【導(dǎo)讀】市場經(jīng)濟條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的支持。一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進行行政管理的相。適用情景當(dāng)需要了解會議的類型及相關(guān)內(nèi)容時，查看此技能。選擇不同的會議方式應(yīng)根據(jù)會。議的目的或目標(biāo)而定。由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室由董事。長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項和戰(zhàn)略、政策等。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過董事會。提交的事項，形成股東大會決議。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。這一類型的會議目的是收集信息并進行務(wù)虛，在進行過程中應(yīng)尤其注重開。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報告。向消費者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠棾晒枰孕麄?、發(fā)布。表彰、獎勵工作出色的員工為主要內(nèi)容的會議，是企業(yè)的一種重要

　　

【正文】 頁 2．請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進行改進。 3．您認為企業(yè)在文書管理行文方面還有哪些需要改進的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進行一下比較，以查漏補缺 、取長補短。 技能點 4 如何收發(fā)文書 主 題 詞 行政管理 文書管理 文書收發(fā) 適用情景 當(dāng)各種文書紛紛到達公司需要分門別類時，查看此技能。 7 技能描述 現(xiàn)代經(jīng)濟社會，各種信息的及時交流變得越來越重要。面對各種文書紛至沓來，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧。 1．文書收發(fā)部門 文書收發(fā)工作，一般企業(yè)都會讓總務(wù)部來負責(zé)。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書負責(zé)人，負責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書 管理部門還須設(shè)立一名信使，負責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通。 2．文書收發(fā)要求 （ 1）一般文書在啟封后，分送各部門、科室。 中國最大管理資源中心 第 40 頁 共 78 頁 （ 2）私人文書不必開啟，直接送收信人。 （ 3）送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回到文書收發(fā)部門。 （ 4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)編號和收發(fā)日期。 （ 5）文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。 （ 6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。 （ 7）文書中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。 3．需登記的文書 （ 1）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記。 （ 2）專人傳遞送達的文書要登記。 （ 3）標(biāo)有 “絕密 ”類或親啟類字樣的文書要登記。 4．規(guī)定時間以外的文書收發(fā) 在制度工作時間外接到文書，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)該立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 總之，文書的收發(fā)是個具體過程，大量的細節(jié)需要注意，必須明確程序和各個步 驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運行。 9 牢記要點 中國最大管理資源中心 第 41 頁 共 78 頁 文書收發(fā)管理要做到： _ 設(shè)置專門部門 _ 注意文書收發(fā)要求 _ 部分文書需要登記 _ 制度工作時間外文書要注意查收 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 1．您認為文書收發(fā)制度的建立對于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？ 2．請舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書？ 技能點 5 如何寄發(fā)文書 主 題 詞 行政管理 文書管理 文書寄發(fā) 適用情景 當(dāng)文書對象距離很遠，在與其進行業(yè)務(wù)往來需要傳 遞文書時，查看此技能。 7 技能描述 公司的各個部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個地點。當(dāng)面對距離較遠的文書對象應(yīng)該如何運用文書呢？在這個時候，就不得不將文書用郵寄的方式送到對方的手中，這個時候能夠保證文書在最短的時間內(nèi)送達，就是最具時效性的文書傳遞方式。 中國最大管理資源中心 第 42 頁 共 78 頁 ? 寄發(fā) 寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室匯集所有待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。待發(fā)文書必須在規(guī)定時間內(nèi)送出去。特快專遞以及電報等文書，必須及時發(fā)出。 ? 重要文件 機密或親啟文件，文 秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。 其他重要文書或快遞文書，必須加蓋 “專遞 ”、 “面呈 ”、 “快遞 ”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。 ? 費用 郵費與電報費用由文秘科統(tǒng)一開支。文秘科須按月決算全部郵費與電報費用開支。待發(fā)電報必須填寫 “文書發(fā)送登記簿 ”，由文秘科負責(zé)發(fā)送。 總之，寄發(fā)文書是個需要通盤考慮的問題，而且，確保文書的有效送達，更是經(jīng)理人必須時時提醒的。 9 牢記要點 文書郵寄應(yīng)該注意： _ 寄發(fā)要由專門部門負 責(zé) _ 重要文件加蓋印章 中國最大管理資源中心 第 43 頁 共 78 頁 _ 費用統(tǒng)一 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．