【導讀】標準化，特制定本辦法。料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用。導、監(jiān)督、檢查。和有關規(guī)定統(tǒng)一保管或調用各客戶服務中心的有關資料。物業(yè)公司及下屬各客服中心均需設立獨。作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化建設；并完成物業(yè)公司檔案管理員交待的其他相關工作任務。主要指地產(chǎn)公司、物業(yè)公司領導簽字的各類批示，以公。由公司承擔有關責任并需要執(zhí)行的重要文件；主要包括樓宇、交通、治安、公。檔案管理部門，自行保管時要注意保護完整性；接管資料，包括驗收合格憑證、物業(yè)完好情況、接管文件。合約、身份證明材料以及裝修申請表等。對于業(yè)戶資料必須妥善保管并及時更。變化情況記錄在業(yè)戶檔案中，及時做好業(yè)戶檔案資料的更新；排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調系統(tǒng)圖。

　　

【正文】 件號組卷。 一級屬類分為 文書， 管理監(jiān)察， 合同， 創(chuàng)優(yōu)， 突發(fā)事件。 保管期限一般分為永久、長期、短期，分別用 Y、 C、 D 表示。目錄編號每 10 年為一個目錄字段。 根據(jù)檔案形成的類型和保管存放的特點，將綜合檔案組卷方式分為簡化方式組卷和傳統(tǒng)方式組卷。 1）簡化方式組卷：文書，管理監(jiān)察，合同采用簡化方 式組卷，既便于計算機信息系統(tǒng)管理，更方便借閱查考。 檔號結構： 2020 1Y1 件號（第一件） 保管期限（永久： Y） 類型編號（如：文書類） 組卷年度（綜合檔案組卷年度） 2）傳統(tǒng)方式組卷（建議客服中心用此種組卷方式）：創(chuàng)優(yōu)，突發(fā)事件采用傳統(tǒng)方式組卷，便于安全保存。 檔號結構： ZH X .4 .1 1 1 件號（第一 件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（創(chuàng)優(yōu)類） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（綜合檔案類） （注： X— 物業(yè)公司可根據(jù)樓盤開盤時間將客戶服務中心依次編號為 1， 2，第 28 頁 共 34 頁 3……，以下同上） 工程檔案： 工程檔案目錄代字為 GC，類別號為 2。工程檔案的一級屬類以各樓盤客戶服務中心為單位順序編號為 3……，二級屬類根據(jù)類型分為 綜合類（房屋資料、驗收資料等）， 圖類（規(guī)劃圖、管網(wǎng)圖等）， 維修類（維修請示、批復、價目表等）， 其它類（系統(tǒng)保養(yǎng)計劃、年檢報告、安全鑒定書等）。保管期限一般為永久或長期。目錄號每 10 年為一個目錄字段。工程檔案按個樓盤管理處以每類所形成的資料分別組卷裝盒，每個類目可立卷若干。 檔號結構： GC X .1 1 案卷號（第一卷） 二級屬類編號（綜合類） 一級屬類編號 （各客戶服務中心） 目錄代字（工程檔案類） 資產(chǎn)設備檔案： 資產(chǎn)設備檔案的目錄代字為 ZC，類別號為 3。包含資產(chǎn)、設備類。按各樓盤管理處的資產(chǎn)設備立項、購置、安裝、使用、維護等過程形成的資料裝盒組卷，其中包括使用指南或說明書等。資產(chǎn)設備檔案的一級屬類以各樓盤客戶服務中心為單位順序編號為 3……，二級屬類為 資產(chǎn)， 設備， 其它。其它的類型可按此原則分類。保管期限一般為長期。目錄號每10 年為一個目錄字段。 第 29 頁 共 34 頁 檔號結構： ZC X .1 .1 1 盒（件）號（第一件） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（資產(chǎn)類） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（資產(chǎn)檔案類） 業(yè)戶檔案： 業(yè)戶檔案的目錄代字為 YH，類別號為 4。按各客戶服務中心分樓棟以業(yè)戶為單位順序編號。業(yè)戶檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類按樓棟編號順序編號。保管期限一般為永久。目錄號每10 年為一個目錄字段。 檔號結構： YH X .1 .1 1 1 件號（第一件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（第一棟） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄 代字（業(yè)戶檔案類） 人事檔案： 人事檔案的目錄代字為 RS，類別號為 5。人事檔案分類應該以人為單位，一人一卷。人事檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為在職和離職兩個大的類別。保管期限一般為長期。目錄號每 10年為一個目錄字段。 第 30 頁 共 34 頁 RS X .1 .1 1 1 件號（第一件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（在職） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（人事檔案類） 聲像檔案： 聲像檔案的目錄代字為 SX，類別號為 6。聲像檔案中照片（附：底片）、錄音帶等按形成時間分類型分別編順序號。各客戶服務中心形成后按資料類自行保管，每年底統(tǒng)一移交物業(yè)公司檔案室。 聲像檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為 照片， 錄音帶， 錄像帶， 磁盤、光碟等 。 保管期限一般為長期。每 10年給定一個目錄序號。 檔號結構： SX X .1 .1 1 1 件號（第一件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（照片類） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（聲像檔案類） 實物檔案： 實物檔案（榮譽檔案）的目錄代字為 SW，類別號為 7。按載體分類，按每個屬類形成時間先后各自編號。各客戶服務中心形成后按資料類自行保管，每年底統(tǒng)一移交物業(yè)公司檔案室。 實物檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為 錦旗， 獎牌， 獎杯， 題詞， 其它。保管期限一般為長期。每 10 年給定一個目錄序號。 第 31 頁 共 34 頁 檔號結構： SW 1 .1 .1 1 件號（第一件） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（錦旗類） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（實物檔案類） 第 32 頁 共 34 頁 附件八 檔案分類體系一覽表 目錄代字 ： ZH GC ZC YH RS SX SW 大類編號 ： 1 2 3 4 5 6 7 綜合檔案 工程檔案 資產(chǎn)設備檔案 業(yè)戶檔案 聲像檔案 實物檔案 人事檔案 文書 類 管理監(jiān)察類 來文 重大突發(fā)事件類 合同類 計劃 創(chuàng)優(yōu)類 按樓盤分檔案類型依次編順序號 設備 資產(chǎn) 其它 證照 文件 照片 錄音帶 錄像帶 磁盤光碟 錦旗 獎牌 獎杯 題詞 其它 綜合 員工 合同 其它 公函 按各樓盤客戶服務中心分樓棟以業(yè)戶為單位編號 政策法規(guī) 第 33 頁 共 34 頁 附件九 石家莊 市 盛安物業(yè)服務有限公司 檔案鑒定申請表 檔案內 容 檔案數(shù)量 總計 卷。其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。 需提供附件 （鑒定與銷毀） 聯(lián)系人 電話 申請部門意見： 鑒定小組意見： 公司領導意見： 備注： 第 34 頁 共 34 頁 附件十 石家莊 市 盛安物業(yè)服務有限公司 鑒定與銷毀案卷目錄表 鑒定人： 鑒定時間： 年 月 日 卷號 總登記號﹡ 檔號﹡ 案卷題名 編制 案卷 頁數(shù) 保管 期限﹡ 密級﹡ 鑒定意 見 備注 單位 /部門 時間 注： ﹡ 由物業(yè)公司填寫