【正文】 個(gè)人意見，不要有所保留； （ 4）發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，避免長(zhǎng)篇大論，并且要注意發(fā)言時(shí)機(jī)； （ 5）避免發(fā)言偏離議題； （ 6）認(rèn)真聽取與自己不同的意見； （ 7）反駁不同意見時(shí)，要注意態(tài)度和語氣； （ 8）注意自己的發(fā)言時(shí)間 ，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會(huì)； （ 9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭(zhēng)論不休； （ 10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。所以，主持人應(yīng)該在會(huì)前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對(duì)性地做一些模擬練習(xí)。一般來說，主持會(huì)議需要注意以下事項(xiàng)： （ 1）清楚開會(huì)的時(shí)間； （ 2）充分了解 會(huì)議目的，把握會(huì)議主題； （ 3）引導(dǎo)與會(huì)者積極參與會(huì)議討論； （ 4）讓與會(huì)者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言； （ 5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時(shí)，應(yīng)有撥亂反正的能力； （ 6）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時(shí)予以扭轉(zhuǎn)； （ 7）客觀地接受每位與會(huì)者的意見，并及時(shí)總結(jié)歸納； （ 8）對(duì)會(huì)議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則； （ 9）會(huì)議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場(chǎng)宣讀會(huì)議決定的事項(xiàng)。 中國(guó)最大管理資源中心 第 28 頁(yè) 共 78 頁(yè) 2．主持會(huì)議的注意事項(xiàng) 許多會(huì)議都設(shè)有主持人，以便于會(huì)議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。包括： （ 1）開會(huì)和散會(huì)是否準(zhǔn)時(shí)？ （ 2）會(huì)議議題的說明是否簡(jiǎn)練、明確？ （ 3）是否有無法討論的議題？ （ 4）會(huì)議是否按照程序進(jìn)行？ （ 5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？ （ 6）是否批評(píng)某人的發(fā)言？ （ 7）是否有人發(fā)言過于感情用事？ （ 8）是否有人竊竊私語？ （ 9）是否得出了明確的會(huì)議結(jié)論？ （ 10）是否找到了解決與會(huì)者意見對(duì)峙的辦法？ （ 11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？ （ 12）是否正確記錄了決定的事項(xiàng)？ （ 13）是否妥善保管了會(huì)議記錄？ 以上問題經(jīng)常在會(huì)議進(jìn)行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會(huì)議質(zhì)量。如果會(huì)議管理者掌握了這些技巧 ，無疑會(huì)對(duì)會(huì)議的管理大有幫助，使會(huì)議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。會(huì)議管理技巧 適用情景 當(dāng)需要了解一些會(huì)議的注意事項(xiàng)時(shí)，查看此技能。 技能點(diǎn) 7 如何掌握會(huì)議管理的技巧 主 題 詞 行政管理 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《實(shí)用秘書工作手冊(cè)》，王千弓等編，光明日?qǐng)?bào)出版社， 1987年。經(jīng)理人在對(duì)會(huì)后工作進(jìn)行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)。 一般來說，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。 ? 議定事項(xiàng)的檢查催辦 議定事項(xiàng)的檢查催辦是會(huì)后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會(huì)議的精神真正落到實(shí)處。 文 件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會(huì)議中，如與會(huì)者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號(hào)，以便歸檔保存。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞健? 會(huì)議紀(jì)要寫完之后需要經(jīng)過有關(guān)人員的審 核，審核通過后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門。 第二，闡述會(huì)議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。這樣便于他理解會(huì)議精神，消化會(huì)議內(nèi)容。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會(huì)議宗旨，把握會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要必須簡(jiǎn)明扼要，語言精 練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。 中國(guó)最大管理資源中心 第 24 頁(yè) 共 78 頁(yè) ? 會(huì)議紀(jì)要 為更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，會(huì)議結(jié)束后，通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。 通常會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。簡(jiǎn)報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。 ? 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是為了方便交流情況。對(duì)會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。否則，會(huì)議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。 7 技能描述 一個(gè)會(huì)議要取得真正的成功，不僅取決于會(huì)議過程的順利與 否，更在于會(huì)議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。會(huì)議管理 ? 《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社， 1993 年。 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） 。 （ ） （ 2）會(huì)議的成本控制得越低越好。 中國(guó)最大管理資源中心 第 22 頁(yè) 共 78 頁(yè) 9 牢記要點(diǎn) 合理的會(huì)議控制要做到： _ 控制會(huì)議的數(shù)量 _ 提高會(huì)議的質(zhì)量 _ 控制會(huì)議的成本 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．判斷下列描述的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打 “√”，錯(cuò)的打 “”。 總之，要控制會(huì)議的成本，首先需要將會(huì)議 的費(fèi)用進(jìn)行精確的計(jì)算，做出會(huì)議預(yù)算，對(duì)預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。 時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來計(jì)算。 會(huì)議成本包括會(huì)議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會(huì)者所消耗的時(shí)間資源。 ? 會(huì)議的成本控制 現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。 提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法有 下列各點(diǎn)： ? 嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，杜絕不符合程序的會(huì)議； ? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會(huì)者明確會(huì)議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料； 中國(guó)最大管理資源中心 第 21 頁(yè) 共 78 頁(yè) ? 盡可能地控制會(huì)議的人數(shù)，精干高效； ? 會(huì)議的議題集中，會(huì)議日程緊湊； ? 保持良好的會(huì)場(chǎng)秩序，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境； ? 