【文章內(nèi)容簡介】 其他采購要求: 盡量要求按時送貨，如需外出采購，行政助理應(yīng)安排集中物品采購。 采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。 對于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。 采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。，以便審核各部門提交的請購計劃，并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃（附請購清單），依權(quán)限逐級報批。，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。，由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購，價值在人民幣五百元以上，一律報公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。，仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請報告報總經(jīng)理批準(zhǔn)。（1000元以上）采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。 詢價、比價、議價《請購表》的緩急，參考市場行情及過去采購記錄進(jìn)行詢價作業(yè)，若因特殊情況（獨家制造或代理等原因）應(yīng)于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價，或經(jīng)分析后議價。，內(nèi)容須詳細(xì)、真實，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料，必要時要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。 呈核、訂購，歸納整理報價分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應(yīng)商資料填制于《請購單》上，依權(quán)限逐級報批。，行政助理應(yīng)在《請購單》上注明并附上詳細(xì)資料，一同呈報使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級報批。，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請購單》交使用部門確認(rèn)無誤后，才依權(quán)限逐級報批。《請購單》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報批。 行政助理接到核準(zhǔn)后的《請購單》后，應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。 驗收，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收，驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量，取消供貨資格，另換其它供貨商。，對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門，并作出跟進(jìn)。《請購表》、《入倉單》、相關(guān)申請報告及發(fā)票到財務(wù)部報銷。 存檔跟蹤管理，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。、使用說明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，隨時為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息。、財務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。. 物品出倉：《請購單》中申購的物品；必需的辦公用品。《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)?！稁齑嫖锲繁P點表》上。 物品盤點 每月25日前，人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點。由財務(wù)部復(fù)核。 根據(jù)清點結(jié)果，填寫《庫存物品盤點表》。 將庫存物品明細(xì)賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進(jìn)行核對。 在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。 倉庫管理 倉庫物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 倉庫除倉管員外，無特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 倉庫應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉庫內(nèi)的機械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉庫內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉管員休息或不在崗位時，應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。 物品供應(yīng)商評審管理 評審范圍； 行政助理應(yīng)當(dāng)對合格供應(yīng)商及時建檔，包括以下內(nèi)容： 供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊地址 營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 資質(zhì)等級證書 評審結(jié)果和記錄 其他證明材料 物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評審一次，并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體要求： 掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價格的變化 社會信譽的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 委托方/供應(yīng)商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象，可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。 