【正文】 整理公共物品，如電腦桌等；(4) 及時(shí)清倒垃圾等；(5) 每周五下午進(jìn)行大掃除；(6) 值周部門雙周周一、周三、周五對(duì)大小會(huì)議室進(jìn)行清掃與整理。10. 物品管理：(1) 校團(tuán)委學(xué)生辦公室及信息工作辦公室用品由校團(tuán)委辦公室統(tǒng)一管理，任何組織和個(gè)人如需借用，請(qǐng)與辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人員聯(lián)系；(2) 愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，不得浪費(fèi)、損壞辦公用品等辦公室財(cái)物，不得擅自拿走或轉(zhuǎn)借辦公室用品；(3) 請(qǐng)勿私自更改和涂劃值班簽到表和上交文件登記表等公共表格等材料。1備注：(A) 缺勤、遲到、早退與請(qǐng)假要求的說(shuō)明：(1) 缺勤：請(qǐng)假無(wú)效、提前超過(guò)半小時(shí)簽到、未簽到；(2) 遲到：無(wú)正當(dāng)原因遲到二十分鐘；(3) 早退：提前半小時(shí)內(nèi)簽到。(4) 若需請(qǐng)假，請(qǐng)按請(qǐng)假要求請(qǐng)假。符合下述條件者，請(qǐng)假有效，否則視為請(qǐng)假無(wú)效。請(qǐng)假要求：(a) 使用辦公室統(tǒng)一的假條；(b) 在工作開(kāi)展前將假條交到辦公室；(c) 簽字規(guī)范：干事請(qǐng)假，須有部長(zhǎng)（或副部長(zhǎng)）簽字；副部請(qǐng)假須有部長(zhǎng)簽字；部長(zhǎng)請(qǐng)假須有學(xué)生副書記或相應(yīng)分管老師簽字；(d) 如有特殊情況而不能提前請(qǐng)假的，請(qǐng)于工作開(kāi)展后一個(gè)工作日內(nèi)將假條和相關(guān)證明交到辦公室；(e) 請(qǐng)假范圍：主要包括值班請(qǐng)假、例會(huì)請(qǐng)假、臨時(shí)工作請(qǐng)假等。(B) 未盡事宜，按校團(tuán)委要求處理；（C） 如有特殊情況請(qǐng)與辦公室聯(lián)系 聯(lián)系人：劉存杰，聯(lián)系方式：15281113206。校團(tuán)委學(xué)生干部請(qǐng)假規(guī)范與辦公室人員處理指南（20）一、請(qǐng)假人員注意事項(xiàng) 請(qǐng)假范圍包括:值班請(qǐng)假、例會(huì)請(qǐng)假、臨時(shí)工作請(qǐng)假等； 請(qǐng)假人員請(qǐng)使用辦公室統(tǒng)一假條，按要求填寫，否則一律作廢； 請(qǐng)假條須在請(qǐng)假時(shí)間之前交到校團(tuán)委辦公室值班人員處。若確實(shí)有緊急、特殊情況，請(qǐng)?jiān)谑潞笠粋€(gè)工作日之內(nèi)將請(qǐng)假條和相應(yīng)證明一起交到辦公室； 簽字規(guī)范：干事請(qǐng)假，須有部長(zhǎng)（或副部長(zhǎng)）簽字；副部請(qǐng)假須有部長(zhǎng)簽字；部長(zhǎng)請(qǐng)假須有學(xué)生副書記或相應(yīng)分管老師簽字；不符合簽字規(guī)范的請(qǐng)假條一律作廢。二、辦公室人員收假條時(shí)注意事項(xiàng) 收假條時(shí)，請(qǐng)檢查請(qǐng)假條是否規(guī)范，簽字是否規(guī)范，日期是否合理。若不規(guī)范，提醒相應(yīng)人員進(jìn)行規(guī)范； 如果請(qǐng)假條填寫規(guī)范，請(qǐng)務(wù)必在請(qǐng)假條背面寫上接收時(shí)間（精確到講次）和接收人姓名； 收到的請(qǐng)假條請(qǐng)統(tǒng)一放在《臨時(shí)文件夾》中，以便做“每周之星”。校團(tuán)委學(xué)生工作證件等辦理與管理規(guī)范（21）一、 前期準(zhǔn)備 征求負(fù)責(zé)老師意見(jiàn)，結(jié)合實(shí)際情況，確定是否要做； 確定要做后，確定要做證件的類型、樣式等； 統(tǒng)計(jì)要做的證件個(gè)數(shù)。