【導讀】第二條本辦法所稱的檔案，是指集團公司在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。第三條檔案是企業(yè)自身發(fā)展的歷史記錄，是企業(yè)資產的重要組成部分。各級領導必須給予高度重視，加強領導，增強全員檔。第五條集團各單位應認真貫徹、執(zhí)行、遵守《檔案法》，法制定本單位檔案管理實施細則，并報集團公司備案。（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，各單位應結合實際做出具體規(guī)定。

　　

【正文】 存在問題及立卷人姓名、立卷時間等 。 可將備考表印在卷盒封三上。 第 十 二 條 財務 部門在保管會計檔案期間， 要編制會計檔案保管清冊，一年期滿后與會計檔案一并移交檔案部門 保 管 （保管清冊及目錄見附件 2A、 B）。 第十 三 條 編制目錄時，“案卷內容”即對案卷內容的簡明摘 — 48— 要，要揭示出卷內文件的時間、作者、名稱等內容。 第十 四 條 “會計處理號”的編制方法，各單位可自行確定。 第十 五 條 各級財務會計部門向 本單位的 檔案部門移交會計檔案時，其案卷質量、手續(xù)必須符合本《 規(guī) 則》的要求，如達不到要求，財務會計部門應在檔案部門指導下重新整理，合格后再向檔案部門移交。 第三章 會計檔案的歸檔 第十 六 條 會計檔案具體包括： （ 一 ） 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會計憑證（包括職工持股憑證）。 （ 二 ） 會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬，其它會計賬簿（包括職工持股 賬 簿）。 （ 三 ） 財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告 (包括財務報表、附表、附注及文字說明 )，其它財務 報告。 （ 四 ） 其它類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，建造合同，驗工計價表，其它應當保存的會計核算專業(yè)資料。 （ 五 ） 除了收集本單位的財務會計報告外，還應收集所屬單位的年度、季度財務會計報告，但保管期限應有所不同。 （ 六 ） 保管期限為 5 年及以下的 （ 季度財務會計 ） 報告 ，不向檔案部門移交，由各級財務會計部門自行保管、銷毀。歸檔范圍詳見附件 1。 — 49— 第十 七 條 財務會計部門向檔案部門移交會計檔案時，應按會計檔案保管清冊案卷登記的順序（即會計處理號）編制“會計檔案移交清冊”及“移交目錄”（見附件 3Ａ、Ｂ ）一式兩份。填寫移交目錄時，會計憑證應按冊寫明憑證種類、月份、自編起止號，明細賬應填寫月份和科目，財務會計報告如幾個單位合并裝訂成冊時，應寫明單位名稱。交接雙方按交接目錄清點，核對無誤后雙方簽字蓋章，各自保留一份，以備查考。 第十 八 條 檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應保持財務會計部門移交時原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理時，檔案部門應會同財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。 第十 九 條 檔案部門對接收的會計檔案進行整理，其主要任務是： （一） 每卷歸檔文件均要在案卷封面右下側加蓋“會計檔案歸檔卷 位戳”（尺寸和內容詳見附件 4），其加蓋的歸檔卷位戳使用紅色印油，內容用藍、黑色填寫，具體填法是： “年度”為該卷形成的年度，用阿拉伯數(shù)字填寫 ；“保管期限”為該卷內容針對的保管期限； “類別”按憑證、年度財務會計報告、季度財務會計報告、工資支付單、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、輔助賬，會計檔案保管、移交、銷毀清冊等填寫 ； “會計處理號”（又稱處理號）為財務會計部門保管會計檔 — 50— 案時編制的順序號 ； “全宗號”為上級檔案部門 給 本單位所確定的全宗 代 號 ； 歸檔卷位戳加蓋的位置是：憑證、報表及檔案保管、移交、銷 毀清冊等蓋在案卷封面右下側，賬本蓋在扉頁右下側。如案卷封面已印有歸檔卷位戳記各項內容，可不加蓋歸檔卷位戳記，但各項內容應填寫清楚。若所填寫的內容不齊全應加蓋歸檔卷位戳。 （ 二 ） 會計檔案一律使用盒裝，以盒為保管單位，一盒為一卷。卷盒要統(tǒng)一，采用牛皮紙盒，規(guī)格為 220 310mm，根據(jù)案卷的厚度可分別裝入厚度為 50mm 檔案盒內（會計檔案盒及其封面式樣見附件 5Ａ、 B）。 （ 三 ） 會計檔案卷盒印刷字的尺寸：卷盒封面“會計檔案”四個字用 30 30mm 黑體字紅顏色印刷?！皢挝幻Q”用 15 10mm宋體字 紅顏色印刷。