【正文】 院關(guān)于2003 年招生工作的請示（呈市教委）。 5 ．市教委關(guān)于東方學(xué)院2003 年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù) 案卷二：2 ．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴大會議紀(jì)要；6 ．東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；7 ．東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；8 ．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知案卷三：3 ．東方學(xué)院2003 年招生工作計劃；12 ．東方學(xué)院2003 年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計劃、年度工作總結(jié)案卷四：9 ．東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；10 ．東方學(xué)院各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；11 ．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告5．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9 , 00 到n , 00 召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席。”星期四上午8 , 30 左右，有2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9 39。 00 左右有6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10 , 00 見面。到了10 點，只剩下4 位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12 位銷售員，事后去問另外4 位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：( l ）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；( 2 ）打印好書面通知；( 3 ）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認(rèn)時間、地點、內(nèi)容等）到名單上的每個人；( 4 ）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；( 5 ）通知上應(yīng)寫清會議的時間（開始到結(jié)束時間）、地點；( 6 ）應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；( 7 ）應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；6 ．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：( l ）利華公司2003 年2 月份經(jīng)理會議記錄；( 2 ）利華公司2003 年銷售計劃；( 3 ）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；( 4 ）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；( 5 ）利華公司4 月份經(jīng)理會議記錄；( 6 ）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；( 7 ）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；( 8 ）利華公司2003 年6 月份經(jīng)理會議記錄；( 9 ）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；( 10 ）利華公司2003 年8 月份經(jīng)理會議記錄；( 11 ）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；( 12 ）利華公司2003 年銷售工作總結(jié)。答：案卷一： 1 ．利華公司2003 年2 月份經(jīng)理會議記錄；5 ．利華公司4 月份經(jīng)理會議記錄；8 ．利華公司2003 年6 月份經(jīng)理會議記錄；10 ．利華公司2003 年8 月份經(jīng)理會議記錄；標(biāo)題：利華公司2003 年經(jīng)理會議記錄（2 分）案卷二： 2 ．利華公司2003 年銷售計劃；12 ．利華公司2003 年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司2003 年銷售工作計劃、總結(jié)案卷三：3 ．市工商局關(guān)于年檢工作的通知；6 ．市物價局關(guān)于物價檢查的通知；11 ．市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知案卷四：4 ．利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；7 ．香港凱福公司關(guān)于合牛事宜給利華公司的復(fù)函；9 ．利華公司與香港凱福石司會議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要7 ．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4 月2 日上午9 時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？答：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確，發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進行說明解釋。如本人不在，應(yīng)請代收人（或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。 過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？答：會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。小萬沒有認(rèn)真校對材料，最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種，如果學(xué)生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。8 ．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中國的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：( l ）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？答：李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。( 2 ）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？答：即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。( 3 ）企業(yè)的機密有哪些？答：企業(yè)的機密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟糾紛等。( 4 ）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？答：應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。9 ．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：… … ”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。答：（1) 收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；（2) 應(yīng)在清點后才能簽字；（3) 首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（4) 不能把回信地址剪掉；（5) 檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；（6) 拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉；（7) 把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件； （8) 打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角； 10 ．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？答：( l ）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示； ( 2 ）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； ( 3 ）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；( 4 ）如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行； ( 5 ）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。11 ．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達公司嗎？ 陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？ 陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？ 陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？ 陳小姐： 1 . 8 美元?！眮黼娬撸?1 . 6 美元一打行不行？ 陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，丘司提起他剛談成一筆大生意，以1 ．斗美元一打賣出了100 萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1 . 6 美元一打行不行．我知道你的定價是1 . 8 ，就說不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答：( 1 ）該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）。 ( 2 ）該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）。 ( 3 ）該說的沒有說（沒有及時向上司匯報）。 （4 ）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）。 ( 5 ）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自二追人被解雇的境地）。 ( 6 ）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；: ( 7 ）不等對方說完，就“啪”掛上電話。12 ．文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情地請坐、端茶，然后問道；“您是否和李總約在上午見面”對方回答：“如果方便，我希望很快見到李總”。小胡明白了，肯定沒有約會。即便是李總親自約定的，也會有具體準(zhǔn)確的約見時間。“您看，很不湊巧，今天上午李總剛好有個臨時會談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候。或者另約時間，可以嗎？ 錢經(jīng)理馬上表示同意。小胡接著說：“您看我怎么向李總匯報您的情況？ 經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。這類事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，來訪者中不乏“無冕之王”，還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”?！板X先生，真對不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進去打斷。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時間了。您看是這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間，全國工商名錄上，我公司已在冊，本市工商名錄上再登當(dāng)然對本公司也有益，具體事項，我一定請示李總，并盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！ “好，好?！弊焐线@么說，錢先生已顯不悅?！傲硗猓瑒偛趴茨蛠淼馁Y料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看