【正文】 電話費(fèi)用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調(diào)，適時(shí)向物管公司提出檢討方案。 下班前整理桌面，關(guān)閉電腦、顯示器、打印機(jī)等設(shè)備的電源和所屬區(qū)域內(nèi)的門窗，將桌面上的物品減少到最低程度，而且要擺放整齊。 離職員工必須將員工證交回，否則扣罰工本費(fèi)30元。并保證電腦設(shè)備在良好環(huán)境下使用，不得在設(shè)備上放置雜物，并做好電腦設(shè)備的防塵、防潮、通風(fēng)工作。：對(duì)電腦設(shè)備資產(chǎn)管理、調(diào)配、調(diào)試負(fù)責(zé)，有義務(wù)指導(dǎo)員工正確應(yīng)用電腦。，如紙薄類、筆類等，或添置必要的文件夾類。，禁止傳真私人文件。，使用磁盤及光盤前必須進(jìn)行病毒檢測，嚴(yán)禁員工未經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)私自安裝外來軟件、程序，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。．3．1各管理處根據(jù)實(shí)際工作需要，制定電腦配置與采購計(jì)劃，報(bào)請(qǐng)公司審批采購。未經(jīng)特別允許，非本公司的工作人員，原則上不得進(jìn)入辦公區(qū)域；特別情況，需經(jīng)批準(zhǔn)并由管理處人員陪同下，方可進(jìn)入辦公區(qū)域，不能操作辦公設(shè)備。 使用二次用紙 傳真用紙，一律使用二次用紙，此項(xiàng)工作主要由行政人員負(fù)責(zé)。謝謝！”接聽內(nèi)線電話的用語為“您好，前臺(tái)！”其他內(nèi)容視情況回答，要求規(guī)范、簡潔、禮貌。19 電話管理制度 ，特制定本制度。．12用車人違反交通規(guī)則或發(fā)生交通事故責(zé)任和費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)。．2需用車人員根據(jù)行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一天填寫“公司車輛使用申請(qǐng)表”，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交資源部。 圖書歸還借閱人歸還圖書時(shí)，須經(jīng)圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、并簽名確認(rèn)。，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的簽名，再收集三聯(lián)《工作任務(wù)單》一同簽名。，必須立即通知行政助理處理。為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限公司決定對(duì)主管級(jí)以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機(jī)及對(duì)應(yīng)的號(hào)碼。10．4 每月25日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用料?！豆ぷ魅蝿?wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。（1000元以上）采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》。 采購行為分類指單位價(jià)值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。（或被盜）而處理的，在歸檔時(shí)必須附有遺失（或被盜）報(bào)告。 資產(chǎn)使用部門責(zé)任，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 、或使用地點(diǎn)變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時(shí)通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理；，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛惜使用。 工作程序：見《印章申請(qǐng)使用流程》不同意申請(qǐng)使用印章部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》將《印章使用申請(qǐng)表》及文件一并交人事行政助理人事行政助理審核管理處主任人事行政助理向管理處主任口頭匯報(bào)（文件內(nèi)容）審查人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)）在申請(qǐng)表上簽字使用部門在《印章使用登記表》登記蓋章文件復(fù)印存檔不同意 使用規(guī)定： 管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發(fā)往外部單位、政府部門及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)。3） 頁號(hào)數(shù)的位置：在表尾的中間。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。 歸檔具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。，應(yīng)當(dāng)取得公司/管理處的許可，并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料，以保證不被外泄。 商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營信息；或者是因被泄露而引致公司/管理處權(quán)益受損的內(nèi)容。預(yù)算管理編制公司行政預(yù)算的費(fèi)用指標(biāo)；編制公司本部的行政預(yù)算；協(xié)助管理處完成行政預(yù)算；執(zhí)行公司的行政預(yù)算，對(duì)預(yù)算目標(biāo)負(fù)責(zé)；監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預(yù)算；對(duì)公司及管理處的行政預(yù)算執(zhí)行情況做定期檢討。資源部 二零零五年七月 管理處行政的工作職責(zé) 貫徹落實(shí)物管公司制定的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時(shí)，控制及節(jié)約行政成本； 組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全； 負(fù)責(zé)管理處的各類物品采購和固定資產(chǎn)管理； 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。