卷盒脊背的印刷字用黑體字紅顏色印刷。 （ 四 ） 卷盒封面的單位名稱必須用規(guī)范的單位名稱，封面印刷只印集團公司一級，所屬單位子公司的名稱在卷盒脊背“單位”欄顯示。 （ 五 ） 會計檔案盒脊背各項內容的填法與歸檔卷位戳相同，“單位”和“類別”欄可填寫標準簡稱 。 具體填法是： “單位”欄的單位名稱應填寫到立卷部門，如“ 中鐵隧道 集團公司財務部” 、 “ 中鐵隧道 集團一 處有限 公司財務部” ； “類別”欄填寫時，應使用規(guī)范簡稱： — 51— 年度財務會計報告 —— 年報 季度財務會計報告 —— 季報 工資支付單 —— 工資單 現(xiàn)金日記賬 —— 現(xiàn)金賬 銀 行存款日記賬 —— 銀行賬 會計檔案保管清冊 —— 保管清冊 會計檔案移交清冊 —— 移交清冊 會計檔案銷毀清冊 —— 銷毀清冊 卷盒脊背中“會計處理號”可簡寫為“處理號”。加蓋卷盒脊背各項內容用藍、黑色印油，字體、字號各單位自定。 （ 六 ） 保管期限同為 15 年的案卷排列方式，按照總賬、明細賬、日記賬、憑證的順序排列。 （ 七 ） 編制案卷目錄：為方便借閱，檔案部門應編制案卷目錄（其式樣見附件 6）。填寫要求： “年度”為該案卷內容形成的年度 ； “案卷號”為該案卷流水號 ； “案卷內容”為該案卷具體內容 ； “案卷張數(shù)”為該案卷實際總張數(shù) ； “存放位置”為該案卷存放的庫房和柜架編號 ； 案卷目錄應按案卷排列上架的順序填寫，并將一個年度內的一個部門或一個保管期限的案卷目錄分別裝訂，編上張?zhí)枴０妇砟夸浹b訂成冊后，一冊編一個流水號（即案卷目錄號）。 — 52— （ 八 ） 編制會計檔案案卷目錄索引 ： 為便于查找會計檔案案卷目錄，需要編制案卷目錄索引，以揭示每類會計檔案數(shù)量、所在張次及案卷起止號（會計檔案案卷目錄索引式樣見附件 7Ａ、 B） 。 會計檔案按年度 —— 立卷部門 —— 保管期限 —— 種類排列的可填寫附件 7Ａ。按保管期限 —— 年度 —— 立卷部門 —— 種類排列的可填寫附件 7Ｂ（按 B 種排列的單位，各指揮部撤銷歸檔時可單獨保存） 。 會計檔案案卷目錄索引，應放在案卷目錄的前面，與案卷目錄一并裝訂。 （ 九 ） 編制會計檔案歸檔說明 ： 檔案部門每年在完成會計檔案任務后，編寫歸檔說明，放在案卷目錄索引前面，與案卷目錄一并裝訂，其內容應包括：年度內哪些財務會計部門已歸檔，哪些應歸檔但尚未歸檔及其原因。年度內會計檔案的歸檔數(shù)量，按保管期限和種類劃分各多少卷。已歸檔的檔案是否齊全、完整。具體包括： 已歸檔案的案卷質量情況 ； 會計檔案分類排列上架情況 ； 會計檔案損壞情況 ； 會計檔案銷毀及留存情況 ； 屬于保管期限內的檔 案而誤銷情況 ； 其它會計檔案需要說明的問題 。 （ 十 ） 會計檔案的分類排列上架，可采用以下兩種方法 ： 1． 一個年度一個財務會計部門內的會計檔案按保管期限長短編一個案卷流水號，即按年度 — 立卷部門 — 保管期限 — 種類排列 ； — 53— 2． 按會計檔案的不同保管期限排列，一個年度的會計檔案先分開保管期限，一個保管期限內按不同財務會計部門編一個流水號。即按保管期限 — 年度 — 立卷部門 — 種類排列。 （ 十一 ） 會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為３年、５年、 15 年、 25 年四種。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 （ 十 二 ） 本《規(guī) 則》規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管應當按照本《 規(guī) 則》附表所列期限執(zhí)行，集團公司 各單位可根據(jù)需要適當延長保管期限。各單位會計檔案的具體名稱，如果同本《 規(guī) 則》所列檔案名稱不相符，可以比照類似檔案的保管期限辦理（會計檔案保管期限見附件 1）。 第四章 會計檔案的保管和使用 第 二 十 條 各單位保管的會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、排列系統(tǒng)、存放有序、查閱方便，原則上應將會計檔案單設庫房保管，并切實執(zhí)行安全保密制度，注意做好防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溫、防蟲、防塵 等工作，嚴防損毀、散失和泄密。 第 二 十 一 條 各單位檔案部門要建立會計檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)可疑情況和發(fā)生意外事故，要及時向單位領導和上級主管部門匯報。 第二十 二 條 各單位的會計檔案主要為本單位的各項工作服務，檔案人員必須作到主動、熱情，為利用者提供方便。 — 54— 第二十 三 條 各單位檔案管理部門要 建立健全會計檔案借閱、復制登記制度。