【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理和使用的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)部門資產(chǎn)日常維護(hù)工 作的執(zhí)行部門。 資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責(zé)任 資產(chǎn)所有權(quán) 資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負(fù)擔(dān)其成本費(fèi)用的物管公司或管理處。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。 資產(chǎn)管理部門責(zé)任 負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)等組織、登記手續(xù)，并對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行必要的維護(hù)安排。 資產(chǎn)使用部門責(zé)任 資產(chǎn)作用部門應(yīng)清楚本部門所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 15 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、 或使用地點(diǎn)變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時(shí)通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理； 資產(chǎn)管理部門已對(duì)管理處所有資產(chǎn)及其使用人進(jìn)行了編號(hào)并登記，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛(ài)惜使用。 。 固定資產(chǎn)的折舊 固定資產(chǎn)每月折舊費(fèi)用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門 /管理處承擔(dān)。 資產(chǎn)的取得 申請(qǐng)購(gòu)買資產(chǎn) 作購(gòu)買前的準(zhǔn)備，填寫“固定資產(chǎn)申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時(shí)適用）、或填寫“非固定資產(chǎn) /費(fèi)用申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時(shí)適用），然后將 申請(qǐng)表匯總到資源部審核，由資源部進(jìn)行調(diào)配，無(wú)庫(kù)存則再由資源部組織購(gòu)買。 資產(chǎn)購(gòu)入后的驗(yàn)收 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達(dá)后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正常使用。 當(dāng)物品送到時(shí)，申請(qǐng)人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點(diǎn)： 。 。 。 注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門 /管理處責(zé)任人必須通知資源部，并作有關(guān) 的協(xié)調(diào)，保證對(duì)資產(chǎn)情況的及時(shí)了解。 資產(chǎn)的編號(hào) 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 所申請(qǐng)的資產(chǎn)是從庫(kù)存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號(hào)，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。 當(dāng)一項(xiàng)物品被認(rèn)定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個(gè)新的資產(chǎn)編號(hào)，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號(hào)的標(biāo)簽粘貼在該物品上。 資產(chǎn)的簽收 資源部將該資產(chǎn)編號(hào)填寫在申請(qǐng)表的“取得登記欄”中，再由申請(qǐng)人或使用人在“取得登記欄”上簽收。 資產(chǎn)資料的存檔 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申請(qǐng)表、購(gòu)買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書 、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。 資產(chǎn)購(gòu)買款的支付 由資源部負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)購(gòu)買款的支付手續(xù)，并將已填寫“取得登記欄”的申請(qǐng)表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財(cái)務(wù)部。 資產(chǎn)的處理 資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫《實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn) 批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部操作。 由于使用中損壞而處理的，在歸檔時(shí)必須附有損壞報(bào)告。 由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時(shí)必須附有遺失（或被盜）報(bào)告。 16 需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考 。 固定資產(chǎn)的變賣，必須附有變賣的有關(guān)資料，包括變賣報(bào)告、手續(xù)、票據(jù)復(fù)印件等。 其它 定期資產(chǎn)檢查 兩種周期性的維護(hù)來(lái)保持記錄的精確、真實(shí)： 資產(chǎn)的年報(bào)（由資源部負(fù)責(zé)） 周期性盤點(diǎn)（由資源部主持各部門配合） 資產(chǎn)的年報(bào) 資源部于每年 12 月 31 日前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤點(diǎn)的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司 /管理處資產(chǎn)的年報(bào)，交檔案室歸檔；同時(shí)將各部門 /管理處的資產(chǎn)年報(bào)發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責(zé)任人。 周期性的盤點(diǎn) 周期性的盤點(diǎn)為每 年的 3 月和 9 月。 9 采購(gòu)管理規(guī)定 目的 規(guī)范物管公司各管理處物品采購(gòu)，物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序，確保采購(gòu)物品符合規(guī)定要求。 適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購(gòu)工作，供應(yīng)商管理及倉(cāng)庫(kù)管理等。 職責(zé) 各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單，并負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理 作及貨款報(bào)銷、采購(gòu)資料存檔管理工作。 各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。 公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及 采購(gòu)清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評(píng)審管理工作。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。 倉(cāng)管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用，庫(kù)存物品的管理。 采購(gòu)制度要點(diǎn) 維修物料的采購(gòu)原則：實(shí)行補(bǔ)倉(cāng)制，由各管理處行政助理與倉(cāng)管員核準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量。每月保持物品庫(kù)存量在倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量之間。倉(cāng)存金額最高限額在 10,000 元內(nèi)，零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉(cāng)的采購(gòu)每月的次數(shù)不超過(guò)（含） 三次。 采購(gòu)行為分類 17 指單位價(jià)值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。 /費(fèi)用類 指單位價(jià)值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /費(fèi)用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。 采購(gòu)方式 ： 員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 ： 文具 /辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)置維保、電腦設(shè)備購(gòu)置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。 經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查，固定供應(yīng)商無(wú)法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供應(yīng)商，采購(gòu)品單價(jià)在 300 元（含）以上，或總價(jià)值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行比較、核價(jià)。 采購(gòu)審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。 其他采購(gòu)要求 : 盡量要求按時(shí)送貨，如需外出采購(gòu)，行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。 采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。 對(duì)于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。 