【正文】 物,制服外不顯露個(gè)人物品,有裝衣袋不裝過大或過厚的物品,袋內(nèi)物品不外露。 圖書借閱，先向行政助理查詢書籍明細(xì)，查出所需圖書的編號(hào)，再填寫借閱登記；，原則上圖書借閱一般不得超過三個(gè)月；因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和現(xiàn)用人的情況通知行政助理，并由行政助理作出追蹤、登記工作；，保持圖書的整潔的完整，不得涂污及損壞；如有損壞或遺失，公司將酌情要求賠償。、入倉、登記、借出，先向行政助理查詢管理處書籍明細(xì)，搜索所需購買的書籍或類似的書籍是否已備有。，立即回復(fù)客服部重新約定時(shí)間，客服跟進(jìn)該單處理過程，但不再重新發(fā)單?！度蝿?wù)單》完成情況，并將業(yè)主反饋的情況記錄在第一、三聯(lián)單上。工程部每天已完成的任務(wù)單于當(dāng)日中班19：00到客服部前臺(tái)回單。13．3《工作任務(wù)單》管理制度《工作任務(wù)單》統(tǒng)一客戶服務(wù)部前臺(tái)接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領(lǐng)班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡(jiǎn)明清晰，如有與業(yè)主預(yù)約時(shí)間，必須寫上預(yù)約好的時(shí)間。 用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)先報(bào)崗位，然后講要找的崗位，再說具體事情；使用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)使用禮貌用語，要求別人辦事時(shí)應(yīng)多用“請(qǐng)”字，如“消防中心CALL巡樓保安，請(qǐng)即到層檢查號(hào)煙感”，接收人收到后應(yīng)回復(fù)“收到”或不清楚時(shí)說“請(qǐng)重復(fù)”，檢查后回復(fù)“巡樓保安CALL消防中心，檢查無火情，請(qǐng)復(fù)位”，“謝謝”。 用對(duì)講機(jī)后必須保持對(duì)講機(jī)處于開機(jī)狀態(tài)，并注意及時(shí)更換電池，更換電池時(shí)，必須先關(guān)機(jī)后再更換電池，以保護(hù)和延長(zhǎng)對(duì)講機(jī)使用壽命。 行政助理應(yīng)建立對(duì)講機(jī)的設(shè)備臺(tái)帳，及時(shí)掌握對(duì)講機(jī)的性能狀況及使用情況。12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定 對(duì)講機(jī)的管理 對(duì)講機(jī)由各管理處各部門領(lǐng)用保管，遵守“誰領(lǐng)用，誰保管，誰損壞，誰負(fù)責(zé)”的原則，層層落實(shí)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將會(huì)受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。，將獲得公司配發(fā)的手機(jī)及其配件和對(duì)應(yīng)的號(hào)碼，并可以享有定額手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷。，可以向資源部提出申請(qǐng)，由資源部辦理。加入后，手機(jī)號(hào)碼屬員工不變，超出話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。具體參照“手機(jī)通信費(fèi)用管理規(guī)定”。 CDMA手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用CDMA手機(jī)時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門提出申請(qǐng)，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。 物品采購流程采購流程預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外是否為專控物品需臨時(shí)應(yīng)急采購物品價(jià)值是否=1000元?管理處主任審核書面同意貨比三家報(bào)價(jià)分析各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計(jì)劃(附《請(qǐng)購單》)。 倉庫管理 倉庫物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 倉庫除倉管員外，無特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 倉庫應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉庫內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉庫內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉管員休息或不在崗位時(shí)，應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。. 物品出倉：《請(qǐng)購單》中申購的物品；必需的辦公用品。 存檔跟蹤管理，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。 行政助理接到核準(zhǔn)后的《請(qǐng)購單》后，應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。 呈核、訂購，歸納整理報(bào)價(jià)分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請(qǐng)購單》上，依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。，仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 采購程序一般分請(qǐng)購、詢/比/議價(jià)、呈核訂購、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。 采購審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi)，零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含）三次。 職責(zé)，并負(fù)責(zé)倉庫管理作及貨款報(bào)銷、采購資料存檔管理工作。 