【正文】 發(fā)送《會議手冊》、會場席次圖及有關會議文件和會議材料。發(fā)放代表證、工作證等證件。發(fā)放餐票。 安排會議代表領取房間鑰匙和進住房間。隨時統(tǒng)計報到人數(shù)以備領導查詢。答復會議代表咨詢。 2．報到結(jié)束后，匯總有關情況報告會務籌備組組長，要特別注意代表變更情況和因故不能及時報到代表的情況。 3．如果會議安排接送站，要根據(jù)情況安排專人和車輛到機場和火車站接送代表。 (三) 會議期間工作 1．與出席會議的領導隨行人員保持聯(lián)系，及時迎送領導。 2．每次全體會議之前，都要認真檢查會場情況，包括會標、主席臺、代表座簽和音響等，妥善安排領導隨員、工作人員及記者席位。3．安排好會議期間的代表就餐。 (四) 會后工作 l．會務組在會議結(jié)束后負責收齊與會議有關的各種文件材料，各種錄音、攝影、錄像等全套資料，登記存檔。2．會議結(jié)束兩天內(nèi)，會務組必須撰寫會議通訊、信息并經(jīng)項目部主管領導審閱后上報和外對報送 第三節(jié) 會議的相關表格一、會議簽到表53 / 102二、會議記錄 簽到表會議（培訓）簽到表會議議題會議時間 會議地點主 持 人 記 錄 人應到人數(shù) 實到人數(shù)缺 席序號 姓 名 部門 序號 姓 名 部門 會議記錄 中鐵建工集團 XX 項目部 　　會議 第 　　　 次 　　　　會議記錄日期：　　年　 月 　日 時 開始結(jié)束 地點：主持人： 記錄人：會議主要內(nèi)容出席 （共 人）55 / 102列席 （共 人）缺席 （共 人）附件原始記錄 頁整理記錄 頁會議文件 件注：記錄用紙以 A4 紙橫寫 第 　 頁共 　　 頁五、辦事（一）接待1. 流程接到接待通知 向有關領導匯報根據(jù)來賓級別、來訪目的制訂接待方案交項目領導審核 批準后通知有關部門做好相關準備 安排來賓食、住、行、會2. 辦法項目部接待管理辦法第一條 接待工作原則接待工作要堅持熱情、周到、適度的原 則。辦公室為接待工作的歸口管理部門，負責對內(nèi)、對外的接待工作。對內(nèi)接待包括公司上級領導、兄弟單位領導參觀、視察，公司各機關各處室負責人及以上領導檢查、指導工作；對外接待包括接待甲方、監(jiān)理方、設計院、咨 詢單位、當?shù)卣?、媒體或合作單位的領導、工作人員到項目部參觀、工作；其他單位參觀考察人員。第二條 接待工作要求對聯(lián)系來訪的信件、來電等事宜應做好詳細記錄，及時向有關領導匯報，根據(jù)來賓目的和要求，制定接待方案（附件 ），責任落實到人，呈分管領導審批后盡快實施。接待方案一般應包括如下內(nèi)容：（1）來賓基本信息，具體包括：來賓姓名、單位、職務、性別、人數(shù)、 聯(lián) 安排返程票務、送站事宜追蹤服務、信息報送、接待總結(jié)，如需要報集團辦公室57 / 102系方式、來訪事宜等。（2）來訪安排，具體包括：來訪目的、接待時間、接待地點、陪同領導、參與人員、相關材料等。（3）服務安排，具體包括：接送站安排、住宿時間和地點、用餐時間和地點、陪餐人員、照相、 攝像、用車、著裝及禮品安排等。視來賓的級別與來訪目的，除向來賓提供“ 接待方案”（附件 ）外，附加簡要的工程概況、工程進度及項目宣傳手冊。對于重要上級領導（包括業(yè)主、地方政府、股份公司及集團公司等）來項目檢查指導工作，除了安排好常規(guī)的接待安排外，必須根據(jù)不同的對象準備好相應的匯報材料。要樹立賓客至上， 為來賓服務的思想。 接待人員著裝應整潔大方，服務要主動、熱情、禮貌、遵守 紀律，使客人感到熱情、周到；回答問題認真負責，介紹情況實事求是，注意保守企業(yè)秘密；應尊重客人的民族習慣和宗教信仰，按照一般的接待禮儀和當?shù)仫L俗習慣安排接待。 提高接待工作效率，主動協(xié)助來賓辦理各項事務，提前迎接客人、安排好起居生活、商議活動日程、安排領導同客人見面、組織好客人活動、安排宴請，根據(jù)需要準備紀念品。安排好來賓返程事宜、協(xié)助客人結(jié)算、征求客人對接待工作的意見。提醒客人帶好自己的物品、送客人到車站(機場) 、通知來賓單位客人返程日期和車船、飛機班次。 