按公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)則，實(shí)施文檔管理工作；正確使用公司文本和表格模式。任何人如復(fù)印或抄錄保密文件，公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。 員工泄密的后果與處理，該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任，公司/管理處同時(shí)有權(quán)追繳其違法所得。，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。 文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。4 月報(bào)制度 月報(bào)制度：每月25日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。 所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。8 資產(chǎn)管理規(guī)定 本文件的適用范圍適用于對(duì)公司及公司轄下各管理處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理。當(dāng)物品送到時(shí)，申請(qǐng)人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點(diǎn)：。9 采購管理規(guī)定 目的規(guī)范物管公司各管理處物品采購，物品入倉、出倉的程序，確保采購物品符合規(guī)定要求。：文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請(qǐng)購單》交使用部門確認(rèn)無誤后，才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 將庫存物品明細(xì)賬的庫存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)。 員工在使用CDMA手機(jī)時(shí)，必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開機(jī)，如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無故關(guān)機(jī)，無法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。，超出部分由使用者自行承擔(dān)。 在公眾場合注意控制對(duì)講機(jī)音量，避免對(duì)客戶造成滋擾。未完成的任務(wù)單由工程部主管跟進(jìn)落實(shí)，并每單完成后由具體處理人即時(shí)回復(fù)客服前臺(tái)登記。,員工需負(fù)責(zé)賠償制服費(fèi)用,同時(shí)亦將會(huì)給予必要的紀(jì)律處分,嚴(yán)重者將由公司管理層作出裁決。．2必須在公司指定的場所進(jìn)行定期維修、保養(yǎng)，以確保車輛保持良好運(yùn)行；司機(jī)有責(zé)任在每次出車前進(jìn)行檢查，確保安全后方可用車。 舍員應(yīng)遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至解雇。，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以節(jié)約話費(fèi)成本。%，若超出該范圍，管理處主任須提交充分合理的理由，書面報(bào)告予物管公司審核，否則超出費(fèi)用由該管理處相關(guān)責(zé)任人自行負(fù)擔(dān)。 辦公桌下不許放置非經(jīng)同意的任何物品，如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等；電腦主機(jī)、電源設(shè)備、移動(dòng)柜、垃圾簍除外。. 更衣柜、鑰匙的管理 員工更衣柜不能隨便與他人調(diào)換，不能私裝鎖頭和私配鑰匙，不能存放易燃易爆危險(xiǎn)物品，不要存放貴重物品，物管公司/管理處不負(fù)任何私人財(cái)物損失的責(zé)任。 各管理處電腦未經(jīng)批準(zhǔn)一律不得安裝光驅(qū)，如確有需要，由行政助理報(bào)公司資源部備案后在管理處主任或其他指定的電腦上安裝。：員工對(duì)配置的電腦有資產(chǎn)監(jiān)管的責(zé)任和日常保養(yǎng)的義務(wù)。，對(duì)各部門提交的文具申請(qǐng)中的數(shù)量和品種作相應(yīng)的控制、調(diào)整，并視進(jìn)度給予發(fā)放。嚴(yán)禁未經(jīng)允許擅自使用他人電腦。廣州新世界物業(yè)管理有限公司全體員工。 會(huì)客請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室。 對(duì)已無效、但原有的內(nèi)容屬保密的二次用紙，可留作自用，在可能的情況下避免碎、毀的處理方法?！澳?，x x 新世界管理處，當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí)，說“請(qǐng)稍候！”如分機(jī)占線，說“電話占線，請(qǐng)稍后再撥。 通話完畢時(shí)，應(yīng)說：“謝謝，再見”。．11杜絕員工無證或未經(jīng)允許駕駛公司車輛。．1周一上午本部各部門以電郵形式申報(bào)本周用車計(jì)劃，交由前臺(tái)文員定出“公司車輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。 圖書借閱，先向行政助理查詢書籍明細(xì)，查出所需圖書的編號(hào)，再填寫借閱登記；，原則上圖書借閱一般不得超過三個(gè)月；因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和現(xiàn)用人的情況通知行政助理，并由行政助理作出追蹤、登記工作；，保持圖書的整潔的完整，不得涂污及損壞；如有損壞或遺失，公司將酌情要求賠償。工程部每天已完成的任務(wù)單于當(dāng)日中班19：00到客服部前臺(tái)回單。 行政助理應(yīng)建立對(duì)講機(jī)的設(shè)備臺(tái)帳，及時(shí)掌握對(duì)講機(jī)的性能狀況及使用情況。，可以向資源部提出申請(qǐng)，由資源部辦理。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門提出申請(qǐng)，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。. 物品出倉：《請(qǐng)購單》中申購的物品；必需的辦公用品。，仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi)，零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含）三次。，在歸檔時(shí)必須附有損壞報(bào)告。 