校團(tuán)委由辦公室通知，各部門以部門匯總形式上報(bào)，校學(xué)生會(huì)的通知校學(xué)生辦公室，由其負(fù)責(zé)通知與處理校學(xué)生會(huì)各部門事宜，最后匯總、報(bào)到辦公室處； 收集相關(guān)資料，如工作證要收集人員姓名、部門、職務(wù)、編號(hào)及相片等； 校團(tuán)委辦公室根據(jù)要求與實(shí)際情況對(duì)上報(bào)數(shù)據(jù)與資料等進(jìn)行核實(shí)，確保符合要求。不符合要求的及時(shí)、明確回饋，督促改進(jìn)，直至符合要求。不能辦理的，及時(shí)、明確回饋，不予辦理； 如果要設(shè)計(jì)的，可以聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)中心同學(xué)設(shè)計(jì)，條件允許的話也可以在制作地點(diǎn)設(shè)計(jì)。 證件樣板需交由負(fù)責(zé)老師審核，同意后再按要求制作。二、 制作階段 制作前選擇地方，與老板商量清楚，爭(zhēng)取在保證質(zhì)量的前提下成本最低，最好與老板簽訂協(xié)議； 制作地點(diǎn)：根據(jù)實(shí)際情況確定，通常選在五食堂二樓的打印店； 制作期間：要給老板交待好證件制作的要求，以免做出不合格的證件浪費(fèi)時(shí)間和資源； 審核制作出的樣板，沒(méi)有問(wèn)題后再按要求制作； 在制作期間要注意老板是否出錯(cuò)，協(xié)調(diào)好完成時(shí)間。適當(dāng)催促老板，否則可能會(huì)耽誤； 最后核實(shí)數(shù)量與質(zhì)量，沒(méi)有問(wèn)題，提貨，簽單，開(kāi)具發(fā)票，由校團(tuán)委統(tǒng)一支付經(jīng)費(fèi)；若不符合要求，請(qǐng)其處理好后再與簽單、開(kāi)票與付費(fèi)。三、 后期工作 完成的證件帶回校團(tuán)委請(qǐng)負(fù)責(zé)老師查看； 根據(jù)要求與實(shí)際情況，蓋上校團(tuán)委的章（有其他要求，則蓋其他章）； 把證件的繩子和套子準(zhǔn)備好，以待發(fā)放。四、 發(fā)放過(guò)程 通知部門負(fù)責(zé)人員前來(lái)領(lǐng)取，核實(shí)無(wú)誤后，以部門匯總的形式發(fā)放； 在發(fā)放過(guò)程中，請(qǐng)各部門核實(shí)并做相應(yīng)的登記，以防有錯(cuò)； 若有錯(cuò)，回收出錯(cuò)的證件，做好登記，及時(shí)補(bǔ)辦與發(fā)放。五、 回收管理 辦公室根據(jù)之前的登記，負(fù)責(zé)把用過(guò)的證件回收，統(tǒng)一整理并做登記，無(wú)誤后置放于校團(tuán)委的檔案室封存； 未收回的做好登記，登記要詳細(xì)（包括未收回原因）； 可重復(fù)利用的，把證件的繩子和外殼取出，以便以后重復(fù)利用。物品選購(gòu)、配送、存放、發(fā)放與管理規(guī)范（22）一、 物品選購(gòu)規(guī)范： 結(jié)合負(fù)責(zé)老師要求，根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)計(jì)要選購(gòu)的物品種類、數(shù)量等信息，根據(jù)經(jīng)費(fèi)要求，列出選購(gòu)物品清單。 根據(jù)實(shí)際情況，盡快確定選購(gòu)時(shí)間，到相應(yīng)地點(diǎn)選購(gòu)。一般在在要求期限前兩天就要把物品就位； 選購(gòu)時(shí)要貨比三家，根據(jù)實(shí)際情況，選擇性價(jià)比最高的物品； 選購(gòu)時(shí)務(wù)必要核實(shí)物品數(shù)量、質(zhì)量等情況； 選購(gòu)物品牽涉到資金支付等的問(wèn)題，務(wù)必提前與負(fù)責(zé)老師（或負(fù)責(zé)人）聯(lián)系說(shuō)明。 經(jīng)允許后，若資金不夠，可自己先行支付。選購(gòu)時(shí)務(wù)必開(kāi)好發(fā)票（發(fā)票是報(bào)賬的憑證。