第三條 接待標準。項目部根據(jù)接待對象的情況劃分合適的標準。凡業(yè)主、甲方及上 級領導到項目部視察，由項目部主要領導陪同。外地參觀學習團體，由項目部有關領導出面看望。一般性業(yè)務聯(lián)系，陪客與來賓職務大體相等即可。嚴格控制陪餐人員人數(shù)。對外招待堅持“ 小額、必須、和諧”的就餐原則。3. 附件 供領導審批接待方案 外部來賓接待方案 接待禮儀安排知識 供領導審批接待方案XXXX 項目部接待方案來訪人基本情況介紹：姓名 單位 職務 性別 民族 來訪目的：（如有正式函件請附后）到達方式及時間：是否需要書面匯報：接待方案：項目 責任人 標準 時間 地點 陪同領導 匯報材料準備 紀念品購買 來賓證、安全帽發(fā)放 住宿安排用餐安排 車輛安排行程圖 59 / 102會議室準備主管領導意見： 外部來賓接待方案XXX 項目部接待安排歡迎詞：來賓日程安排：時間 活動內(nèi)容 地點 聯(lián)系人聯(lián)絡電話：陪同領導介紹:姓名 職務 接待禮儀安排知識61 / 102二、乘車座次安排司機 秘書　　2號首長 1號首長 ?。ㄖ邪停┧緳C 首長 秘書 三、會議座位安排（1）主席臺人數(shù)為奇數(shù)時：7 5 3 1 2 4 6 63 / 102主席臺下（2）主席臺人數(shù)為偶數(shù)時：6 4 2 1 3 5 主席臺下 （1）長條桌注：A為上級領導或外賓席，B為主方席當A為外賓時，A3與B3分別為客方與主方譯員（2）沙發(fā)室注：A為主方，B為客方注：A為上級領導，B為主方領導65 / 102五、合影圖注：人員排序與主席臺安排相同（二）公務用車管理1． 流程 公務用車流程圖2．辦法車輛使用管理辦法第一條 總則1. 為加強車輛和駕駛員的管理，保證車輛管理工作進一步規(guī)范化、制度化，有效發(fā)揮車輛的使用效率，為項目部生產(chǎn)經(jīng)營各項工作提供車輛保障，特制定本辦法。2. 項目部公務車輛的使用、調(diào)派、維修保養(yǎng)，與車輛有關的各種費用匯總登記以及其他相關事務性的管理工作，由辦公室負責。第二條 車輛管理用車部門填寫派車單辦公室主任根據(jù)車輛情況統(tǒng)一派車，并在派車單上簽字。司機見單出車司機將派車單填寫完整，交辦公室。67 / 1021. 項目部公務車輛由辦公室負責統(tǒng)一管理并按車牌號碼造冊登記建立管理臺帳。2. 公務用車各種車輛的附帶資料，除行車執(zhí) 照、保險卡由專職司機攜帶外，其余由辦公室專人保管并統(tǒng)一安排辦理年審、保險等有關手續(xù)。3. 如果車輛辦理移交 應及時辦理車輛轉(zhuǎn)籍手 續(xù)，并將該車各種資料隨車移交。第三條 車輛使用1. 項目部公務車輛由辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)、調(diào)度、分配使用。按照來賓用車、領導用車、 銀行取送款、各部 門（單位）用車的順序，由車輛調(diào)度人員派車。2. 項目部公務車輛調(diào)派應根據(jù)以下情況具體實施：（1）各部門應提前一天向辦公室提出用車申請，以便合理安排使用。（2）辦公室日常必須保留一輛備用車，以備應急使用。（3）需項目部派車，應填寫《派車單》（后附），經(jīng)本部室負責人核準后，交辦公室。辦公室根據(jù)事務的重要性順序、路途遠近，統(tǒng)籌安排，向司機派發(fā)《派車單》。（5）不按規(guī)定程序辦理申請，辦公室有權不予派車。如公務用車安排不開或無法滿足需求確需自駕車時，產(chǎn)生的費用經(jīng)項目領導核準后，可以予以報銷。（6）各部室員工因公事到外地出差時，項目部原則上不予派車，應盡量乘坐公共交通工具。如確需自駕，經(jīng)項目領導核準后，自駕費用可以予以報銷。由項目部組織到外地的公事，辦公室負責派車。3. 公務車由專職司機駕駛，不得借予他人使用。司機見單出車，出車完畢將派車單上交辦公室。出車途中，司機發(fā)現(xiàn)出車時間、地點與派車單明顯不符時，司機有權要求用車人向辦公室說明實際情況。4. 