【文章內(nèi)容簡介】 。 （九）注辦 17 收文處理完畢，要在《收文處理單》上注明辦理結(jié)果：傳閱的文件，要有傳閱人簽名；承辦完畢的文件，要有承辦部門或人員簽注的承辦結(jié)果及辦結(jié)時間。 （十）查辦 辦公室要對上級單位來文的落實情況進(jìn)行督促檢查，查辦項目包括針對來文的辦理情況，文件要求的落實情況，回復(fù)報告及統(tǒng)計數(shù)字的真實性和客觀性。 （十一）清退 重要文件或保密文件待處理完畢或承辦完畢后，主辦單位應(yīng)將其退回辦公室，辦理清退手續(xù)。 （十二）立卷 局機關(guān)采用分散式立卷，即機關(guān)收文 、綜合性的文件及綜合性的會議文件材料由辦公室立卷；業(yè)務(wù)性文件、以部門名義發(fā)文的存本和定稿、以局名義召開的專業(yè)會議文件由業(yè)務(wù)部門立卷；會計核算文件材料由財務(wù)會計部門立卷；科技文件材料及其他業(yè)務(wù)文件，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門立卷。 （十三）歸檔和銷毀 文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關(guān)檔案管理規(guī)定。 四、發(fā)文處理程序 （一）草擬 文件起草工作包括交擬、議擬和撰擬三個程序： 1．交擬：根據(jù)管理工作的客觀需要，文件主辦部門要認(rèn)真領(lǐng)會和記錄領(lǐng)導(dǎo)交待的寫作意圖和重要問題、措施等。 2．議擬：查找與該文件有關(guān)的文件、法律法規(guī)、企業(yè)相 關(guān)規(guī)定等，通過調(diào)研收集相關(guān)材料和信息，形成文件提綱。 3．撰擬：對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見時，主辦部門可列舉各方理由和依據(jù)，提出建設(shè)性意見，并于有關(guān)部門會面后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)和裁定。 （二）修改 文件起草后，應(yīng)字斟句酌認(rèn)真修改， 修改的標(biāo)記及文字 應(yīng)用彩色筆拉出版心，明顯標(biāo)注，修改完畢填寫《發(fā)文稿紙》中擬稿人、文件標(biāo)題、附件、文件類別、主送、抄送等內(nèi)容，請部門負(fù)責(zé)人審閱文稿并簽署意見。領(lǐng)導(dǎo)要求提前 審閱的文件及只需報領(lǐng)導(dǎo)閱批不需要發(fā)文的報告、請示等，填寫《簽報》后由主辦部門直接送領(lǐng)導(dǎo)。 （三）審核 18 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室進(jìn)行審核，審核重點： 1．行文必要性、合法性，與企業(yè)現(xiàn)行規(guī)章制度的協(xié)調(diào)性； 2．政策界限清晰，措施方法可行，執(zhí)行期限妥當(dāng)，涉及的相關(guān)問題能夠妥善安排； 3．公文格式、標(biāo)題、語體、文字、標(biāo)點符號、層次序號、數(shù)字、引文、簡稱、譯名、密級、緩急等是否符合規(guī)范； 4．主送和抄送是否得當(dāng)，閱讀和發(fā)放范圍是否合適等； 5．核稿人提出修改意見，擬稿人修改后擬稿人簽字并確定關(guān)鍵詞、密級、緩急程 度及簽發(fā)人等。 （四）簽發(fā) 1．以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)； 2．以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)； 3．同級機關(guān)方可聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文應(yīng)經(jīng)聯(lián)合行文的相關(guān)機關(guān)會簽方能生效。 （五）復(fù)核 公文正式印制前，辦公室應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核重點： 1．發(fā)文名義是否妥當(dāng)，審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全、規(guī)范； 2．聯(lián)合發(fā)文是否經(jīng)過了會商和會簽，發(fā)文機關(guān)是否同級，排列是否妥當(dāng)； 3．復(fù)核后對文稿進(jìn)行了實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序進(jìn)行復(fù)審。 （六）注冊 發(fā)文注冊指按發(fā)文順序給每份文件編著發(fā)文字號。 1．按發(fā)文的先后順序編注發(fā)文字號； 2．聯(lián)合發(fā)文只編注主辦機關(guān)發(fā)文字號； 3．發(fā)文字號結(jié)構(gòu)為：發(fā)文機關(guān)代字 +﹝ 年度 ﹞ +發(fā)文順序號； 4．不得一文多號，也不得一號多文； 5．確定發(fā)送范圍和印制數(shù)量； 6．帶密級文件應(yīng)編注發(fā)文份號。 （七）繕印與校對 經(jīng)過簽發(fā)程序，無須任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主辦部門校對清稿，校對人員在正確無誤的校樣上簽字后，按照文件數(shù)量要求印制相應(yīng)份數(shù)。 （八）用印 企業(yè)印章應(yīng)由專人管理，用印應(yīng)嚴(yán)格履行程序，合乎規(guī)范要求。文件用 印規(guī)范請詳見“印信管理程序”。 （九）裝訂裝封 19 按照文件裝訂要求進(jìn)行裝訂，向外發(fā)出的文件應(yīng)裝入信封，發(fā)文裝封應(yīng)注意： 1．多級行文、普發(fā)文件應(yīng)編寫文件信封號碼； 2．有密級的文件，應(yīng)在信封上標(biāo)識密級，封口處貼密封條； 3．有緩急程度的文件，應(yīng)在信封上標(biāo)識緩急程度。 （十）登記發(fā)送 文件發(fā)送，應(yīng)在《發(fā)文登記簿》上登記，文件發(fā)送的方式有：專人遞送、收文單位專人領(lǐng)取、公文交換站遞送、郵寄、網(wǎng)絡(luò)傳送、傳真、電傳等。 （十一）發(fā)文催辦 發(fā)文催辦為對外催辦，即向收到文件的所屬單位或外機關(guān)單位發(fā)出催促辦理文件的意見。 1．重要公文確認(rèn)接收后 3 個工作日未辦理的，根據(jù)需要可用電話、傳真等快捷方式向?qū)Ψ讲樵冝k理情況； 2．緊急公文或電話催辦多次未果的事項，需要催辦； 3．填寫《重要事項催辦單》，發(fā)送至承辦單位，要求立即給與答復(fù)； 4．《重要事項催辦單》發(fā)出 3 日后未見回音，主辦部門查辦該文件。 （十二）歸檔和銷毀 文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關(guān)檔案管理規(guī)定。 為便于歸檔，保證檔案的完整性和節(jié)約存放空間，收文登記簿、收文分發(fā)分送簿、發(fā)文登記簿等 均使用活頁筆記本。 五、公文管理 1．各單位及各部門應(yīng)設(shè)專人管理文件。 2．上級 單位帶有密級的公文，除絕密級和注明不能翻印的公文嚴(yán)禁翻印以外，必須經(jīng)下一級負(fù)責(zé)人或辦公室主任批準(zhǔn)，方可翻印。中央、國務(wù)院文件的翻印須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和引發(fā)范圍。 3．公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。 4．公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 5．部門合并時，全部公文應(yīng)隨之合并管理。公司或機構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理立卷后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交 、清退。 6．與質(zhì)量體系有關(guān)的文件，按照局程序文件《文件和資料的控制程序》執(zhí)行。 7．電子版公文管理工作按照《中國建筑第二工程局電子文件歸檔與管理規(guī)范》（建二 辦 ﹝ 2020﹞ 6 號） 執(zhí)行。 20 附件： 1．收文登記簿 2．收文分發(fā)分送簿 3．收文處理單 4．發(fā)文稿紙 5．簽報 6．發(fā)文登記簿 7．重要事項催辦單 21 附件 1： 收文登記簿 收文日期 文號 /編號 來文單位 文件名稱 密級 緩急 份數(shù) 流水號 備注 22 附件 2： 收文分發(fā)分送簿 文號 來文單位 文件名稱 密級 緩急 分發(fā)分送對象 簽名 備注 23 附件 3： 收文處理 單 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示 閱者意見 承辦情況 辦 公 室 擬辦意見 來文單位 收文日期 文件標(biāo)題 來文文號 24 附件 4： 發(fā) 文 稿 紙 密級： 緩急程度： 領(lǐng)導(dǎo)批示： 月 日 部門會簽： 月 日 擬稿人： 電話： 月 日 部門負(fù)責(zé)人： 月 日 辦公室核稿： 月 日 文件標(biāo)題： 附件： 文件類別： 文件、報告、請示、決定、決議、通知、通報、紀(jì)要、批復(fù)、函、簡報 主題詞： 主送： 打字： 校對： 抄報： 抄送： 發(fā)文編號： ﹝ 20 ﹞ （共印 份） 25 附件 5： 中國建筑第二工程局 有限公司 簽 報 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示 標(biāo) 題 （或事由） 主辦部門負(fù)責(zé)人 簽 發(fā) 請 同志批示。 