【正文】 2) 各部門應(yīng)建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、 批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。 3) 公派學習人員獲得的文件材料應(yīng)在出差回單位后兩個月內(nèi)按歸檔要求及時歸檔。 2) 歸檔的文件資料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。 第三級：秘密。 十二、 所有員工對辦公用品必須愛護，勤儉節(jié)約 ，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。 五、 各部門月度辦公用品領(lǐng)用計劃需在每月的 20 號前報 人事 行政部，由 人事 行政部編制下月度的辦公用品采購計劃，詳細說明采購項目的性質(zhì)、用途、 數(shù)量、型號、質(zhì)量等情況。 報表、文件資料、檔案須經(jīng)相關(guān)主管批準后，方可銷毀。 各辦公室的電腦、傳真機、復(fù)印機、電話等都要安排專人管理，使用僅限于公司事務(wù)。 辦公桌不得隨意擺放私人物品 ，茶杯、煙灰缸要干凈，擺放整齊 。 檔案材料必須有序地放置在規(guī)范位置，分類整理好，并作上標記，以便于查找。（ 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 按考勤制度 處理 ） 嚴禁高聲喧嘩，與人交談要輕聲慢語，以免影響他人辦公。 不得將私人情緒帶到工作中來。 穿 工裝， 戴 工牌，衣著整潔。 行政工作手冊 11 辦公室管理制度 AM/行政 003 為提高工作效率，營造緊張、有序、和諧的辦公環(huán)境，樹立良好的企業(yè)形象，實現(xiàn)規(guī)范管理，特制定以下 制度，請全體辦公室工作人員嚴格遵守，如有違反，根據(jù)相關(guān)制度嚴厲處罰 ： 一、總體要求： 要有 嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L， 工作時間 盡量使用 普通話。若遇到影響到對方工作時必須說“對不起，打擾一下；不好意思打擾了 ?? .”出門時應(yīng)向?qū)Ψ礁鎰e：“對不起，打擾了”走到門口退著出門，并輕輕關(guān)上門。 匯報工作時，上司不熟悉的部分，匯報應(yīng)詳盡、耐心，陳明利弊得失；上司精通的 部分，匯報要簡明扼要。 行政工作手冊 9 客人來訪需接待的人不在時，第一接待人員應(yīng)禮貌的接待對方并盡量為其解決問題。 特殊情況中途退場者，須向主持人示意，以示禮貌。 上下班見面時，相互致以問候，當他人向自己問候時，必須有回應(yīng)。 七、對待下屬的禮儀 行政工作手冊 8 關(guān)心體貼下屬，從生活及工作上給予幫助，讓下屬感受到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷和集體的溫暖。 1 如遇到節(jié)假日或他人生日應(yīng)主動表示祝賀，如：“祝您節(jié)日快樂，祝您周末愉快等”。應(yīng)主動給予幫助。 如遇客人語言過激時，不能面露不悅或出言頂撞，應(yīng)調(diào)整好心態(tài)，保持冷靜，耐心解答。需要關(guān)門時，不能用力過大。 應(yīng)避免的坐姿 ：蹺腿、晃腳、腳敲打地面（給人目中無人，傲慢的感覺），兩膝分得很開、 行政工作手冊 6 腿伸很遠 （不雅觀），起坐過猛，弄得座椅亂響，上身不直，左右搖晃（沒有教養(yǎng)），雙腳藏在椅子下面或勾住椅、凳腿（顯得小氣，不大方） 行姿 ：應(yīng)穩(wěn)健，上身挺直略微前傾，精神飽滿，雙手自然擺動，步履輕快并保持速度，有節(jié)奏感；走路時要用腰力，身體重心稍向前，邁步時，腳尖可微微分開，但腳內(nèi)側(cè)與前進方向近乎一條直線。 