【正文】 調(diào)研材料、程序文件、質(zhì)量記錄 短期（二） 下級分部報送的工作總結、一般性的報告和調(diào)研材料 短期　五 統(tǒng)計報表 ?。ㄒ唬?本項目部編制和匯總的 　1 年度以上的以及一次性重要調(diào)查統(tǒng)計報表和統(tǒng)計材料 永久2 半年以下的 長期3 本單位季度以下的 短期（二） 下級分部報送的 短期　六 組織機構、人員編制文件材料 　（一） 本單位組織機構成立、撤消、合并、更改名稱、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料 永久（二） 下屬分部報批的組織機構成立、合并、更改名稱和人員編制文件材料 長期　七 本單位員工的錄用、任免、晉級、調(diào)轉、獎懲等文件材料 　45 / 102順號 條 款 名 稱 保管期限（一） 錄用、任免、定職、定級、調(diào)資、職稱評聘、調(diào)轉、撫恤、死亡等文件材料 長期?。ǘ?員工（干部、工人）名冊 永久（三） 組織關系介紹性存根 短期（四） 重大發(fā)明創(chuàng)造、有重大功績的獎勵文件材料 　1 省、部級及以上的 永久2 地、市級及以下的 長期3 本項目部管理、批準的 短期（五） 對有關人員的處分材料 　1 影響大、問題嚴重的 永久2 一般的 長期八 各種事故形成的文件材料 ?。ㄒ唬?有重大經(jīng)濟損失和政治影響的重大、大事故 永久（二） 重大事故、惡性事故 長期（三） 大事故 短期九 項目部與國內(nèi)外有關單位、專家、技術人員來往文書、鑒訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料 ?。ㄒ唬?有歷史意義和長遠利用價值的 永久（二） 重要的 長期（三） 一般的 短期十 本單位有關房地財產(chǎn)、物資設備、檔案等交接憑證 長期十一 黨和國家領導人、省部級領導人在視察、檢查本單位工作中形成的題詞、題字、講話等重要的文字和聲像材料 永久（四）總結、報告、調(diào)研報告等1．計劃編制及總結 項目辦公室應根據(jù)項目工程的進展，制定項目辦公室每一階段工作計劃，特別是開工初期、關鍵期和收尾期以及年度和季度計劃安排，協(xié)助工程管理部門制定項目的進度計劃，努力實現(xiàn)工作計劃和控制的標準化。4. 檔案資料銷毀時，原保管人要做好所銷毀 檔案資料的登記、審批工作。3. 檔案資料的銷毀由 專人負責，一般 為辦公室行政秘書和各部門資料管理員。第七條 檔案資料銷毀1. 辦公室無查考價值檔案資料的銷毀，由辦 公室文員提出，辦公室主任審核后報項目經(jīng)理批準。，如需調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關的案件，須經(jīng)分管 領導同意?！稒n案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。第六條 檔案的借閱1. 員工因業(yè)務需要調(diào)閱檔案時，應填寫《檔案 調(diào)閱申請單》，并經(jīng)審批。，應在離職前辦理好交接手續(xù)。3. 檔案序列參考編制模式A. 行政管理（A 為大類代碼，下同）A1 規(guī)章、制度、辦法（含集團、分公司及項目部制定的管理性文件）A2 目標管理（含年計劃、目標責任狀、月計劃、總結、經(jīng)營分析）A3 呈文、收文、發(fā)文（按呈收 發(fā)日期順序編 排）A4 企業(yè)文化建設（畫冊、內(nèi)部報刊、媒體報導 等）A5 會議資料（會議通知、記錄、主要領導發(fā) 言、簽到、編發(fā)紀要）A6 各類項目方案（可研報告，市場調(diào)查、分析、預測等）A7 項目各種證照，項目部設立、變更資料A8 印章使用37 / 102A9 固定資產(chǎn)A10 低值易耗品A11 公務用車A12 食堂及衛(wèi)生防疫A13 安保及消防A14 社會工作A15 其他；B1 組織 機構及部門崗位設置B2 員 工檔案（入職資料、考評、任免、獎懲等）B3 勞動 人事合同（失效件加蓋失效印、標準時間）B4 薪酬福利、 勞動保 險B5 員 工培訓、學 習B6 其他（含參考文獻、法律法規(guī)）（會計檔案、科技檔案等專業(yè)檔案由項 目對口部門管理）第四條 檔案資料的歸檔，加以整理，送交辦公室整理歸卷，專業(yè)性文件材料（財務、工程方面的）交相關部門。（4）案卷索引表中的檔案號的表示方式如下X1—X2—X3—X4其中 X1 為全宗代號，X2 為小類號，X3 為案卷號，X4 為卷次號。（3）同一“小 類” 的文件以裝 訂于一個卷宗為 原則，并賦予一個案卷號，一個全宗內(nèi)不得有相同的案卷號。先以全宗區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。（2）各部門資料管理員負責本部門檔案資料的收集整理。作。第二條 職責。項目部決不能自行銷毀印章。，要查明丟失原因和責任人，并及時上報集團公司辦公室，經(jīng)集團辦公室聲明作廢后，按規(guī)定程序申請重新刻制新的印章。管理人員要認真負責管理好印章，嚴禁在空白紙張和表格上加蓋公章，嚴格審核用印內(nèi)容，對不符合用印手續(xù)的印件，印章管理人員有權拒絕辦理，并堅持請求審批。用印留存材料要定期整理，立卷歸檔。，須有部室主管領導審批同意，用印人與監(jiān)印人同時簽字后，方可使用。項目部各部室及各合作單位需用印章時，原則上一律到辦公室用印，非特殊、緊急情況，不外出用印。