【導(dǎo)讀】公路工程局有限公司檔案管理辦法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，聲像、電子等不同形式和載體的歷史紀(jì)錄。案由總會(huì)計(jì)師分管，科技檔案由總工程師分管。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)和工作人員的崗位責(zé)任制中。和個(gè)人分散保存，以確保檔案的齊全、完整和有效利用。理，并堅(jiān)持逐級(jí)監(jiān)督、指導(dǎo)的原則。構(gòu)，為便于工作，機(jī)構(gòu)設(shè)在行政。公司在辦公室內(nèi)設(shè)立綜合。毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。第九條公司下屬各項(xiàng)目部應(yīng)建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，形成管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案，并負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。案隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。清查后移交給檔案室。科研資料應(yīng)由公司工程管理部負(fù)責(zé)催。立卷，裝訂成冊(cè)并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。各類文件材料歸檔范圍和保管期限按照“文件材料歸檔。范圍和保管期限表”執(zhí)行，詳見附件2。計(jì)賬簿按年度立卷，在會(huì)計(jì)年度完結(jié)時(shí)進(jìn)行。財(cái)務(wù)報(bào)告類主要包括月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告按年立卷，可根據(jù)形成報(bào)表數(shù)量整

　　

【正文】 、鑒定文件及證 書 本企業(yè) 30 年 下屬企業(yè) 10 年 99 134 科研成果推廣、樣機(jī)批量生產(chǎn)材料 本企業(yè) 30 年 下屬企業(yè) 10 年 100 135 本企業(yè)產(chǎn)生各種論文、著作 30 年至 10 年 指本 企業(yè) 31 101 136 本企業(yè)產(chǎn)生的譯文、學(xué)術(shù)報(bào)告等材料 30 年至 10 年 十四、檔案工作文件 102 141 本企業(yè)檔案鑒定工作報(bào)告及檔案銷毀審批清冊(cè)等文件材 料 永久 103 142 本企業(yè)檔案信息資源開發(fā)、編研材料 30 年 104 143 本企業(yè)及下屬企業(yè)檔案管理升級(jí)有關(guān)材料 永久至 30 年 105 145 本企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)材料及有關(guān) 證書、獎(jiǎng)狀等 重要的 30 年 一般的 10 年 106 146 本企業(yè)與下屬企業(yè)、各部室檔案交接憑證 永久 107 147 本企業(yè)參加檔案工作會(huì)議帶回的材料 30 年至 10 年 十五、房產(chǎn)、住房類 108 151 本企業(yè)購置的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久 109 152 職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議、和有關(guān)手續(xù) 永久 110 153 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，住房情況統(tǒng)計(jì)、 調(diào)查表、住房申請(qǐng)等文件材料 30 年 十六、股份公司成立文件 111 161 股份公司對(duì)上級(jí)主管單位的報(bào)備文件、請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí) 單位的批復(fù) 永久 112 162 歷屆董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)文件、決議、紀(jì)要等 永久 113 163 股份公司董事、監(jiān)視、高管、股東名冊(cè)、變更登記、公司 公告 永久 114 164 股份公司于中介公司、關(guān)聯(lián)單位所產(chǎn)生的合同、協(xié)議等法 律文件 永久 115 165 本企業(yè)、下級(jí)單位在籌備上市期間上報(bào)的依據(jù)性文件、證 明文件、改制文件等 永久 116 166 股份公司路演、新聞發(fā)布會(huì)、揭牌等活動(dòng)中形成的報(bào)告、 文件及 媒體相關(guān)報(bào)道、錄音、錄像等 永久 十七、其他文件資料 117 171 本企業(yè)發(fā)生的企業(yè)肇事和工商事故案件的文件材料 30 年 118 178 本企業(yè)行政事務(wù)、機(jī)關(guān)內(nèi)部制定的各種規(guī)章制度 重要的 30 年 一般的 10 年 119 179 上級(jí)企業(yè)、本企業(yè)合法的各種證書、產(chǎn)權(quán)證、資格證、各 種執(zhí)照 永久至 30 年 32 序號(hào) 檔案名稱 保管期限 備注 一 會(huì)計(jì)憑證類 原始憑證 15 年 記賬憑證 15 年 匯總憑證 15 年 會(huì)計(jì)賬簿類 總賬 15 年 包括日記總賬 明細(xì)賬 15 年 日記賬 15 年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25 年 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管 5年 輔助賬簿 15 年 財(cái)務(wù)報(bào)告類 包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3 年 包括文字分析 年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算） 永久 包括文字分析 其他類 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15 年 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久 銀行余額調(diào)節(jié)表 5 年 銀行對(duì)賬單 5 年 33 附件： 3 歸檔文件整理規(guī)則 文書檔案是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、作為文書檔案具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文件材料。 一、整理原則 文件的整理以文件為單位。一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿為一件（如定稿過厚不易裝訂可單獨(dú)為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多不易裝訂可各為一件）；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；來文與復(fù)文、請(qǐng)示與批復(fù)同一年度的為一件，不同年度的可分開（但必須標(biāo)識(shí)存放的關(guān)聯(lián)位置）；沒有批復(fù)的重要請(qǐng)示可視為一件。 二、 質(zhì)量要求 。模糊或已破損的文件應(yīng)予修復(fù)。 、紙張、固定材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 ，必須歸有單位領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽發(fā)的定稿和蓋有公章的正本。 4. 通過網(wǎng)上辦理的電子公文可將發(fā)文稿紙和用印后的電子文本打印歸檔。 5. 各種會(huì)議記錄應(yīng)采用 A4 橫條格用紙，首頁應(yīng)采用活頁記錄紙。 6. 歸檔文件及各種表格的用紙，應(yīng)符合公文格式的要求，檔案34 管理的各種表格采用 A4 紙。 