【正文】 導(dǎo)同意。調(diào)閱設(shè)定密級(jí)的檔案，必須呈請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。第七條 檔案資料銷毀1. 辦公室無查考價(jià)值檔案資料的銷毀，由辦 公室文員提出，辦公室主任審核后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。2. 各部門無查考價(jià)值檔案資料的銷毀，由資 料保管員提出，報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。3. 檔案資料的銷毀由 專人負(fù)責(zé)，一般 為辦公室行政秘書和各部門資料管理員。同時(shí)，要有專人進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案遺失和泄密。4. 檔案資料銷毀時(shí)，原保管人要做好所銷毀 檔案資料的登記、審批工作。第八條 項(xiàng)目部會(huì)計(jì)檔案、工程技術(shù)檔案等屬于專業(yè)檔案，項(xiàng)目辦公室應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門完成該類檔案的管理和條目登記工作。3. 附件 卷內(nèi)目錄39 / 102 案卷索引表 分類文件目錄表 檔案調(diào)閱申請(qǐng)單 文書檔案保管期限表 卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄檔號(hào)：順序號(hào) 文 號(hào) 責(zé)任者 題 名 日期頁 號(hào)備 注卷內(nèi)備考表單位名稱： 立卷時(shí)間：案卷目錄號(hào)： 案卷號(hào)：立卷人： 監(jiān)督人：本卷內(nèi)的文件張數(shù)：41 / 102本卷內(nèi)需說明的情況： 案卷索引表 案卷索引表 序號(hào) 案卷號(hào) 案卷題名建檔日期儲(chǔ)存 位置保存期限 分類文件目錄表　　　 分類文件目錄表　　　順序號(hào)案卷號(hào) 文件號(hào) 文件標(biāo)題 （文件內(nèi)容） 責(zé)任人 歸卷日期 備注43 / 102 檔案調(diào)閱申請(qǐng)單檔案調(diào)閱申請(qǐng)單 編號(hào)： 申請(qǐng)部門 部門負(fù)責(zé)人 調(diào)卷人/ 經(jīng)辦人檔案名稱及代碼 用途是否設(shè)密及密級(jí)調(diào)閱時(shí)間 辦公室審批項(xiàng)目經(jīng)理審批 歸檔記載 管檔人 文書檔案保管期限表文書檔案保管期限表順號(hào) 條 款 名 稱 保管期限一 會(huì)議文件 ?。ㄒ唬?本單位黨政工團(tuán)召開的代表大會(huì)、工作會(huì)議的文件材料 　1 通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等 永久2 會(huì)議發(fā)言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶 長期3 一般簡(jiǎn)報(bào)、參考文件、小組記錄、會(huì)議服務(wù)的計(jì)劃、總結(jié) 短期（二）本單位行政領(lǐng)導(dǎo)、黨支部會(huì)議文件材料，如經(jīng)理辦公會(huì)，黨政聯(lián)席會(huì)議、黨支部會(huì)議的決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件永久（三） 本項(xiàng)目部各部門召開的專業(yè)會(huì)議 長期（四） 參加上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)議帶回的文件材料 長期1 重要的、需要貫徹執(zhí)行的 長期2 一般的 短期二 上級(jí)機(jī)關(guān)和本單位頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、命令、通知、批復(fù)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料 　順號(hào) 條 款 名 稱 保管期限（一） 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的 　1 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的、屬本項(xiàng)目部業(yè)務(wù)的、非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本項(xiàng)目部業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料 