郵寄文書的費用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負責(zé)。 （ ） 2．對于一般文件也應(yīng)該加蓋印章。 （ ） 3．待發(fā)電報前可以填寫也可不填 “文書發(fā)送登記簿 ”。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.； 3.。 技能點 6 如何處理文書 主 題 詞 行政管理 文書管理 文書處理 適用情景 當(dāng)面對不同種類的文書需要區(qū)別 對待時，查看此技能。 7 技能描述 在企業(yè)文書的日常管理活動中，每一天，管理人員都要接到許多不同種類的文書，它們各自都起著自己的特殊的作用，可以說，都很重要。但是，文書管理人員要有慧眼識珠的本領(lǐng)，善于 中國最大管理資源中心 第 44 頁 共 78 頁 分析各類文書在特定時刻、特定場合對特定經(jīng)理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對其處理，進行分類，真正提高文書管理效率。 ? 文書處理原則 文書的審閱、回復(fù)、照會以及其他必要的處理由科長以上級別的主管負責(zé)，或者由其指定其下屬進行具體處理。工作過程中遇到重要事宜要立即向上級主管部門報告，按上 級指示辦理。文書內(nèi)容涉及到其他部門或必須經(jīng)過其他部門配合才能完成的，應(yīng)與對方達成一致以后才能行事。 ? 重要文書處理 機密文書原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自行處理。親啟文書信封上一般注明文書所涉及事項的要點，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自處理。 ? 成文 凡是重要的往來交涉，都必須形成 “文書 ”或形成記錄。對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事后將處理結(jié)果的要點記錄下來即可。 ? 防止拖延 文書處理過程中很容易出現(xiàn)延遲 或停頓的現(xiàn)象，文書管理部門有責(zé)任督促其他有關(guān)部門及時處理文書指定的事項，以防止文書被擱置在一邊的情況發(fā)生。一旦拖延的情況發(fā)生，應(yīng)立即交文書管理部門將文書催回，再做相應(yīng)處理。 總之，文書處理的每個環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅持 “準確 ”、 “及時 ”的原則，并且明確文書處理的責(zé)任者。 9 牢記要點 文書處理應(yīng)該注意： 中國最大管理資源中心 第 45 頁 共 78 頁 _ 普通文書按上級指示處理 _ 重要文書本人親啟 _ 交涉要記錄 _ 堅決杜絕拖延 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 1．檢查一下您已經(jīng)處理的和尚待處理的文書，有沒有和本 文不符合的地方，并盡可能按照要求重新分類整理文書。 2．請您試分析一下您的企業(yè)中文書處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算怎樣解決它？對比一下本企業(yè)處理文書的方式和本文提到的有何不同？ 技能點 7 如何請示審批 主 題 詞 行政管理 文書管理 請示審批 適用情景 當(dāng)對公司的重要事務(wù)不知如何申請審批時，查看此技能。 7 技能描述 中國最大管理資源中心 第 46 頁 共 78 頁 請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營的重要事項，下級都必須向上級請示，在獲得相關(guān)權(quán)力人審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。這是由企業(yè)內(nèi)部嚴格的 層級制決定的。惟有如此，才能形成上下意志統(tǒng)一、步調(diào)一致的局面。 請示審批要注意以下幾點。 1．請示審批的事項一般有以下幾點 （ 1）各種制度性變更； （ 2）與政府機關(guān)有關(guān)的各種重要請求的回執(zhí)、申請等； （ 3）訴訟行為； （ 4）重要契約的締結(jié)、變更與解除； （ 5）職務(wù)及重要人事安排； （ 6）大額饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用； （ 7）預(yù)、決算事宜； （ 8）土地、建筑物等生產(chǎn)資料的購買與轉(zhuǎn)讓； （ 9）借、貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更； （ 10）重要或高額物品的采購，不急 用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售； （ 11）分支機構(gòu)的增減與升降； （ 12）有關(guān)經(jīng)營的重要計劃與企劃； 中國最大管理資源中心 第 47 頁 共 78 頁 （ 13）定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除； （ 14）有關(guān)費用開支的修訂； （ 15）其他問題。 2．審批事項書寫要求 （ 1）請示審批的事項必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許先直接以非文書的形式請示，但是事后必須盡快撰寫請示提案文書上報； （ 2）請示提案文書的內(nèi)容和順序，一般應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)該一式多份，分別送達有關(guān)的部門，例如 財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等； （ 3）請示提案文書必須注明起草者或請示者所屬分支機構(gòu)及部門，由本人簽名蓋章，并且要進行編號，以形成有序管理； （ 4）當(dāng)上級認可該審批內(nèi)容并做出相關(guān)決定后，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并要求部門予以執(zhí)行； （ 5）請示提案的保存應(yīng)由總務(wù)部保管。 總的來講，請示審批更重在程序，經(jīng)理人的重點也應(yīng)放在對程序的理解和遵守上，做到程序合法，內(nèi)容適當(dāng)。 9 牢記要點 請示審批要注意： _ 請示審批的注意要點 中國最大管理資源中心 第 48 頁 共 78 頁 _ 審批事項的書寫要求 . 實踐練習(xí) 請您做下 面的實踐練習(xí)題： 請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除以及費用開支的修訂必須進行請示審批。 （ ） 2．提案文書一般包括標(biāo)題、正文、說明和附錄 （ ） 3．上級認可該審批內(nèi)容并做出了相關(guān)決定后，則以請示提案書（副本）返回，并要求部門予以執(zhí)行。 （ ） 4．請示審批的事項必須以提案文書的方式，在任何時候都不得以非文書的形式。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.√； 3.√； 4.。 技能點 8 如何制作文 書 主 題 詞 行政管