物品采購流程采購流程預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計劃(附《請購單》)。需臨時應(yīng)急采購物品價值是否=1000元?否管理處擬寫書面申請報告提交管理處主任通過是管理處主任審核書面同意公司資源部匯總審核報公司總經(jīng)理審批由申購部門填寫詳細(xì)《請購單》或提供相關(guān)樣品行政助理跟進(jìn)往后采購流程是否為?？匚锲分苯优c特約供應(yīng)商進(jìn)行詢價貨比三家填報《特約供應(yīng)商審批表》呈公司資源部核準(zhǔn)報價分析依審批權(quán)限逐級報批安排貨期否驗收通過否退貨跟進(jìn)是登記入倉，填寫入庫登記表及入倉單資產(chǎn)登記，粘貼標(biāo)簽使用部門領(lǐng)用，出倉填寫出庫登記表及出倉單財務(wù)報銷建檔備注：每月22日前各管理處提交下月采購物品計劃（注明到貨時間），并填寫好物品采購單。10 物品領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用前先填寫《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門主管須跟進(jìn)物料使用情況。 對用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進(jìn)行驗收的同時，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時，由部門提出申請，報人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。10．4 每月25日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實用料。物料領(lǐng)用流程領(lǐng)用人憑工作任務(wù)單/領(lǐng)料單領(lǐng)料領(lǐng)用人部門主管批準(zhǔn)后簽名領(lǐng)用物品總價值是否在300元以內(nèi)管理處主任審核后簽名否是倉管/行政助理復(fù)核庫存數(shù)行政助理/倉管員憑單發(fā)貨是否以舊換新物品否是領(lǐng)料人攜舊物料交行政助理/倉管員辦理出倉手續(xù)，并對舊物品進(jìn)行處理行政助理/倉管員憑單進(jìn)行銷帳備注：1物料領(lǐng)用審批時間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時，可通過電話請批，后補簽名。11集團(tuán)網(wǎng)手機使用管理規(guī)定手機為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，手機與手機號碼統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級以上員工使用。 CDMA手機由新世界公司配于主管級以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用CDMA手機時，同時享有公司手機補助。 MA手機統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。 員工在使用CDMA手機時，必須保證在工作時間內(nèi)開機，如果發(fā)現(xiàn)在工作時間內(nèi)無故關(guān)機，無法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。 CDMA手機交由員工使用的當(dāng)月起，員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)的手機報銷。具體參照“手機通信費用管理規(guī)定”。 CDMA手機話費每月由使用者自行到營業(yè)廳繳費，索取話費發(fā)票交行政核準(zhǔn)，在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實報實銷，超過報銷限額的話費由持機人自行承擔(dān)。 員工在領(lǐng)取CDMA手機時，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機管理協(xié)議；，在使用過程中，如果出現(xiàn)手機損壞、遺失等情況，由員工負(fù)責(zé)賠償；，需把手機交還公司，如果私自帶走手機者，當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中費用，同時公司有權(quán)追究其法律責(zé)任；，在公司工作滿兩年（從領(lǐng)取手機后開始算），公司把其使用的手機及號碼送于該員工。，想加入集團(tuán)網(wǎng)，可把手機號碼及身份證復(fù)印件交給資源部，由資源部代為辦理。加入后，手機號碼屬員工不變，超出話費標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。不享有報銷補助的員工，如想把自己使用的CDMA手機加入集團(tuán)網(wǎng)，亦可把號碼及身份證交于資源部代為辦理。話費方面由員工自己以預(yù)存話費方式繳費。公司不承擔(dān)任何責(zé)任。，可以向資源部提出申請，由資源部辦理。為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限公司決定對主管級以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機及對應(yīng)的號碼。為更好地進(jìn)行管理，現(xiàn)制定以下規(guī)定：、號碼，屬公司所有，員工僅享有使用權(quán)，未征得公司書面同意，使用者不能擅自更改號碼或轉(zhuǎn)讓手機及其配件。，如有損壞或遺失，公司將視實際情況要求使用者作出相應(yīng)賠償。，將獲得公司配發(fā)的手機及其配件和對應(yīng)的號碼，并可以享有定額手機話費報銷。