【正文】 虛位（即1不編為001），不加“第”字。如：“秦麥〔2005〕1號”、“秦麥行〔2005〕1號”、 “秦麥質(zhì)〔2005〕1號”、 “秦麥銷〔2005〕1號”、 “秦麥生〔2005〕1號” “秦麥財〔2005〕1號”。⑤公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時可省略外，其它公文均可保留一級文種。如“轉(zhuǎn)發(fā)的通知”。⑥主送機(jī)構(gòu)指公文的主要受理機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱。上報的公文。上報公文應(yīng)在橫線上方左側(cè)注字號，右側(cè)注明簽發(fā)人；并在文件附注處注明聯(lián)系人的姓名及電話。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之、成文時間之前注明附件順序和名稱。注明的名稱必須與所附文件的編號、名稱相一致。⑦成文日期。會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；一般信函以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”。⑧主題詞。應(yīng)在上級單位頒發(fā)的主題詞表中選擇合適的主題詞；標(biāo)注主題詞應(yīng)在規(guī)范的主題詞表中進(jìn)行選擇，不允許生造和隨意標(biāo)注；主題詞一般不超過五個詞組；請示件應(yīng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。⑨發(fā)文用印。公文除會議紀(jì)要外，須加蓋印章。單一機(jī)構(gòu)制發(fā)的公文在成文日期之上不再標(biāo)署發(fā)文機(jī)構(gòu)名稱，只在成文日期上加蓋印章。印章端正、居中下壓成文日期，齊年蓋月。公文除以會議紀(jì)要文頭紙印刷的會議紀(jì)要外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時，各單位都應(yīng)加蓋印章，蓋印順序應(yīng)與文頭單位排列相同；⑩聯(lián)合行文。企業(yè)與其他機(jī)構(gòu)聯(lián)合行文，主辦機(jī)構(gòu)應(yīng)排列在前；只標(biāo)明主辦機(jī)構(gòu)發(fā)文字號。聯(lián)合行文單位均需加蓋印章。兩個單位聯(lián)合行文，應(yīng)將成文日期間距拉開，兩個印章均壓在成文日期上，不相交或相切。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，印章加蓋或套印其上，成文日期可不蓋章。（2）、公文文字從左到右橫寫、橫排，用紙應(yīng)按國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂，公文版頭格式統(tǒng)一由發(fā)文單位全程加“文件”二字，文件印制應(yīng)采用公司統(tǒng)一編制的公文模塊。行文規(guī)則（1）行文關(guān)系，公司根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定：①公司在職權(quán)范圍內(nèi)可以對所屬部門行文，并根據(jù)業(yè)務(wù)需要向無隸屬關(guān)系的單位行文；②公司各部門之間一般不行文，也不得以部門名義對外行文，公司內(nèi)部有關(guān)工作可采用工作聯(lián)系單或簽報；③公司領(lǐng)導(dǎo)講話一般印發(fā)《內(nèi)部情況通報》，不再行文。④各職能部門不許用本部門名義向平級單位下指令、作指示，可在職能部門之間發(fā)會議紀(jì)要、情況通報或通知等。如遇重大事項(xiàng)，以職能部門名義行文時，需經(jīng)總經(jīng)理同意后辦理。（2）一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)在寄發(fā)該文件時同時抄報被越級的單位。向下級單位的重要行文，應(yīng)同時抄送其直接上級單位。（3）同級單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。（4）請示的公文應(yīng)一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其它單位，應(yīng)采用抄送形式，但不得同時抄送下級單位；業(yè)務(wù)性、時效性較強(qiáng)的公文，在報請上級或業(yè)務(wù)部門審批的同時，可抄送有關(guān)單位；由人事行政部根據(jù)請示內(nèi)容，分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（5）報告中不得夾帶請示事項(xiàng)，除領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)外，請示類公文不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。（6）以公司名義行文，需經(jīng)總經(jīng)理或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（7）如屬重大事項(xiàng)，公司以紅頭格式行文，職能部門一律不準(zhǔn)用紅頭格式行文。公文辦理（1）收文辦理收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。①擬辦——凡需辦理的收文，由人事行政部提出擬辦意見，根據(jù)輕重緩急和專業(yè)分工，送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，或直接送有關(guān)部門辦理；涉及幾個部門共同辦理的文件，擬辦時確定主辦部門，由主辦部門同有關(guān)部門會辦；——對不屬于本單位職權(quán)范圍、不適宜由本部門辦理的，應(yīng)迅速退回人事行政部重新擬辦并說明理由；——各部門通過會議或其它渠道收到的主送公司的各類公文，都應(yīng)先交人事行政部收文，由人事行政部按公文辦理程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)；——凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門傳閱的文件，行政文件由人事行政部組織傳閱，部門之間不得橫傳。②批辦審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名、和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。——承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時間（7天）內(nèi)抓緊辦理文件，急件隨時辦理。特殊情況下在時限內(nèi)辦理確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時向人事行政部說明。部門主要負(fù)責(zé)人因公外出，應(yīng)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)和人員辦理文件，不得由此造成文件積壓、拖延；——上級部和政府要求公司辦理并報告辦理結(jié)果的批示件和征求意見稿，應(yīng)作為急件辦理，由人事行政部送公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門在規(guī)定時限內(nèi)提出書面意見，經(jīng)人事行政部核稿并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式向外報送。③催辦對需要辦理的重要和有時限要求的文件，由人事行政部負(fù)責(zé)催辦，各部門應(yīng)積極配合。對公文的辦理情況，納入本部門考核。人事行政部文秘人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。（2）發(fā)文辦理發(fā)文辦理程序：職能部門擬稿──職能部門經(jīng)理審核──報送（書面材料和電子文本）人事行政部核稿──呈送公司總經(jīng)理審批──人事行政部印發(fā)和歸檔。