定期資產(chǎn)檢查兩種周期性的維護(hù)來保持記錄的精確、真實(shí)：（由資源部負(fù)責(zé)）（由資源部主持各部門配合）資源部于每年12月31日前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤點(diǎn)的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司/管理處資產(chǎn)的年報(bào)，交檔案室歸檔；同時(shí)將各部門/管理處的資產(chǎn)年報(bào)發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責(zé)任人。，在歸檔時(shí)必須附有損壞報(bào)告。 資產(chǎn)的簽收資源部將該資產(chǎn)編號(hào)填寫在申請(qǐng)表的“取得登記欄”中，再由申請(qǐng)人或使用人在“取得登記欄”上簽收。 資產(chǎn)的取得作購買前的準(zhǔn)備，填寫“固定資產(chǎn)申請(qǐng)表”（所申購的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時(shí)適用）、或填寫“非固定資產(chǎn)/費(fèi)用申請(qǐng)表”（所申購的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時(shí)適用），然后將申請(qǐng)表匯總到資源部審核，由資源部進(jìn)行調(diào)配，無庫存則再由資源部組織購買。 資產(chǎn)管理部門責(zé)任負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)等組織、登記手續(xù)，并對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行必要的維護(hù)安排。負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)管理處的資產(chǎn)管理工作。其中，單位價(jià)值在RMB2000以上（含RMB2000元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為A類資產(chǎn)；單位價(jià)值在RMB2000元以下的資產(chǎn)，屬非固定資產(chǎn)類，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為H類資產(chǎn)。 不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章?！队≌律暾?qǐng)使用流程》辦理蓋章手續(xù)。（包括電子郵件），其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。6 文件格式的管理規(guī)定 適用對(duì)象本規(guī)定適用于公司/管理處所有對(duì)內(nèi)和對(duì)外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。 表格管理 表格的編制各部門負(fù)責(zé)編制相應(yīng)的表格，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并將編制好的表格報(bào)資源部，如有更新，應(yīng)及時(shí)告知資源部。2） 頁號(hào)數(shù)的字體：宋體，9號(hào)。 例：：“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”用隸書，字號(hào)為三號(hào)；表格名稱用華文楷體，字號(hào)為小三號(hào)。5 表格格式的管理規(guī)定 適用范圍（“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。2）檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續(xù)。2）檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類存放。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人（管理處主任/物管公司經(jīng)理）等；、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上； 檔案管理 文件的移交、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下：、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。 管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。 校對(duì)、簽署由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。 發(fā)件 起草：由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。3 收發(fā)文及檔案管理 文件定義：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。若因工作需要應(yīng)事前向部門經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后始可赴約。，公司/管理處有權(quán)依據(jù)勞動(dòng)法有關(guān)規(guī)定即時(shí)解除與員工的勞動(dòng)合同，且不給予任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；造成公司損失的，公司/管理處有權(quán)要求員工賠償。，以后必須對(duì)公司/管理處的保密資料承擔(dān)保密義務(wù)。 員工保密的義務(wù)，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關(guān)保密資料。 網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制，員工必須加具密碼儲(chǔ)存，并將有關(guān)的密碼告知主管。 保密文件的傳遞，并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。 保密文件的保管。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營(yíng)信息及公司/管理處認(rèn)定為秘密的其他資料。