永久2 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本項(xiàng)目部主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料 長期3 代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的重要文件最后草稿 長期4 其他需要執(zhí)行的文件材料 短期（二） 本單位制發(fā)的 　1 項(xiàng)目部印發(fā)的文件，一般業(yè)務(wù)問題的、在較長時(shí)間內(nèi)要查考利用的 長期2 事務(wù)性有參考價(jià)值的 短期（三） 本項(xiàng)目部的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下屬分部的請(qǐng)示與項(xiàng)目部的批復(fù) 長期　三 計(jì)劃、規(guī)劃文件 　（一） 上級(jí)機(jī)關(guān)編制下達(dá)的項(xiàng)目計(jì)劃、年度計(jì)劃、控制數(shù)字 長期（二） 本項(xiàng)目部編制的年度及季度計(jì)劃 長期　四 總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查研究等文件材料 　（一） 本項(xiàng)目部的 　1 年度以上工作總結(jié)，調(diào)研工作中形成的典型、系統(tǒng)的重要文件材料 永久2主要職能活動(dòng)年度以上的總結(jié)、專題總結(jié)，各種普查工作、質(zhì)量體系認(rèn)證中形成的綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告、質(zhì)量手冊(cè)長期3 一般性的報(bào)告、調(diào)研材料、程序文件、質(zhì)量記錄 短期（二） 下級(jí)分部報(bào)送的工作總結(jié)、一般性的報(bào)告和調(diào)研材料 短期　五 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 ?。ㄒ唬?本項(xiàng)目部編制和匯總的 　1 年度以上的以及一次性重要調(diào)查統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)材料 永久2 半年以下的 長期3 本單位季度以下的 短期（二） 下級(jí)分部報(bào)送的 短期　六 組織機(jī)構(gòu)、人員編制文件材料 ?。ㄒ唬?本單位組織機(jī)構(gòu)成立、撤消、合并、更改名稱、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料 永久（二） 下屬分部報(bào)批的組織機(jī)構(gòu)成立、合并、更改名稱和人員編制文件材料 長期　七 本單位員工的錄用、任免、晉級(jí)、調(diào)轉(zhuǎn)、獎(jiǎng)懲等文件材料 　45 / 102順號(hào) 條 款 名 稱 保管期限（一） 錄用、任免、定職、定級(jí)、調(diào)資、職稱評(píng)聘、調(diào)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料 長期?。ǘ?員工（干部、工人）名冊(cè) 永久（三） 組織關(guān)系介紹性存根 短期（四） 重大發(fā)明創(chuàng)造、有重大功績的獎(jiǎng)勵(lì)文件材料 　1 省、部級(jí)及以上的 永久2 地、市級(jí)及以下的 長期3 本項(xiàng)目部管理、批準(zhǔn)的 短期（五） 對(duì)有關(guān)人員的處分材料 　1 影響大、問題嚴(yán)重的 永久2 一般的 長期八 各種事故形成的文件材料 ?。ㄒ唬?有重大經(jīng)濟(jì)損失和政治影響的重大、大事故 永久（二） 重大事故、惡性事故 長期（三） 大事故 短期九 項(xiàng)目部與國內(nèi)外有關(guān)單位、專家、技術(shù)人員來往文書、鑒訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料 ?。ㄒ唬?有歷史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的 永久（二） 重要的 長期（三） 一般的 短期十 本單位有關(guān)房地財(cái)產(chǎn)、物資設(shè)備、檔案等交接憑證 長期十一 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人在視察、檢查本單位工作中形成的題詞、題字、講話等重要的文字和聲像材料 永久（四）總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等1．