【導(dǎo)讀】芅蒆蟻罿膁蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂節(jié)薂蚈羅膇薁螀膁肅薀羃羃蒂薀螞艿莈蕿螄肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆蠆袃蒞蚅螁肈芁蚄袃袁膇蚄薃肇膃蚃螅罿蒁螞袈膅莇蟻羀羈芃蝕蝕膃腿蠆螂羆蒈螈襖膁莄螈羇羄芀螇蚆膀芆莃衿肅膂莂羈羋蒀莂蝕肁莆莁螃芆節(jié)莀裊聿膈葿羇袂蕆蒈蚇肇莃蕆蝿袀荿蒆膆芅蒆蟻罿膁蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂節(jié)薂蚈羅膇薁螀膁肅薀羃羃蒂薀螞艿莈蕿螄肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆蠆袃蒞蚅螁肈芁蚄袃袁膇蚄薃肇膃蚃螅罿蒁螞袈膅莇蟻羀羈芃蝕蝕膃腿蠆螂羆蒈螈襖

　　

【正文】 號前報 人事 行政部，由 人事 行政部編制下月度的辦公用品采購計劃，詳細(xì)說明采購項目的性質(zhì)、用途、 數(shù)量、型號、質(zhì)量等情況。 六、 財務(wù)部在認(rèn)真審核的基礎(chǔ)上進(jìn)行匯總、編制，經(jīng)審核其費用預(yù)算后及時組織采購。 七、 人事 行政部根據(jù)各部門辦公用品申領(lǐng)計劃，進(jìn)行發(fā)放。 八、 各部門領(lǐng)用辦公用品時需在《辦公用品領(lǐng)用登記本》上詳細(xì)注明：領(lǐng)用時間、品名、數(shù)量、領(lǐng)用人。月底由 人事 行政部進(jìn)行統(tǒng)計匯總。 九、 購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由 財務(wù)部 部 長 審批，購置大宗、高級辦公用品，必須按財務(wù)管理規(guī)定報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購置。 十、 公司財務(wù)部 應(yīng)當(dāng)對有關(guān)采購活動進(jìn)行監(jiān)督。 十一、 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 十二、 所有員工對辦公用品必須愛護(hù)，勤儉節(jié)約 ，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。 行政工作手冊 16 資產(chǎn)（物品）管理辦法 AM/行政 005 （物品）為有一定價值且較為耐用的公司各類物品； ：按物品用途、性能特點分為 4 類：辦公設(shè)備（代碼為 B）、 普通工具（代碼為 P）日用電器（代碼為 R）、其它物品（代碼為 Q）； ： 需求部門提交申購單申報需求原因及品名、規(guī)格 財務(wù)部審批 總經(jīng)理審批 財務(wù)部購買（入庫、入帳、建立物品檔案卡、保管相關(guān)資料） 定期實物核查 向需求部門發(fā)放 日常保養(yǎng)及檢修 維修程序 報損程序 使用機(jī)構(gòu)提出書面申請和原因說明 部門批準(zhǔn) 財務(wù)部審核、批準(zhǔn) 總經(jīng)理審批 財務(wù)部聯(lián)系維修 檔案卡報廢記載 檔案卡維修記載 根據(jù)公司物品管理流程負(fù)責(zé)內(nèi)部管理，準(zhǔn)備調(diào)撥單據(jù)及維修保養(yǎng)記錄，準(zhǔn)確記錄 行政工作手冊 17 各類情況，每月 20 日與財務(wù)部核對物品情況； ，人為或使用、保管不當(dāng)造成的損壞情況由責(zé)任人承擔(dān)賠償及維修的所 有費用。 (后附登記卡、準(zhǔn)備調(diào)撥單據(jù)及維修保養(yǎng)記錄 ) 行政工作手冊 18 文檔管理制度 AM/行政 006 一、文件保密規(guī)定 為了保障公司的正常經(jīng)營、管理、穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，保證公司機(jī)密不流失，信息不外泄，全體管理人員需提高保密意識，特制定相應(yīng)的文件保密管理制度，以此保證公司的情報安全。 保密范圍 公司的一切商業(yè)信息、營銷方針、經(jīng)營策略及技術(shù)、人事、行政、財務(wù)、工資，各種管理制度等一切內(nèi)部情況均屬公司內(nèi)部人員應(yīng)嚴(yán)格保 守秘密的范疇。 保密等級 公司所有文件分為三 個等級： 最高級：絕密。公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；如公司經(jīng)營、營銷、財務(wù)等方面的情報屬絕密情報，一般情況下只適用于公司高層掌握。 第二級：機(jī)密。如公司管理情況，技術(shù)、行政、人事等，機(jī)密文件的發(fā)放適用于公司中層以上管理人員。 第三級：秘密。如公司行政規(guī)定、人事任命、技術(shù)情況、質(zhì)檢情況等，秘密文件的發(fā)放適用于公司主管以上的管理人員。 