【導(dǎo)讀】市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。一定的行政管理知識(shí)，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書(shū)旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相。適用情景當(dāng)需要了解會(huì)議的類型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能。選擇不同的會(huì)議方式應(yīng)根據(jù)會(huì)。議的目的或目標(biāo)而定。由公司董事會(huì)成員出席，定期召開(kāi)。一般在董事會(huì)專用的會(huì)議室由董事。長(zhǎng)召集或由董事長(zhǎng)授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。每年召開(kāi)一次，由公司的股東就重大問(wèn)題進(jìn)行討論，表決通過(guò)董事會(huì)。提交的事項(xiàng)，形成股東大會(huì)決議。由公司經(jīng)營(yíng)決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的具體問(wèn)題。這一類型的會(huì)議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過(guò)程中應(yīng)尤其注重開(kāi)。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報(bào)告。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、發(fā)布。表彰、獎(jiǎng)勵(lì)工作出色的員工為主要內(nèi)容的會(huì)議，是企業(yè)的一種重要

　　

【正文】 頁(yè) 2．請(qǐng)您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。 3．您認(rèn)為企業(yè)在文書(shū)管理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進(jìn)行一下比較，以查漏補(bǔ)缺 、取長(zhǎng)補(bǔ)短。 技能點(diǎn) 4 如何收發(fā)文書(shū) 主 題 詞 行政管理 文書(shū)管理 文書(shū)收發(fā) 適用情景 當(dāng)各種文書(shū)紛紛到達(dá)公司需要分門別類時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各種信息的及時(shí)交流變得越來(lái)越重要。面對(duì)各種文書(shū)紛至沓來(lái)，文書(shū)管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書(shū)收發(fā)技巧。 1．文書(shū)收發(fā)部門 文書(shū)收發(fā)工作，一般企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來(lái)負(fù)責(zé)。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書(shū) 管理部門還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門之間傳遞各類文書(shū)，以使文書(shū)在各部門順暢流通。 2．文書(shū)收發(fā)要求 （ 1）一般文書(shū)在啟封后，分送各部門、科室。 中國(guó)最大管理資源中心 第 40 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 2）私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直接送收信人。 （ 3）送各部門、科室的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回到文書(shū)收發(fā)部門。 （ 4）啟封后，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)編號(hào)和收發(fā)日期。 （ 5）文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。 （ 6）絕密文件或親啟文書(shū)，必須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。 （ 7）文書(shū)中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。 3．需登記的文書(shū) （ 1）在一般文書(shū)或送交部門的普通文書(shū)中，如果判定或者未開(kāi)啟也能判斷是重要文書(shū)或者夾有重要物品的文書(shū)要登記。 （ 2）專人傳遞送達(dá)的文書(shū)要登記。 （ 3）標(biāo)有 “絕密 ”類或親啟類字樣的文書(shū)要登記。 4．規(guī)定時(shí)間以外的文書(shū)收發(fā) 在制度工作時(shí)間外接到文書(shū)，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng)該立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 總之，文書(shū)的收發(fā)是個(gè)具體過(guò)程，大量的細(xì)節(jié)需要注意，必須明確程序和各個(gè)步 驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運(yùn)行。 9 牢記要點(diǎn) 中國(guó)最大管理資源中心 第 41 頁(yè) 共 78 頁(yè) 文書(shū)收發(fā)管理要做到： _ 設(shè)置專門部門 _ 注意文書(shū)收發(fā)要求 _ 部分文書(shū)需要登記 _ 制度工作時(shí)間外文書(shū)要注意查收 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．您認(rèn)為文書(shū)收發(fā)制度的建立對(duì)于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？ 2．請(qǐng)舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書(shū)？ 