【導(dǎo)讀】公路工程局有限公司檔案管理辦法》，結(jié)合公司實際情況，聲像、電子等不同形式和載體的歷史紀(jì)錄。案由總會計師分管，科技檔案由總工程師分管。各級領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)和工作人員的崗位責(zé)任制中。和個人分散保存，以確保檔案的齊全、完整和有效利用。理，并堅持逐級監(jiān)督、指導(dǎo)的原則。構(gòu)，為便于工作，機(jī)構(gòu)設(shè)在行政。公司在辦公室內(nèi)設(shè)立綜合。毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。第九條公司下屬各項目部應(yīng)建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，形成管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案，并負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。案隊伍相對穩(wěn)定。清查后移交給檔案室?？蒲匈Y料應(yīng)由公司工程管理部負(fù)責(zé)催。立卷，裝訂成冊并編制會計檔案保管清冊。各類文件材料歸檔范圍和保管期限按照“文件材料歸檔。范圍和保管期限表”執(zhí)行，詳見附件2。計賬簿按年度立卷，在會計年度完結(jié)時進(jìn)行。財務(wù)報告類主要包括月度、季度、財務(wù)報告按年立卷，可根據(jù)形成報表數(shù)量整

　　

【正文】 、鑒定文件及證 書 本企業(yè) 30 年 下屬企業(yè) 10 年 99 134 科研成果推廣、樣機(jī)批量生產(chǎn)材料 本企業(yè) 30 年 下屬企業(yè) 10 年 100 135 本企業(yè)產(chǎn)生各種論文、著作 30 年至 10 年 指本 企業(yè) 31 101 136 本企業(yè)產(chǎn)生的譯文、學(xué)術(shù)報告等材料 30 年至 10 年 十四、檔案工作文件 102 141 本企業(yè)檔案鑒定工作報告及檔案銷毀審批清冊等文件材 料 永久 103 142 本企業(yè)檔案信息資源開發(fā)、編研材料 30 年 104 143 本企業(yè)及下屬企業(yè)檔案管理升級有關(guān)材料 永久至 30 年 105 145 本企業(yè)檔案管理經(jīng)驗材料及有關(guān) 證書、獎狀等 重要的 30 年 一般的 10 年 106 146 本企業(yè)與下屬企業(yè)、各部室檔案交接憑證 永久 107 147 本企業(yè)參加檔案工作會議帶回的材料 30 年至 10 年 十五、房產(chǎn)、住房類 108 151 本企業(yè)購置的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久 109 152 職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議、和有關(guān)手續(xù) 永久 110 153 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，住房情況統(tǒng)計、 調(diào)查表、住房申請等文件材料 30 年 十六、股份公司成立文件 111 161 股份公司對上級主管單位的報備文件、請示、報告及上級 單位的批復(fù) 永久 112 162 歷屆董事會、監(jiān)事會、股東會文件、決議、紀(jì)要等 永久 113 163 股份公司董事、監(jiān)視、高管、股東名冊、變更登記、公司 公告 永久 114 164 股份公司于中介公司、關(guān)聯(lián)單位所產(chǎn)生的合同、協(xié)議等法 律文件 永久 115 165 本企業(yè)、下級單位在籌備上市期間上報的依據(jù)性文件、證 明文件、改制文件等 永久 116 166 股份公司路演、新聞發(fā)布會、揭牌等活動中形成的報告、 文件及 媒體相關(guān)報道、錄音、錄像等 永久 十七、其他文件資料 117 171 本企業(yè)發(fā)生的企業(yè)肇事和工商事故案件的文件材料 30 年 118 178 本企業(yè)行政事務(wù)、機(jī)關(guān)內(nèi)部制定的各種規(guī)章制度 重要的 30 年 一般的 10 年 119 179 上級企業(yè)、本企業(yè)合法的各種證書、產(chǎn)權(quán)證、資格證、各 種執(zhí)照 永久至 30 年 32 序號 檔案名稱 保管期限 備注 一 會計憑證類 原始憑證 15 年 記賬憑證 15 年 匯總憑證 15 年 會計賬簿類 總賬 15 年 包括日記總賬 明細(xì)賬 15 年 日記賬 15 年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25 年 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保管 5年 輔助賬簿 15 年 財務(wù)報告類 包括各級主管部門匯總財務(wù)報告 月、季度財務(wù)報告 3 年 包括文字分析 年度財務(wù)報告（決算） 永久 包括文字分析 其他類 會計移交清冊 15 年 會計檔案保管清冊 永久 會計檔案銷毀清冊 永久 銀行余額調(diào)節(jié)表 5 年 銀行對賬單 5 年 33 附件： 3 歸檔文件整理規(guī)則 文書檔案是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、作為文書檔案具有保存價值的各種紙質(zhì)文件材料。 一、整理原則 文件的整理以文件為單位。一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿為一件（如定稿過厚不易裝訂可單獨為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多不易裝訂可各為一件）；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復(fù)文、請示與批復(fù)同一年度的為一件，不同年度的可分開（但必須標(biāo)識存放的關(guān)聯(lián)位置）；沒有批復(fù)的重要請示可視為一件。 二、 質(zhì)量要求 。模糊或已破損的文件應(yīng)予修復(fù)。 、紙張、固定材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 ，必須歸有單位領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽發(fā)的定稿和蓋有公章的正本。 4. 通過網(wǎng)上辦理的電子公文可將發(fā)文稿紙和用印后的電子文本打印歸檔。 5. 各種會議記錄應(yīng)采用 A4 橫條格用紙，首頁應(yīng)采用活頁記錄紙。 6. 歸檔文件及各種表格的用紙，應(yīng)符合公文格式的要求，檔案34 管理的各種表格采用 A4 紙。 三、整理方法 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后（批復(fù)在前，請示在后）；歸檔文件的裝訂方式和用品的選擇，以保持整齊、完整、安全，不損壞和不銹蝕文件，便于保管，不丟失，方便利用為原則。 2. 