【正文】 收信人。文書(shū)收發(fā) 適用情景 當(dāng)各種文書(shū)紛紛到達(dá)公司需要分門(mén)別類(lèi)時(shí)，查看此技能。 （ 5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專(zhuān)用章者，行文時(shí)應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門(mén)主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。 （ 4）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用 （ 5）表格式公文：政府機(jī) 關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 技能點(diǎn) 3 如何進(jìn)行文書(shū)的行文 主 題 詞 行政管理 例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負(fù)責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來(lái)往的文書(shū) ；各業(yè)務(wù)部門(mén)的最高主管部門(mén)，負(fù)責(zé)管理營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)；各公司（工廠(chǎng)）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門(mén)），負(fù)責(zé)管理其所在地域與外界來(lái)往的地區(qū)性文書(shū)；各分公司、部門(mén)間的來(lái)往文書(shū)，原則上以廠(chǎng)、處、部、室部門(mén)為管理部門(mén)。文書(shū)管理 ? 統(tǒng)一管理 文書(shū)管理針對(duì)的是全體員工，文書(shū)內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書(shū)格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。信息只有在最快的時(shí)間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。管理原則 適用情景 當(dāng)需要遵循文書(shū)管理的基本規(guī)則時(shí)，查看此技能。 提問(wèn)時(shí)應(yīng)該注意的問(wèn)題： （ 1）使用正確的語(yǔ)言； （ 2）提問(wèn)的問(wèn)題要反映會(huì)議的主旨； （ 3）要提出引人深思的問(wèn)題； （ 4）提問(wèn)的語(yǔ)氣要親切； （ 5）提問(wèn)的順序要得當(dāng)； （ 6）提問(wèn)的問(wèn)題應(yīng)便于回答； （ 7）提問(wèn)應(yīng)說(shuō)明問(wèn)題的重點(diǎn)。所以，主持人應(yīng)該在會(huì)前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對(duì)性地做一些模擬練習(xí)。如果會(huì)議管理者掌握了這些技巧 ，無(wú)疑會(huì)對(duì)會(huì)議的管理大有幫助，使會(huì)議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。經(jīng)理人在對(duì)會(huì)后工作進(jìn)行管理過(guò)程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。 文 件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會(huì)議中，如與會(huì)者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。 第二，闡述會(huì)議的主要精神，所討論的主要問(wèn)題，做出的正式?jīng)Q定等。 中國(guó)最大管理資源中心 第 24 頁(yè) 共 78 頁(yè) ? 會(huì)議紀(jì)要 為更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，會(huì)議結(jié)束后，通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門(mén)。 ? 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是為了方便交流情況。會(huì)議管理 中國(guó)最大管理資源中心 第 22 頁(yè) 共 78 頁(yè) 9 牢記要點(diǎn) 合理的會(huì)議控制要做到： _ 控制會(huì)議的數(shù)量 _ 提高會(huì)議的質(zhì)量 _ 控制會(huì)議的成本 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．判斷下列描述的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打 “√”，錯(cuò)的打 “”。 ? 會(huì)議的成本控制 現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。 一般來(lái)說(shuō)，合理的會(huì)議控制需 要重視以下幾個(gè)方面： ? 會(huì)議的數(shù)量控制 在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會(huì)議充斥其間，而真正需要開(kāi)的會(huì)議淹沒(méi)于會(huì)海之中而無(wú)法突出其作用。 ?《成功的會(huì)務(wù)組織》， Ann 著，中 國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社， 20xx 年。這就要求記錄人員對(duì)會(huì)議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會(huì)議宗旨，具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任會(huì)議記錄工作。用簡(jiǎn)捷的語(yǔ)言準(zhǔn)確地表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：第一部分是記錄會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情況、通過(guò)的決議、決定等。收回的時(shí)候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏。在一些大型會(huì)議中，由于會(huì)場(chǎng)較大，與會(huì)者人數(shù)較多，為了做好座位引導(dǎo)工作，可以在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會(huì)議的座次表。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會(huì)議所采用?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會(huì)者，與會(huì)者在卡上寫(xiě)好自己的名字，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)交給工作人員，表示到會(huì)。并且，有些會(huì)議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開(kāi)。 3．您所做的會(huì)前檢查是否全面、實(shí)際？請(qǐng)您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒(méi)有更好的檢查方式？ 技能點(diǎn) 4 如何處理好會(huì)中事務(wù) 主 題 詞 行政管理 會(huì)議管理 5．?dāng)M訂會(huì)議日程 擬訂會(huì)議日程，即擬訂會(huì)議的程序表，是為了讓與會(huì)者事先對(duì)會(huì)議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。 2．選擇開(kāi)會(huì)的時(shí)間 選擇合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間，確保與會(huì)者可以按時(shí)出席，積極參與，從而取得好的效果。會(huì)議管理 （ 11）其他一些特殊會(huì)議。安排銷(xiāo)售工作、布置銷(xiāo)售任務(wù)、總結(jié)銷(xiāo)售工作的專(zhuān)門(mén)會(huì)議。由公司經(jīng)營(yíng)決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的具體問(wèn)題。同時(shí)，不同的會(huì)議類(lèi)型對(duì)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)的需要也有所不同。 