發(fā)計劃，不斷增加貨源儲備。 《訂貨明細表》和所掌握的供應商的生產信息，由 業(yè)務員編制對供應商的《訂貨明細表》，報知供應商，請供應商進行確認。 根據(jù)供應商反饋的《購銷合同》所確定的供貨品種、規(guī)格、數(shù)量、價格等，結合客戶的《訂貨明細表》編制對客戶的《銷售合同》，經(jīng)評審后發(fā)給顧客進行確認；客戶在確認過程中如存在異議，須由業(yè)務人員分別與客戶及供應商進行溝通、協(xié)商，以最終確認的《購銷合同》、《銷售合同》為執(zhí)行依據(jù)。 《采購控制程序》；對銷售合同的評審執(zhí)行《與顧客有關過程控制程序》。 東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 37 市場營銷部 根據(jù)與供應商簽訂的《購銷合同》及與客戶簽 訂的《銷售合同》，積極進行詢價、催貨、驗貨、組織倉儲運輸?shù)仁乱恕? a）外勤業(yè)務員應隨時與供應商保持聯(lián)系，必要時在供應商現(xiàn)場進行催貨、驗貨、組織運輸、交付等。 b）對供應商提供的貨源由項目人員再提貨現(xiàn)場進行驗證，驗證內容包括：品種、規(guī)格、數(shù)量、材質單、發(fā)運明細等。驗證時發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應商進行溝通、協(xié)商。倉儲及運輸分包方的評價、選擇，由現(xiàn)場業(yè)務人員根據(jù)《采購控制程序》的要求確定并簽訂運輸協(xié)議。 c）貨物運至客戶處，請客戶代表驗貨，向其出具材質單原件，辦理交付手續(xù)。 d）內勤人員應建立《發(fā)貨明細臺帳》，隨時匯 總正在實施的各項業(yè)務的進度、發(fā)貨情況；收集保存能源設備經(jīng)銷開展過程中的各類票據(jù)、資料。 e）向財務部報送《每月進項票》、《每月銷項票》、《開票確認單》等，辦理供、銷環(huán)節(jié)的應收、應付等資金往來手續(xù)。 應對每一項業(yè)務建立業(yè)務檔案；業(yè)務檔案內容應包括： a）客戶方的《訂貨明細》原件； b）對供應商的《訂貨明細》原件； c）以供應商簽訂的《購銷合同》復印件； d）以客戶簽訂的《銷售合同》復印件； e）現(xiàn)場驗貨手續(xù)； f）運輸協(xié)議； g）發(fā)貨明細； h）材質單復印件； i）開票 確認單； j）進項票復印件； k）銷項票復印件； l）其他資料（如傳真、報表等） ，每分檔案中應有檔案明細。 業(yè)務監(jiān)督管理 財務部應監(jiān)督各項供、銷合同的執(zhí)行情況，根據(jù)合同約定和具體實施情況， 辦理收付款及結算手續(xù)。 如雙方對合同執(zhí)行中發(fā)生合同糾紛，由 市場營銷部 與顧客協(xié)商解決；解決不了及時上報主管東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 38 領導。 市場營銷部 經(jīng)理、主管領導根據(jù)合同執(zhí)行情況實行動態(tài)監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題。 《采購控制程序》 《與顧客有關過程控制程序》 相關記錄 ； 東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 39 EEEB12 內部審核控制程序 1．目的 通過內部審核，評價 質量 活動的有關結果是否符合規(guī)定的要求，以確定 質量管理體系 的符合性和有效性，并對發(fā)現(xiàn)的問題進行改正，確保 質量管理體系 有效運行，不斷提高公司的 質量 能力。 2．適用 本程序適用于 公司內部管理活動的各部門 和場所 。 3．職責 管理者代表 負責領導內部審核工作。審 定公司年度內部審核工作計劃，批準審核組長及審核組成員，審批內審工作報告，主持內部質量審核工作會議，審定糾正措施等。 人力資源部 負責制訂實施本程序。根據(jù)公司 質量方針 和目標，編制年度內部審核工作計劃；挑選與被審核對象無直接責任關系的內部審核員組成審核組，推薦審核組長，報請管理者代表批準；協(xié)調審核過程中出現(xiàn)的問題；負責公司內部審核員的培訓、聘任、撤銷等日常管理工作；審核資料、文件的管理。 