二、儀 態(tài) 每天上班 應(yīng)以最佳的精神面貌出現(xiàn)于工作場合，工作時間內(nèi)排除一切個人情緒，以積極向上、熱情樂觀的工作態(tài)度示人。男士要求：工牌下沿與上衣袋上沿齊平。上崗前換上公司統(tǒng)一工裝。 嚴守企業(yè)秘密，不該說的不說，不該問的不問， 絕對禁止將公司的印 鑒、資質(zhì)證明、財務(wù)文件、經(jīng)營方案、內(nèi)部價格、領(lǐng)導(dǎo)電話（住址）提供給不相關(guān)的人和外單位。如有經(jīng)營之外的收入必須上交公司，如發(fā)現(xiàn)有上述行為，視為盜竊、貪 污，情節(jié)嚴重移交公安機關(guān)處理。如有違反視為曠工。上班應(yīng)提前到崗，做好個人、公共環(huán)境衛(wèi)生。 提高工作效率，用最小的成本取得最大的經(jīng)濟效益、社會效益，是企業(yè)追求的終極目標，也是員工獲得豐厚回報的基礎(chǔ)。 面對繁忙的工作，始終要展示意氣風發(fā)、活力旺盛、信心十足的良好精神風貌。 二、工作態(tài)度 對同事、對客戶要面 帶微笑，“請”字當頭，“謝”不離口，“您”字掛嘴邊。工作配合，經(jīng)營合作，管理協(xié)調(diào)，一切以公務(wù)為出發(fā)點，以公事為重，不設(shè)置障礙，不扯皮，不推諉，相互體諒。 注重儀容、儀表，上班期間必須佩戴 工作證。 上班時間內(nèi)不得在辦公區(qū)域抽煙，不得打非業(yè)務(wù)性電話，接非業(yè)務(wù)性電話時應(yīng)盡量縮短時間。 1 尊重客戶，不得與甲方人員及客戶發(fā)生爭執(zhí)，對客戶的要求、詢問、質(zhì)疑耐心解答，力爭做到有求必應(yīng)。 1 不得私自接受客戶禮物，不得與客戶有私人交易行為，嚴禁以公司名義做違法亂紀行為，破壞公司形象。 工作 十不準： 不準亂翻 不準亂看 不準亂動 不準亂用 不準亂問 不準亂說 不準亂拿 不準亂收 不準頂撞 不準推諉 工作 十要點： 儀容好一點 嘴巴甜一點 笑容多一點 說話小 聲點 質(zhì)量好一點 理由少一點 做事多一點 抱怨少一點 腦筋活一點 效率高一點 行政工作手冊 5 禮 儀 規(guī) 范 AM/行政 002 禮儀是人際交往中，以一定的約定俗成的程序、方式來表現(xiàn)的律己、敬人的過程， 是塑造個人形象和企業(yè)形象的靈魂，既體現(xiàn)員工對企業(yè)的基本態(tài)度，更反映了一個企業(yè)的水準和檔次，已 經(jīng)成為企業(yè)形象的必要條件，成為現(xiàn)代競爭的附加值。 鞋襪 ： 上崗前按公司規(guī)定穿統(tǒng)一鞋、襪。（一線員工要求長發(fā)挽髻用統(tǒng)一黑色發(fā)夾固定于腦后。 坐姿 ：上班坐姿要端正，切忌出現(xiàn)“趴、躺、歪”等不雅體態(tài)。手勢不益過多，動作不益過大，一般上界不超過雙方的視線，下界不低于腰部。 上 班時不得在辦公區(qū)扎 堆聊天或做其他與工作無關(guān)的事情。談話時，眼睛應(yīng)注視對方，表情自然不做作，不得左顧右盼或底下頭或玩弄手指、衣服。 常用禮貌用語分為以下九大類： 歡迎語：歡迎光臨 ； 問候語：您好、早上好、中午好、下午好； 祝賀語：祝您節(jié)日快樂、祝您生日快樂； 征詢語：請問你有什么事？請問有什么可以幫忙的嗎 ？ 答應(yīng)語：好的，我這就來；好的，我馬上去； 道歉語：對不起這是我的疏忽；對不起，打擾一下； 答謝語：不用謝，這是我應(yīng)該做的； 指路語：請往這邊走； 告別語：請慢走！再見！ 上班時應(yīng)保持愉快的心情，講話時音量適中，吐字清晰，態(tài)度親切。領(lǐng)導(dǎo)下達的任務(wù)和指示完成難度很大，應(yīng)及時請示匯報，不可擅自拖延。 工作時切忌閑聊是非，更不可蜚短流長、挑撥離間破壞同事關(guān)系