【正文】 保管期限一般為永久或長期。 1）簡化方式組卷：文書，管理監(jiān)察，合同采用簡化方 式組卷，既便于計算機信息系統(tǒng)管理，更方便借閱查考。 一級屬類分為 文書， 管理監(jiān)察， 合同， 創(chuàng)優(yōu)， 突發(fā)事件。 二、檔案分類編目： 為了保證公司檔案分類的規(guī)范性和統(tǒng)一性，結(jié)合公司檔案分類原則和檔案的實際，現(xiàn)明確如下： 綜合檔案 大類編號： 1 目錄代字： ZH 工程檔案 大類編號： 2 目錄代字： GC 資產(chǎn)設(shè)備檔案 大類編號： 3 目錄代字： ZC 業(yè)戶檔案 大類編號： 4 目錄代字： YH 人事檔案 大類編號： 5 目錄代字： RS 聲像檔案 大類編號： 6 目錄代字： SX 實物檔案 大類編號： 7 目錄代字： SW 上述目錄代字均為檔案類型前兩個字漢語拼音的縮寫，如綜合檔案為第 27 頁 共 34 頁 “ ZH”。 第 26 頁 共 34 頁 附件七 檔案分類及編目規(guī)定 為便于識別各類檔案，實現(xiàn) 石家莊 市 盛安物業(yè)服務(wù)有限公司 及下屬各 客戶服務(wù)中心 檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一，結(jié)合物業(yè)行業(yè)的特點和石家莊 市 盛安物業(yè)服務(wù)有限公司檔案工作的實際，現(xiàn)對石家莊 市 盛安物業(yè)服務(wù)有限公司及下屬各客戶服務(wù)中心的檔案全宗和各類檔案分類進行統(tǒng)一編號，具體情況和要求如下： 一、檔案全宗編號： 根據(jù)集團檔案管理部門的規(guī)定，石家莊 市 盛安物業(yè)有限公司檔案全宗號確定為： SW1（ xx0） 其 中：“ SW” — 為“盛安物業(yè)”漢語拼音的縮寫；后面的“ 1” — 為“物業(yè)”產(chǎn)業(yè)；“ XX” — 為“所在地區(qū)”漢語拼音的縮寫；“ 0” — 為物業(yè)公司本部。 第 21 頁 共 34 頁 附件二 石家莊 市 盛安物業(yè)服務(wù)有限公司 檔案移交書 檔案內(nèi)容 檔案數(shù)量 總計 卷。 第 11 頁 共 34 頁 第十章 獎罰 第二十七條 物業(yè)公司根據(jù)每年檢查結(jié)果對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的單位、部門或個人，將給予相應(yīng)表彰或獎勵 等。 第二十五條 檔案資料的鑒定 檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀； 經(jīng)鑒定后仍無法確定其保存價值的 檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進行鑒定（請參見附件九《檔案鑒定申請表》）； 技術(shù)檔案資料鑒定時，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見； 不能單純從保管期限，年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。 第九章 檔案資料管理和鑒定 第二十三條 檔案室的設(shè)置 物業(yè)公司及下屬各客戶服務(wù)中心可根據(jù)自身實際情況設(shè)置綜合檔案室、資料保管室和庫房。 第二十條 檔案資料密級確定及管理 物業(yè)公司及下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料密級分為機密、秘密、普通三等級，密級事項劃分詳見檔案資料歸檔范圍； 查閱機密檔案資料，只能在檔案室內(nèi)查閱； 第 9 頁 共 34 頁 須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級資料，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖； 檔案室的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。物業(yè)公司于每年 6 月 30 日和 12 月 31 日前分別將整理好的半年的檔案資料目錄清單，以電子版形式進行備案。 第六章 歸檔檔案資料檢查 第十五條 物業(yè)公司的檔案資料工作應(yīng)納入日常管理當(dāng)中。對于自己保存的檔案資料，按類別和年限兩級分類分柜存放。包括但不限于獎狀、獎旗、獎杯、證書、紀(jì)念品。各類圖紙分裝不同檔案盒并在盒面上制作標(biāo)簽，注明圖紙的單位，名稱、日期等。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件。 日常管理服務(wù)資料 （ 1）各部門日常的各種往來函件、值班記錄，各種內(nèi)部通啟等文書資料的管理。在盒上面?zhèn)溆邢鄳?yīng)檔案標(biāo)簽，將制作好的檔案標(biāo)簽貼在檔案盒（夾）的側(cè)立面距頂部 3CM 位置上，并把檔案盒排列在檔案柜中。由于日常工作的需要，業(yè)戶檔案資料一般存放于各個客戶服務(wù)中心。主 要包括公司所簽訂的合同資料，監(jiān)察職能部門對公司進行檢查的書面及取證材料以及公司固定資產(chǎn)相關(guān)材料； 人事檔案資料； 實物、聲像類檔案，包括各種電子檔案。并完成物業(yè)公司檔案管理員交待的其他相關(guān)工作任務(wù)。 第八條 物業(yè)公司須配備檔案管理的專責(zé)人員，下屬各客服中心根據(jù)自身實際情況，須指定專人負責(zé)或配置兼 職檔案管理員，具體管理本客服中心日常檔案資料。 第六條 客戶服務(wù)中心負責(zé)所屬樓盤的有關(guān)檔案工作，承擔(dān)管理責(zé)任。 第二條 檔案資料工作的基本原則：集中統(tǒng)一 管理石家莊 市 盛安物業(yè)服務(wù)有限公司及各下屬客戶服務(wù)中心有關(guān)存檔資料檔案，維護檔案資料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用。 第一章 總則 第一條 本管理辦法所稱的檔案資料是指石家莊 市 盛安物業(yè)服務(wù)有限公司及下屬客戶服務(wù)中心成立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有查閱、利用價值的各種形式 (紙質(zhì)、電子、聲像、實物等 )資質(zhì)證照、文書、公文、公函、合同 、圖紙、業(yè)戶資料、以及音像、圖表等檔案資料。 第五條 石家莊 市 盛安物業(yè)服務(wù)有限公司對本部檔案進行直接的管理，同時對下屬客戶服務(wù)中心的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管，并承擔(dān)公司本部及有關(guān)客戶服務(wù)中心檔案工作的管理責(zé)任， 并可根據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管或調(diào)用各客戶服務(wù)中心的有關(guān)資料。