審核組長和審核員． 審核組長負責協(xié)助 人力資源部 挑選審核員并組織審核的實施；編制審核計劃，起草審核 報告；有權對審核工作的開展和審核結果做出最后決定，并對審核報告的準確性和全面性負責。審核員按照分工完成審核工作。 受審核部門 負責 按審核計劃配合審核， 制訂并實施不符合項的糾正措施。 4．程序 制訂年度審核工作的計劃 人力資源部 制訂年度內部審核工作計劃，填寫《年度內部審核計劃》，報管理者代表審定批東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 40 準后實施。如有必要修改計劃，應經(jīng)管理者代表批準。每年對涉及公司 質量 管理體系的所有部門實施例行審核不少于一次。 除己列入年度計劃的審核外，當公司發(fā)生重大 質量、安全 事故時， 當公司所使用的法律法規(guī)及其它外部要求發(fā)生變更時，當有重大投訴時，應適時增加內審計劃。計劃外的內審由管理者代表臨時組織。 審核前的準備工作 管理者代表根據(jù)《年度內部審核計劃》適時啟動內部審核工作，確定本次審核的工作內容，批準審核組長。由審核組長負責本次審核的具體組織工作。 審核組長協(xié)助 人力資源部 在全公司范圍內挑選具有內審員資格并與受審核方無直接責任者擔任審核組成員，并報管理者代表批準。審核組長組織審核組準備審核所依據(jù)的文件并制訂審核專用文件： a) 《內部審核計劃》，應包 括受審核方，審核目的、范圍、日期，依據(jù)的文件，審核的主要項目及時間安排，審核組成員及分工等； b) 《內審檢查表》，應寫明具體的審核程序及內容，以作為現(xiàn)場審核的檢查提綱；《內審檢查表》須由內審組長審批； c) 《不合格項報告》，應包括原因分析及制定糾正措施的要求。 由審核組長提前一周向受審核方發(fā)出本次審核通知及《內部審核計劃》，受審核方如對審核日期及審核人員、內容等有異議應在兩天前通知審核組，經(jīng)協(xié)商后可再行安排。 受審核方應將本次審核目的、范圍通知全部有關人員并做好必要的準備工作 。以保證審核的有效進行。 實施審核 首次會議 由審核組長主持會議，向審核覆蓋范圍內的各級領導、有關人員說明審核目的、方法及范圍，澄清審核計劃中不明確的內容，確認審核所需的資源己齊備。 現(xiàn)場審核 根據(jù)審核計劃，按照分工，結合《內審檢查單》，通過談話、觀察現(xiàn)場、檢查資料等方式進行審核，對發(fā)現(xiàn)的不合格項，審核員應及時提出，認真填寫《不合格項報告》，并由受審核方確認不合格事實。 東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 41 經(jīng)審核組研究后，審核員可對不合格項的性質進行判定，并填入《不合格項報告 》中，交審核組長匯總。 整理好審核過程中的資料后，審核組長應召集審核組和審核覆蓋范圍內的有關領導及有關人員參加的末次會議，報告審核結果，復審不合格項，取得一致意見，由審核組長宣布審核結論。本次會議審核組應做好記錄。 審核報告 審核組長負責編寫內部審核報告，其內容如下： a) 受審核的目的、范圍、部門、審核的內容、日期； b) 審核依據(jù)的文件； c) 審核員、受審核部門主要參加人員； d) 審核綜述、體系評價和結論等。 審核 結束前，召開審核組會議，匯總發(fā)現(xiàn)的不合格項，進行綜合分析后填寫《內部審核報告》。 審核報告簽字后會同所有審核中產生的全套書面資料在末次會議結束后七天內交 人力資源部 。 人力資源部 及時將審核報告送交公司管理者代表審批后生效。 人力資源部 在審核報告生效之日起七天內向各有關領導和單位提供《內部審核報告》。 糾正措施 審核結束后，受審核部門應在接到《內部審核報告》及《不合格項報告》十日內對不合格項制訂糾正措施和完成日期，經(jīng)審核員認可后實施。完成后由審 核員和 人力資源部 共同驗證后關閉。 人力資源部 應按管理者代表審批后的《內部審核報告》及《不合格項報告》跟蹤糾正措施，督促按期完成。 內部審核中使用的全部記錄由 人力資源部 按《記錄控制程序》進行保管。 5．相關文件 管理評審控制程序 糾正預防措施控制程序 6．