【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 來(lái)進(jìn)行比較、核價(jià)。 采購(gòu)審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。 其他采購(gòu)要求: 盡量要求按時(shí)送貨，如需外出采購(gòu)，行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。 采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。 對(duì)于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。 采購(gòu)程序一般分請(qǐng)購(gòu)、詢/比/議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。，以便審核各部門提交的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃（附請(qǐng)購(gòu)清單），依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。，由申請(qǐng)部門填寫《請(qǐng)購(gòu)表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購(gòu)，價(jià)值在人民幣五百元以上，一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。，仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（1000元以上）采購(gòu)需填寫《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》。 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)《請(qǐng)購(gòu)表》的緩急，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，若因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方/供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析后議價(jià)。，內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí)，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料，必要時(shí)要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。 呈核、訂購(gòu)，歸納整理報(bào)價(jià)分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請(qǐng)購(gòu)單》上，依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。，行政助理應(yīng)在《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并附上詳細(xì)資料，一同呈報(bào)使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請(qǐng)購(gòu)單》交使用部門確認(rèn)無(wú)誤后，才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。《請(qǐng)購(gòu)單》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。 行政助理接到核準(zhǔn)后的《請(qǐng)購(gòu)單》后，應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。 驗(yàn)收，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗(yàn)貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過(guò)一定數(shù)量，取消供貨資格，另?yè)Q其它供貨商。，對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門，并作出跟進(jìn)?！墩?qǐng)購(gòu)表》、《入倉(cāng)單》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 存檔跟蹤管理，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。、使用說(shuō)明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息。、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。. 物品出倉(cāng)：《請(qǐng)購(gòu)單》中申購(gòu)的物品；必需的辦公用品?！豆ぷ魅蝿?wù)單》向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)?！稁?kù)存物品盤點(diǎn)表》上。 物品盤點(diǎn) 每月25日前，人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。 根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》。 將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)。 在次月1日前將前月《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》、《入倉(cāng)單》、《出倉(cāng)單》交人事資源部主任審核。 倉(cāng)庫(kù)管理 倉(cāng)庫(kù)物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 倉(cāng)庫(kù)除倉(cāng)管員外，無(wú)特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 倉(cāng)庫(kù)應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉(cāng)管員休息或不在崗位時(shí)，應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。 物品供應(yīng)商評(píng)審管理 評(píng)審范圍； 行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔，包括以下內(nèi)容： 供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊(cè)地址 營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 資質(zhì)等級(jí)證書 評(píng)審結(jié)果和記錄 其他證明材料 物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)審一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體要求： 掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化 社會(huì)信譽(yù)的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評(píng)審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 委托方/供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象，可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。 