【導(dǎo)讀】展提供了堅強(qiáng)有力的保障。控制規(guī)范，精心編制了該《辦公室工作手冊》。辦公室工作手冊分為上中下三篇。上篇為辦公室部門職責(zé)，中篇收。工作模塊管理程序是手冊的重點(diǎn)內(nèi)容，全面涵蓋了辦公室會務(wù)。理、調(diào)查研究、保衛(wèi)工作、重要文件起草等內(nèi)容。對手冊不斷進(jìn)行更新和完善，形成我們成熟的工作指導(dǎo)典冊。一定能夠開創(chuàng)出嶄新的局面，取得更加令人滿意的成績。局總經(jīng)理辦公室下設(shè)行政保衛(wèi)部，行政保衛(wèi)部經(jīng)理為局總部部門副職崗。2．負(fù)責(zé)對局重大經(jīng)營活動和重大決策事項相關(guān)資料的收集、檢查、跟蹤；后公司運(yùn)作的法規(guī)、政策及要求；4．負(fù)責(zé)局董事會對外重大信息披露工作；5．負(fù)責(zé)督辦董事長、各董事批示事項的落實(shí)工作；意見，提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考；會議決定事項的跟蹤檢查、督辦工作；7．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項。供局總部文印、收發(fā)、交通、通訊及接待服務(wù)工作；2．負(fù)責(zé)局總部的基建和后勤事務(wù)工作，做好后勤事務(wù)的管理工作；

　　

【正文】 請單》 匯總形成《部門物品領(lǐng)用統(tǒng)計表》及《年度物品 領(lǐng)用 統(tǒng)計表》，每年報局領(lǐng)導(dǎo)審閱。 6．辦公物品 使用監(jiān)督 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督部門 物品 領(lǐng)取使用情況，嚴(yán)格審核部門物品領(lǐng)用申請； 總經(jīng)理辦公室在物品 領(lǐng)用統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時反饋各部門負(fù)責(zé)人，要求給與解釋和答復(fù)。 7．統(tǒng)計分析 行政保衛(wèi)部每年年底或根據(jù)需要對 物品使用 情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，查找有效利用和縮減成本的空間，提出 工作改進(jìn)意見，為次年物品采購預(yù)算提供依據(jù)。 （三）會議室管理 這里的會議室管理，主要指局總部機(jī)關(guān)的會議室使用管理工作。 1．局機(jī)關(guān)會議室主要供總部召開 會議和舉行活動使用。各部門使用會議室，要提前一天到總經(jīng)理辦公室填寫《會議室申請單》。 2．總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議室安排， 發(fā)揮會議室最大使用效率，會議室使用時間如有沖突，集團(tuán)會議優(yōu) 于部門會議 ，上級會議優(yōu)于下級會議，緊急會議優(yōu)于普通會議 。 3．會議室由總經(jīng)理辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理，管理人員負(fù)責(zé)會議室的物品保管、 38 安全及衛(wèi)生工作。 4．各部門使用會議室，會議結(jié)束后，辦會部門要關(guān)好空調(diào)、燈具、熱水器和門窗等，并及時通知辦公室。 （四）郵件管理 局總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)公務(wù)郵件接收與發(fā)送工作。局總經(jīng)理辦公室與郵局和快遞 公司簽署上門服務(wù)協(xié)議，按照實(shí)際發(fā)生郵寄費(fèi)用定期結(jié)算。 （ 1）平信及掛號信發(fā)送。各部門需發(fā)送平信及掛號信的，向辦公室提出口頭申請，在《發(fā)送信件登記本》上登記發(fā)信日期、發(fā)送單位及姓名、郵件種類、郵件內(nèi)容、發(fā)件部門及發(fā)件人等，辦公室須及時向郵局索要信件發(fā)送記錄及掛號信號碼。 （ 2）特快專遞發(fā)送：緊急郵件需要特快專遞發(fā)送的，需填寫《特快專遞申請單》，說明申請部門、經(jīng)辦人、發(fā)往單位、發(fā)件內(nèi)容，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，交總經(jīng)理辦公室機(jī)要秘書審核后交快遞公司發(fā)送，注意留存“發(fā)件人留存聯(lián)”備查。 （ 3）跟蹤監(jiān) 控郵件送遞情況。