計(jì)劃編制及總結(jié) 項(xiàng)目辦公室應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目工程的進(jìn)展，制定項(xiàng)目辦公室每一階段工作計(jì)劃，特別是開工初期、關(guān)鍵期和收尾期以及年度和季度計(jì)劃安排，協(xié)助工程管理部門制定項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，努力實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃和控制的標(biāo)準(zhǔn)化。項(xiàng)目辦公室作為一個(gè)信息流轉(zhuǎn)和經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)存檔的中心，存在著大量的項(xiàng)目管理的信息，應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，做好主要職能的總結(jié)、專題總結(jié)。要對(duì)現(xiàn)存的辦公室工作的制度、模板和管理方法進(jìn)行更新和改進(jìn)，適應(yīng)項(xiàng)目的發(fā)展。2. 調(diào)研報(bào)告、黨政專題材料 辦公室應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目黨組織做好黨務(wù)、宣傳、企業(yè)文化建設(shè)等方面的工作。做好各類調(diào)研工作的總結(jié)、報(bào)告，形成典型、系統(tǒng)的文件材料，獨(dú)立或與相關(guān)部門配合進(jìn)行各類專題材料的撰寫。3．大事記編輯制度第一條 為進(jìn)一步做好項(xiàng)目管理方面大事、要事的 記載工作，特制定本制度。第二條 “大事 記” 記載 內(nèi)容：凡是對(duì)今后有考 證價(jià)值的重要工作，工程里程碑進(jìn)度，突發(fā)的一些重大事件，均在記載范圍之列：1. 項(xiàng)目部重要會(huì)議、重要活動(dòng)以及參加國家、地方或行 業(yè)的重要會(huì)議。2. 本工程的里程碑進(jìn)度。3. 項(xiàng)目部印發(fā)的重要決定、規(guī)章制度等。4. 項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動(dòng)、任免、獎(jiǎng)懲等情況。47 / 1025. 項(xiàng)目部機(jī)構(gòu)的重大變化。6．項(xiàng)目部取得的重大成績和科技成果。7．上級(jí)單位及有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)來項(xiàng)目部檢查指導(dǎo)工作及其它重要活動(dòng)。8．項(xiàng)目部發(fā)生的重大事故、災(zāi)情及處理情況。 9．需要記載的有價(jià)值的其它大事、要事。第三條 編寫要求1. 應(yīng)按時(shí)間順序記載，并標(biāo)明序號(hào)。2. 一般 應(yīng)一事一 記。 對(duì)大事、要事的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、因果等力求記清楚，必要的數(shù)據(jù)也要記錄。3. “大事記”記載要完整、真 實(shí)、準(zhǔn)確、及 時(shí) ，文字要簡(jiǎn)潔，做到大事、要事不漏記。第四條 工作要求：1. 項(xiàng)目部各部門要設(shè)專人記載“大事記” ，每月進(jìn)行整理打印，并報(bào)送項(xiàng)目辦公室。2. 辦公室負(fù)責(zé)項(xiàng)目部“大事記” 的記載整理工作。3. 年度“大事 記” 經(jīng)過整理后，送上級(jí)單位歸檔。第三章 會(huì)議管理第一節(jié) 項(xiàng)目部主要會(huì)議類型 一、項(xiàng)目部黨政聯(lián)席會(huì)議項(xiàng)目部黨政聯(lián)席會(huì)議主要討論研究決定項(xiàng)目部重大事項(xiàng)決策、干部及管理人員任免調(diào)配、重要工作安排、大額度資金使用等。具體研究：施工生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目施工方案的制定和調(diào)整。 