技能點(diǎn) 5 如何寄發(fā)文書(shū) 主 題 詞 行政管理 文書(shū)管理 文書(shū)寄發(fā) 適用情景 當(dāng)文書(shū)對(duì)象距離很遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)需要傳 遞文書(shū)時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 公司的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書(shū)對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書(shū)呢？在這個(gè)時(shí)候，就不得不將文書(shū)用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書(shū)在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書(shū)傳遞方式。 中國(guó)最大管理資源中心 第 42 頁(yè) 共 78 頁(yè) ? 寄發(fā) 寄發(fā)公司外的一般文書(shū)，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室匯集所有待發(fā)文書(shū)，做好文書(shū)發(fā)送登記。待發(fā)文書(shū)必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送出去。特快專遞以及電報(bào)等文書(shū)，必須及時(shí)發(fā)出。 ? 重要文件 機(jī)密或親啟文件，文 秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。 其他重要文書(shū)或快遞文書(shū)，必須加蓋 “專遞 ”、 “面呈 ”、 “快遞 ”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。 ? 費(fèi)用 郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開(kāi)支。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。待發(fā)電報(bào)必須填寫(xiě) “文書(shū)發(fā)送登記簿 ”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送。 總之，寄發(fā)文書(shū)是個(gè)需要通盤考慮的問(wèn)題，而且，確保文書(shū)的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時(shí)時(shí)提醒的。 9 牢記要點(diǎn) 文書(shū)郵寄應(yīng)該注意： _ 寄發(fā)要由專門部門負(fù) 責(zé) _ 重要文件加蓋印章 中國(guó)最大管理資源中心 第 43 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 費(fèi)用統(tǒng)一 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說(shuō)法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．郵寄文書(shū)的費(fèi)用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 （ ） 2．對(duì)于一般文件也應(yīng)該加蓋印章。 （ ） 3．待發(fā)電報(bào)前可以填寫(xiě)也可不填 “文書(shū)發(fā)送登記簿 ”。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.； 3.。 技能點(diǎn) 6 如何處理文書(shū) 主 題 詞 行政管理 文書(shū)管理 文書(shū)處理 適用情景 當(dāng)面對(duì)不同種類的文書(shū)需要區(qū)別 對(duì)待時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 在企業(yè)文書(shū)的日常管理活動(dòng)中，每一天，管理人員都要接到許多不同種類的文書(shū)，它們各自都起著自己的特殊的作用，可以說(shuō)，都很重要。但是，文書(shū)管理人員要有慧眼識(shí)珠的本領(lǐng)，善于 中國(guó)最大管理資源中心 第 44 頁(yè) 共 78 頁(yè) 分析各類文書(shū)在特定時(shí)刻、特定場(chǎng)合對(duì)特定經(jīng)理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對(duì)其處理，進(jìn)行分類，真正提高文書(shū)管理效率。 ? 文書(shū)處理原則 文書(shū)的審閱、回復(fù)、照會(huì)以及其他必要的處理由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)，或者由其指定其下屬進(jìn)行具體處理。工作過(guò)程中遇到重要事宜要立即向上級(jí)主管部門報(bào)告，按上 級(jí)指示辦理。文書(shū)內(nèi)容涉及到其他部門或必須經(jīng)過(guò)其他部門配合才能完成的，應(yīng)與對(duì)方達(dá)成一致以后才能行事。 ? 重要文書(shū)處理 機(jī)密文書(shū)原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自行處理。親啟文書(shū)信封上一般注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開(kāi)啟，其他人不得擅自處理。 ? 成文 凡是重要的往來(lái)交涉，都必須形成 “文書(shū) ”或形成記錄。對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。 ? 防止拖延 文書(shū)處理過(guò)程中很容易出現(xiàn)延遲 或停頓的現(xiàn)象，文書(shū)管理部門有責(zé)任督促其他有關(guān)部門及時(shí)處理文書(shū)指定的事項(xiàng)，以防止文書(shū)被擱置在一邊的情況發(fā)生。一旦拖延的情況發(fā)生，應(yīng)立即交文書(shū)管理部門將文書(shū)催回，再做相應(yīng)處理。 總之，文書(shū)處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅(jiān)持 “準(zhǔn)確 ”、 “及時(shí) ”的原則，并且明確文書(shū)處理的責(zé)任者。 9 牢記要點(diǎn) 文書(shū)處理應(yīng)該注意： 中國(guó)最大管理資源中心 第 45 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 普通文書(shū)按上級(jí)指示處理 _ 重要文書(shū)本人親啟 _ 交涉要記錄 _ 堅(jiān)決杜絕拖延 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．