掛號信 5 個工作日后仍未收到，辦公室聯(lián)系郵局查詢郵件送遞情況；特快專遞郵件 3 個工作日仍未送達(dá)，辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系快遞公司查詢郵件送遞情況。 2．郵件接收管理 （ 1）郵件接收。辦公室郵件管理員每天早上按時接收郵件，休假或請假期間應(yīng)委托他人負(fù)責(zé)郵件管理工作。 （ 2）郵件登記。郵件管理員按照郵件性質(zhì)和送達(dá)人進(jìn)行分類，分別在《接收信件登記本》上登記郵件名稱、收件人、領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期，雜志報刊需記錄期號。 （ 3）郵件分發(fā)與領(lǐng)取。局領(lǐng)導(dǎo)郵件，由郵件管理員送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)辦公室；部門報紙及部門個人平信郵件放入部門郵箱內(nèi) ；公務(wù)掛號信件通知部門到辦公室登記領(lǐng)取。 （ 4）郵件查詢。部門對收到或未收到郵件有疑問的，可在總經(jīng)理辦公室郵件管理員處查詢登記資料。 （五）票務(wù)管理程序 局綜合辦公室票務(wù)服務(wù)對象為 局領(lǐng)導(dǎo)及局一類會議參會人員。 1．出差任務(wù)單管理 （ 1） 局副職領(lǐng)導(dǎo)、三總師出差，事前通知局綜合辦公室填寫出差任務(wù)單，綜合辦公室報總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn) ； （ 2） 董事會秘書、總經(jīng)理助理、副三總師、部門正職（含主持工作的副職）出差由分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并把出差任務(wù)單交局綜合辦公室備案。 39 2．接受訂票任務(wù) 根據(jù)事務(wù)秘書編排的《領(lǐng)導(dǎo)工作計劃表》 或《出差任務(wù)單》，及時請示領(lǐng)導(dǎo)訂票需求，根據(jù) 《局總部費(fèi)用報銷規(guī)定》 （建二 通 ﹝ 2020﹞ 209 號） 確定出差人員交通工具。 3．訂票 總經(jīng)理辦公室要注意積累訂票資源和渠道，與優(yōu)秀票商簽訂服務(wù)協(xié)議；可利用網(wǎng)絡(luò)訂票，方便快捷，提高效率。 4．交票 訂票完成，及時向領(lǐng)導(dǎo)交票。 5．報銷 及時收集領(lǐng)導(dǎo)差旅票據(jù)，按照局財務(wù)報銷規(guī)定執(zhí)行報銷程序。 （六）費(fèi)用報銷管理程序 1．月度預(yù)算費(fèi)用 申請 綜合辦公室負(fù)責(zé)編制局三總師以上領(lǐng)導(dǎo)及本部門的月度預(yù)算費(fèi)用申請， 每月 28日前向資金部申報次月預(yù)算費(fèi)用指標(biāo)，當(dāng)月預(yù)算有節(jié)余的可自動轉(zhuǎn)到 下月預(yù)算中，當(dāng)月費(fèi)用超預(yù)算的，需追加當(dāng)月預(yù)算，年度預(yù)算不足的可在每年 10 月 7 日前向局預(yù)算委員會提出調(diào)整預(yù)算申請，由局預(yù)算委員會確定是否增加預(yù)算。 2．定期收集報銷單據(jù) 綜合辦公室每周周二收集局三總師以上領(lǐng)導(dǎo)及本部門的費(fèi)用發(fā)票和報銷單據(jù)，在費(fèi)用報銷單上貼票，交董事會秘書、綜合辦公室主任或總經(jīng)理辦公室主任審核，辦公室報銷專員要做好票據(jù)登記工作。 3． 上網(wǎng)填報費(fèi)用報銷單 按照財務(wù)管理規(guī)定，辦公室及時上網(wǎng)填報費(fèi)用報銷單，關(guān)注報銷審批情況。 4．財務(wù)領(lǐng)款 待網(wǎng)上報銷單處于可報銷狀態(tài)，持紙質(zhì)報銷單去財務(wù)領(lǐng)款。 5．交款 及時將領(lǐng)取的報銷款項轉(zhuǎn)交付款人。 （七）大型設(shè)施改造維修管理程序 1．改造維修申請 局總經(jīng)理辦公室行政保衛(wèi)部和大廈物業(yè)公司根據(jù)設(shè)施實(shí)際使用情況及企業(yè)員工反映的問題，經(jīng)過調(diào)查研究，設(shè)施確需改造維修的，行政保衛(wèi)部向局書面提出設(shè)施改造維修申請。 40 2．改造維修招標(biāo) 由行政保衛(wèi)部發(fā)出設(shè)施改造維修招標(biāo)公告，收集投標(biāo)單位的資料。 3．評標(biāo) 局合約部與總經(jīng)理辦公室聯(lián)合審核投標(biāo)單位的資料，提出評標(biāo)意見，擬定中標(biāo)單位。 