【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 參考資料，包括參考書籍、期刊、報(bào)紙及其它宣傳資料等；h) 其它。 i) 檔案編號(hào)j) 檔案分類為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案劃分對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。a) 檔案存放位置利用分類編號(hào)來(lái)確定。檔案管理規(guī)程b) 確定檔案一級(jí)類存放區(qū)：根據(jù)各一級(jí)類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級(jí)類檔案存放區(qū)。各一級(jí)類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。c) 各一級(jí)類檔案區(qū)內(nèi)的子級(jí)類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。d) 每一份檔案均存放在某一級(jí)類的檔案盒內(nèi)。e) 同一個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號(hào)順序從下到上排列存放。f) 每一類檔案在柜架存放時(shí)均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。 a) 分散在各部門的資料歸檔前由各部門負(fù)責(zé)管理。b) 各部門必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。c) 各部門負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則確定歸檔時(shí)間。a) 公司批文、供水、供電增容計(jì)劃指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書等重要文件隨時(shí)歸檔；b) 法律訴訟、外來(lái)文件等資料處理完畢即行歸檔；c) 客戶資料在客戶辦理完各項(xiàng)手續(xù)后即行歸檔；d) 各項(xiàng)工程資料在驗(yàn)收后一個(gè)星期內(nèi)歸檔；e) 各部門當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔；其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時(shí)間歸檔。a) 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全；b) 歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆；c) 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。a) 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫《檔案資料移交清單》。b) 移交時(shí)，辦公室須仔細(xì)核對(duì)移交的資料，核對(duì)無(wú)誤后，交接人在移交清單上簽字。c) 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。a) 辦公室把各類移交資料按編號(hào)辦法進(jìn)行整理、編號(hào)。b) 辦公室須把每份檔案資料名稱、編號(hào)和歸檔時(shí)間等逐一登記在《登記冊(cè)》上。檔案管理規(guī)程c) 編號(hào)后的檔案，“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存放。 a) 檔案由辦公室負(fù)責(zé)管理。a) 必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解、掌握公司職能活動(dòng)和檔案材料情況。b) 負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號(hào)、裝訂、存放、管理等工作。c) 負(fù)責(zé)督促各部門檔案資料的移交工作。d) 負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等工作。e) 各部門做好有關(guān)檔案資料的收集、整理及交接等工作。f) 必須按要求做好保密工作。g) 必須做好檔案管理設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作。h) 必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。a) 檔案資料保存期限分別為長(zhǎng)期、中期、短期三類。五年以下的為短期，五至十五年的為中期，十五年以上的為長(zhǎng)期。b) 公司抽調(diào)各部門有關(guān)人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負(fù)責(zé)審議、鑒定檔案資料的保存期限。d) 鑒定小組于每年的最后一個(gè)季度內(nèi)召開(kāi)一次鑒定會(huì)，審議、鑒定新增資料的年限及應(yīng)銷毀的資料。檔案資料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。a) 經(jīng)鑒定不需保存但暫時(shí)不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X(表示暫存記號(hào))標(biāo)識(shí)記號(hào)，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內(nèi)。