中國(guó)最大管理資源中心 第 1 頁(yè) 共 78 頁(yè) 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。選擇不同的會(huì)議方式應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的或目標(biāo)而定。 中國(guó)最大管理資源中心 第 3 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 3）管理人員會(huì)議。 （ 7）銷(xiāo)售會(huì)議。有時(shí)在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。 技能點(diǎn) 2 如何做好會(huì)前準(zhǔn)備 主 題 詞 行政管理 所以，確定與會(huì)者應(yīng)該考慮以下因素： 中國(guó)最大管理資源中心 第 6 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 1）與會(huì)者是不是必要成員； （ 2）與會(huì)者是否直接參與會(huì)后執(zhí)行； （ 3）與會(huì)者是否有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； （ 4）與會(huì)者是否具有達(dá)成某項(xiàng)決議的能力； （ 5）與會(huì)者是否能全身心地投入； （ 6）與會(huì)者是否會(huì)對(duì)他人造成妨礙，從而影響會(huì)議的整體成效。其主要方式有以下三種： ① 單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式； ② 雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式； ③ 多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。 2．請(qǐng)您總結(jié)一下自己身邊的會(huì)議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)？ 技能點(diǎn) 3 如何做好會(huì)前檢查 主 題 詞 行政管理 最好能結(jié)合某次具體會(huì)議，看看會(huì)前檢查對(duì)您開(kāi)好會(huì)議是否有極大的幫助。一般來(lái)說(shuō)，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)都要簽到。 （ 2）卡式簽到。同時(shí)，將簽到卡退還本人。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門(mén)為單位集中就座。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫(xiě)明收回時(shí)間，以及由何人收回。 3．會(huì)議記錄 中國(guó)最大管理資源中心 第 17 頁(yè) 共 78 頁(yè) 一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議都需要有記錄。摘要記錄要求合理取舍，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。 總之，會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。 ?《行政經(jīng)理工作手冊(cè)》，甘華鳴著，中國(guó)國(guó)際廣播出版社， 20xx年。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭(zhēng)取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)。 充分利用電視、電話(huà)、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省 時(shí)間。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無(wú)形資源的支出。 技能點(diǎn) 6 如何做好會(huì)后工作 中國(guó)最大管理資源中心 第 23 頁(yè) 共 78 頁(yè) 主 題 詞 行政管理 同時(shí)，對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語(yǔ)或評(píng)論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。 會(huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分： 第一，簡(jiǎn)述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。 ? 文件資料的收退 一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)原因： 其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散； 其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)； 中國(guó)最大管理資源中心 第 25 頁(yè) 共 78 頁(yè) 其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散。 總之，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無(wú)，實(shí)際上卻非常重要。 7 技能描述 會(huì)議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。 主持人的工作水平高低對(duì)會(huì)議質(zhì)量有很大影響。 提問(wèn)的方式有： （ 1）間接提問(wèn)：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問(wèn)； （ 2）直接提問(wèn)：指名道姓地向特定的人發(fā)問(wèn)； 中國(guó)最大管理資源中心 第 30 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 3）反問(wèn)：在與會(huì)者提問(wèn)之后，會(huì)議主席并不立刻回答，而是反問(wèn)提問(wèn)者或其他與會(huì)者。文書(shū)管理 文書(shū)一般是針對(duì)特定的人和特定的事情而做的。 中國(guó)最大管理資源中心 第 33 頁(yè) 共 78 頁(yè) 文印室人員更應(yīng)該樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。 技能點(diǎn) 2 如保設(shè)置文書(shū)管理部門(mén) 主 題 詞 行政管理 中國(guó)最大管理資源中心 第 35 頁(yè) 共 78 頁(yè) 2．管理部門(mén) 由于各個(gè)部門(mén)的管理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。 （ ） 參考答案： 1.； 2.√。 （ 3）便函：在企業(yè)、部門(mén)間或企業(yè)內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 （ 4）以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管執(zhí)行。文書(shū)管理 2．文書(shū)收發(fā)要求 （ 1）一般文書(shū)在啟封后，分送各部門(mén)、科室。 （ 2）專(zhuān)人傳遞送達(dá)的文書(shū)要登記。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書(shū)對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書(shū)呢？在這個(gè)時(shí)候，就不得不將文書(shū)用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書(shū)在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書(shū)傳遞方式。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。文書(shū)管理 親啟文書(shū)信封上一般注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開(kāi)啟，其他人不得擅自處理。文書(shū)管理 如果事情緊急，允許先直接以非文書(shū)的形式請(qǐng)示，但是事后必須盡快撰寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)； （ 2）請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容和順序，一般應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明