制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督實(shí)施情況，提出意見和改進(jìn)建議；優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序；管理好物管公司的所有文檔資料；匯報(bào)管理處的檔案管理情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議；印章/用章管理制定公司《印章管理規(guī)定》、《申請(qǐng)蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程；監(jiān)督、實(shí)施公司印章、蓋章及其他相關(guān)制度和流程；審批各管理處刻制管理處印章申請(qǐng)；嚴(yán)格執(zhí)行《印章管理規(guī)定》、《申請(qǐng)蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程；按工作需要申請(qǐng)刻制管理處印章，并妥善保管；資產(chǎn)采購及管理制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴(yán)格要求實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作；指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理處的資產(chǎn)管理工作；在各管理處之間合理調(diào)配各類資產(chǎn)，組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；制定資產(chǎn)采購流程及相關(guān)應(yīng)用表格；按照行政采購審批權(quán)限實(shí)施物管公司的資產(chǎn)采購工作；公司本部資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。執(zhí)行公司的收發(fā)文管理規(guī)范；負(fù)責(zé)管理處所有的收發(fā)文事務(wù)；匯報(bào)管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議。執(zhí)行物管公司行政管理制度；匯報(bào)管理處行政手冊(cè)的執(zhí)行情況及提出改進(jìn)建議。 負(fù)責(zé)管理處會(huì)議的組織、安排、記錄及跟蹤落實(shí)； 根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進(jìn)行管理處印章管理； 按照公司指引編制管理處行政辦公預(yù)算，并嚴(yán)格按照經(jīng)審批預(yù)算執(zhí)行及復(fù)核管理處日常辦公費(fèi)用的支出。2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。目 錄 一、 前言 二、 管理處行政部的工作職責(zé)三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責(zé)四、 管理處行政制度及流程1 保密規(guī)定2 廉潔守則3 收發(fā)文及檔案管理4 月報(bào)制度5 表格格式的管理規(guī)定6 文件格式的管理規(guī)定7 管理處印章使用管理規(guī)定8 資產(chǎn)管理規(guī)定9 采購、倉庫管理規(guī)定10 物品領(lǐng)用制度11 集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定13 工作任務(wù)單使用辦法14 圖書借閱管理規(guī)定15 制服管理規(guī)定16 車輛使用和管理制度17 宿舍管理制度18 電話接聽制度19 電話管理制度20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定22 辦公行政管理規(guī)定22．1員工證22．2更衣柜、鑰匙的管理22．3電腦使用與管理22．4復(fù)印使用管理22．5傳真機(jī)使用管理22．6辦公費(fèi)用控制六、相關(guān)表格（一） 模版1 公文模版2 信函模版3 傳真模版4 備忘錄模版5 會(huì)議紀(jì)要模版6 內(nèi)部工作聯(lián)系單模版 （二） 表格1 請(qǐng)購單2 工作任務(wù)單3 公司車輛使用申請(qǐng)表4 車輛維修申請(qǐng)表5 固定資產(chǎn)申請(qǐng)表6 非固定資產(chǎn)申請(qǐng)表7 實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表8 實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)表9 合同審批流程表10 名片印制申請(qǐng)表11 報(bào)價(jià)分析報(bào)告12 事務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用申請(qǐng)及報(bào)銷申請(qǐng)表13 行政費(fèi)用分析表前 言本《行政工作指引手冊(cè)》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理處行政負(fù)責(zé)人為主要聯(lián)絡(luò)人，具體負(fù)責(zé)與公司資源部進(jìn)行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和溝通。1）管理體系文件的發(fā)放管理。5）管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述：事務(wù)類型資源部管理處行政行政規(guī)章制度起草公司及管理處行政管理制度；執(zhí)行公司行政管理制度；監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度檢查、完善現(xiàn)行各項(xiàng)行政管理制度。收發(fā)文管理制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范；負(fù)責(zé)公司本部所有的收發(fā)文事務(wù)；監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理制度》；負(fù)責(zé)公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理；發(fā)揮檔案價(jià)值，保障檔案安全完整；監(jiān)督管理處檔案管理工作；組織實(shí)施公司本部檔案室盤點(diǎn)工作。各類日常行政事務(wù)（飲用水、用餐、快遞、車輛調(diào)度、辦公用品采購/分發(fā)、辦公設(shè)備的維護(hù)、指定供應(yīng)商的意見反饋等）負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)商的甄選、評(píng)價(jià)、反饋、適時(shí)更換等事務(wù)。 行政月報(bào) 半年度行政工作報(bào)告； 年度工作報(bào)告； 各類會(huì)議紀(jì)要；申報(bào)管理處年度行政預(yù)算行政工作制度及流程1 保密規(guī)定為了加強(qiáng)對(duì)公司/管理處信息資料的綜合保護(hù)，完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī)，結(jié)合公司/管理處運(yùn)作之實(shí)際，特制定本規(guī)定。 保密文件的控制 保密文件的界定，界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃，草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收，以避免草案或計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。