資產(chǎn)管理部門責(zé)任負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)等組織、登記手續(xù)，并對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行必要的維護(hù)安排。《印章申請(qǐng)使用流程》辦理蓋章手續(xù)。2） 頁號(hào)數(shù)的字體：宋體，9號(hào)。2）檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。3 收發(fā)文及檔案管理 文件定義：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。 員工保密的義務(wù)，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關(guān)保密資料。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司/管理處認(rèn)定為秘密的其他資料。執(zhí)行物管公司行政管理制度；匯報(bào)管理處行政手冊(cè)的執(zhí)行情況及提出改進(jìn)建議。1）管理體系文件的發(fā)放管理。檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理制度》；負(fù)責(zé)公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理；發(fā)揮檔案價(jià)值，保障檔案安全完整；監(jiān)督管理處檔案管理工作；組織實(shí)施公司本部檔案室盤點(diǎn)工作。、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃，草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收，以避免草案或計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。，公司/管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究?！妒瘴牡怯洷怼?。 定期組織清理文件（每年的6月和12月）。 香港月報(bào)制度：每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。 適用范圍適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應(yīng)商管理及倉庫管理等。經(jīng)市場調(diào)查，固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供應(yīng)商，采購品單價(jià)在300元（含）以上，或總價(jià)值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供應(yīng)商來進(jìn)行比較、核價(jià)。《請(qǐng)購單》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。 在次月1日前將前月《庫存物品盤點(diǎn)表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。 CDMA手機(jī)交由員工使用的當(dāng)月起，員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)的手機(jī)報(bào)銷。，使用者不得利用此號(hào)碼作違法違紀(jì)使用。 對(duì)講機(jī)僅供工作上的聯(lián)系，不準(zhǔn)用對(duì)講機(jī)講與工作無關(guān)的事情，不得講影響公司/管理處形象的說話或泄露公司/管理處秘密。，由工程部與行政采購員協(xié)商購買事項(xiàng)，并將預(yù)計(jì)完成時(shí)間回復(fù)客服部前臺(tái)，在購料完成維修后該單才作為完成單返回客服部作回單處理。,若制服有損壞者按規(guī)定折舊作出賠償,若未能交還制服者按全額賠償。．3停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時(shí)代監(jiān)控室）以備緊急情況使用車輛。 服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督； 遇緊急事故時(shí)能服從召集命令，迅速到達(dá)現(xiàn)場增援； 室內(nèi)遵守消防規(guī)定，嚴(yán)禁使用及裝接高負(fù)荷的電器，嚴(yán)禁私接電線，（禁止明爐烹飪）； 室內(nèi)不得使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品； 個(gè)人被鋪及其他物品必須疊放整齊，保持室內(nèi)清潔； 愛護(hù)室內(nèi)一切公共設(shè)施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設(shè)備； 愛護(hù)管理處統(tǒng)一配備的設(shè)施和物品，員工離職或損壞將按有關(guān)規(guī)定折舊或賠償； 各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日； 任何時(shí)侯均不得制造噪音、氣味；、留宿外人或親友；，干凈的收入柜內(nèi)，不得堆積室內(nèi)；，遺失由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)；、賭博（打撲克、麻將）或其他不良行為；，不得浪費(fèi)，隨手關(guān)水掣、電掣；；，必須向舍監(jiān)報(bào)告；，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內(nèi)衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內(nèi)走動(dòng)；，一律要向公安部門申辦暫住證?！?”開頭的三位數(shù)，各部門分機(jī)號(hào)碼按如下規(guī)定執(zhí)行。，若目前使用的未有該項(xiàng)功能，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況提出整改意見，并向公司報(bào)批加裝。 文件（特別是機(jī)密、重要的文件）歸檔后分類后存放在文件柜內(nèi)，柜內(nèi)不要放置與工作無關(guān)的物品、或過時(shí)的文件等。 物管公司/管理處有權(quán)隨時(shí)選派兩名行政人員檢查更衣柜。 為防止管理處資料外泄，各管理處僅在管理處主任、行政助理、客戶服務(wù)主管、保安主管、財(cái)務(wù)部、工程部主管電腦上安裝USB接口，電腦使用者必須負(fù)責(zé)USB接口的管理，并確保相關(guān)資料不被外泄。．6監(jiān)督機(jī)制．，將視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。、節(jié)約的原則，公司建議各管理處善用資源，采取適當(dāng)措施控制不必要的花費(fèi)，如適當(dāng)使用可換筆芯循環(huán)再用的筆類，使用二次用紙等。..2傳真文件統(tǒng)一由指定人員負(fù)責(zé)接收及發(fā)出的登記工作，禁止