項(xiàng)目相關(guān)預(yù)算的制定和調(diào)整，決算的審定；項(xiàng)目部(指揮部、經(jīng)理部)機(jī)構(gòu)調(diào)整、管理干部的使用、任免、調(diào)離、一般人員的招聘與使用；勞務(wù)隊(duì)伍的選擇、使用、年審、考核、評(píng)價(jià)；勞務(wù)分包工程的數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)的確定；勞務(wù)隊(duì)伍的驗(yàn)工計(jì)價(jià)和末次清算；機(jī)械設(shè)備、大宗材料、周轉(zhuǎn)料、重要儀器和辦公生活用品等的供應(yīng)商的選擇，采購、租賃及大宗廢舊物資的處理方案；項(xiàng)目規(guī)章制度、改革措施的制定、修改和廢除；項(xiàng)目作出的獎(jiǎng)懲事項(xiàng)，評(píng)先和評(píng)優(yōu)；工資獎(jiǎng)金等涉及員工切身利益的政策制定和調(diào)整；黨風(fēng)廉政建設(shè)中的重大問題，重大案件涉及黨紀(jì)政紀(jì)的處理；項(xiàng)目出現(xiàn)的責(zé)任事故、突發(fā)事件的處理；項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子的自身建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)班子成員的工作分工；項(xiàng)目參加公司黨代會(huì)、職代會(huì)代表候選人的推薦；工程款、材料款、機(jī)具租賃費(fèi)等對(duì)外費(fèi)用的結(jié)算和支付；內(nèi)部有關(guān)資金的調(diào)配和劃撥；項(xiàng)目辦公費(fèi)、招待費(fèi)、電話費(fèi)及購買禮品、紀(jì)念品等制度的制定。二、項(xiàng)目部黨支部（總支）會(huì)議項(xiàng)目黨支部委員會(huì)一般在項(xiàng)目開工前、重要節(jié)點(diǎn)完成前和急、難、險(xiǎn) 、重任務(wù)出現(xiàn)前，以及安全、質(zhì)量、文明施工等出現(xiàn)重大問題后即時(shí)召開。會(huì)議主要研究：討論制定項(xiàng)目施工進(jìn)度、安全、質(zhì)量、文明施工、成本管理、民工隊(duì)伍管理等辦法措施；討論研究研究項(xiàng)目黨建標(biāo)準(zhǔn)化、項(xiàng)目文化標(biāo)準(zhǔn)化以及黨風(fēng)廉政建設(shè)等方面的問題；研究培養(yǎng)、發(fā)展新黨員問題，討論研究、協(xié)調(diào)工會(huì)、共青團(tuán)組織方面的問題；討論研究關(guān)心員工的思想政治教育和業(yè)余文化49 / 102生活等方面的問題。具體內(nèi)容參見《中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目黨建標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊(cè)》。三、階段性工作會(huì)議 項(xiàng)目經(jīng)理主持召開，全體管理人員參加，討論項(xiàng)目部重大事項(xiàng)，總結(jié)上一階段工作，布置下一階段工作并進(jìn)行工作動(dòng)員。四、聯(lián)合檢查專題會(huì)議由項(xiàng)目經(jīng)理帶隊(duì)，檢查現(xiàn)場(chǎng)、職工食堂、民工生活區(qū)，參加人員為各部室及各隊(duì)伍的負(fù)責(zé)人，檢查完后召開專題會(huì)議，總結(jié)現(xiàn)場(chǎng)在安全、文明施工方面存在的問題，提出整改措施，落實(shí)責(zé)任人，并限期整改。五、每日（周）工程調(diào)度（生產(chǎn)）例會(huì)每日及每周固定時(shí)間由項(xiàng)目部生產(chǎn)副經(jīng)理主持生產(chǎn)例會(huì)，參加人員為施工、技術(shù)、安全、質(zhì)量、調(diào)度、機(jī)械、各個(gè)隊(duì)伍負(fù)責(zé)人，主要解決施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的安全、質(zhì)量、進(jìn)度等問題。六、重要大型會(huì)議在項(xiàng)目召開的集團(tuán)公司或分子公司大型會(huì)議，參照《集團(tuán)總部大型會(huì)議組織暫行規(guī)定》，項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)或參與會(huì)議的組織籌備工作。制定會(huì)議組織方案，落實(shí)會(huì)議名稱，時(shí)間，地點(diǎn)，會(huì)議主旨和目標(biāo)，會(huì)議議程，主持人，出席人員（名單），會(huì)議預(yù)算，食宿計(jì)劃和現(xiàn)場(chǎng)布置，針對(duì)可能存在的問題制定解決方案。認(rèn)真做好會(huì)議接待、會(huì)務(wù)和總結(jié)工作，確保會(huì)議的順利召開。 二二二 項(xiàng)目會(huì)議的會(huì)務(wù)組織一、會(huì)議籌備1．會(huì)議的召開。