【正文】 離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。 8) 注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。 6) 主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。4) 地點：（具體在幾樓幾號會議室）。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。 00 至12 , 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12 樓會議室。( 10 ）抄送單位、印發(fā)說明。( 8 ）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。( 6 ）正文、附件。 ( 4 ）公文標(biāo)題。 ( 2 ）密級、緊急程度。12 ．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽，用心判斷指示的用意。但要防止把上司醞釀過程中的的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認為上司的指示。( 2 ）一種是直接受意，另一種是間接受意。（8) 不可傷害對方的自尊心。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；（5) 主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等（明確了解對方的情況）。 ( 4 ）會議地點；( 5 ）議題；( 6 ）主持人、主席；( 7 ）出席者名單； （8 ）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； ( 9 ）相關(guān)的資料； ( 10 ）下次會議預(yù)定日期。8．提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。7．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；（2）電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息。還應(yīng)準備約會所需要的文件資料。指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。( 8 ）登記。( 6 ）校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。( 5 ）繕印。( 4 ）編號。( 3 ）簽發(fā)。( 2 ）核稿。請說明這一系列過程?！? 4 ）一定要簡短、扼要、流暢； ( 5 ）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以SWZH 的原則檢查是否有遺漏；（6 ）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼? ( 2 ）不要弄錯報告對象及順序。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。復(fù)信可采取收信人（單位）復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方式進行。 （6)及時復(fù)信。（5)認真處理。（4) 逐項登記。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。3．來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：（1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。2 . .按照2000 年《 國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》 的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答：( 1 ）命令（令）。（8) 加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒。（X）三、簡答題1 ．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：（1) 單位印章、套印章；（2) 鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3) 刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；（4) 另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5) 公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用。（√) 69 ．如果兩位來訪者均未預(yù)約，廣該按照先來后到的原則引見給上司。（X）67 ．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。（X) 65 ．文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。（X) 63 ．文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（√)61 ．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保戀工作。（X) 59 ，如果會客室的門是拉開的，文員進人會客室后，才能讓客人進入。（√) 57 ．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（X ）55 ．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（√) 53 ．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（X)51 ．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√)49．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負責(zé)。（X) 47．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進人會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進人室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（√)45．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。（X ）43．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（X)41．善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意原( X) 42．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（X) 39．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（√) 37．受到直屬上司以外的指派時，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司沂指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（X)35．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。(√ )33．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（X)31．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（X)29．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（√) 27．注辦是指文秘人員在《 文件處理單》 上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（√)25．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（√) 22．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（√) 20．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（X) 19．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。（X) 17．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（X) 15．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（X) 13．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（√) 11．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（√) 8．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖人抽屜。（X) 6．假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（X) 4．如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進人后，再輕輕關(guān)上門。（X) 2．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（C) A ．口字型 B ．教室型 C ．圓桌型 D . U 字型60 ．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準立卷。A ．社交的能力 B ．說話的技巧 C ．聽話的能力 D ，聽寫的能力47 ．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D) A ．向上司報告 B ．送禮 C ．寫信 D ．查證消息的可靠性48 ．以下餐巾的使用方法是正確的（C) A ．中途離座，把餐巾放在椅子上 B ．用來擦刀叉 C ．用來擦嘴唇嘴角 D ．塞人衣服領(lǐng)口里49 ．上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A) A ．通知上司家人把衣服送達 B ．自己到上司家里去拿C ．讓上司自己去家里更換 D ．去買新的服裝50 ．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要求。A ．只在便箋上寫好會議名稱B ．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C ．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間D ．和上司先充分溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯(lián)系的不便31 ．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的（B) A ．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm 左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B ．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C ．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識D ．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面＿L ，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方32 ．以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的（D) A ．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B ．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C ．開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D ．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做33 ．文員在接打電話時，正確的做法是（B) A ．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B ．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C ．文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)首先讓對方報出姓名、單位D ．文員替上司傳話時，應(yīng)考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達34 ．文員在拆郵件時，不正確的做法是（A) A ．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B ．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C ．經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D ．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好35 ．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C) A ．上級先伸手后，下級才能相握B ．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一下C ．雙方有很多人時，可以交叉握手D ．握手時應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好36 ．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（A) A ．拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B ．對寫信人的各項情況逐項登記C ．處理信件按照“分級負責(zé)、歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D ．對問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)37 ．文員進行會議的計劃和準備時，不應(yīng)該做的是（C) A ．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便B ．什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C ．會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定D ．文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作38 ．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B) A ．歸檔內(nèi)容、歸檔時間、保密要求 B ．歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求C ．收集范圍、歸檔時間、管理制度 D ．歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求39 . 上司出差，文員預(yù)訂機票時，以下哪一種做法不正確（D) A ．首先搞清楚上司想作什么樣的安排 B ．辦理預(yù)訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊C ．與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應(yīng)找同一個D ．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認40 ．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的（D) A ．有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B ．到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時機提醒上司用餐C ．對上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D ．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助41 ．文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（B) A ．右下角 B ．左上角 C ．右上角 D ．左上角42 ．在辦公室里，(A ）的位置是上座。A ．用后跟著地走路 B ．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C ．男性在任何場合都可戴著手套握手D ．穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰29 ．以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的（C）。A ．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B ．文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話C ．應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系D ．如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系26 ．以下關(guān)于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的（A）。A ．準備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條B ．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C ．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D ．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密23 ．以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的（A）。A ．騎邊章 B ．封存章 C ．騎縫章 D ．證見章21 ．以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的（D）。A ．宴會的形式與氣