物品采購(gòu)流程采購(gòu)流程預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外是否為?？匚锲沸枧R時(shí)應(yīng)急采購(gòu)物品價(jià)值是否=1000元?管理處主任審核書面同意貨比三家報(bào)價(jià)分析各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計(jì)劃(附《請(qǐng)購(gòu)單》)。公司資源部匯總審核報(bào)公司總經(jīng)理審批管理處擬寫書面申請(qǐng)報(bào)告提交管理處主任通過(guò)行政助理跟進(jìn)往后采購(gòu)流程否直接與特約供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)填報(bào)《特約供應(yīng)商審批表》呈公司資源部核準(zhǔn)由申購(gòu)部門填寫詳細(xì)《請(qǐng)購(gòu)單》或提供相關(guān)樣品是依審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批安排貨期驗(yàn)收通過(guò)否登記入倉(cāng)，填寫入庫(kù)登記表及入倉(cāng)單退貨跟進(jìn)資產(chǎn)登記，粘貼標(biāo)簽使用部門領(lǐng)用，出倉(cāng)填寫出庫(kù)登記表及出倉(cāng)單財(cái)務(wù)報(bào)銷建檔否是備注：每月22日前各管理處提交下月采購(gòu)物品計(jì)劃（注明到貨時(shí)間），并填寫好物品采購(gòu)單。10 物品領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用前先填寫《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門主管須跟進(jìn)物料使用情況。 對(duì)用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門提出申請(qǐng)，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。10．4 每月25日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉(cāng)管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用料。物料領(lǐng)用流程領(lǐng)用人部門主管批準(zhǔn)后簽名領(lǐng)用物品總價(jià)值是否在300元以內(nèi)領(lǐng)用人憑工作任務(wù)單/領(lǐng)料單領(lǐng)料管理處主任審核后簽名否是否是行政助理/倉(cāng)管員憑單發(fā)貨行政助理/倉(cāng)管員憑單進(jìn)行銷帳領(lǐng)料人攜舊物料交行政助理/倉(cāng)管員辦理出倉(cāng)手續(xù)，并對(duì)舊物品進(jìn)行處理是否以舊換新物品倉(cāng)管/行政助理復(fù)核庫(kù)存數(shù)備注：1物料領(lǐng)用審批時(shí)間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時(shí)，可通過(guò)電話請(qǐng)批，后補(bǔ)簽名。11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定手機(jī)為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，手機(jī)與手機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級(jí)以上員工使用。 CDMA手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用CDMA手機(jī)時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。 MA手機(jī)統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。 員工在使用CDMA手機(jī)時(shí)，必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)機(jī)，如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無(wú)故關(guān)機(jī)，無(wú)法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。 CDMA手機(jī)交由員工使用的當(dāng)月起，員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)的手機(jī)報(bào)銷。具體參照“手機(jī)通信費(fèi)用管理規(guī)定”。 CDMA手機(jī)話費(fèi)每月由使用者自行到營(yíng)業(yè)廳繳費(fèi)，索取話費(fèi)發(fā)票交行政核準(zhǔn)，在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，超過(guò)報(bào)銷限額的話費(fèi)由持機(jī)人自行承擔(dān)。 員工在領(lǐng)取CDMA手機(jī)時(shí)，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議；，在使用過(guò)程中，如果出現(xiàn)手機(jī)損壞、遺失等情況，由員工負(fù)責(zé)賠償；，需把手機(jī)交還公司，如果私自帶走手機(jī)者，當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中費(fèi)用，同時(shí)公司有權(quán)追究其法律責(zé)任；，在公司工作滿兩年（從領(lǐng)取手機(jī)后開(kāi)始算），公司把其使用的手機(jī)及號(hào)碼送于該員工。，想加入集團(tuán)網(wǎng)，可把手機(jī)號(hào)碼及身份證復(fù)印件交給資源部，由資源部代為辦理。加入后，手機(jī)號(hào)碼屬員工不變，超出話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。不享有報(bào)銷補(bǔ)助的員工，如想把自己使用的CDMA手機(jī)加入集團(tuán)網(wǎng)，亦可把號(hào)碼及身份證交于資源部代為辦理。話費(fèi)方面由員工自己以預(yù)存話費(fèi)方式繳費(fèi)。公司不承擔(dān)任何責(zé)任。，可以向資源部提出申請(qǐng)，由資源部辦理。為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限公司決定對(duì)主管級(jí)以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機(jī)及對(duì)應(yīng)的號(hào)碼。為更好地進(jìn)行管理，現(xiàn)制定以下規(guī)定：、號(hào)碼，屬公司所有，員工僅享有使用權(quán)，未征得公司書面同意，使用者不能擅自更改號(hào)碼或轉(zhuǎn)讓手機(jī)及其配件。，如有損壞或遺失，公司將視實(shí)際情況要求使用者作出相應(yīng)賠償。，將獲得公司配發(fā)的手機(jī)及其配件和對(duì)應(yīng)的號(hào)碼，并可以享有定額手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷。公司每月提供給使用者的定額話費(fèi)報(bào)銷費(fèi)用，是為滿足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因個(gè)人原因而導(dǎo)致關(guān)機(jī)甚至停機(jī)，影響公司工作效率；違者將按公司管理制度追究相關(guān)責(zé)任。，超出部分由使用者自行承擔(dān)。，使用者不得利用此號(hào)碼作違法違紀(jì)使用。