①擬稿——符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合集團(tuán)公司的有關(guān)要求，符合公司的有關(guān)規(guī)定；——情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短；——人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日。引用公文應(yīng)引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。使用英文字母縮寫時，應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫；——結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”；——必須使用國家法定的計量單位；——公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。②會簽——公司發(fā)文內(nèi)容凡涉及到其他部門業(yè)務(wù)的，主辦部門應(yīng)事先商請有關(guān)部門會簽。每個部門會簽時間不得超過2天；——會簽部門對會辦事項(xiàng)如有不同意見，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決，如無法協(xié)調(diào)一致，主辦部門應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)反映各方面意見，必要時提請公司行政辦公會議研究決定；——各職能部門擬發(fā)規(guī)章、條例、規(guī)則等法規(guī)性文件時，均應(yīng)有法律依據(jù)。③審核及核稿各部門領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)對本部門草擬文稿進(jìn)行審核把關(guān)，對不符合要求的文件稿應(yīng)及時退經(jīng)辦人修改或重新擬稿。公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)人事行政部進(jìn)行核稿。核稿的重點(diǎn)是：——是否需要行文；——有關(guān)部門是否已協(xié)商、會簽；——提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行，是否符合國家和集團(tuán)的方針政策、法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定；——公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。④簽發(fā)——凡需要公司法定代表人簽字的公文，必須由公司董事長簽字或由公司法人授權(quán)委托人簽字；——般發(fā)文由總經(jīng)理或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；——公文急需簽發(fā)總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)外出時，應(yīng)由人事行政部協(xié)調(diào)，送授權(quán)主持工作的公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。重要的請示、報告應(yīng)先送主管領(lǐng)導(dǎo)審核，再送總經(jīng)理簽發(fā)；——人事行政部經(jīng)理經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，可代簽發(fā)公司便函、賀電、唁電、內(nèi)部情況通報、會議通知、公司信息、行政會議紀(jì)要。⑤簽收公司內(nèi)部發(fā)文要履行簽收手續(xù)，不許將文件交給非收文人員，避免丟失或泄密。（3）翻印上級單位標(biāo)有密級的公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)總經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，可以翻印，翻印件同正式文件一樣管理。翻印時，要注明翻印機(jī)關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。（4）傳真收發(fā)和處理——一般傳真文件由人事行政部接收，集中分辦、管理，辦理規(guī)則同上；——屬于需要辦復(fù)的傳真，應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)或主辦部門閱辦，急件隨到隨辦，不得積壓；——草擬傳真稿，堅持一事一文，應(yīng)簡明扼要，文字清楚，說明問題；——經(jīng)營銷售類傳真由營銷部接受并負(fù)責(zé)辦理。（5）公文歸檔①公文辦理完畢，應(yīng)及時將公文定稿、正本、簽發(fā)稿、重要修改稿和有關(guān)材料（包括音像）整理好，在本部門立卷后送人事行政部檔案室歸檔。②上級公司來文及辦理過程中形成的文件、材料，職能部門在辦理完畢后將有關(guān)材料整理，移交至人事行政部歸檔。③以公司名義向上級公司或?qū)ν獍l(fā)出的所有文件，應(yīng)將有關(guān)材料交至人事行政部歸檔。④各職能部門的文件資料由各部門指定專人負(fù)責(zé)按規(guī)定整理歸檔?！臍w檔要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證歸檔文件的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本部門主要工作情況，以便于保管和利用；——聯(lián)合辦理的公文，定稿由主辦單位立卷；——具有長期或永久保存價值的電子文件，在目前情況下，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的，必須制成紙質(zhì)文件。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔；——整理好的案卷，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)歸定定期向檔案部門移交。個人不得保管應(yīng)歸檔公文；——沒有歸檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定銷毀。銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。⑤公司人事行政部負(fù)責(zé)公司公文的收發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔和按規(guī)定銷毀等工作。⑥公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全統(tǒng)一這一基本要求，嚴(yán)格執(zhí)行國家和所在地區(qū)的保密法律、法規(guī)和公司有關(guān)保密規(guī)定，確保公司內(nèi)部上傳下達(dá)渠道的暢通。文件的借閱和清退（1）各部門因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意后方可借閱。（2）借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。（3）人事行政部對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。（4）各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。二、檔案管理人事行政部是檔案管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)的檔案工作。歸檔范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像32 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