會計檔案除本單位財務會計部門有權查閱外，其它部門或外單位查閱須持有介紹信，并經財務會計部門負責人或 主管 領導批準后辦理登記手續(xù)方可查閱。會計檔案原則上不得借出，如借出須限期歸還。 第二十 四 條 查閱或復制會計檔案的人員，不得在會計檔案上作任何記錄、符號和標記，不準涂畫、拆封、抽換或涂改。 第二十 五 條 各單位檔案管理部門 應設會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱或復制人的姓名、工作單位、日期、查閱內容、用途、歸還日期等。 第二十 六 條 各單位檔案管理部門 要做好會計檔案的統(tǒng)計工作，檔案部門在每年完成歸檔整理工作后，將本年及歷年檔案數(shù)量及鑒定銷毀變動情況，填寫會計檔案年度數(shù)量統(tǒng)計表（見附件8）及歷年會計檔案數(shù)量統(tǒng)計表（見附件 9）。 第二十 七 條 為做好會計檔案的統(tǒng)計工作，對于本《 規(guī) 則》中所附的統(tǒng)計表，各單位可 結合實際情況自行完善，但本表內容不應減少。 第二十 八 條 各單位檔案管理部門要 認真做好利用會計檔案反饋記錄，積累利用會計檔案實例。 第五章 會計檔案的鑒定、銷毀 第二十 九 條 保管期滿的會計檔案， 可以按照以下程序銷毀 ： （一） 由本單位檔案部門會同財務會計部門提出銷毀意見， — 55— 編制會計檔案銷毀清冊及銷毀目錄（式樣見附錄 10Ａ、 B） ； （二） 集團公司財務檔案的銷毀由集團公司總會計師 在檔案銷毀清冊上簽 字批準；子公司財務檔案由子公司總會計師簽 署意見報 集團公司財務 部門批準后方可銷毀 。 （三）銷毀會計檔案時 ,應由檔案部門和財 務會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人必須對銷毀檔案進行清點核實，嚴格履行職責，到指定地點銷毀。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責人。 第 三 十 條 保管期滿但未結清的債權債務、涉及其它未了事項的原始憑證和外事活動的有關憑證不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 第 三 十 一 條 檔案部門接收的撤銷單位的會計檔案保管期滿后，由檔案部門和財務部門共同做好鑒定銷毀工作。 第三十 二 條 會計檔案保管期滿后，經鑒定 具有保存價值的會計檔案，應重新組卷，確定保管期限，存放在案卷形成年度的相應保管期限內，重新編制案卷號，在案卷備考表中注明有關問題。 第六章 其它要求 第三十 三 條 采用電子計算機進行會計檔案核算的單位，應當保存打印出來的紙質會計檔案。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質保存會計檔案 — 56— 條件的單位， 有關此 類載體檔案的保管，其管理辦法需報經 集團公司 檔案管理部門 批準后方可使用。 第三十 四 條 單位因撤銷、解散、破產或者其它原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產 所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。 第三十 五 條 單位分立的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其它方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協(xié)商后由其中一方代管或移交 有關 檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位某一部分業(yè)務移交其它單位經辦的，所涉及的會計檔案按照前款規(guī)定辦理。 單位因業(yè)務移交其它單位辦理所涉及的會計 檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案 。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第三十 六 條 單位合并后原單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。 第三十 七 條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當按規(guī) — 57— 定辦理交接手續(xù)。 移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并 由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 第三十 八 條 財務部門形成的會計專業(yè)核算材料裝訂后，其尺寸不能大于封面，封面不能大于檔案盒。 第三十 九 條 各單位 資產評估、清產核