若實(shí)在無(wú)發(fā)票，則開(kāi)收據(jù)；若實(shí)在無(wú)收據(jù)，自己在報(bào)賬時(shí)要寫明情況），最后統(tǒng)一向團(tuán)委向老師報(bào)賬； 開(kāi)發(fā)票應(yīng)注意核實(shí)商家是否正確、明了填寫相關(guān)內(nèi)容。寫完之后要請(qǐng)商家蓋章。收據(jù)也同樣注意填寫內(nèi)容與蓋章； 選購(gòu)回來(lái)的物品給負(fù)責(zé)老師過(guò)目，核實(shí)數(shù)量等情況。 報(bào)賬要憑票據(jù)如實(shí)上報(bào)，不能多報(bào)也不要少報(bào)。二、 物品配送規(guī)范： 配送負(fù)責(zé)人很據(jù)負(fù)責(zé)老師要求，結(jié)合實(shí)際情況，統(tǒng)計(jì)、分配好要配送的部門和人員，列出清單； 根據(jù)清單準(zhǔn)備并確認(rèn)物品數(shù)量與質(zhì)量符合要求。一般要多準(zhǔn)備一套或適當(dāng)更多，以備不時(shí)之需；若無(wú)需求，最后歸還原處； 明確并向配送人員或部門說(shuō)明送達(dá)地點(diǎn)、人員與數(shù)量； 組織、協(xié)調(diào)相應(yīng)人員或部門按要求進(jìn)行配送工作。如元旦禮品等物品較多，就需要組織、協(xié)調(diào)各部門共同開(kāi)展； 配送物品時(shí)要注意禮貌、禮節(jié)，不做有損校團(tuán)委及校團(tuán)委辦公室形象的事情； 配送完畢請(qǐng)及時(shí)回復(fù)某此次配送負(fù)責(zé)人配送情況； 最后當(dāng)次配送辦公室負(fù)責(zé)人務(wù)必及時(shí)回復(fù)負(fù)責(zé)老師配送情況。 如有臨時(shí)、突發(fā)事情，請(qǐng)靈活、有效處理； 如有人員反映配送物品人員有違規(guī)、違紀(jì)等現(xiàn)象，經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后，一律按照相關(guān)要求進(jìn)行處理；校團(tuán)委辦公室會(huì)務(wù)工作指南（參考）（23）會(huì)前： 向領(lǐng)導(dǎo)（或召集開(kāi)會(huì)者）確認(rèn)開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議主題（或主要內(nèi)容）； 確認(rèn)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)是否可用，如果不能確?？捎茫皶r(shí)回饋領(lǐng)導(dǎo)（或召集開(kāi)會(huì)者），及時(shí)有效地與其商議處理； 如果開(kāi)會(huì)地點(diǎn)可用，及時(shí)通知與會(huì)人員，通知要求清楚、明了。確認(rèn)可到人數(shù)，回饋會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)（或召集開(kāi)會(huì)者）； 根據(jù)實(shí)際情況布置會(huì)議場(chǎng)地，檢查、調(diào)試所需儀器、設(shè)施，準(zhǔn)備相應(yīng)資料等物品。確保所需物品就位與可用； 確定、聯(lián)系會(huì)議主持人與會(huì)議記錄人； 提前準(zhǔn)備可行性的應(yīng)急方案； 對(duì)于重要會(huì)議，在開(kāi)會(huì)前適當(dāng)時(shí)間再次確認(rèn)與會(huì)人員能否就位，是否需要迎接工作，若需要，做好迎接工作。再次檢查會(huì)議場(chǎng)地、物品就位與可用情況，靈活處理； 引導(dǎo)與會(huì)人員就位，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序；會(huì)中： 會(huì)議記錄；一般會(huì)務(wù)要求事宜；1會(huì)場(chǎng)臨時(shí)、突發(fā)事件的處理；會(huì)后：1收拾，整理場(chǎng)地，回收好相應(yīng)物品；1整理會(huì)議記錄與會(huì)議簽到情況，做好存檔工作。