【正文】 2) 各部門應(yīng)建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、 批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。 3) 公派學(xué)習(xí)人員獲得的文件材料應(yīng)在出差回單位后兩個(gè)月內(nèi)按歸檔要求及時(shí)歸檔。 2) 歸檔的文件資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。 第三級(jí)：秘密。 十二、 所有員工對(duì)辦公用品必須愛(ài)護(hù)，勤儉節(jié)約 ，杜絕浪費(fèi)，禁止貪污，努力降低消耗、費(fèi)用。 五、 各部門月度辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃需在每月的 20 號(hào)前報(bào) 人事 行政部，由 人事 行政部編制下月度的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、用途、 數(shù)量、型號(hào)、質(zhì)量等情況。 報(bào)表、文件資料、檔案須經(jīng)相關(guān)主管批準(zhǔn)后，方可銷毀。 各辦公室的電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話等都要安排專人管理，使用僅限于公司事務(wù)。 辦公桌不得隨意擺放私人物品 ，茶杯、煙灰缸要干凈，擺放整齊 。 檔案材料必須有序地放置在規(guī)范位置，分類整理好，并作上標(biāo)記，以便于查找。（ 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 按考勤制度 處理 ） 嚴(yán)禁高聲喧嘩，與人交談要輕聲慢語(yǔ)，以免影響他人辦公。 不得將私人情緒帶到工作中來(lái)。 穿 工裝， 戴 工牌，衣著整潔。 行政工作手冊(cè) 11 辦公室管理制度 AM/行政 003 為提高工作效率，營(yíng)造緊張、有序、和諧的辦公環(huán)境，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，特制定以下 制度，請(qǐng)全體辦公室工作人員嚴(yán)格遵守，如有違反，根據(jù)相關(guān)制度嚴(yán)厲處罰 ： 一、總體要求： 要有 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)， 工作時(shí)間 盡量使用 普通話。若遇到影響到對(duì)方工作時(shí)必須說(shuō)“對(duì)不起，打擾一下；不好意思打擾了 ?? .”出門時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ礁鎰e：“對(duì)不起，打擾了”走到門口退著出門，并輕輕關(guān)上門。 匯報(bào)工作時(shí)，上司不熟悉的部分，匯報(bào)應(yīng)詳盡、耐心，陳明利弊得失；上司精通的 部分，匯報(bào)要簡(jiǎn)明扼要。 行政工作手冊(cè) 9 客人來(lái)訪需接待的人不在時(shí)，第一接待人員應(yīng)禮貌的接待對(duì)方并盡量為其解決問(wèn)題。 特殊情況中途退場(chǎng)者，須向主持人示意，以示禮貌。 上下班見(jiàn)面時(shí)，相互致以問(wèn)候，當(dāng)他人向自己?jiǎn)柡驎r(shí)，必須有回應(yīng)。 七、對(duì)待下屬的禮儀 行政工作手冊(cè) 8 關(guān)心體貼下屬，從生活及工作上給予幫助，讓下屬感受到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷和集體的溫暖。 1 如遇到節(jié)假日或他人生日應(yīng)主動(dòng)表示祝賀，如：“祝您節(jié)日快樂(lè)，祝您周末愉快等”。應(yīng)主動(dòng)給予幫助。 如遇客人語(yǔ)言過(guò)激時(shí)，不能面露不悅或出言頂撞，應(yīng)調(diào)整好心態(tài)，保持冷靜，耐心解答。需要關(guān)門時(shí)，不能用力過(guò)大。 應(yīng)避免的坐姿 ：蹺腿、晃腳、腳敲打地面（給人目中無(wú)人，傲慢的感覺(jué)），兩膝分得很開(kāi)、 行政工作手冊(cè) 6 腿伸很遠(yuǎn) （不雅觀），起坐過(guò)猛，弄得座椅亂響，上身不直，左右搖晃（沒(méi)有教養(yǎng)），雙腳藏在椅子下面或勾住椅、凳腿（顯得小氣，不大方） 行姿 ：應(yīng)穩(wěn)健，上身挺直略微前傾，精神飽滿，雙手自然擺動(dòng)，步履輕快并保持速度，有節(jié)奏感；走路時(shí)要用腰力，身體重心稍向前，邁步時(shí)，腳尖可微微分開(kāi)，但腳內(nèi)側(cè)與前進(jìn)方向近乎一條直線。 二、儀 態(tài) 每天上班 應(yīng)以最佳的精神面貌出現(xiàn)于工作場(chǎng)合，工作時(shí)間內(nèi)排除一切個(gè)人情緒，以積極向上、熱情樂(lè)觀的工作態(tài)度示人。男士要求：工牌下沿與上衣袋上沿齊平。上崗前換上公司統(tǒng)一工裝。 