簽字： 主辦部門主管 審 核 部門會簽 緊急程度 密 級 主辦部門： 聯(lián)系人： 電話： 年 月 日 26 附件 6： 發(fā) 文 登 記 簿 序號 發(fā)文日期 文號 文件名稱 發(fā)放范圍 發(fā)送形式 份數(shù) 收者簽名 接收時間 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 注：“收者簽名”與“接收時間”兩 項只在紙面發(fā)文時使用。 27 附件 7： 重 要 事 項 催 辦 單 催辦對象 催辦時間 催辦依據(jù)文件 發(fā)文字號 催辦事項 催辦原因 催辦要求 進(jìn)展情況： 負(fù)責(zé)人： 聯(lián)系人： 電話： 年 月 日 局領(lǐng)導(dǎo)批示 催辦聯(lián)系人 聯(lián)系電話 電子 郵箱 28 第三章 接待 工作程序 一、 接待 工作概述 接待工作是一項“窗口性”工作，指企業(yè)在公務(wù)活動中對來訪者所進(jìn)行的迎接、招待、洽談、聯(lián)系等輔助管理活 動，基本要素包括：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務(wù)和接待方式。辦公室要重視接待工作的廣泛性、禮儀性和務(wù)實性。 二、接待工作流程圖 三、接待工作基本程序 （一）收集來賓情況 我局主要來賓包括：政府機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、中建總公司領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)、重要業(yè)主、重要活動及大型會議來賓等。 收到接待任務(wù)后，要積極從多方收集來賓情況，主要包括：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、民族、宗教信仰、生活習(xí)俗等。 （二）分析判斷來訪意圖 對于非企業(yè)邀請的來訪，應(yīng)通過多種途徑和渠道收集這方面的信息， 分析判斷其真實來訪目的和意圖，以確定接待方針和接待任務(wù)。非企業(yè)邀請的來訪主要有： （ 1）黨政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察工作； （ 2）中建總公司領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作； （ 3）兄弟單位業(yè)務(wù)交流與合作洽談； （ 4）重要業(yè)主來訪； （ 5）其他日常來訪。 （三）擬訂接待方案 準(zhǔn)備材料禮品 食宿行安排 布置接待環(huán)境 安全保衛(wèi)工作 接待及會談 宴請 送別 收集來賓情況 分析判斷意圖 擬定接待方案 接待方針 接待規(guī)格 接待形式 日程安排 人員安排 經(jīng)費預(yù)算 收到接待任務(wù) 29 重要的接待活動，要事先擬訂接待方案，提交領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)容包括：來訪意圖、來訪者基本情況、接待方針、規(guī)格、形式、日程安排、接待人員安排、費用預(yù)算等。 1．接待方針 根據(jù)對方來訪意圖、雙方關(guān)系和對我方的態(tài)度制定接待方針，明確接待目標(biāo)和原則。 2．接待類別 一類接待：黨政 機關(guān)、總公司、兄弟單位局級以上領(lǐng)導(dǎo)的接待； 二類接待：黨政機關(guān)、總公司處級以上領(lǐng)導(dǎo)，兄弟單位副局級以上領(lǐng)導(dǎo)及重要業(yè)主的接待； 三類接待：其他日常來訪。 3．接待形式 包括迎送、宴請、會見、會談、文藝招待、參觀游覽等儀式和活動。 4．接待日程安排 主要包括接待具體時間、接待形式和內(nèi)容、接待實施地點、陪同人員工作安排等，一般以表格形式列出。 5．接待人員安排 接待人員主要包括陪同人員和組織工作人員。主要陪同人員包括主要陪同領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人；組織工作人員包括事務(wù)秘書、翻譯及后勤人員。 一類接待陪同人員：局 董事長、總經(jīng)