4．領(lǐng)導(dǎo)審批 將評標(biāo)意見書面報局總經(jīng)理審批。 5．簽約 總經(jīng)理辦公室與改造維修單位簽訂合同，監(jiān)督改造維修 單位組織施工。 6．驗收入賬 改造維修工程竣工后，總經(jīng)理辦公室聯(lián)合物業(yè)公司共同驗收，驗收合格后納入固定資產(chǎn)管理程序。 （八）榮譽(yù)證書等資料管理程序 本節(jié)所稱資料是指局所獲榮譽(yù)證書及局領(lǐng)導(dǎo)的身份證復(fù)印件等。 1．資料借用申請 需要借用上述資料的 單位派專人 到總經(jīng)理辦公室 填寫 《資料 借用申請單 》，說明借用目的、借出日期、歸還日期、借用單位、借用人及聯(lián)系方式等。 2．審核批準(zhǔn) 借用榮譽(yù)證書類的《資料 借用申請單 》須經(jīng)局 總經(jīng)濟(jì)師簽字批準(zhǔn) ；借用局領(lǐng)導(dǎo)身份證需要總經(jīng)理辦公室主任簽字批準(zhǔn)。 3．借用 榮譽(yù)證書類資料需按照 每份 200 元 交付押金，局領(lǐng)導(dǎo)身份證復(fù)印件不需要押金。 4．歸還 資料使用完畢，借用單位要派專人及時歸還資料。 5．驗收歸檔 總經(jīng)理辦公室驗收合格后，記錄實(shí)際歸還日期、歸還人及押金退還情況，將資料妥善存檔。 （九）公務(wù)用車管理程序 局總部公務(wù)用車管理詳見《中國建筑第二工程局公務(wù)用車管理辦法》（建二綜辦﹝ 2020﹞ 24 號） 。 （十） 辦公環(huán)境規(guī)劃和整治 程序 41 局機(jī)關(guān) 辦公環(huán)境規(guī)劃和整治由局總經(jīng)理辦公室 負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行中建總公司 CI 規(guī)范等管理規(guī)定。總經(jīng)理辦公室可 與大廈物業(yè)管理公司簽署服務(wù)協(xié)議，并負(fù)責(zé)與物業(yè)公司溝通處理臨時 出現(xiàn)的問題。 附件： 1． 物品 購置申請單 2． 物品 臺帳 3．物品 領(lǐng)用申請單 4． 年度物品 領(lǐng)用 統(tǒng)計表 5． 部門物品領(lǐng)用統(tǒng)計表 6． 會議室申請單 7． 發(fā)送信件登記本 8．特快專遞申請單 9．接收信件登記本 10．領(lǐng)導(dǎo)工作計劃表 11．出差任務(wù)單 12．資料借用申請單 42 附件 1： 物品 購置申請單 申請購置部門： 年 月 日 序號 擬購物品名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 金 額 使用人 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 申購理由 批準(zhǔn)： 審核： 編制： 43 附件 2： 物 品 臺 帳 序號 物品 名稱 單位 單價 購置數(shù)量 費(fèi)用金額 入庫時間 驗收人 庫存 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 44 45 附件 3： 物品 領(lǐng)用申請單 部門： 年 月 日 物品名稱 需求數(shù)量 使用人 物品名稱 需求數(shù)量 使用人 復(fù)印紙 A4 修正液 復(fù)印紙 A3 修正帶 記錄本 (大 ) 直別針 記錄本 (小 ) 曲別針 (大 ) 復(fù)寫紙 (大 ) 曲別針 (小 ) 復(fù)寫紙 (小 ) 尺子 簽字筆 書立 簽字筆芯 長尾夾 51mm 鉛筆 長尾夾 32mm 橡皮 長尾夾 19mm 裁紙刀 長尾夾 15mm 轉(zhuǎn)筆刀 拉桿夾 雙面膠 (大 ) 檔案盒 雙面膠 (小 ) 文件夾 透明膠帶 (大 ) 印油 透明膠布 (小 ) 印臺 (大 ) 信封（大） 印臺 (小 ) 信封（中） 點(diǎn)鈔盒 信封（ ?。? 計算器 記事貼 紙蔞 膠水 紙杯 膠棒 手提袋 剪刀 其他： 筆筒 訂書器 訂書訂 起訂器 46 批準(zhǔn)： 審核： 編制： 47 附件 4： 20 年物品 領(lǐng)用統(tǒng)計表 部門 物 品 綜合辦公室 發(fā)展研究部 人力資源部 資金部 財務(wù)部 經(jīng)營部 合約估算部 工程管理部 質(zhì)量安全部 科技部 法律清欠部 基礎(chǔ)設(shè)施部 實(shí)業(yè)投資部 黨委工作部 紀(jì)檢監(jiān)察室 工會工作部 審計部 離退休工作部 國際工程事業(yè)部 復(fù)印紙 記錄本 復(fù)寫紙 簽字筆 簽字筆芯 鉛筆 橡皮 裁紙刀 轉(zhuǎn)筆刀 雙面膠 信封 記事貼