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會(huì)議執(zhí)行的全過程，保證會(huì)議的有效性； ? 提高會(huì)議主持人的能力，有效掌控會(huì)議。所以，要保證會(huì)議的功能和效率，就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制。 控制會(huì)議數(shù)量的主要措施有： ? 熟練應(yīng)用包括會(huì)議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式； ? 建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度； ? 提高會(huì)議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長(zhǎng)會(huì)議； ? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門的會(huì)議，避免重復(fù)會(huì)議； ? 定期對(duì)例會(huì)進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會(huì)； 中國(guó)最大管理資源中心 第 20 頁(yè) 共 78 頁(yè) ? 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上控制會(huì)議數(shù)量。 一般來說，合理的會(huì)議控制需 要重視以下幾個(gè)方面： ? 會(huì)議的數(shù)量控制 在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會(huì)議充斥其間，而真正需要開的會(huì)議淹沒于會(huì)海之中而無法突出其作用。所以，在對(duì)會(huì)議進(jìn)行正常的管理之前先要認(rèn)真地對(duì)會(huì)議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。 7 技能描述 會(huì)議有自己特殊的活動(dòng)方式，同時(shí)，也有特定的適用范圍。會(huì)議管理 ?《成功的會(huì)務(wù)組織》， Ann 著，中 國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社， 20xx 年。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ?《成功企業(yè)行政辦公管理制度范本》，王榮奎主編，中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社， 20xx 年。（ ） 2．思考題：試列舉幾例成功的會(huì)務(wù)工作，并說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁蹋? 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） √。 9 牢記要點(diǎn) 會(huì)中事務(wù)工作的主要內(nèi)容有： 中國(guó)最大管理資源中心 第 18 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 會(huì)議簽到 _ 會(huì)場(chǎng)服務(wù) _ 會(huì)議記錄 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．請(qǐng)判斷下列內(nèi)容是否正確，對(duì)的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)的請(qǐng)打 “”： （ 1）會(huì)務(wù)工作就是指準(zhǔn)備會(huì)議過程中的工作。這就要求記錄人員對(duì)會(huì)議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會(huì)議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會(huì)議記錄工作。而現(xiàn)代化的會(huì)議記錄 ，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄。這就對(duì)記錄的速度有極高的要求。 （ 2）詳細(xì)記錄。用簡(jiǎn)捷的語言準(zhǔn)確地表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議的決議等。 會(huì)議記錄有以下兩種方法： （ 1）摘要記錄。既為撰寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會(huì)議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：第一部分是記錄會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。但是，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對(duì)會(huì)議內(nèi)容的保密，防止泄密。 （ 4）信息傳遞。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會(huì)議的正常進(jìn)程，一般需要有工作人員維持會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無關(guān)人員入場(chǎng)，保證會(huì)場(chǎng)的安全。收回的時(shí)候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏。會(huì)中分發(fā)：在會(huì)議進(jìn)行期間根據(jù)會(huì)議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。文件資料的分發(fā)有兩種形式。 （ 2）分發(fā)會(huì)議的文件資料。在一些大型會(huì)議中，由于會(huì)場(chǎng)較大，與會(huì)者人數(shù)較多，為了做好座位引導(dǎo)工作，可以在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會(huì)議的座次表。同時(shí)，工作人員要引導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)不熟悉的與會(huì)者入座。會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點(diǎn)： （ 1）引導(dǎo)座位。總之，會(huì)議簽到是為了精確統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)，保證會(huì)議能夠順利進(jìn)行，必須予以重視。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會(huì)議所采用。采用這種方式，與會(huì)者只需在到場(chǎng)時(shí)將 特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會(huì)將與會(huì)者的姓名、號(hào)碼等信息傳到會(huì)場(chǎng)的主機(jī)，即刻完成簽到。 （ 3）電腦簽到?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會(huì)造成簽到時(shí)的擁擠，但是，往往不方便查找人員?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會(huì)者，與會(huì)者在卡上寫好自己的名字，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)交給工作人員，表示到會(huì)。而對(duì)于大型的會(huì)議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便。一般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。 會(huì)議簽到一般形式有： （ 1）簿式簽到。并且，有些會(huì)議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。 一般來說，會(huì)務(wù)工作包括以下幾個(gè)方面： 1．會(huì)議簽到 會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議的出席人數(shù)。而這些會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量高低，會(huì)直接影 響到會(huì)議的進(jìn)程和效率。會(huì)中事務(wù)處理 適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時(shí)，查看此技能。 3．您所做的會(huì)前檢查是否全面、實(shí)際？請(qǐng)您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒有更好的檢查方式？ 技能點(diǎn) 4 如何處理好會(huì)中事務(wù) 主 題 詞 行政管理 9 牢記要點(diǎn) 會(huì)前檢查包括： _ 會(huì)議籌備期檢查 中國(guó)最大管理資源中心 第 14 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)檢查您的會(huì)前檢查狀況如何： 1．您是否認(rèn)識(shí)到會(huì)前檢查的重要性？請(qǐng)結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？ 2．您在進(jìn)行會(huì)前檢查時(shí)是否首先 考慮到會(huì)議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成這樣的思考習(xí)慣，請(qǐng)您予以改進(jìn)。它主要包括以下兩個(gè)方面的檢查：