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將會(huì)受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。，可向公司資源部報(bào)告，或直接致電中國(guó)聯(lián)通廣州分公司服務(wù)經(jīng)理，以盡快解決。，需同時(shí)返還手機(jī)及其配件、UIM卡，結(jié)清話費(fèi)，否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機(jī)的市場(chǎng)價(jià)款、話費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。，則視作自愿遵守上述規(guī)定。12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定 對(duì)講機(jī)的管理 對(duì)講機(jī)由各管理處各部門領(lǐng)用保管，遵守“誰(shuí)領(lǐng)用，誰(shuí)保管，誰(shuí)損壞，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，層層落實(shí)。 對(duì)講機(jī)由各管理處行政助理統(tǒng)一編號(hào)管理，定期對(duì)使用情況進(jìn)行檢查。 各管理處各部門必須設(shè)立對(duì)講機(jī)使用登記薄，由部門每天統(tǒng)一發(fā)放、驗(yàn)收，并做好對(duì)講機(jī)交接工作。 對(duì)講機(jī)的維修 對(duì)講機(jī)的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負(fù)責(zé)，由資源部指定統(tǒng)一的維修商進(jìn)行維修保養(yǎng)。 行政助理應(yīng)建立對(duì)講機(jī)的設(shè)備臺(tái)帳，及時(shí)掌握對(duì)講機(jī)的性能狀況及使用情況。，必須立即通知行政助理處理。行政助理需向使用人了解清楚情況，要求使用人提供書面報(bào)告，查明原因，屬于人為損壞的須負(fù)賠償責(zé)任。 對(duì)講機(jī)的使用 對(duì)講機(jī)必須隨身攜帶，小心愛(ài)護(hù)，使用時(shí)應(yīng)小心輕放，嚴(yán)禁手提對(duì)講機(jī)天線，嚴(yán)禁用對(duì)講機(jī)敲擊硬物，因使用不當(dāng)造成損壞須照價(jià)賠償。 用對(duì)講機(jī)后必須保持對(duì)講機(jī)處于開(kāi)機(jī)狀態(tài)，并注意及時(shí)更換電池，更換電池時(shí)，必須先關(guān)機(jī)后再更換電池，以保護(hù)和延長(zhǎng)對(duì)講機(jī)使用壽命。 須嚴(yán)格按對(duì)講機(jī)的操作規(guī)范使用，發(fā)話時(shí)，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話完畢后松開(kāi)發(fā)話按鈕接聽(tīng)，嚴(yán)禁長(zhǎng)時(shí)間按住發(fā)話按鈕，影響正常通話。 在公眾場(chǎng)合注意控制對(duì)講機(jī)音量，避免對(duì)客戶造成滋擾。 對(duì)講機(jī)僅供工作上的聯(lián)系，不準(zhǔn)用對(duì)講機(jī)講與工作無(wú)關(guān)的事情，不得講影響公司/管理處形象的說(shuō)話或泄露公司/管理處秘密。 用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)先報(bào)崗位，然后講要找的崗位，再說(shuō)具體事情；使用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)，要求別人辦事時(shí)應(yīng)多用“請(qǐng)”字，如“消防中心CALL巡樓保安，請(qǐng)即到層檢查號(hào)煙感”，接收人收到后應(yīng)回復(fù)“收到”或不清楚時(shí)說(shuō)“請(qǐng)重復(fù)”，檢查后回復(fù)“巡樓保安CALL消防中心，檢查無(wú)火情，請(qǐng)復(fù)位”，“謝謝”。嚴(yán)禁用對(duì)講機(jī)講粗言爛語(yǔ)。 對(duì)講機(jī)使用過(guò)程因接受信號(hào)不好，接收雙方聽(tīng)不清楚時(shí)，呼叫三次無(wú)反應(yīng)，其他同事應(yīng)立即轉(zhuǎn)呼并及時(shí)代為轉(zhuǎn)告。13 《工作任務(wù)單》使用辦法 目的加快工作效率、避免工作延誤，把每一項(xiàng)工作明確到人和完成時(shí)間，以保證“成本、效率、質(zhì)量、態(tài)度”均使客戶得到滿意 使用說(shuō)明： 每一張工作任務(wù)單只有一項(xiàng)工作內(nèi)容，一個(gè)編號(hào)； 工作任務(wù)單共3聯(lián)：第一聯(lián)為白色，由下單部門保管；第二聯(lián)為紅色，由接單部門保管；第三聯(lián)為藍(lán)色，由倉(cāng)庫(kù)保管；“接待人”（客戶服務(wù)中心前臺(tái)）在接到報(bào)單人的電話時(shí)，需馬上詳細(xì)記錄、填寫“報(bào) 單人”姓名、“報(bào)單時(shí)間”和“報(bào)單內(nèi)容”；若報(bào)單人到客戶服務(wù)中心前臺(tái)，則請(qǐng)報(bào)單人親自填寫．4接待人在確認(rèn)報(bào)單內(nèi)容后，需填寫“接待人”、“發(fā)單人”、“發(fā)單時(shí)間”“要求完成時(shí)間”欄內(nèi)容，并在4小時(shí)內(nèi)交接單部門（一） 接單部門不得以任何理由拒簽工作任務(wù)單，接單人為接單部門的主管（二） 接單人需填寫“接單時(shí)間”、“維修人員”，并在4小時(shí)內(nèi)交維修人員（三） 維修人員填寫所需材料，憑工作任務(wù)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料（四） 維修人員需填寫“到達(dá)時(shí)間”、“完成時(shí)間”或“未完成工作情況反饋”、“工時(shí)”、“工價(jià)”“總費(fèi)用”（五） 在完成工作以后，屬于有償服務(wù)的，馬上需請(qǐng)業(yè)主在“有償收費(fèi)確認(rèn)”欄簽名；并把工作任務(wù)單交客戶服務(wù)中心確認(rèn)，由客戶服務(wù)中心前臺(tái)評(píng)分后，分別送下單部門主管、管理處主任進(jìn)行評(píng)分；由客戶服務(wù)中心前臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)保管，每月25日把工作任務(wù)單統(tǒng)計(jì)表交人事行政助理進(jìn)行績(jī)效考評(píng)，逾期一天，報(bào)管理處主任；逾期三天，報(bào)公司秘書轉(zhuǎn)總經(jīng)理。13．3《工作任務(wù)單》管理制度《工作任務(wù)單》統(tǒng)一客戶服務(wù)部前臺(tái)接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領(lǐng)班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡(jiǎn)明清晰，如有與業(yè)主預(yù)約時(shí)間，必須寫上預(yù)約好的時(shí)間。新發(fā)出的任務(wù)單由客服部前臺(tái)統(tǒng)一編號(hào)并登記臺(tái)帳。，第一聯(lián)由客服部保管，第二、三聯(lián)交由工程部保管，并由工程部主管或領(lǐng)班按實(shí)際情況派單工作，《工作任務(wù)單》必須由責(zé)任部門保管好，不可遺失。，第一時(shí)間回復(fù)前臺(tái)，前臺(tái)按相關(guān)的單號(hào)做好記錄。工程部每天已完成的任務(wù)單于當(dāng)日中班19：00到客服部前臺(tái)回單。，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的