如若有需求，發(fā)給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)與與會(huì)人員；1對(duì)會(huì)上決議，在相應(yīng)時(shí)候檢查責(zé)任落實(shí)情況，回饋相應(yīng)負(fù)責(zé)人，恰當(dāng)處理；校團(tuán)委辦公室“團(tuán)情大交流”方案（試行）（24）一、交流會(huì)目的： 促進(jìn)校團(tuán)委與各學(xué)院及各學(xué)院間的相互交流、溝通、學(xué)習(xí)與合作。二、交流會(huì)相關(guān)安排：1. 交流會(huì)時(shí)間及學(xué)院次序安排：時(shí) 間學(xué) 院備 注第10周周六土建 法學(xué)周日文藝 信息 理學(xué)第11周周六生命 政治 計(jì)科周日環(huán)資 制造 體育第12周周六國(guó)防 外語(yǔ) 材料周日經(jīng)管 應(yīng)技建議交流會(huì)時(shí)間：12：00—13：30。2. 交流地點(diǎn)：自定，校團(tuán)委可提供校團(tuán)委大會(huì)議室。3. 參與人員：校團(tuán)委老師（待定）、各學(xué)院團(tuán)委書記( 待定)、校團(tuán)委學(xué)生副書記、校團(tuán)委各部門部長(zhǎng)（主任）、所安排學(xué)院學(xué)院團(tuán)委學(xué)生副書記及書記助理、所安排學(xué)院團(tuán)委各部門部長(zhǎng)（主任）。建議人數(shù)，各學(xué)院15人。4. 各學(xué)院（可以是交流學(xué)院一起的策劃）提前一周將策劃書 打印稿上交校團(tuán)委辦公室，電子稿發(fā)送到xtwbgs09@ .5. 交流形式：自定，形式可以多樣化（如座談會(huì)等）。：各學(xué)院自行準(zhǔn)備（校團(tuán)委可提供投影儀等）。7 座談會(huì)主要內(nèi)容（參考）：⑴、介紹主要與會(huì)人員；⑵、擇要介紹學(xué)院工作情況，重點(diǎn)展示與交流本學(xué)院分團(tuán)委的特色工作；⑶、各學(xué)院間交流、合作方面事宜擇要介紹；⑷、校團(tuán)委與各學(xué)院及各學(xué)院間交流互動(dòng)；⑸、總結(jié)。8. 主持人員：各學(xué)院派代表主持。9. 會(huì)后總結(jié)及后續(xù)工作：⑴、各學(xué)院在交流會(huì)結(jié)束一個(gè)周之內(nèi)將 “團(tuán)情大交流”總結(jié)（包括書面總結(jié)、電子音像等材料）交到校團(tuán)委辦公室。⑵、各學(xué)院間的后續(xù)的交流與合作各學(xué)院自行開(kāi)展。10. “團(tuán)情大交流”成果展示：擬定于2010年上半年（具體時(shí)間及形式待定）。備 注：如有意見(jiàn)與建議，請(qǐng)聯(lián)系校團(tuán)委辦公室陳勇（15881615982） 劉存杰（15281113206）。校團(tuán)委學(xué)生工作辦公室文件管理規(guī)范（25）紅頭文件管理規(guī)范規(guī)范要求：一張發(fā)文稿紙 + 兩份紅頭文件 + 一份復(fù)印件集中整理存檔時(shí)間：每年4月份；基本步驟：（1） 文件打印稿的整理，把紅頭文件的打印稿按照“規(guī)范要求”整理，并以文件的號(hào)數(shù)排好序，統(tǒng)計(jì)沒(méi)有的文件號(hào)數(shù)；（2） 文件電子稿的的整理，文件的電子稿主要用于缺失文件的補(bǔ)印，一般情況下，分管辦公室的老師的電腦上會(huì)有大部分紅頭文件的電子稿。若電子稿不全，找相關(guān)分管老師借用電子稿；若確實(shí)找不到電子稿請(qǐng)教老師；（3） 將整理好的打印稿抽出“一份紅頭文件 + 一份發(fā)文稿紙 + 一份打印稿”，并按照此順序放，此項(xiàng)用于送往學(xué)校歸檔的文件；另外的一份紅頭文件辦公室自己存檔；（4） 將抽出的送往學(xué)校歸檔的文件分成幾大部分裝訂成冊(cè)，并在每一部分的每一頁(yè)的右下角標(biāo)上頁(yè)碼（包括發(fā)文稿紙）；（5） 把整理好的幾大部分文件做文件目錄，文件目錄模板在辦公室老師那兒，大體包括：文件作者、文件號(hào)數(shù)、文件名稱、發(fā)文日期、頁(yè)碼等；（6） 按照老師的指示將整理好的文件送往學(xué)校檔案室歸檔。