分類 （ 1）歸檔文件可以采用年度 —保管期限 —機(jī)構(gòu)分類方法進(jìn)行分類。 （ 2）文件排列的順序應(yīng)按黨、政、工、團(tuán)、其它。行政部門中機(jī)構(gòu)排列順序，可按本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列的規(guī)定（或習(xí)慣）排列，綜合性部門在前，業(yè)務(wù)部門 在后。不同保管期限、不同內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的文件不能混淆，黨委（工委）、紀(jì)檢委形成的文件必須分開。與外單位聯(lián)合行文，定稿由主辦單位歸檔，其它單位歸正本。以單位名義制發(fā)的文件，由單位辦公室文書人員負(fù)責(zé)歸檔，以部門名義制發(fā)的文件，由部門文書人員負(fù)責(zé)歸檔。 （ 3）歸檔文件的年度，以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻奈募w入辦結(jié)年（跨年度形成的會議文件歸入閉幕年，跨年度形成的案件文件歸入結(jié)案年）；規(guī)范性文件歸入公布（批準(zhǔn)）年；各種報告、總結(jié)、計劃及各種統(tǒng)計資料有文號的歸入文件形成年；無文號的歸入35 其內(nèi)容針對年；長遠(yuǎn)規(guī)劃、多 年工作總結(jié)、報告、表彰等文件歸入形成年；年度工作總結(jié)和第二年計劃在一起的文件，歸入文件形成的一年；會議記錄不得跨年度歸檔；正本與定搞，來文與復(fù)文等作為一件時，文件的日期應(yīng)以裝訂時排在前面的文件日期為準(zhǔn)。 （ 1）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度排列； （ 2）沒有文號的文件，如會議文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、工作計劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對集中，按時間先后排列； （ 3）同一立卷部門內(nèi)不同級別的文件應(yīng)以本級文件為主，排列時本級有文號的文件在前，無文號的文件在后 。其它文件按不同級別排列。 4. 編號 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號。文書處理部門應(yīng)對歸檔的每件文件編室件號，并在每件文件上加蓋歸檔章，填寫全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室編件號。檔案部門填寫?zhàn)^編件號。 (1)全宗號： 公司 給所屬各立檔單位全宗代號（暫不定）； (2)年度：歸檔文件形成的年度，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“ 1998”； (3)保管期限 :歸檔文件保管期限（永久、定期： 30 年、 10 年）； (4)件號 :文件的排列序號。室編件號 ,由文書部門編制；館編件號 ,由檔案部 門根據(jù)進(jìn)館（室）時檔案變動情況編制； 36 (5)機(jī)構(gòu) :各單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱（或規(guī)范的簡稱）； (6)歸檔文件章蓋在歸檔文件首頁上端的空白處，填寫各欄項目時，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料或刻制的小章加蓋。 文書處理部門應(yīng)依據(jù)歸檔文件分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄： 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、電子文件名、備注、機(jī)構(gòu)、電子文件載體號等項目。 （ 1）件號 :填寫室編件號； （ 2）責(zé)任者 :制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者時，應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本單位”或“本公司”等含義不明的簡稱； （ 3）文號 :文件的發(fā)文字號。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文文件的字號，如不能在文號欄內(nèi)顯示，可在標(biāo)題后加“ [ ]”注明； （ 4） 題名 :文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題的或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“ [ ]”號； （ 5） 日期 :文件簽發(fā)日期。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如“ 2020 年 9 月 8 日”，應(yīng)填寫為“ 20202008”； （ 6） 頁數(shù) :每一件歸檔文件 的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁； （ 7） 電子文件名 :電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴(kuò)展名； 37 （ 8） 備注 :注釋文件需要說明的情況； （ 9） 機(jī)構(gòu)：各單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱（或規(guī)范化的簡稱）。 （ 10） 電子文件載體號 :電子文件脫機(jī)存儲載體的編號，由檔案部門填寫。 歸檔文件目錄應(yīng)按保管期限裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可視需要設(shè)單位名稱、年度、保管期限等項目。 6. 裝盒 歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機(jī) 構(gòu)的文件不能放在同一盒內(nèi)。 （ 1） 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長寬），盒脊厚度為 20mm、30mm、 40mm 等； （ 2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室編件號、館編件號（室、館編件號填寫盒內(nèi)第一件和最后一件文件起止件號，中間用“ —”號連接）、盒號等項目； 7. 備考表 備考表放在盒內(nèi)文件之后（可印制在封三上），項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 (1)盒內(nèi)文件 情況說明 :填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況； (2)整理人 :負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名； 38 (3)檢查人 :檔案部門負(fù)責(zé)檢查檔案質(zhì)量的人員姓名； (4)日 期 :歸檔文件整理完畢的日期 。