檢查一下您已經(jīng)處理的和尚待處理的文書(shū)，有沒(méi)有和本 文不符合的地方，并盡可能按照要求重新分類整理文書(shū)。 2．請(qǐng)您試分析一下您的企業(yè)中文書(shū)處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算怎樣解決它？對(duì)比一下本企業(yè)處理文書(shū)的方式和本文提到的有何不同？ 技能點(diǎn) 7 如何請(qǐng)示審批 主 題 詞 行政管理 文書(shū)管理 請(qǐng)示審批 適用情景 當(dāng)對(duì)公司的重要事務(wù)不知如何申請(qǐng)審批時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 中國(guó)最大管理資源中心 第 46 頁(yè) 共 78 頁(yè) 請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)的重要事項(xiàng)，下級(jí)都必須向上級(jí)請(qǐng)示，在獲得相關(guān)權(quán)力人審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。這是由企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)格的 層級(jí)制決定的。惟有如此，才能形成上下意志統(tǒng)一、步調(diào)一致的局面。 請(qǐng)示審批要注意以下幾點(diǎn)。 1．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)一般有以下幾點(diǎn) （ 1）各種制度性變更； （ 2）與政府機(jī)關(guān)有關(guān)的各種重要請(qǐng)求的回執(zhí)、申請(qǐng)等； （ 3）訴訟行為； （ 4）重要契約的締結(jié)、變更與解除； （ 5）職務(wù)及重要人事安排； （ 6）大額饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用； （ 7）預(yù)、決算事宜； （ 8）土地、建筑物等生產(chǎn)資料的購(gòu)買與轉(zhuǎn)讓； （ 9）借、貸款以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更； （ 10）重要或高額物品的采購(gòu)，不急 用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售； （ 11）分支機(jī)構(gòu)的增減與升降； （ 12）有關(guān)經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃； 中國(guó)最大管理資源中心 第 47 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 13）定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除； （ 14）有關(guān)費(fèi)用開(kāi)支的修訂； （ 15）其他問(wèn)題。 2．審批事項(xiàng)書(shū)寫(xiě)要求 （ 1）請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書(shū)的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許先直接以非文書(shū)的形式請(qǐng)示，但是事后必須盡快撰寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)； （ 2）請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容和順序，一般應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。提案文書(shū)應(yīng)該一式多份，分別送達(dá)有關(guān)的部門，例如 財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等； （ 3）請(qǐng)示提案文書(shū)必須注明起草者或請(qǐng)示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，由本人簽名蓋章，并且要進(jìn)行編號(hào)，以形成有序管理； （ 4）當(dāng)上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書(shū)（副本）替代批復(fù)返回，并要求部門予以執(zhí)行； （ 5）請(qǐng)示提案的保存應(yīng)由總務(wù)部保管。 總的來(lái)講，請(qǐng)示審批更重在程序，經(jīng)理人的重點(diǎn)也應(yīng)放在對(duì)程序的理解和遵守上，做到程序合法，內(nèi)容適當(dāng)。 9 牢記要點(diǎn) 請(qǐng)示審批要注意： _ 請(qǐng)示審批的注意要點(diǎn) 中國(guó)最大管理資源中心 第 48 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 審批事項(xiàng)的書(shū)寫(xiě)要求 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下 面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說(shuō)法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂必須進(jìn)行請(qǐng)示審批。 （ ） 2．提案文書(shū)一般包括標(biāo)題、正文、說(shuō)明和附錄 （ ） 3．上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出了相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書(shū)（副本）返回，并要求部門予以執(zhí)行。 （ ） 4．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書(shū)的方式，在任何時(shí)候都不得以非文書(shū)的形式。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.√； 3.√； 4.。 技能點(diǎn) 8 如何制作文 書(shū) 主 題 詞 行政管