公章管理人員更換時，必須辦理書面交接手續(xù)，并及時上報集團公司或二級單位辦公室備案。第三條 印章的效力項目部印章代表中鐵建工集團或各子公司對外承擔項目所應承擔的權利及義務。印章使用單位（部門）要明確印章保管人，并由保管人到辦公室登記領取。，為項目部正式名稱。第二條 印章的刻制與啟用。所有對外的文件,合同協(xié)議使用印章時，應該通過審批程序來進行,印章的管理人及權利人作為把關者,必須嚴格遵循簽批程序。 中鐵建工集團 XX 項目部辦公室 2022 年Ⅹ月Ⅹ日印發(fā) 式樣 523 / 102中 鐵 建 工 集 團 有 限 公 司 Ｘ Ｘ Ｘ 項 目部 Ｘ Ｘ Ｘ 會 議 紀 要（3）中 鐵建工集團有限公司 XXX 項目部辦公室 二Ｏ一一Ⅹ月Ⅹ日研究ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ問題ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ出席： ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ 　?、? ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ 　　ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ主題詞：ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 分送：ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ。二Ｏ一一年Ⅹ月Ⅹ日主題詞：ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 抄送：ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ。附件：1. ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ 2. ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ19 / 102二Ｏ一一年Ⅹ月Ⅹ日（附件只發(fā)主送單位）主題詞：ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 抄送：ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ。第三十九條 本辦法由集團公司辦公室（黨委辦公室）負責解釋。外事方面的公文，按照外交部的有關規(guī)定處理。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。其中， 銷毀絕密公文( 含密 碼電報)應當進行登記。第三十四條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室主任批準，可以銷毀。第三十二條 擬制、修改和簽批公文， 書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第六章 公文歸檔第三十一條 公文辦理完畢后，應當根據(jù)《總公司檔案管理辦法》、《總公司文書檔案管理規(guī)則》，和集團公司、項目部辦公室檔案管理辦法規(guī)定，及 時整理(立卷)、歸檔。第二十九條 審批公文時，對有具體請示事 項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。需要傳閱的公文，一般不得在部門、個人之間直接橫傳。第二十七條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉，緊急公文應 當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。緊急公文，應當明確辦理時限。收到下級單位上報的需要辦理的公文，審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第五章 收文辦理第二十四條 收文辦理指對收到公文的辦 理過程，包括簽收、登記、 審核、擬辦、批 辦、 傳遞、承辦、催辦、立卷、歸檔等程序。通過傳真機發(fā)送時應取得收方人員的收到確認,做好傳發(fā)記錄,以備核查。第二十三條 公司普通傳真電報用于處理緊急公務。公文用印前，要全面檢查公文印制質(zhì)量。第二十一條 公文正式印制前，辦公室工作人員在編文號登記的同時應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。如必須改動，須經(jīng)簽發(fā)人同意。第十九條 上行文由項目主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；下行文或平行文，由單位主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。第十八條 公文送項目領導簽發(fā)前，應當由 辦公室進行審核。 審核的重點是：是否需要行文，行文目的是否表述明白，處理意 見是否適當可行，是否符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)及集 團公司現(xiàn)行制度，涉及其他部門職權范圍內(nèi)的問題是否協(xié)商一致。