記錄表格 年度內部審核計劃 內部審核計劃 內審檢查單 東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 42 不合格項報告 內部審核報告 不合格項分布表 東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 43 EEEB13 不合格品控制程序 目的 對 公司各項業(yè)務實施過程中的 不合格產品進行識別和控制，防止不合格品的交付。 范圍 適用于對 風力發(fā)電涉網(wǎng)、運行技術開發(fā)與服務、能源審計及服務、碳資產管理 (CDM)服務和經(jīng)銷能源設備等業(yè)務過程中 發(fā)生不合格的控制。 職責 負責制定、實施、檢查、監(jiān)督本程序；負責組織不合格產品的評審和處置后的驗證。 負責 對 一般 不合格品進行評審，實施評審結論； 技術部 主持重大不合格品的評審。 程序 通過各種檢驗、評審、測試、 驗收等活動發(fā)現(xiàn)各項業(yè)務過沖中的不合格品： a) 風電項目對開發(fā)的系統(tǒng)軟件及采購設備一系統(tǒng)測試； b）能源審計項目以對審計成果報告審核或評審； c）碳資源咨詢項目以對咨詢成果報告審核或評審； d）能源設備經(jīng)銷與顧客共同驗收。 e）交付以后發(fā)現(xiàn)的不合格品。 嚴重不合格： a）經(jīng)檢驗主要性能指標不合格； b） 咨詢成果報告違反政策或重大遺漏 ； c） 安裝調試過程及 顧客反饋的不合格品； d）其他性質比較嚴重的不合格品。 一般不 合格：除嚴重不合格外的其他形式的不合格品。 、不合格品評審 各項業(yè)務過程中發(fā)現(xiàn)的 的一般不合格，由 項目組進行 評審。 嚴重不合格品，由 技術部 匯同有關部門進行評審，經(jīng)評審后作出處置決定， 技術部 填寫《不東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 44 合格品評表》。 a）不合格 采購品 由 采購員負責退換或 ； b） 系統(tǒng)測試發(fā)現(xiàn)的問題，由項目組進行修改 。 c） 對咨詢成果報告，內部審核或客戶評審時發(fā)想的問題，由項目組進行修改、完善。 。 發(fā)現(xiàn)的不合格 對于已交付或開始使用后發(fā)現(xiàn)的不合格產品，應按重大質量問題對待， 市場營銷部 應及時與顧客溝通，必要時立即趕赴現(xiàn)場，與顧客協(xié)商解決方案。 技術部 應對交付服后發(fā)生的 批量 產品不合格情況，認真分析原因，組織制定糾正或預防措施，執(zhí)行《糾正和預防措施控制程序》。 相關文件 《糾正和預防措施控制程序》 記錄 《不合格品評審表》 東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 45 EEEB14 糾正和預防措施控制程序 1．目的 為了消除 已發(fā)生 和潛在不符合（不合格）的原因，進行分析并采取 必要的 措施 ，確保不符合（不合格）及潛在不符合（不合格）的發(fā)生，不斷完善和持續(xù)改進 質量管理體系 ，制定本程序。 2．范圍 適用于公司范圍內 產品或 質量管理 全過程中出現(xiàn)的不符合（不合格）及潛在不符合（不合格）而采取的糾正和預防措施。 3．職責 人力資源部 是糾正與預防措施歸口管理部門，負責組織制定 內部 審核、管理評審時 提出 的不合格項的糾正與預防措施，并跟蹤驗證。 各部門負責本部門的質量方面不符合（不合格）的糾正與預防措施的制定、實施并跟蹤驗證。 4．程序 不符合（不合格）識別 通過 質量管理 體系 各過程輸出的信息識別不符合（不合格）。信息來源 為 顧客反饋或 投訴、 工作考核 、 測試 、管理評審輸出、內部審核結果、 數(shù)據(jù)分析的輸出、顧客滿意度測量結果 及各部門 常規(guī)和臨時檢查。 采取糾正措施的時機 a） 組裝測試 過程中發(fā)生的嚴重不合格品； b）人身、設備事故； c）過程、產品出現(xiàn)重大問題； d）嚴重違背國家法律、法規(guī)、政策； e）顧客連續(xù)投訴時； f）內部審核發(fā)現(xiàn)不符合（不合格）時； g）管理評審發(fā)現(xiàn)不符合（不合格）時； h) 其它不符合方針、目標（指標）或 質量管理體系 文件要求的情況。 不符合（ 不合格）原因分析方法 調查分析： 一般不合格由責任部門分析原因； 重大不合格 以總工組織各有關技術、質量、安東潤環(huán)能（北京）科技有限公司 程序文件 46 全