【文章內容簡介】 業(yè) 內部形成的文件材料； （ 二 ） 本企業(yè)所屬單位和派出機構 (包括境外機構 )上報 本企業(yè)的文件材料 。 （ 三 ） 本企業(yè)引進項目、外購設備附帶的文件材料； （ 四 ） 本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料； （ 五 ） 本企業(yè)參與的合作項目 ,合作單位按要求應 向本企業(yè)提交的文件材料； （ 六 ） 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料 。 第七條 歸檔文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。 第 四章 歸檔要求 第八條 歸檔文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯系 ,并符合有關標準、規(guī)范要求。 第九條 歸檔文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件歸檔后不得更改。 第十條 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或 — 28— 少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。 第十一條 電子文件，應有相應 的紙質文件材料一并歸檔保存 ，即反映同一內容而載體不同的文件材料要保持其一致性（紙質、電子文件一致）。 第十二條 歸檔文件的載體和字跡應符合耐久性要求。 第十三條 歸檔文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。 第十四條 兩個以上單位合作完成的項目，由主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協議規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。 第十五條 各部門的專（兼）職檔案人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門負責人簽字核準后向檔案部 門移交。重要的文件材料移交時應編制歸檔說明。檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件的質量。 第十六條 交接雙方應認真核對移交清冊 ， 并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。 第五章 歸檔時間 第十七條 管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。 第十八條 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質 — 29— 文件歸檔時間一致。 第十九條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在結束后及時歸檔。 第二十條 企業(yè)員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。 第二十一條 各 指揮部、項目部工作終止、機 構撤銷之前，應將機構存在期間形成的有參考利用價值的 文件材料整理立卷移交本單位 檔案部門保管。 第二十二條 下列文件材料應隨時歸檔： 一、變更、修改、補充的文件材料； 二、企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； 三、企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料； 四、其他臨時活動中形成的文件材料。 第 六 章 文書檔案的整理、保管和統(tǒng)計 第 二 十 三 條 保管期限的劃分 ： 文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期 3 種，永久為50 年以上，長期為 超過 16～ 50 年，短期為 15 年以下。對本單位、國家建設和歷史研究 有長遠利用價值的檔案，列為永久保存 。對本單位在較長時期內有利用價值的檔案 ，列 為長期保存 。對本單位在較短時期內有利用價值的檔案 ，列 為短期保存 。 介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長。 各種文件材料的具體 — 30— 保管期限 見 《 集團公司 文書檔案保管期限表 》 （附件 2）。 第二十四條 檔案密級的劃分 ： 屬于國家秘密的文件資料，應按規(guī)定標明密級（絕密、機密、秘密），確定保管期限。屬于企業(yè)商業(yè)秘密的文件資料，如重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造以及試驗、生產的配方和工藝訣竅、審計報告等，應由文件形成部門標明并確定保密期限。保密期限屆滿的，自行解密；保密期限需要延長的，由原確定密級和保管期限的部門決定；在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保管期限的部門或者上級機關應當及時解密。 第二十五條 根據《 中鐵隧道集團有限公司 歸檔文件整理規(guī)則》，歸檔文件應以件為單位進行整理、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。 