九、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮 略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。八、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。六、結構層次序數(shù)，第一層為“一、 ”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，引用外文應當注明中文含義。四、擬制緊急公文， 應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。二、情況確實， 觀點明確，開 門見山，表述準確， 結構嚴謹，條理清楚，文字精煉，字 詞規(guī) 范， 書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。第十五條 草擬公文應當做到：一、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。第四章 發(fā)文辦理第十三條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草 擬、會簽、審核、簽發(fā)、復核、編號、登 記 、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。凡是不行文可解決的問題， 堅決不行文；凡能通盤解決的，就不零星行文；能不轉發(fā)的就不轉發(fā)；確需執(zhí)行的，應結合實際，提出貫徹意見，一般不應照抄照轉。第十一條 除上級單位負責人直接交辦的事項外不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示” 、“意見” 和 “報告”。 “報告”中不得夾帶請示事項。十三、公文應當標注主題詞；標引順序應當先標類別詞，再標類屬詞，尾詞標 文種，最多不超過 5 個詞。電報以發(fā)出日期為準。聯(lián)合上報的公文由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應當加蓋印章。如附件頁數(shù)較多不能與主件一并裝訂，則應在單獨裝訂的附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號，與主件一起發(fā)送。七、主送單位指公文的主要受理單位，抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，都應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。其中， “請示” 應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；四、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號，聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦單位發(fā)文字號。二、緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急” 、“急件” 。一、秘密公文應當分別標明“絕密”、 “機密”、 “秘密”及保密期限，其中， “絕 密” 、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。第七條 項目部辦公室應當配備專兼職人員負責公文處理工作。第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密安全。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理( 立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、 銜接有序的工作。9 / 1021．2 收文流程署名項目部的信件，傳真到項目部的公文辦公室公文管理人員進行審核、填寫收文登記，并填寫批辦單，提出擬辦意見項目部領導和部門收到的主送項目部的公文項目部領導和部門負責人開會帶回的公文項目部職能部門閱辦送項目部領導批示部門辦理完畢，公文返回辦公室公文管理人員整理、歸檔移交上級公司檔案部門歸檔范圍內(nèi)的公文確定保管期限不具備歸檔價值的，經(jīng)辦公室主任批準后集中銷毀催辦2．管理辦法項目部公文管理辦法第一章 總 則第一條 為使中鐵建工集團各項目部（以下簡稱項目部）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特根據(jù)《 中鐵建工集團有限公司公文處理辦法》制定本辦法。9. 負責完成領導交辦的各項工作任務。7．負責項目部資料管理、分發(fā)、復印等工作。5．執(zhí)行印章管理制度，做好印章管理工作。3．負責會議的組織服務工作。（三）辦公室職員職責1．協(xié)助辦公室主任開展工作。11．組織規(guī)范勞動合同和勞務用工管理工作，協(xié)調(diào)解決勞資糾紛。9．負責項目部的信息采集、撰寫、編排、發(fā)放、上報等宣傳教育工作。7．負責項目部后勤保障工作。5．執(zhí)行印章管理制度，做好印章管理工作。3．負責對內(nèi)、對外的接待、聯(lián)絡工作。（二）