嚴(yán)守企業(yè)秘密，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)， 絕對(duì)禁止將公司的印 鑒、資質(zhì)證明、財(cái)務(wù)文件、經(jīng)營(yíng)方案、內(nèi)部?jī)r(jià)格、領(lǐng)導(dǎo)電話（住址）提供給不相關(guān)的人和外單位。如有經(jīng)營(yíng)之外的收入必須上交公司，如發(fā)現(xiàn)有上述行為，視為盜竊、貪 污，情節(jié)嚴(yán)重移交公安機(jī)關(guān)處理。如有違反視為曠工。上班應(yīng)提前到崗，做好個(gè)人、公共環(huán)境衛(wèi)生。 提高工作效率，用最小的成本取得最大的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，是企業(yè)追求的終極目標(biāo)，也是員工獲得豐厚回報(bào)的基礎(chǔ)。 面對(duì)繁忙的工作，始終要展示意氣風(fēng)發(fā)、活力旺盛、信心十足的良好精神風(fēng)貌。 二、工作態(tài)度 對(duì)同事、對(duì)客戶要面 帶微笑，“請(qǐng)”字當(dāng)頭，“謝”不離口，“您”字掛嘴邊。工作配合，經(jīng)營(yíng)合作，管理協(xié)調(diào)，一切以公務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，以公事為重，不設(shè)置障礙，不扯皮，不推諉，相互體諒。 注重儀容、儀表，上班期間必須佩戴 工作證。 上班時(shí)間內(nèi)不得在辦公區(qū)域抽煙，不得打非業(yè)務(wù)性電話，接非業(yè)務(wù)性電話時(shí)應(yīng)盡量縮短時(shí)間。 1 尊重客戶，不得與甲方人員及客戶發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，對(duì)客戶的要求、詢問(wèn)、質(zhì)疑耐心解答，力爭(zhēng)做到有求必應(yīng)。 1 不得私自接受客戶禮物，不得與客戶有私人交易行為，嚴(yán)禁以公司名義做違法亂紀(jì)行為，破壞公司形象。 工作 十不準(zhǔn)： 不準(zhǔn)亂翻 不準(zhǔn)亂看 不準(zhǔn)亂動(dòng) 不準(zhǔn)亂用 不準(zhǔn)亂問(wèn) 不準(zhǔn)亂說(shuō) 不準(zhǔn)亂拿 不準(zhǔn)亂收 不準(zhǔn)頂撞 不準(zhǔn)推諉 工作 十要點(diǎn)： 儀容好一點(diǎn) 嘴巴甜一點(diǎn) 笑容多一點(diǎn) 說(shuō)話小 聲點(diǎn) 質(zhì)量好一點(diǎn) 理由少一點(diǎn) 做事多一點(diǎn) 抱怨少一點(diǎn) 腦筋活一點(diǎn) 效率高一點(diǎn) 行政工作手冊(cè) 5 禮 儀 規(guī) 范 AM/行政 002 禮儀是人際交往中，以一定的約定俗成的程序、方式來(lái)表現(xiàn)的律己、敬人的過(guò)程， 是塑造個(gè)人形象和企業(yè)形象的靈魂，既體現(xiàn)員工對(duì)企業(yè)的基本態(tài)度，更反映了一個(gè)企業(yè)的水準(zhǔn)和檔次，已 經(jīng)成為企業(yè)形象的必要條件，成為現(xiàn)代競(jìng)爭(zhēng)的附加值。 鞋襪 ： 上崗前按公司規(guī)定穿統(tǒng)一鞋、襪。（一線員工要求長(zhǎng)發(fā)挽髻用統(tǒng)一黑色發(fā)夾固定于腦后。 坐姿 ：上班坐姿要端正，切忌出現(xiàn)“趴、躺、歪”等不雅體態(tài)。手勢(shì)不益過(guò)多，動(dòng)作不益過(guò)大，一般上界不超過(guò)雙方的視線，下界不低于腰部。 上 班時(shí)不得在辦公區(qū)扎 堆聊天或做其他與工作無(wú)關(guān)的事情。談話時(shí)，眼睛應(yīng)注視對(duì)方，表情自然不做作，不得左顧右盼或底下頭或玩弄手指、衣服。 常用禮貌用語(yǔ)分為以下九大類： 歡迎語(yǔ)：歡迎光臨 ； 問(wèn)候語(yǔ)：您好、早上好、中午好、下午好； 祝賀語(yǔ)：祝您節(jié)日快樂(lè)、祝您生日快樂(lè)； 征詢語(yǔ)：請(qǐng)問(wèn)你有什么事？請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫忙的嗎 ？ 答應(yīng)語(yǔ)：好的，我這就來(lái)；好的，我馬上去； 道歉語(yǔ)：對(duì)不起這是我的疏忽；對(duì)不起，打擾一下； 答謝語(yǔ)：不用謝，這是我應(yīng)該做的； 指路語(yǔ)：請(qǐng)往這邊走； 告別語(yǔ)：請(qǐng)慢走！再見(jiàn)！ 上班時(shí)應(yīng)保持愉快的心情，講話時(shí)音量適中，吐字清晰，態(tài)度親切。領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)和指示完成難度很大，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，不可擅自拖延。 工作時(shí)切忌閑聊是非，更不可蜚短流長(zhǎng)、挑撥離間破壞同事關(guān)系