【正文】 實際的指導意義。 通常會議簡報有兩種寫法：一是指導式寫法。所以，撰寫者必須準確理解會議宗旨，把握會議的精神實質，并貫穿于紀要的始終。所以，應視不同情況采用恰當?shù)姆绞健? 一般來說，議定事項的檢查催辦應設置專人負責，并制定相關的登記及匯報制度。 技能點 7 如何掌握會議管理的技巧 主 題 詞 行政管理 中國最大管理資源中心 第 28 頁 共 78 頁 2．主持會議的注意事項 許多會議都設有主持人，以便于會議能嚴格按照議程進行。因此，會議的提問必須做到合情合理。 3．您是否注意到進行會議提問時的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進的問題，請您拿出具體的解決方 案。 一般來說，文書應該是一事一文。 ? 嚴格保密 文書的內容關系到一個企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。 總之，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質高低，只有嚴格按規(guī)則辦事，才能達到事半功倍的效果。如何設置文書管理機構呢？何種部門適合擔當此任務呢？ 1．總收發(fā)部門 由總務部門統(tǒng)一擔任。 9 牢記要點 中國最大管理資源中心 第 36 頁 共 78 頁 文書管理機構設置的要點： _ 總收發(fā)部門的設置 _ 管理部門的設置 _ 主辦及會 辦部門的設置 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 請您判斷以下說法的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。就如同在不同的場合我們會有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對象的尊重。以總經理署名行文者，應送公司總經理室轉呈總經理審核執(zhí)行。 中國最大管理資源中心 第 39 頁 共 78 頁 2．請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進行改進。有些還特別要求總務部文秘室進行統(tǒng)一接收處理。 （ 6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。文書管理 ? 重要文件 機密或親啟文件，文 秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復。 （ ） 3．待發(fā)電報前可以填寫也可不填 “文書發(fā)送登記簿 ”。工作過程中遇到重要事宜要立即向上級主管部門報告，按上 級指示辦理。 總之，文書處理的每個環(huán)節(jié)都應該堅持 “準確 ”、 “及時 ”的原則，并且明確文書處理的責任者。 請示審批要注意以下幾點。 （ ） 4．請示審批的事項必須以提案文書的方式，在任何時候都不得以非文書的形式。 9 牢記要點 請示審批要注意： _ 請示審批的注意要點 中國最大管理資源中心 第 48 頁 共 78 頁 _ 審批事項的書寫要求 . 實踐練習 請您做下 面的實踐練習題： 請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除以及費用開支的修訂必須進行請示審批。這是由企業(yè)內部嚴格的 層級制決定的。 ? 防止拖延 文書處理過程中很容易出現(xiàn)延遲 或停頓的現(xiàn)象，文書管理部門有責任督促其他有關部門及時處理文書指定的事項，以防止文書被擱置在一邊的情況發(fā)生。但是，文書管理人員要有慧眼識珠的本領，善于 中國最大管理資源中心 第 44 頁 共 78 頁 分析各類文書在特定時刻、特定場合對特定經理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對其處理，進行分類，真正提高文書管理效率。 9 牢記要點 文書郵寄應該注意： _ 寄發(fā)要由專門部門負 責 _ 重要文件加蓋印章 中國最大管理資源中心 第 43 頁 共 78 頁 _ 費用統(tǒng)一 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．郵寄文書的費用應該由文秘科統(tǒng)一負責。待發(fā)文書必須在規(guī)定時間內送出去。 總之，文書的收發(fā)是個具體過程，大量的細節(jié)需要注意，必須明確程序和各個步 驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運行。 （ 4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)編號和收發(fā)日期。面對各種文書紛至沓來，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧。 總之，文書行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書 合理，并能準確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。 2．行文權限判別 行文時名義不同，署名就會不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要劃分不同的權限。文書行文規(guī)范 適用情景 當面對不同的發(fā)文對象需要選用不同的文書形式時，查看此技能。 （ 5）資料需報送金融機構的，由財務部主辦；需報送稅務主管機構的，由各公司會計處主辦；需報送商業(yè)及證券主管機構的，由各公司總經理室或證券辦主辦。 7 技能描述 企業(yè)想要運行高效，必須有一個合理的企業(yè)部門 的設置。在日常管理中只有嚴格依程序辦事，才能最大程度地簡化文書管理，使之行之有效。 由于信息的準確性離不開文書的準確表達，因而文書管理過程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命 —準 確性。 