第二十六條 歸檔文件按照全宗整理，一個單位在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗，同一個全宗的檔案不得拆散，不同全宗的檔案不得混在一起。劃分檔案全宗的原則是： （ 一 ） 行政上可以獨立行使職權，能夠以自己的名義單獨對外行文 的單位 ； （ 二 ） 財務上是一個獨立的會計單位，可以單獨編制預、決算或財務計劃 的單位 ； （ 三 ） 設有專門的人事機構或管理人事的干部 機構 ，有一定的任免權 的單位 。 第二十七條 一個全宗的全部檔案，應根據檔案的來源、產 — 31— 生時間、內容和形式，分門別類，區(qū)分不同的保管期限，進行科學分類，系統(tǒng)排列。歸檔文件可以采用保管期限 年度 機構或年度 機構 保管期限等分類方法。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。 第二十八條 文書檔案的保管 ： （ 一 ） 各單位應 建立必要的制度，增添必要的設備，采用科學方法，做好檔案的保管工作，保護檔案的安全，延長檔案 的壽命。具有永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制，并在備考表上注明 ； （ 二 ） 檔案庫房是保存黨和國家、企業(yè)機密的重地，必須設在安全地點，結構堅固，室內保持適當的溫度和相對的濕度（溫度一般為 14～ 24℃，相對濕度為 45～ 60％），有防火、防盜等“八防”設施和措施。檔案庫房應有專人負責管理，實行定期檢查和清點制度，并做好平時記錄。 第二十九條 檔案工作人員調動時，必須在離職前將所管理的檔案數量和狀況交待清楚，并辦理交接手續(xù)。 第三十條 文書檔案的統(tǒng)計 ： 檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的一項基礎工作， 各單位檔案部門必須建立登記和統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用、鑒定、銷毀及編研開發(fā)等情況進行登記和統(tǒng)計。年末 需 編制、填寫本單位文書檔案年度統(tǒng)計表和歷年統(tǒng)計表， 對統(tǒng)計數字必須認真核實， 并按規(guī)定向上級機關 報 送檔案統(tǒng)計年報表 。 — 32— 第 七 章 文書檔案的利用 第三十一條 檔案工作人員應了解本單位的歷史和業(yè)務，熟悉所保管的檔案情況，主動開展檔案利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、歸檔文件目錄、全宗介紹等，提高查找效率；應協同有關部門，編制組織機構沿革、大事記、文件匯編、專題資料、專題目錄等資料，為企業(yè)各項工作服務 。 第三十二條 檔案部門應根據上級有關規(guī)定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復制等制度、辦法，嚴格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關系。 第三十三條 絕密檔案，調閱單位必須指定專 人借閱，持有介紹信，說明借閱理由， 經本單位 主管檔案工作的領導批準，方可借閱。 第三十四條 調閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調閱其他部門檔案，需經 主管檔案工作的領導批準 。 黨委、紀委形成的檔案，除形成檔案的部門利用外，其他單位、部門借閱時必須持單位介紹信，經形成檔案部門的負責人批準。 第三十五條 借閱檔案資料，一般只限在檔案調閱 室或辦公室查閱，如有特殊情況需要借出時，須經主管檔案工作的領導批準，辦理借出手續(xù)，借出的檔案不準帶至宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。 第 八 章 文書檔案的鑒定和銷毀 第三十六條 鑒定檔案，應用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點， — 33— 正確分析和鑒別檔案的價值，準確劃分檔案的保管期限 ： （ 一 ） 鑒定某一部分檔案時，應以檔案部門為主，請形成部門人員參加，組成鑒定小組；全面鑒定時，應成立專門鑒定委員會； （ 二 ） 鑒定人員要按照文書檔案保管期限表，對檔案進行直接、具體地審閱，把握文件所記述、說明的事情、事件、問題的真實性，文件作 者、名稱的可靠程度，產生時間、外形情況以及全宗內檔案完整程度，進行綜合分析，不能簡單地根據檔案的目錄、文件的標題來劃定保管期限； （ 三 ） 鑒定工作要堅持保存從寬、銷毀從嚴，孤本從嚴、復本從寬的原則 。 （ 四 ） 鑒定工作要做到存、毀恰當，手續(xù)清楚。凡是經過變動的案卷或文件，都應將剔出文件的內容、鑒定時間、經手人姓名等，在盒內備考表上如實注明。 第三十七條 對已經超過保管期限的文書檔案進行鑒定、銷毀 ： （ 一 ） 對改變保管期限繼續(xù)留存的檔案，要編造目錄，插入相應的年度； （ 二 ） 對確無保管價值的需要銷毀的檔案，寫出鑒定工作 報告，編造銷毀清冊和銷毀目錄，經形成檔案的部門復審后，報請領導審批銷毀； （ 三 ） 銷毀檔案時要有兩人以上進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上 — 34— 簽字； （ 四 ） 鑒定工作結束后，要將鑒定工作報告、銷毀清冊、目錄等，列入當年的檔案內長期保存。 