物業(yè)公司及下屬各客服中心均需設(shè)立獨立檔案室。 客戶服務(wù)中心檔案工作人員主要職責(zé)有： （ 1）負責(zé)客服中心檔案資 料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好檔案資料的保密工作； （ 2）做好檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護工作；維護檔案資料的完整和安全。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)施等方面及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過程記錄及相關(guān)材料； 合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。 業(yè)戶檔案資料（包括維修基金檔案資料） 主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。具體收集整 理要求如下： （ 1）業(yè)戶檔案資料包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時間、面積等 ,根據(jù)具體需要，選擇將檔案袋裝進檔案盒內(nèi)，并將業(yè)戶的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列。同時做好電子檔案的更新。 （ 3）物業(yè)經(jīng)營管理材料。可分為：建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。 （ 7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各種活動材料。 第五章 檔案資料的移交和歸檔要求 第十二條 移交前資料管理 各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客服中心檔案資料員負責(zé)存檔管理； 第 6 頁 共 34 頁 各客戶服務(wù)中心必須設(shè)置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒）內(nèi)，客戶服務(wù)中心檔案資料員對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負責(zé)； 各客戶服務(wù)中心存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次 ）向物業(yè)公司檔案室進行一次移交。 非 A4 圖幅 圖紙 可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成 A4規(guī)格，豎向按順時針方向向內(nèi)折，圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖表欄露在外面 ； 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如 使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆， 字跡應(yīng)清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備； 歸檔 的文件原則上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外），要盡量追加原件，必要時復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔； 熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處； 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整； 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計的修改也須在圖紙上反映出來； 聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合集團檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并 按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并保存。 第 8 頁 共 34 頁 第十七條 物業(yè)公司不定期對各客服中心的檔案管理工作進行抽查或?qū)嵉貦z查，包括各客服中心檔案管 理、及下屬樓盤檔案監(jiān)督檢查情況、移交檔案的及時性等方面。借出的檔案資料一般不超過 7 天，超過 7 天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過 15 天者，對相關(guān)責(zé)任人進行失職問責(zé)處理，在借閱期間造成重要資料丟失者，對相關(guān)責(zé)任人進行失職問責(zé)并報上級領(lǐng)導(dǎo)部門處理； 借閱者不經(jīng)允許不得隨便摘抄、拍照、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)允許摘抄、復(fù)制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進行審查和核對； 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點等，并保證如期歸還； 實物檔案一般不外借，聲 像檔案資料應(yīng)以復(fù)印件提供利用。 第八章 檔案資料分類及編目原則 第二十二條 詳見附件七《檔案分類及編目規(guī)定》及附件八《檔案分類體系一覽表》。 第 10 頁 共 34 頁 第二十四條 檔案資料統(tǒng)計 物業(yè)公司及下屬各客 戶服務(wù)中心在每年 12 月 31 日前對檔案資料的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進行統(tǒng)計； 各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，且字跡工整； 物業(yè)公司檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報物業(yè)公司負責(zé)人，下屬各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報客戶服務(wù)中心負責(zé)人； 統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實際。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人 分別在銷毀清冊上簽字； 檔案資料管理員應(yīng)及時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。 第 12 頁 共 3