以上三 級保密文件都屬公司內(nèi)部保密資料，各級管理人員及員工有責(zé)任有義務(wù)維護(hù)公司秘密，妥善保 存收到的所有文件，不向無關(guān)人員透露公司情報并引導(dǎo)員工提高保密意識，共同維護(hù)公司利益。 二、歸檔管理 資料的形成 1) 公司各部門工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔。 2) 文件資料的形成與積累必須納入各部門工作計劃，在專（兼）職文檔管理人員崗位中予以明確。 3) 人事 行政部要對公司文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 歸檔文件的范圍 1) 各種上級下達(dá)的文件； 2) 公司下發(fā)、上報的文件； 行政工作手冊 19 3) 總經(jīng)理辦公會及各專項會議會議記錄、紀(jì)要、決議、公司章程； 4) 各項計劃、檢查、總結(jié)； 5) 會計憑證、報表、財務(wù)分析 ； 6) 各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件、工程預(yù)決算； 7) 合作企業(yè)的專業(yè)資料及各種相關(guān)文件； 8) 電子文檔及聲像資料； 9) 其他應(yīng)歸檔的文件、材料； 10) 本制度第四條中第 款為永久保存； 11) 本制度第四條中第 8 款視其保存價值予以保存，但至少要保存 5 年。 歸檔要求 1) 歸檔的文件資料必須字跡工整、紙張及文件、格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。 2) 歸檔的文件資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實。 3) 歸檔的文件必須是原件。 4) 保持歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。檔案目錄應(yīng)編 制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。 5) 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。 6) 文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。 歸檔時間 1) 財務(wù)檔案在會計年度后，由財務(wù)部門暫時保管一年，一年后由財務(wù)部門編制清單，移交本公司檔案管理部門。 2) 文書及管理資料在次年第四季度前經(jīng)由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后按歸檔要求整理后向檔案管理部門歸檔。 3) 公派學(xué)習(xí)人員獲得的文件材料應(yīng)在出差回單位后兩個月內(nèi)按歸檔要求及時歸檔。 各類文件資料歸檔一式一份，主要的和利用頻繁的文件資料歸檔可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。 檔案的保管 1) 收文件資 料時必須認(rèn)真驗收，并辦理好交接登記手續(xù)。 2) 存放文檔必須有專用柜架，在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 3) 每年底進(jìn)行一次資料的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到財物相符。對破損 行政工作手冊 20 或變質(zhì)的檔案，要及時修補(bǔ)和復(fù)制。 4) 檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出的文件資料須在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。 檔案借閱 1) 公司員工都應(yīng)該重視保護(hù)檔案并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。 2) 各部門應(yīng)建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、 批準(zhǔn)人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。 3) 借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點、簽名登記手續(xù)，檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。 4) 借閱人必須愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、拆卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。 5) 借閱檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊數(shù)、頁數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人