【正文】 ( 7 ）發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。( 9 ）主題詞。四、設(shè)計題1 ．康橋賓館位于本市南京西路45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在n 月15 日上午9 39。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。他應(yīng)該考慮哪些問題？答：1) 會議的名稱；2) 出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；3) 日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）。5) 議題（或者議事日程）。7) 開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。2 ．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。7) 桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；8) 攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；9) 關(guān)緊門窗并上鎖；10) 通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。( 5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。( 7 )如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。( 9 )為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 (2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(5 )對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯校瑢懨鞒鞘忻蛧颐┡f期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。 ( 4 ）決定旅行用品。( 5 ）考慮行李問題。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。( 7 ）建立旅行― 旅館信息資料庫。( 8 ）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。確定名單，再請上司核定。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2 份菜單，供上司挑選。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求、要求回函及其他說明等。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記。，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。在會上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評某個人。要求與會者記筆記，自己做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件放進文件夾。10 ．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ 答：( 1 ）接受任務(wù)；( 2 ）了解來賓、制訂計劃；( 3 ）預(yù)訂食宿；( 4 ）歡迎來賓、商議日程；( 5 ）禮節(jié)性拜訪、宴請；( 6 ）正式會談；( 7 ）簽訂協(xié)議書；( 8 ）陪同參觀游覽；( 9 ）互贈禮品；( 10 ）歡送來賓、接待小結(jié)。小李應(yīng)該怎么做？答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。上海代表團一行10人將于8 月下旬來訪，商議合作的具體事官，辦公室卞任請小李作好準(zhǔn)備。13 ．某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計一個電話記錄單。參加的有本單位、外單位的人員。而公司沒有放映機。劉小姐翻看了有關(guān)資料，找電話問了一些情況，決定租借黎明大廈的會議廳。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9 日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機送到黎明大廈的會議廳。9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚… … 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有… …” 問題：1 ．假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？答：1) 請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；2) 如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請求該如何辦；3) 馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；2 ．假如放映機在十點十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？2) 得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？2) 聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）。2 ．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握?！倍?，自己坐在汽車后排座位上。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么? ? ，… 你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答：1) 主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；2) 在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？ 3) 哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意；4) 司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；(3)12 日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動； (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7 )在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好；4 ，請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：( l ）市教委關(guān)于2 。 ( 5 ）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003 年招生工作的批復(fù)；( 6 ）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；( 7 ）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；( 8 ）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；( 9 ）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；( 10 ）東方學(xué)院各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；( 11 ）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；( 12 ）東方學(xué)院2003 年度工作總結(jié)；答：案卷一： 1 ．市教委關(guān)于2003 年招生工作的通知；4 ．東方學(xué)院關(guān)于2003 年招生工作的請示（呈市教委）。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席。9 39。到了10 點，只剩下4 位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。經(jīng)理對小劉非常不滿。答：案卷一： 1 ．利華公司2003 年2 月份經(jīng)理會議記錄；5 ．利華公司4 月份經(jīng)理會議記錄；8 ．利華公司2003 年6 月份經(jīng)理會議記錄；10 ．利華公司2003 年8 月份經(jīng)理會議記錄；標(biāo)題：利華公司2003 年經(jīng)理會議記錄（2 分）案卷二： 2 ．利華公司2003 年銷售計劃；12 ．利華公司2003 年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司2003 年銷售工作計劃、總結(jié)案卷三：3 ．市工商局關(guān)于年檢工作的通知；6 ．市物價局關(guān)于物價檢查的通知；11 ．市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知案卷四：4 ．利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；7 ．香港凱福公司關(guān)于合牛事宜給利華公司的復(fù)函；9 ．利華公司與香港凱福石司會議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要7 ．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。于是他寫了如下的通知：會議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4 月2 日上午9 時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？答：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確，發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進行說明解釋。 過了幾天，局里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？答：會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。此辦法是其中的一種，如果學(xué)生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。但這次談判確實非常順利。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。( 2 ）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？答：即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。( 4 ）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？答：應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；（6) 拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉；（7) 把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件； （8) 打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角； 10 ．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？答：( l ）小曹犯了多頭請示的錯誤。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。”來電者：“你們經(jīng)理在嗎？ 陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？ 陳小姐： 1 . 8 美元?！闭f完，“啪”掛上了電話。過了一星期，丘司提起他剛談成一筆大生意，以1 ．斗美元一打賣出了100 萬打?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。 ( 2 ）該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）。 （4 ）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）。 ( 6 ）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；: ( 7 ）不等對方說完，就“啪”掛上電話。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情地請坐、端茶，然后問道；“您是否和李總約在上午見面”對方回答：“如果方便，我希望很快見到李總”。即便是李總親自約定的，也會有具體準(zhǔn)確的約見時間。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候。小胡接著說：“您看我怎么向李總匯報您的情況？ 經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時間了。”嘴上這么說，錢先生已顯