b) 檔案銷毀情況均須登記在《檔案銷毀登記表》上。a) 檔案資料一般只限于公司需要查閱的人員查閱。b) 外單位及個(gè)人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。c) 檔案一般只限于在現(xiàn)場(chǎng)查閱，因工作需要借出時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)審批表》。d) 審批表經(jīng)部門負(fù)責(zé)批準(zhǔn)簽字后，交辦公室辦理手冊(cè)，方可借出檔案。e) 借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，不得缺頁(yè)、遺失，并保證如期歸還。f) 檔案借還情況須在登記本上登記。 檔案管理規(guī)程a) 檔案資料定期進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)。b) 辦公室必須每季度統(tǒng)計(jì)一次檔案增刪、使用及管理情況。a) 發(fā)生意外事件時(shí)，首先應(yīng)立即將事件情況通報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。b) 當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時(shí)，應(yīng)立即設(shè)法追回所失檔案；c) 當(dāng)發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時(shí)， 應(yīng)立即對(duì)損毀檔案設(shè)法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原；若無(wú)法追回、修補(bǔ)損失的檔案，則應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。d) 在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，對(duì)意外事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。e) 根據(jù)意外事件發(fā)生的性質(zhì)及檔案損毀程度，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處罰。f) 對(duì)發(fā)生的意外事件及處理情況須進(jìn)行登記?！稒n案資料移交清單》《檔案分類編號(hào)、歸檔時(shí)間登記冊(cè)》《檔案銷銷毀登記表》《檔案借閱申請(qǐng)審批表》《檔案統(tǒng)計(jì)季報(bào)表》辦公設(shè)備管理規(guī)定，保持設(shè)備良好的技術(shù)狀態(tài)，延長(zhǎng)使用壽命，提高使用效率，特制定本辦法：、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、空調(diào)機(jī)等用于辦公用途的設(shè)備。，建立責(zé)任人的資料，責(zé)任人負(fù)責(zé)所管理設(shè)備的使用、維護(hù)工作，管理好設(shè)備的附件及有關(guān)資料，工作調(diào)動(dòng)或更換操作設(shè)備時(shí)，要將完整的設(shè)備和附件辦理移交手續(xù)。，及時(shí)清理灰塵，保潔外表，要定期對(duì)設(shè)備狀態(tài)進(jìn)行檢查，必須親自參加所操作設(shè)備的修理和驗(yàn)收工作。，新到崗人員必須經(jīng)過(guò)操作培訓(xùn)后，方能使用設(shè)備。、飲料上機(jī)，不得利用設(shè)備干私活，不得使用外來(lái)軟盤，以防病毒感染。，應(yīng)立即停機(jī)檢查故障，自己不能解決的故障，要及時(shí)通知責(zé)任人、維修人員進(jìn)行修理。，將全額賠償由此造成的一切費(fèi)用?！峨娔X使用人記錄》《復(fù)印機(jī)使用人記錄》《收發(fā)傳真文件記錄》《物品報(bào)廢單》《送修登記》復(fù)印機(jī)使用管理辦法，特制定本辦法。，辦公室為使用人提供專用密碼，以防未經(jīng)培訓(xùn)人員使用，減少意外損壞；、2號(hào)兩個(gè)紙盒內(nèi)使用，盡量少使用右側(cè)的手送紙臺(tái)；、禁止復(fù)印原件上有訂書釘?shù)犬愇铩?定期進(jìn)行維護(hù)。，辦公室應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)公司進(jìn)行修復(fù)?！稄?fù)印機(jī)使用人登記》《送修登記》廢用品管理辦法、傳真機(jī)、電腦等大件辦公用品使用年限過(guò)長(zhǎng)，無(wú)法維修或經(jīng)維修仍無(wú)法使用者，須填寫《物品報(bào)廢申請(qǐng)單》，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢后的大件辦公用品出售給廢品回收公司，所得收入上交公司財(cái)務(wù)。 電池容易對(duì)環(huán)境造成污染。公司廢電池須集中起來(lái)送專門回收點(diǎn)。 廢筆、廢剪刀、廢尺子、廢筆記本等普通廢辦公文具遵照國(guó)家有關(guān)垃圾分類回收管理辦法進(jìn)行處理。 計(jì)算器、膠紙座、訂書機(jī)等不易耗損辦公用品破損后，需經(jīng)維修后繼續(xù)使用，若鑒定維 修后仍無(wú)法使用者，視同普通廢辦公文具進(jìn)行處理。《物品報(bào)廢單》電話／傳真機(jī)使用管理規(guī)定、傳真機(jī)，并做好日常養(yǎng)護(hù)及維修聯(lián)系工作。