采購(gòu)程序一般分請(qǐng)購(gòu)、詢 /比 /議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。 請(qǐng)購(gòu) 倉(cāng)管員于每月月底編制好倉(cāng)庫(kù)存量報(bào)表，以便審核各部門提交的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，并于每月 25 日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃（附請(qǐng)購(gòu)清單），依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 審核各管理處的資金使用計(jì)劃，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 急需及臨時(shí)需采購(gòu)的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下，由申請(qǐng)部門填寫《請(qǐng)購(gòu)表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購(gòu)，價(jià)值在人民幣五百元以上，一律報(bào)公司資 18 源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。 大件貴重物品除按照資金使用程序報(bào)批外，仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 （ 1000元以上）采購(gòu)需填寫《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》。 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購(gòu)清單或《請(qǐng) 購(gòu)表》的緩急，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，若因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方 /供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析后議價(jià)。 行政助理應(yīng)獲取正式書面的報(bào)價(jià)資料，內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí)，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料，必要時(shí)要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。 呈核、訂購(gòu) 行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總，歸 納整理報(bào)價(jià)分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請(qǐng)購(gòu)單》上，依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購(gòu)清單上載明的有出入或?qū)俅闷?，行政助理?yīng)在《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并附上詳細(xì)資料，一同呈報(bào)使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 采購(gòu)材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí)，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請(qǐng)購(gòu)單》交使用部門確認(rèn)無(wú)誤后，才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 《請(qǐng)購(gòu)單》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。 行政助理接到核準(zhǔn)后的《請(qǐng)購(gòu)單 》后，應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。 驗(yàn)收 驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉(cāng)管員會(huì)同使用部門人員共同檢驗(yàn)，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗(yàn)貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過(guò)一定數(shù)量，取消供貨資格，另?yè)Q其它供貨商。 倉(cāng)管員須及時(shí)做好貨品的入倉(cāng)進(jìn)帳紀(jì)錄，對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門，并作出跟進(jìn)。 手續(xù)完備的《請(qǐng)購(gòu)表》、《入倉(cāng)單》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 存檔跟蹤管理 19 ，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。 、使用說(shuō)明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。 ，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息。 、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 倉(cāng)庫(kù)管理 . 物品出倉(cāng) ：《請(qǐng)購(gòu)單》中申購(gòu)的物品； 必需的辦公用品。 《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)。 《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》上。 物品盤點(diǎn) 每月 25 日前，人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。 根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》。 將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)。 在次月 1 日前將前月《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》、《入倉(cāng)單》、《出倉(cāng)單》交人事資源部主任 審核。 倉(cāng)庫(kù)管理 倉(cāng)庫(kù)物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 倉(cāng)庫(kù)除倉(cāng)管員外，無(wú)特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 倉(cāng)庫(kù)應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào) 等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉(cāng)管員休息或不在崗位時(shí)，應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。 物品供應(yīng)商評(píng)審管理 評(píng)審范圍 /委托方； /委托方 20 行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔，包括以下內(nèi)容： 供應(yīng)商 /委托方的名稱、注冊(cè)地址 營(yíng)業(yè)執(zhí)照 復(fù)印件 資質(zhì)等級(jí)證書 評(píng)審結(jié)果和記錄 其他證明材料 物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)審一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體要求： 掌握委托方 /供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方 /供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化 社會(huì)信譽(yù)的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟 蹤評(píng)審結(jié)果將委托方 /供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 委托方 /供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象，可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。 物品采購(gòu)流程 采購(gòu)流程 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外 是否為 需臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)物品 價(jià)值是否=1000 元 ? 管理處主任審核書面同意 各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計(jì)劃 (附《請(qǐng)購(gòu)單》 )。 公司資源部匯總審核 報(bào)公司總經(jīng)理審批 管理處擬寫書面申請(qǐng)報(bào)告 提交管理處主任通過(guò) 行政助理跟進(jìn)往后采購(gòu)流程 否 由申購(gòu)部門填寫詳細(xì)《請(qǐng)購(gòu)單》或提供相關(guān)樣品 是 21 備注：每月 22 日前各管理處提交下月采購(gòu)物品計(jì)劃（注明到貨時(shí)間），并填寫好物品采購(gòu)單。 10 物品領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用前先填寫《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門主管 22 須跟進(jìn)物料使用情況。 對(duì)用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門提出申請(qǐng)，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。 10． 4 每月 25 日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉(cāng)管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用料。 物料領(lǐng)用流程 備注： 1物料領(lǐng)用審批時(shí)間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時(shí)，可通過(guò)電話請(qǐng)批，后補(bǔ)簽 名。 11 集團(tuán)網(wǎng) 手機(jī)使用管理規(guī)定