公司每月提供給使用者的定額話費報銷費用，是為滿足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因個人原因而導(dǎo)致關(guān)機甚至停機，影響公司工作效率；違者將按公司管理制度追究相關(guān)責(zé)任。，超出部分由使用者自行承擔(dān)。，使用者不得利用此號碼作違法違紀(jì)使用。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將會受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。，可向公司資源部報告，或直接致電中國聯(lián)通廣州分公司服務(wù)經(jīng)理，以盡快解決。，需同時返還手機及其配件、UIM卡，結(jié)清話費，否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機的市場價款、話費及其他相關(guān)費用。，則視作自愿遵守上述規(guī)定。12 對講機使用管理規(guī)定 對講機的管理 對講機由各管理處各部門領(lǐng)用保管，遵守“誰領(lǐng)用，誰保管，誰損壞，誰負(fù)責(zé)”的原則，層層落實。 對講機由各管理處行政助理統(tǒng)一編號管理，定期對使用情況進(jìn)行檢查。 各管理處各部門必須設(shè)立對講機使用登記薄，由部門每天統(tǒng)一發(fā)放、驗收，并做好對講機交接工作。 對講機的維修 對講機的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負(fù)責(zé)，由資源部指定統(tǒng)一的維修商進(jìn)行維修保養(yǎng)。 行政助理應(yīng)建立對講機的設(shè)備臺帳，及時掌握對講機的性能狀況及使用情況。，必須立即通知行政助理處理。行政助理需向使用人了解清楚情況，要求使用人提供書面報告，查明原因，屬于人為損壞的須負(fù)賠償責(zé)任。 對講機的使用 對講機必須隨身攜帶，小心愛護(hù)，使用時應(yīng)小心輕放，嚴(yán)禁手提對講機天線，嚴(yán)禁用對講機敲擊硬物，因使用不當(dāng)造成損壞須照價賠償。 用對講機后必須保持對講機處于開機狀態(tài)，并注意及時更換電池，更換電池時，必須先關(guān)機后再更換電池，以保護(hù)和延長對講機使用壽命。 須嚴(yán)格按對講機的操作規(guī)范使用，發(fā)話時，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話完畢后松開發(fā)話按鈕接聽，嚴(yán)禁長時間按住發(fā)話按鈕，影響正常通話。 在公眾場合注意控制對講機音量，避免對客戶造成滋擾。 對講機僅供工作上的聯(lián)系，不準(zhǔn)用對講機講與工作無關(guān)的事情，不得講影響公司/管理處形象的說話或泄露公司/管理處秘密。 用對講機時應(yīng)先報崗位，然后講要找的崗位，再說具體事情；使用對講機時應(yīng)使用禮貌用語，要求別人辦事時應(yīng)多用“請”字，如“消防中心CALL巡樓保安，請即到層檢查號煙感”，接收人收到后應(yīng)回復(fù)“收到”或不清楚時說“請重復(fù)”，檢查后回復(fù)“巡樓保安CALL消防中心，檢查無火情，請復(fù)位”，“謝謝”。嚴(yán)禁用對講機講粗言爛語。 對講機使用過程因接受信號不好，接收雙方聽不清楚時，呼叫三次無反應(yīng)，其他同事應(yīng)立即轉(zhuǎn)呼并及時代為轉(zhuǎn)告。13 《工作任務(wù)單》使用辦法 目的加快工作效率、避免工作延誤，把每一項工作明確到人和完成時間，以保證“成本、效率、質(zhì)量、態(tài)度”均使客戶得到滿意 使用說明： 每一張工作任務(wù)單只有一項工作內(nèi)容，一個編號； 工作任務(wù)單共3聯(lián)：第一聯(lián)為白色，由下單部門保管；第二聯(lián)為紅色，由接單部門保管；第三聯(lián)為藍(lán)色，由倉庫保管；“接待人”（客戶服務(wù)中心前臺）在接到報單人的電話時，需馬上詳細(xì)記錄、填寫“報 單人”姓名、“報單時間”和“報單內(nèi)容”；若報單人到客戶服務(wù)中心前臺，則請報單人親自填寫．4接待人在確認(rèn)報單內(nèi)容后，需填寫“接待人”、“發(fā)單人”、“發(fā)單時間”“要求完成時間”欄內(nèi)容，并在4小時內(nèi)交接單部門（一） 接單部門不得以任何理由拒簽工作任務(wù)單，接單人為接單部門的主管（二） 接單人需填寫“接單時間”、“維修人員”，并在4小時內(nèi)交維修人員（三） 維修人員填寫所需材料，憑工作任務(wù)單到倉庫領(lǐng)料（四） 維修人員需填寫“到達(dá)時間”、“完成時間”或“未完成工作情況反饋”、“工時”、“工價”“總費用”（五） 在完成工作以后，屬于有償服務(wù)的，馬上需請業(yè)主在“有償收費確認(rèn)”欄簽名；并把工作任務(wù)單交客戶服務(wù)中心確認(rèn)，由客戶服務(wù)中心前臺評分后，分別送下單部門主管、管理處主任進(jìn)行評分；由客戶服務(wù)中心前臺進(jìn)行統(tǒng)計保管，每月25日把工作任務(wù)單統(tǒng)計表交人事行政助理進(jìn)行績效考評，逾期一天，報管理處主任；逾期三天，報公司秘書轉(zhuǎn)總經(jīng)理。13．3《工作任務(wù)單》管理制度《工作任務(wù)單》統(tǒng)一客戶服務(wù)部前臺接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領(lǐng)班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡明清晰，如有與業(yè)主預(yù)約時間，必須寫上預(yù)約好的時間。新發(fā)出的任務(wù)單由客服部前臺統(tǒng)一編號并登記臺帳。，第一聯(lián)由客服部保管，第二、三聯(lián)交由工程部保管，并由工程部主管或領(lǐng)班按實際情況派單工作，《工作任務(wù)單》必須由責(zé)任部門保管好，不可遺失。，第一時間回復(fù)前臺，前臺按相關(guān)的單號做好記錄。工程部每天已完成的任務(wù)單于當(dāng)日中班19：00到客服部前臺回單。，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的簽名，再收集三聯(lián)《工作任務(wù)單》一同簽名。簽名確認(rèn)后第二聯(lián)返還接單部門保管，第一聯(lián)由發(fā)單部門