、國(guó)際長(zhǎng)途。因業(yè)務(wù)需要開(kāi)通國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途電話，必須嚴(yán)格履行申請(qǐng)、審批手續(xù)。使用人必須提出申請(qǐng)，填寫“開(kāi)通國(guó)際、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話申請(qǐng)表”部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)總公司審批后，方可開(kāi)通。、國(guó)際長(zhǎng)途的，一經(jīng)查實(shí)，所發(fā)生的費(fèi)用及法律責(zé)任一概由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。，要盡量縮短通話時(shí)間，可以用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務(wù)，盡量不使用電話。、審批制度。凡發(fā)出、收到的傳真件，必須按“傳真文件登記表”進(jìn)行登記。、傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行檢查?！妒瞻l(fā)傳真文件記錄表》印章管理制度。、財(cái)務(wù)專用章的刻制、更換及日常使用管理工作。、合約，如需用印，視同領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接與辦公室聯(lián)系辦理。，需在空白紙上加蓋公司印章時(shí)，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記簽收。如未使用，須退回辦公室。，不得攜帶公司印章外出。必須攜帶公司印章外出時(shí)，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并由經(jīng)辦人在辦公室辦理借用手續(xù)，按時(shí)歸還。公司印章外借時(shí)間，責(zé)任由借用人承擔(dān)。，包括時(shí)間、用途、份數(shù)、批準(zhǔn)人、承辦人。，認(rèn)真履行登記簽字手續(xù)，不得擅自擴(kuò)；印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 ：《印章使用審批表》《印章使用登記表》辦公用品管理規(guī)定1,0辦公用品由公司統(tǒng)一購(gòu)買。各部門須指定專人負(fù)責(zé)報(bào)領(lǐng)；急需且辦公室沒(méi)有庫(kù)存的文具用品，由部門審購(gòu)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦公室購(gòu)進(jìn)，方可到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。，需填寫“物品領(lǐng)用單。，將所需辦公用品數(shù)量匯總到辦公室，由其負(fù)責(zé)編制采購(gòu)計(jì)劃。，其他時(shí)間不再零星發(fā)放辦公用品。，不得鋪張浪費(fèi)。、膠紙座、訂書機(jī)等不易耗損用品，一次配齊后，原則上不重復(fù)發(fā)放。如丟失，需以舊換新的，仍需進(jìn)行申購(gòu)報(bào)批。、信封的印刷，需嚴(yán)格統(tǒng)一字體、顏色和規(guī)格，以保持公司對(duì)外的企業(yè)文化形象。《辦公用品領(lǐng)用登記表》辦公用品申請(qǐng)及領(lǐng)用管理規(guī)定為了做好辦公用品的管理工作，降低管理成本，提高工作效率，特制定本規(guī)定：1． 0用品的申請(qǐng)：辦公用品的采購(gòu)一般每月申請(qǐng)一次，每月25日之前各部門根據(jù)工作情況提出申請(qǐng)，辦公室根據(jù)各部門的申請(qǐng)，提出添置計(jì)劃，總經(jīng)理審批后，報(bào)送總公司。2． 0總公司采購(gòu)回以后，辦公室負(fù)責(zé)集中領(lǐng)回并進(jìn)行了驗(yàn)收簽字。3． 0辦公用品的領(lǐng)用：各部門集中到辦公室領(lǐng)用辦公用品。4． 0計(jì)劃外的零星采購(gòu)：特別活動(dòng)或特殊工作需要購(gòu)買辦公用品的，必須在2天內(nèi)填寫《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》。由部門負(fù)責(zé)人簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)總公司審批。由辦公室進(jìn)行采購(gòu)。5． 0相關(guān)記錄《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定1,1各部門根據(jù)物資的性能、品種、型號(hào)、用途、重量、包裝等特點(diǎn)以及易揮發(fā)、易受潮物資的特性和倉(cāng)庫(kù)的條件，對(duì)倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃和安排。易燃、易爆、有毒等特殊物質(zhì)，必須安全放置在獨(dú)立小開(kāi)間內(nèi)，而且要注意通風(fēng)，照明要裝防爆燈，并做好標(biāo)識(shí)，所有物資包裝標(biāo)識(shí)一律向外。、溫度，及時(shí)做好清潔工作，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)消防設(shè)施功能正常，數(shù)量充足（標(biāo)準(zhǔn)：每50平方米須配置一臺(tái)滅火器）；庫(kù)內(nèi)照明燈應(yīng)選用不大于60W白熾燈；除工作人員外其它人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。 