除了正常的工作例會(huì)以外，由項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議都應(yīng)該由申請(qǐng)人（部門）向辦公室提出，由辦公室請(qǐng)示項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)后決定是否召開和何時(shí)召開。緊急會(huì)議按照時(shí)間要求，隨時(shí)上報(bào)隨時(shí)召開。2．會(huì)議方案的制定。主要內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議題、出席人員、列席人員、邀請(qǐng)單位、日程安排、參觀活動(dòng)、表彰、材料準(zhǔn)備、宣傳報(bào)道、經(jīng)費(fèi)及其他有關(guān)事項(xiàng)等，并按程序報(bào)項(xiàng)目有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3．會(huì)議籌備組的確定。重要會(huì)議（上級(jí)單位在項(xiàng)目部召開的會(huì)議）經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可成立會(huì)議籌備組，開展會(huì)議組織工作。擬定會(huì)務(wù)小組人員名單、分工計(jì)劃和會(huì)議期間領(lǐng)導(dǎo)講話、座談、參觀、表彰等重大活動(dòng)的組織方案。 4．《會(huì)議通知》的下發(fā)。具體內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員、典型經(jīng)驗(yàn)或發(fā)言材料的要求、有關(guān)部門及名額分配等。經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)審核后下發(fā)。 5．會(huì)議材料的籌備。以項(xiàng)目部名義召開的綜合會(huì)議的所有上述會(huì)議材料由辦公室牽頭組織，會(huì)議材料籌備包括起草并跟蹤做好會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話材料、主持詞及其他材料的準(zhǔn)備工作。 6．重要會(huì)議要提出每次全體會(huì)議席次圖、主席臺(tái)席次圖。如有全體合影，需提出第一排席次圖和全體人員席次圖。如有正式宴請(qǐng)，需準(zhǔn)備餐桌座簽，擬定分桌人員名單。根據(jù)需要，確定是否安排清真席。 51 / 1027．重要和大型綜合會(huì)議要編印《會(huì)議手冊(cè)》?！稌?huì)議手冊(cè)》的主要內(nèi)容包括:（1）會(huì)議日程安排，包括會(huì)議代表自報(bào)到之日起到會(huì)議閉幕止每日上午、下午及晚上的具體安排。（2）住房安排，包括會(huì)議代表單位、姓名、職務(wù)、住房號(hào)及電話，是女性代表、少數(shù)民族代表的需注明。（3）會(huì)議分組名單，包括會(huì)議代表總?cè)藬?shù)，各小組人數(shù)，各小組組成單位及部門名稱，小組成員名單，小組召集人、聯(lián)絡(luò)員、會(huì)場(chǎng)。（4）會(huì)議籌備組的組成，包括各會(huì)務(wù)小組成員名單、住房號(hào)及電話。（5）會(huì)議注意事項(xiàng)、作息時(shí)間表等。 8．會(huì)議紀(jì)念品。項(xiàng)目內(nèi)部的一般會(huì)議原則上一律不發(fā)紀(jì)念品。上級(jí)單位在項(xiàng)目召開的綜合性大型會(huì)議可以安排會(huì)議紀(jì)念品。紀(jì)念品由辦公室提出方案后報(bào)請(qǐng)項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)審定。 二、會(huì)務(wù)工作 (一) 會(huì)前工作 1．重要會(huì)議由項(xiàng)目部主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)前召集會(huì)務(wù)工作協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)務(wù)籌備成員和有關(guān)人員參加，通報(bào)各自情況，協(xié)商解決有關(guān)問題，提出工作安排意見。 2．安排、布置會(huì)場(chǎng)。擺放桌簽、飲用水、鮮花和綠色植物，懸掛會(huì)標(biāo)、測(cè)試音響設(shè)備，查看領(lǐng)導(dǎo)休息室準(zhǔn)備情況。 (二) 報(bào)到工作 l．會(huì)議報(bào)到。重要會(huì)議要做好簽到記錄。向每位與會(huì)人員