注意事項(xiàng)：（1） 在文件歸檔過(guò)程中時(shí)常保持與老師的溝通和聯(lián)系（2） 注意歸檔的時(shí)間（3） 在日常文件存檔過(guò)程中注意文件的格式和日常文件的整理月報(bào)表管理規(guī)范規(guī)范要求：一張?jiān)聢?bào)表 + 一份月總結(jié)（并以此順序裝訂）格式要求：（1） 月報(bào)表必須放于文件首頁(yè)；（2） 月報(bào)表必須手填；（3） 月報(bào)表下方必須有學(xué)院分團(tuán)委書記老師的簽字蓋章；（4） 蓋章位置在書記簽字處，即左下方；（5） 總結(jié)最后一頁(yè)落款和日期處也必須有學(xué)院蓋章。簽收月報(bào)表要求：（1） 時(shí)間：每月最后兩天（2） 首先看其規(guī)范、格式是否符合要求，不符合要求的請(qǐng)學(xué)院拿回去改正后再上交；（3） 其次，在檢查符合要求之后，在報(bào)表右上角蓋上收發(fā)章，并填好相關(guān)內(nèi)容；（4） 再次，在文件簽收登記上做好登記，并讓上交人簽字；（5） 最后，將本月報(bào)表放于月報(bào)表文件夾，帶考核做完后方可做好一并歸檔工作。文件的傳閱管理規(guī)范（1） 文件類型：此項(xiàng)文件主要包括學(xué)校及其以上機(jī)關(guān)下發(fā)的文件和各學(xué)院上交的重要紅頭文件等；（2） 文件的傳閱：主要按照老師職位順序傳閱，在傳閱過(guò)程當(dāng)中注意文件的時(shí)效性和文件的完整性；（3） 文件的歸檔：此項(xiàng)工作進(jìn)行于文件傳閱之后，在文件傳閱之后，做好相應(yīng)的存檔工作；（4） 注意：（a）此項(xiàng)文件的存檔工作并不完全同于校團(tuán)委下發(fā)的紅頭文件的歸檔工作，此項(xiàng)文件只需要做好存檔工作，而不需再送往校上存檔；(b) 注意分類存檔，上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件與學(xué)院上交的文件分類存檔。日常工作規(guī)范材料存檔(1) 請(qǐng)假條、收條、借條、通訊錄等辦公用品的存檔，注意分類裝文件袋存檔，并做好標(biāo)記，以便查找；(2) 學(xué)院上交的院刊等材料的存檔，首先，院刊作為學(xué)院與校團(tuán)委溝通的橋梁，做好其中的傳閱溝通作用；學(xué)院院刊的存檔備份。(3) 注意：(a) 辦公用品注意重要與非重要類分類存檔，并且每一項(xiàng)分類存檔；(b) 做好相應(yīng)標(biāo)示，以便查找；(c) 每月對(duì)辦公用品進(jìn)行存檔；校團(tuán)委辦公室電子資源管理規(guī)范（26）校團(tuán)委網(wǎng)頁(yè)辦公室版塊管理： 文件、新聞等上傳須有辦公室主任及分管文字宣傳副主任共同審核與統(tǒng)一后方可上傳； 每月最后兩天對(duì)辦公室版面的資料進(jìn)行審核、整理； 平時(shí)有時(shí)間經(jīng)常瀏覽校團(tuán)委網(wǎng)頁(yè)與辦公室版面，保證每周至少瀏覽一次； 辦公室成員對(duì)辦公室申權(quán)密碼進(jìn)行保密，沒(méi)有辦公室主任審核與同意，嚴(yán)禁外傳；： 新一屆校團(tuán)委辦公室成員負(fù)責(zé)建立新的，以便相應(yīng)成員更有效交流、合作與資源的共享； 校團(tuán)委辦公室相應(yīng)負(fù)責(zé)人員對(duì)加入群內(nèi)成員嚴(yán)格進(jìn)行審核，符合條件者方可加入； 校團(tuán)委辦公室相應(yīng)負(fù)責(zé)人員每月月底最后兩天對(duì)群進(jìn)行審核與清理，不符合要求的成員與文件資料等予以清理并備案； 平時(shí)加強(qiáng)對(duì)群的日常管理，對(duì)于不符合要求的進(jìn)行督促整改； 校團(tuán)委辦公室常用群：（1）辦公室(群號(hào)：87351941)a、辦公室成員主要包括。校團(tuán)委辦公室所有成員和各學(xué)院分團(tuán)委辦公室主任；b、用途：辦公室系統(tǒng)成員的交流和各種資源的共享，以及工作要點(diǎn)等事情的公告與通知；（2）校團(tuán)委（群號(hào)