【正文】 論出現(xiàn)混亂時(shí)，應(yīng)有撥亂反正的能力； （ 6）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時(shí)予以扭轉(zhuǎn)； （ 7）客觀地接受每位與會(huì)者的意見(jiàn)，并及時(shí)總結(jié)歸納； （ 8）對(duì)會(huì)議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則； （ 9）會(huì)議的結(jié)論獲得通過(guò)后，當(dāng)場(chǎng)宣讀會(huì)議決定的事項(xiàng)。作為與會(huì)者，必須注意以下幾個(gè)方面： 中國(guó)最大管理資源中心 第 29 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 1）事先了解會(huì)議的宗旨、目的，并對(duì)議題進(jìn)行研究； （ 2）準(zhǔn)時(shí)出席，如果因故無(wú)法出席，必須事先請(qǐng)假； （ 3）積極發(fā)言，真實(shí)地表達(dá)個(gè)人意見(jiàn)，不要有所保留； （ 4）發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，避免長(zhǎng)篇大論，并且要注意發(fā)言時(shí)機(jī)； （ 5）避免發(fā)言偏離議題； （ 6）認(rèn)真聽(tīng)取與自己不同的意見(jiàn)； （ 7）反駁不同意見(jiàn)時(shí)，要注意態(tài)度和語(yǔ)氣； （ 8）注意自己的發(fā)言時(shí)間 ，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會(huì)； （ 9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭(zhēng)論不休； （ 10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。所以，注重會(huì)議的提問(wèn)方法和提問(wèn)技巧是必要的，有助于達(dá)到提問(wèn)的預(yù)期目的。 9 牢記要點(diǎn) 會(huì)議管理的注意事項(xiàng)有： _ 會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng) _ 主持會(huì)議的注意事項(xiàng) _ 參加會(huì)議的注意事項(xiàng) _ 會(huì)議提問(wèn)的注意事項(xiàng) 中國(guó)最大管理資源中心 第 31 頁(yè) 共 78 頁(yè) . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 檢查您對(duì)一些會(huì)議注意事項(xiàng)和技巧的掌握程度： 1．您是否重視挑選高水平的會(huì)議主持人？試著列舉出具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行反思，看看有沒(méi)有更好的方法和模式。 第二章 文書管理 技能點(diǎn) 1 如何遵循文書管理原則 主 題 詞 行政管理 一般來(lái)說(shuō)，文書管理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則： ? 簡(jiǎn)潔明了 文書是用來(lái)傳遞信息的重要工具，簡(jiǎn)潔明了的文書表達(dá)形式更有利于信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和信息接受 方的準(zhǔn)確接受。 ? 準(zhǔn)確及時(shí) 日常管理中，文書的運(yùn)用都具有及時(shí)有效的特點(diǎn)。 由于信息的準(zhǔn)確性離不開(kāi)文書的準(zhǔn)確表達(dá)，因而文書管理過(guò)程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命 —準(zhǔn) 確性。特別是對(duì)于一些機(jī)密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重。在日常管理中只有嚴(yán)格依程序辦事，才能最大程度地簡(jiǎn)化文書管理，使之行之有效。 ? 《秘書工作手冊(cè)》，孫云潔等編著，工人出版社， 1985年。 7 技能描述 企業(yè)想要運(yùn)行高效，必須有一個(gè)合理的企業(yè)部門 的設(shè)置?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書收受及發(fā)送。 （ 5）資料需報(bào)送金融機(jī)構(gòu)的，由財(cái)務(wù)部主辦；需報(bào)送稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)的，由各公司會(huì)計(jì)處主辦；需報(bào)送商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦。 （ ） 2．文書管理人員要重在經(jīng)驗(yàn)，而不是理論。文書行文規(guī)范 適用情景 當(dāng)面對(duì)不同的發(fā)文對(duì)象需要選用不同的文書形式時(shí)，查看此技能。 （ 2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 2．行文權(quán)限判別 行文時(shí)名義不同，署名就會(huì)不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要?jiǎng)澐植煌臋?quán)限。 （ 3）總管理處各部室、中心代表公司對(duì)外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。 總之，文書行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書 合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。 技能點(diǎn) 4 如何收發(fā)文書 主 題 詞 行政管理 面對(duì)各種文書紛至沓來(lái)，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧。在文書 管理部門還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通。 （ 4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)編號(hào)和收發(fā)日期。 3．需登記的文書 （ 1）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開(kāi)啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記。 總之，文書的收發(fā)是個(gè)具體過(guò)程，大量的細(xì)節(jié)需要注意，必須明確程序和各個(gè)步 驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運(yùn)行。 7 技能描述 公司的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。待發(fā)文書必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送出去。 ? 費(fèi)用 郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開(kāi)支。 9 牢記要點(diǎn) 文書郵寄應(yīng)該注意： _ 寄發(fā)要由專門部門負(fù) 責(zé) _ 重要文件加蓋印章 中國(guó)最大管理資源中心 第 43 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 費(fèi)用統(tǒng)一 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說(shuō)法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．郵寄文書的費(fèi)用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 技能點(diǎn) 6 如何處理文書 主 題 詞 行政管理 但是，文書管理人員要有慧眼識(shí)珠的本領(lǐng)，善于 中國(guó)最大管理資源中心 第 44 頁(yè) 共 78 頁(yè) 分析各類文書在特定時(shí)刻、特定場(chǎng)合對(duì)特定經(jīng)理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對(duì)其處理，進(jìn)行分類，真正提高文書管理效率。 ? 重要文書處理 機(jī)密文書原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自行處理。 ? 防止拖延 文書處理過(guò)程中很容易出現(xiàn)延遲 或停頓的現(xiàn)象，文書管理部門有責(zé)任督促其他有關(guān)部門及時(shí)處理文書指定的事項(xiàng)，以防止文書被擱置在一邊的情況發(fā)生。 2．請(qǐng)您試分析一下您的企業(yè)中文書處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算怎樣解決它？對(duì)比一下本企業(yè)處理文書的方式和本文提到的有何不同？ 技能點(diǎn) 7 如何請(qǐng)示審批 主 題 詞 行政管理 這是由企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)格的 層級(jí)制決定的。 2．審批事項(xiàng)書寫要求 （ 1）請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。 9 牢記要點(diǎn) 請(qǐng)示審批要注意： _ 請(qǐng)示審批的注意要點(diǎn) 中國(guó)最大管理資源中心 第 48 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 審批事項(xiàng)的書寫要求 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下 面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說(shuō)法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂必須進(jìn)行請(qǐng)示審批。 技能點(diǎn) 8 如何制作文 書 主 題 詞 行政管。 （ ） 4．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，在任何時(shí)候都不得以非文書的形式。提案文書應(yīng)該一式多份，分別送達(dá)有關(guān)的部門，例如 財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等； （ 3）請(qǐng)示提案文書必須注明起草者或請(qǐng)示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，由本人簽名蓋章，并且要進(jìn)行編號(hào)，以形成有序管理； （ 4）當(dāng)上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并要求部門予以執(zhí)行； （ 5）請(qǐng)示提案的保存應(yīng)由總務(wù)部保管。 請(qǐng)示審批要注意以下幾點(diǎn)。請(qǐng)示審批 適用情景 當(dāng)對(duì)公司的重要事務(wù)不知如何申請(qǐng)審批時(shí)，查看此技能。 總之，文書處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅(jiān)持 “準(zhǔn)確 ”、 “及時(shí) ”的原則，并且明確文書處理的責(zé)任者。 ? 成文 凡是重要的往來(lái)交涉，都必須形成 “文書 ”或形成記錄。工作過(guò)程中遇到重要事宜要立即向上級(jí)主管部門報(bào)告，按上 級(jí)指示辦理。文書處理 適用情景 當(dāng)面對(duì)不同種類的文書需要區(qū)別 對(duì)待時(shí)，查看此技能。 （ ） 3．待發(fā)電報(bào)前可以填寫也可不填 “文書發(fā)送登記簿 ”。待發(fā)電報(bào)必須填寫 “文書發(fā)送登記簿 ”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送。 ? 重要文件 機(jī)密或親啟文件，文 秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。 中國(guó)最大管理資源中心 第 42 頁(yè) 共 78 頁(yè) ? 寄發(fā) 寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文書管理 （ 3）標(biāo)有 “絕密 ”類或親啟類字樣的文書要登記。 （ 6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開(kāi)封與處置。 中國(guó)最大管理資源中心 第 40 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 2）私人文書不必開(kāi)啟，直接送收信人。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。文書收發(fā) 適用情景 當(dāng)各種文書紛紛到達(dá)公司需要分門別類時(shí)，查看此技能。 中國(guó)最大管理資源中心 第 39 頁(yè) 共 78 頁(yè) 2．請(qǐng)您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。 （ 5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。 （ 4）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用 （ 5）表格式公文：政府機(jī) 關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。就如同在不同的場(chǎng)合我們會(huì)有不同的著裝，見(jiàn)到不同的人說(shuō)不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對(duì)發(fā)文對(duì)象的尊重。 技能點(diǎn) 3 如何進(jìn)行文書的行文 主 題 詞 行政管理 9 牢記要點(diǎn) 中國(guó)最大管理資源中心 第 36 頁(yè) 共 78 頁(yè) 文書管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)： _ 總收發(fā)部門的設(shè)置 _ 管理部門的設(shè)置 _ 主辦及會(huì) 辦部門的設(shè)置 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您判斷以下說(shuō)法的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打 “√”，錯(cuò)的打 “”。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負(fù)責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來(lái)往的文書 ；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，負(fù)責(zé)管理營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門），負(fù)責(zé)管理其所在地域與外界來(lái)往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的來(lái)往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。如何設(shè)置文書管理機(jī)構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？ 1．總收發(fā)部門 由總務(wù)部門統(tǒng)一擔(dān)任。文書管理 總之，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達(dá)到事半功倍的效果。 ? 統(tǒng)一管理 文書管理針對(duì)的是全體員工，文書內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。 ? 嚴(yán)格保密 文書的內(nèi)容關(guān)系到一個(gè)企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重