各部室用車須遵守如下原則與規(guī)定：（1） 車輛為項目部執(zhí)行公務專用車輛，不得用于私人事務。（2） 車輛不得運載任何與業(yè)務無關的人員或物品。（3） 車輛行車途中應特別注意安全行駛，乘坐人員不得干擾司機正常駕駛。第四條 公務車輛的保養(yǎng)1. 項目部公務車輛的維修、保養(yǎng)，需填寫《車輛維修、保養(yǎng)申請單》（后附），辦公室負責人簽認后，送修。 辦公室負責建立各車維修、保養(yǎng)費用臺帳。2. 項目部公務車輛維修、保養(yǎng)應到項目部統(tǒng)一指定的修護廠進行維修、保養(yǎng)，否則不予報銷修理費用。自行修復的，可報銷購買材料零件費用。3. 當車輛在行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進行修理，經(jīng)修理廠評估修理費超過 500 元時，應及時報辦公室負責人，經(jīng)同意后進行修復。4. 因司機使用不當或疏于保養(yǎng)，導致車輛損壞或機件故障，修護費由司機承擔。第五條 違章與事故處理1. 違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，有下列情形之一的，由司機負擔全部責任。（1） 無照駕駛。（2） 未經(jīng)許可將車借予他人使用。69 / 1022. 司機因違反交通法規(guī)，被執(zhí)法部門處罰的各種罰款，一律由本人自行負擔，項目部不予報銷。3. 各種車輛如在公務途中因不可抗力發(fā)生事故，應先急救傷患人員，向附近交管機關報案，并及時向項目部辦公室報告情況，如屬小事故，司機可自行處理后向辦公室報告。4. 意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛?cè)伺c項目部共同負擔。5. 項目部員工自駕車發(fā)生事故處理辦法亦參照以上規(guī)定。 第六條 費用管理1. 公務車實行油卡加油并建立油耗臺賬。2. 公務車的維修、保養(yǎng)等日常報銷以憑證為準，經(jīng)辦公室審核，報領導審批后，實報實銷。3. 各部室人員因公自駕辦理公事，產(chǎn)生的費用（油費、過路過橋費、停車費），在填寫《公務自駕車登記表》，經(jīng)項目領導審批后，可進入車輛費用正常報銷手續(xù)，月末辦理。第七條 考核與懲罰1．辦公室負責對專職司機的管理和考核，對駕車人駕駛、維修和保養(yǎng)車輛的各種行為進行監(jiān)督。2．對正確駕駛、 愛惜車輛、 維持車內(nèi)清潔和違規(guī)使用車輛、損害車輛的行為分別給予獎懲。3. 附件 公務用車派車單 車輛維修、保養(yǎng)申請單 公務自駕車登記表 公務用車派車單派 車 單 年 月 日用車申請（使用部門填） 派車（綜合辦公室填）事 由 車號 車型 司機乘車人數(shù)用車時間擬往地點辦公室簽字行駛紀錄(司機填)自 往 自 往 行駛里數(shù) 路碼指數(shù)經(jīng)辦人簽字 至部門主管審核 司機簽字 車輛維修、保養(yǎng)申請單車輛維修、保養(yǎng)申請單申請時間申請人 　 車牌號碼 　維修、保養(yǎng)內(nèi)容 　預計費用 　 維修、保養(yǎng)時間 　綜合辦公室負責人 　項目主管領導 　71 / 102 公務自駕車登記表公務自駕車登記表 填表日期： 年 月 日姓 名 　 所屬部門 　自駕事由　自駕日期 自 年 月 日 至 年 月 日主管領導審核 　辦公室主任審核 　項目經(jīng)理審批 ?。ㄈ┤耸鹿芾眄椖哭k公室通常需要承擔起項目大部分的人事管理的職責。應該嚴格遵照集團公司和分、子公司人力資源相關政策進行管理，做好與上級人力資源管理部門和相關部門的溝通、配合，對項目人事進行有效、動態(tài)的管理。1. 組織機構(gòu)及崗位（1）根據(jù)項目情況編制各部室及各崗位職責，要求條目清晰，權責明確；（2）各部室及各崗位職責編制完畢后及時在項目公布，并報上級人力資源部門備案；（3）根據(jù)客觀情況，進行及時調(diào)整并公布。2．考勤管理 日常考勤（1）項目部實行不定時工作制、以月為周期的綜合工時制及輪班工時制度。項目部領導班子成員實行不定時工作制，項目部其