三、整理方法 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后（批復(fù)在前，請(qǐng)示在后）；歸檔文件的裝訂方式和用品的選擇，以保持整齊、完整、安全，不損壞和不銹蝕文件，便于保管，不丟失，方便利用為原則。 2. 分類 （ 1）歸檔文件可以采用年度 —保管期限 —機(jī)構(gòu)分類方法進(jìn)行分類。 （ 2）文件排列的順序應(yīng)按黨、政、工、團(tuán)、其它。行政部門中機(jī)構(gòu)排列順序，可按本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列的規(guī)定（或習(xí)慣）排列，綜合性部門在前，業(yè)務(wù)部門 在后。不同保管期限、不同內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的文件不能混淆，黨委（工委）、紀(jì)檢委形成的文件必須分開。與外單位聯(lián)合行文，定稿由主辦單位歸檔，其它單位歸正本。以單位名義制發(fā)的文件，由單位辦公室文書人員負(fù)責(zé)歸檔，以部門名義制發(fā)的文件，由部門文書人員負(fù)責(zé)歸檔。 （ 3）歸檔文件的年度，以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻奈募w入辦結(jié)年（跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年，跨年度形成的案件文件歸入結(jié)案年）；規(guī)范性文件歸入公布（批準(zhǔn)）年；各種報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃及各種統(tǒng)計(jì)資料有文號(hào)的歸入文件形成年；無文號(hào)的歸入35 其內(nèi)容針對(duì)年；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、多 年工作總結(jié)、報(bào)告、表彰等文件歸入形成年；年度工作總結(jié)和第二年計(jì)劃在一起的文件，歸入文件形成的一年；會(huì)議記錄不得跨年度歸檔；正本與定搞，來文與復(fù)文等作為一件時(shí)，文件的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件日期為準(zhǔn)。 （ 1）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列； （ 2）沒有文號(hào)的文件，如會(huì)議文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對(duì)集中，按時(shí)間先后排列； （ 3）同一立卷部門內(nèi)不同級(jí)別的文件應(yīng)以本級(jí)文件為主，排列時(shí)本級(jí)有文號(hào)的文件在前，無文號(hào)的文件在后 。其它文件按不同級(jí)別排列。 4. 編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)。文書處理部門應(yīng)對(duì)歸檔的每件文件編室件號(hào)，并在每件文件上加蓋歸檔章，填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室編件號(hào)。檔案部門填寫?zhàn)^編件號(hào)。 (1)全宗號(hào)： 公司 給所屬各立檔單位全宗代號(hào)（暫不定）； (2)年度：歸檔文件形成的年度，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“ 1998”； (3)保管期限 :歸檔文件保管期限（永久、定期： 30 年、 10 年）； (4)件號(hào) :文件的排列序號(hào)。室編件號(hào) ,由文書部門編制；館編件號(hào) ,由檔案部 門根據(jù)進(jìn)館（室）時(shí)檔案變動(dòng)情況編制； 36 (5)機(jī)構(gòu) :各單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱（或規(guī)范的簡(jiǎn)稱）； (6)歸檔文件章蓋在歸檔文件首頁上端的空白處，填寫各欄項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料或刻制的小章加蓋。 文書處理部門應(yīng)依據(jù)歸檔文件分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄： 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、電子文件名、備注、機(jī)構(gòu)、電子文件載體號(hào)等項(xiàng)目。 （ 1）件號(hào) :填寫室編件號(hào)； （ 2）責(zé)任者 :制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者時(shí)，應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能使用“本單位”或“本公司”等含義不明的簡(jiǎn)稱； （ 3）文號(hào) :文件的發(fā)文字號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文文件的字號(hào)，如不能在文號(hào)欄內(nèi)顯示，可在標(biāo)題后加“ [ ]”注明； （ 4） 題名 :文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題的或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“ [ ]”號(hào)； （ 5） 日期 :文件簽發(fā)日期。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如“ 2020 年 9 月 8 日”，應(yīng)填寫為“ 20202008”； （ 6） 頁數(shù) :每一件歸檔文件 的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁； （ 7） 電子文件名 :電子文件歸檔時(shí)使用的文件名和文件擴(kuò)展名； 37 （ 8） 備注 :注釋文件需要說明的情況； （ 9） 機(jī)構(gòu)：各單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱（或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱）。 （ 10） 電子文件載體號(hào) :電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)載體的編號(hào)，由檔案部門填寫。 歸檔文件目錄應(yīng)按保管期限裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可視需要設(shè)單位名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。 6. 裝盒 歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機(jī) 構(gòu)的文件不能放在同一盒內(nèi)。 （ 1） 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長(zhǎng)寬），盒脊厚度為 20mm、30mm、 40mm 等； （ 2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室編件號(hào)、館編件號(hào)（室、館編件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件和最后一件文件起止件號(hào)，中間用“ —”號(hào)連接）、盒號(hào)等項(xiàng)目； 7. 備考表 備考表放在盒內(nèi)文件之后（可印制在封三上），項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 (1)盒內(nèi)文件 情況說明 :填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況； (2)整理人 :負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名； 38 (3)檢查人 :檔案部門負(fù)責(zé)檢查檔案質(zhì)量的人員姓名； (4)日 期 :歸檔文件整理完畢的日期 。