物資入庫(kù) 倉(cāng)管員對(duì)經(jīng)檢驗(yàn)合格的物資進(jìn)行核實(shí)后，方能按指定位置入庫(kù)，并及時(shí)登記入帳。 急用物資入庫(kù)后，倉(cāng)管員應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)使用部門。 物資出庫(kù)《領(lǐng)料單》，項(xiàng)目須清楚，手續(xù)齊全。如有不符，倉(cāng)管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。 庫(kù)存物資出庫(kù)必須核對(duì)帳目進(jìn)行登記、調(diào)整、復(fù)核。物資要按照先進(jìn)后出的原則發(fā)放。 《領(lǐng)料單》由物資使用人填寫、部門經(jīng)理審批。如是借用物資，歸還時(shí)需填寫歸還日期，由倉(cāng)管員驗(yàn)收入庫(kù)。 物資檢驗(yàn)及盤點(diǎn)倉(cāng)管員對(duì)庫(kù)存物資每月至少進(jìn)行一次檢查。（一般與盤點(diǎn)一起進(jìn)行）對(duì)庫(kù)存時(shí)間較長(zhǎng)的物資，應(yīng)統(tǒng)一放置于倉(cāng)庫(kù)的不合格物資隔離區(qū)內(nèi)，并在顯著位置貼上不合格物資標(biāo)記。 倉(cāng)管員應(yīng)在每月25日對(duì)庫(kù)存的物資進(jìn)行一次盤點(diǎn)，填寫《倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)表》，并報(bào)部門經(jīng)理審核。4,3 倉(cāng)管員應(yīng)配合后勤人員每月進(jìn)行一次固定資產(chǎn)盤查。每半年由公司組織財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理辦公室全面盤查一次 倉(cāng)管員注意查驗(yàn)庫(kù)存物資的有效期，對(duì)快要到期的物品要及時(shí)通知相關(guān)使用部門和總經(jīng)理。以便采取措施?！度霂?kù)單》《領(lǐng)料單》《倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)表》《庫(kù)存品檢查記錄》物品驗(yàn)證規(guī)程規(guī)范采購(gòu)物品的驗(yàn)證工作，確保入倉(cāng)物品符合規(guī)定要求。適用于物業(yè)公司及各部門的物品驗(yàn)證工作。3..0職責(zé)。，由申購(gòu)人或使用人共同驗(yàn)證。，要求全部驗(yàn)證。，要求抽樣10%50%(但不少于10個(gè))驗(yàn)證。，特別是對(duì)批量（或成箱、成件）購(gòu)買的物品必須要驗(yàn)證物品的合格證，物品的合格證由倉(cāng)庫(kù)管理員保存。，必須使用相關(guān)工具協(xié)助驗(yàn)證。，數(shù)量等必須與采購(gòu)申請(qǐng)單或送貨單上的內(nèi)容相符。、使用說(shuō)明書及保修卡等資料在驗(yàn)證無(wú)誤后交部門兼職資料員保存、備查。A）儀器儀表類（用于測(cè)量和監(jiān)視目的的儀器儀表）——萬(wàn)用表。——鉗形表。——搖表?！渌麘?yīng)送計(jì)量所檢定的物品。——水暖類：水表?！娖黝悾弘姳?。——保安類：對(duì)講機(jī)、滅火器等?！獧C(jī)械設(shè)備類：綠蘺機(jī)、吸塵機(jī)等。——儀器儀表類：水平儀、壓力表等?！獧C(jī)械零件類：空調(diào)、水泵、電梯、發(fā)電機(jī)等設(shè)備的備用配件?！渌麘?yīng)驗(yàn)證合格證的物品。物品驗(yàn)證規(guī)程、接觸部位靈活度和壁厚均勻驗(yàn)證的物品?！悾核堫^、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、鍍鋅鋼管等?！娖黝悾洪_(kāi)關(guān)、導(dǎo)線、接觸器、燈管、燈泡、保險(xiǎn)絲等?！缀墓ぞ哳悾翰ＡЧ巍馐?、鉗子、螺絲批、修枝剪、小鋤頭等。——其他應(yīng)驗(yàn)證外觀完好度、接觸部位靈活和壁厚均勻度的物品?！土项悾河推?、涂料等?！０差悾簩?duì)講機(jī)等?！獧C(jī)械設(shè)備類：吸塵器、疏通器、剪草機(jī)、水泵、電鉆、電焊機(jī)等。，同時(shí)亦應(yīng)符合采購(gòu)申請(qǐng)單要求的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量；其它不屬于上述驗(yàn)證范圍的，應(yīng)對(duì)其是否符合采購(gòu)申請(qǐng)單要求的規(guī)程、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行抽樣或全部核對(duì)。，密封包裝無(wú)裂縫、無(wú)滲漏、無(wú)污染或破損痕跡。——已過(guò)有效期的，倉(cāng)管員應(yīng)拒絕驗(yàn)收入庫(kù)?！行跁r(shí)間不足一個(gè)月的物品，由倉(cāng)管員組織人員對(duì)其試用，以便檢查該物品的有效程度是否合格，并要求采購(gòu)員對(duì)該類物品限量采購(gòu)。、破損、無(wú)裂縫或扭曲變形。，應(yīng)注意物品有無(wú)銹跡。，檢查其轉(zhuǎn)動(dòng)是否靈活，有無(wú)大的摩擦聲。，看連接處有無(wú)松動(dòng)、滑絲現(xiàn)象。、尺寸是否符合要求。，看其是否達(dá)到規(guī)定的受力標(biāo)準(zhǔn)。，檢查其靈活性、準(zhǔn)確性。，