一般來說，文書管理應當遵循以下幾條原則： ? 簡潔明了 文書是用來傳遞信息的重要工具，簡潔明了的文書表達形式更有利于信息的準確傳達和信息接受 方的準確接受。 9 牢記要點 會議管理的注意事項有： _ 會議進程中的注意事項 _ 主持會議的注意事項 _ 參加會議的注意事項 _ 會議提問的注意事項 中國最大管理資源中心 第 31 頁 共 78 頁 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 檢查您對一些會議注意事項和技巧的掌握程度： 1．您是否重視挑選高水平的會議主持人？試著列舉出具體的標準進行反思，看看有沒有更好的方法和模式。作為與會者，必須注意以下幾個方面： 中國最大管理資源中心 第 29 頁 共 78 頁 （ 1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題進行研究； （ 2）準時出席，如果因故無法出席，必須事先請假； （ 3）積極發(fā)言，真實地表達個人意見，不要有所保留； （ 4）發(fā)言要言簡意賅，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時機； （ 5）避免發(fā)言偏離議題； （ 6）認真聽取與自己不同的意見； （ 7）反駁不同意見時，要注意態(tài)度和語氣； （ 8）注意自己的發(fā)言時間 ，要給他人留出發(fā)言的機會； （ 9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細枝末節(jié)爭論不休； （ 10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。包括： （ 1）開會和散會是否準時？ （ 2）會議議題的說明是否簡練、明確？ （ 3）是否有無法討論的議題？ （ 4）會議是否按照程序進行？ （ 5）是否強迫某位特定人員發(fā)言？ （ 6）是否批評某人的發(fā)言？ （ 7）是否有人發(fā)言過于感情用事？ （ 8）是否有人竊竊私語？ （ 9）是否得出了明確的會議結論？ （ 10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？ （ 11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？ （ 12）是否正確記錄了決定的事項？ （ 13）是否妥善保管了會議記錄？ 以上問題經常在會議進行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當，會對會議進程產生阻礙，影響會議質量。 關于這方面的學習資源有很多，例如： ? 《實用秘書工作手冊》，王千弓等編，光明日報出版社， 1987年。 ? 議定事項的檢查催辦 議定事項的檢查催辦是會后工作的關鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會議的精神真正落到實處。 會議紀要寫完之后需要經過有關人員的審 核，審核通過后及時發(fā)給有關部門。同時，會議紀要必須簡明扼要，語言精 練概括，內容全面、條理清晰、主次得當。簡報的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應視需要而定。 7 技能描述 一個會議要取得真正的成功，不僅取決于會議過程的順利與 否，更在于會議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。 （ ） （ 2）會議的成本控制得越低越好。 會議成本包括會議所花費的費用總和和與會者所消耗的時間資源。 控制會議數(shù)量的主要措施有： ? 熟練應用包括會議在內的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導等，因情制宜，選擇最有效的工作方式； ? 建立嚴格的會議審批制度； ? 提高會議的質量，避免及減少連帶性的冗長會議； ? 建立統(tǒng)一的協(xié)調機制，統(tǒng)籌安排各部門的會議，避免重復會議； ? 定期對例會進行檢查與分析，取消功能和價值不高的例會； 中國最大管理資源中心 第 20 頁 共 78 頁 ? 合理設置組織機構，從機制上控制會議數(shù)量。會議管理 9 牢記要點 會中事務工作的主要內容有： 中國最大管理資源中心 第 18 頁 共 78 頁 _ 會議簽到 _ 會場服務 _ 會議記錄 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．請判斷下列內容是否正確，對的請打 “√”，錯的請打 “”： （ 1）會務工作就是指準備會議過程中的工作。 （ 2）詳細記錄。既為撰寫會議簡報和會議紀要提供了材料，又為日后檢查會議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。在會議進行的過程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會議的正常進程，一般需要有工作人員維持會場秩序，禁止無關人員入場，保證會場的安全。 （ 2）分發(fā)會議的文件資料?？傊?，會議簽到是為了精確統(tǒng)計會議人數(shù)，保證會議能夠順利進行，必須予以重視?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會造成簽到時的擁擠，但是，往往不方便查找人員。 會議簽到一般形式有： （ 1）簿式簽到。會中事務處理 適用情景 當需要了解會議中的相關事務及處理方法時，查看此技能。 7 技能描述 在會議的籌備階段及準備工作結束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而保證會議的質量和效果。 會議的日程安排必須考慮以下因素： （ 1）優(yōu)先安排重要或緊急的事項； （ 2）合理分配各項議案及事項的會議時間，為重