第 九 章 文書檔案的移交 第三十八條 各單位、各部門的檔案不得任意分散、轉移和銷毀。每年上半年內，必須按時向本單位檔案部門移交上一年度形成的全部檔案。由移交單位（部門）填寫歸檔文件移交清冊、歸檔文件目錄一式兩份，經雙方單位（部門）蓋章和經辦人簽字后各存一份。 第三十九條 臨時機構（如工程指揮 部、項目經理部、辦事處等）和中外合資機構 所形成的檔案 ，在機構撤 銷 后必須指定專人進行 整理，按隸屬關系向檔案部門移交。 第 四十 條 單位或機構 在 撤銷、合并 以及名稱變更 或者 發(fā)生其它 重大 事項 變動時，其檔案材料應由原單位按規(guī)定整理。如撤銷，應向上一級檔案管理部門移交；如合并，應向上一級檔案管理部門指定的單位移交。 第六章 附則 第四十一條 本 規(guī) 則由 集團公司 辦公室 負 責解釋。 第四十二條 本 規(guī) 則 自印發(fā) 之日起 實施 。 附件： 文書檔案 保管期限 表 — 35— 附件 1： 國有企業(yè)文件材料歸檔范 圍 一、黨群工作形成的文件材料 （一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。 （二）黨組織建設、黨員和干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或 事件 。 （三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設、統(tǒng)戰(zhàn)工作。 （四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。 （五）專業(yè)學會、協會工作，群眾團體活動。 二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準，企業(yè)章程。 （二）企業(yè)領導班子（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經理層，下同）構成及變更，企業(yè)內部機構及變更。 （三）企業(yè)領 導班子的活動。 （四）綜合性行政事務，企業(yè)事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。 （五）法律事務，紀檢監(jiān)察，公證工作。 （六）審計工作。 （七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。 — 36— （八）職工教育與培訓工作。 （九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。 （十）后勤福利，住房管理。 （十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。 （十二）外事工作。 三、經營管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)改革，經營戰(zhàn)略決策。 （二）計劃管理，責任制管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。 （三）資產管理， 房地產管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經營管理，產權變動，清產核資。 （四）屬企業(yè)所有的知識產權和商業(yè)秘密及其管理。 （五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。 （六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關調查等。 （七）財務管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。 （八）物資采購、保存、供應和流通。 （九）經營業(yè)務管理，服務質量管理。 （十）境外項目管理。 （十一）招投標項目管理。 四、生產技術管理工作形成的文件材料 （一）生產準備、生產組織、調度工作。 （二）質量管理，質量檢測和質量控制工作。 — 37— （三）能源 管理。 （四）企業(yè)管理現代化和信息化建設，科技管理。 （五）生產安全，消防工作，交通管理。 （六）環(huán)境保護、檢測與控制。 （七）計量工作。 （八）標準化工作。 （九）檔案、圖書、情報工作。 五、產品生產或業(yè)務開發(fā)工作形成的文件材料 A 工業(yè)企業(yè) （一）產品的市場調研、立項論證、設計。 （二）產品的工藝、工裝、試制、加工制造。 （三）產品的檢驗、包裝。 （四）產品的銷售與售后服務。 （五）產品鑒定、評優(yōu)。 （六）產品質量事故分析及處理。 B 非工業(yè)企業(yè) （一）業(yè)務項目的研發(fā)與形成。 （二）業(yè)務項目的經營 （三） 業(yè)務項目的保障與監(jiān)督。 六、科學技術研究工作形成的文件材料 （一）科研項目的調研、申報立項。 （二）科研項目的研究、實驗。 — 38— （三）科研項目的總結、鑒定。 （四）科研項目的報獎、推廣應用。 七、職工個人管理形成的文件材料 （一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。 （二）職工的鑒定、考核。 （三）職工的專業(yè)技術職務評聘。