【正文】 辭的工作內(nèi)容，對其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實(shí)予以貫徹落實(shí)。會前檢查 適用情景 當(dāng)需要對會議準(zhǔn)備工作進(jìn)行最后檢 查時(shí)，查看此技能。 以上關(guān)于會議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非常瑣碎，卻能保證會議的成功與有效。 中國最大管理資源中心 第 8 頁 共 78 頁 一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經(jīng)會議主席審定后確定，包括：會議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會者姓名、會議的時(shí)間地點(diǎn)、會議事宜的時(shí)間分配等。 4．會場布置 作為會前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會場布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作： （ 1）合理安排會場空間，既要便于與會者進(jìn)出通暢，又要保持會場緊湊的格局； （ 2）認(rèn)真細(xì)致地做好會議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。因此，選擇開會時(shí)間應(yīng)該考慮以下因素： （ 1）調(diào)查了解與會者方便的時(shí)間段，盡量不打亂與會者原來的時(shí) 間計(jì)劃安排； （ 2）注意選準(zhǔn)會議中心人物的最佳開會時(shí)間段，確保其能夠集中精力，安心開會； （ 3）開會時(shí)間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行秩序，影響效益； （ 4）盡量開短會，可以保證參會者精力旺盛，達(dá)到最佳的開會效果。出于對會議成本的控制，應(yīng)該控制與會者數(shù)量。會前準(zhǔn)備 適用情景 當(dāng)需要著手進(jìn)行會議準(zhǔn)備時(shí)，查看此技能。但會議的大體程序和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑒的，這就要求經(jīng)理人充分把握會議的共性和個(gè)性，使二者有機(jī)地結(jié)合起來。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話會、晚餐會及一些娛樂活動。 （ 10）培訓(xùn)會議。 （ 8）產(chǎn)品、成果發(fā)布會。 （ 6）員工大會。 （ 4）研討會議。 （ 2）公司股東年會。 所以，在我們考慮采用何種會議程序時(shí)，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。 7 技能描述 會議的類型多種多樣。因此掌握一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相 中國最大管理資源中心 第 2 頁 共 78 頁 關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹了會議管理、文書管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛 ... 第一章 會議管理 技能點(diǎn) 1 如何了解會議的類型 主 題 詞 行政管理 不同的會議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。 1．會議的類型 下面是一些主要的會議類型： （ 1）董事 會會議。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過董事會提交的事項(xiàng)，形成股東大會決議。這一類型的會議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過程中應(yīng)尤其注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報(bào)告。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、發(fā)布。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會議，這一類會議的時(shí)間往往不止一天，需要時(shí)間、地點(diǎn)、人員集中。這樣的會議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場所。 9 牢記要點(diǎn) 會議的主要類型包括： 中國最大管理資源中心 第 5 頁 共 78 頁 _ 企業(yè)常見會議的類型 _ 企業(yè)常見例會的類型 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 試列舉出您身邊幾個(gè)不同類型的會 議，指出每個(gè)會議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會議籌劃管理方法。 7 技能描述 會議管理作為一個(gè)過程管理，會前準(zhǔn)備是其第一個(gè)步驟。但這種控制不以降低會議的目的和效 果為代價(jià)。 3．選擇開會的地點(diǎn) 會場的選擇是否合適，會議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會對與會者的情緒產(chǎn)生影響。 （ 3）按照會議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會議座次，做到方便溝通和討論。 會議的日程安排必須考慮以下因素： （ 1）優(yōu)先安排重要或緊急的事項(xiàng)； （ 2）合理分配各項(xiàng)議案及事項(xiàng)的會議時(shí)間，為重要事項(xiàng) 留出充足的時(shí)間； （ 3）會議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多； （ 4）提前把會議日程通知與會者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會議做出決策的時(shí)間，提高會議效率。 9 牢記要點(diǎn) 會前準(zhǔn)備的工作事項(xiàng)有： _ 確定與會者 _ 選擇開會時(shí)間 中國最大管理資源中心 第 9 頁 共 78 頁 _ 選擇開會地點(diǎn) _ 進(jìn)行會場布置 _ 擬訂會議日程 _ 發(fā)布會議通知 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．請您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是對照上文可以取消的。 7 技能描述 在會議的籌備階段及準(zhǔn)備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而保證會議的質(zhì)量和效果。 9 牢記要點(diǎn) 會前檢查包括： _ 會議籌備期檢查 中國最大管理資源中心 第 14 頁 共 78 頁 _ 會議活動細(xì)節(jié)檢查 . 實(shí)踐練習(xí) 請檢查您的會前檢查狀況如何： 1．您是否認(rèn)識到會前檢查的重要性？請結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？ 2．您在進(jìn)行會前檢查時(shí)是否首先 考慮到會議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成這樣的思考習(xí)慣，請您予以改進(jìn)。會中事務(wù)處理 適用情景 當(dāng)需要了解會議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時(shí)，查看此技能。 一般來說，會務(wù)工作包括以下幾個(gè)方面： 1．會議簽到 會議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會議的出席人數(shù)。 會議簽到一般形式有： （ 1）簿式簽到。而對于大型的會議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會造成簽到時(shí)的擁擠，但是，往往不方便查找人員。采用這種方式，與會者只需在到場時(shí)將 特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會將與會者的姓名、號碼等信息傳到會場的主機(jī)，即刻完成簽到?？傊瑫h簽到是為了精確統(tǒng)計(jì)會議人數(shù)，保證會議能夠順利進(jìn)行，必須予以重視。同時(shí)，工作人員要引導(dǎo)對會場不熟悉的與會者入座。 （ 2）分發(fā)會議的文件資料。會中分發(fā)：在會議進(jìn)行期間根據(jù)會議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。在會議進(jìn)行的過程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會議的正常進(jìn)程，一般需要有工作人員維持會場秩序，禁止無關(guān)人員入場，保證會場的安全。但是，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對會議內(nèi)容的保密，防止泄密。既為撰寫會議簡報(bào)和會議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會議的決議等。 （ 2）詳細(xì)記錄。而現(xiàn)代化的會議記錄 ，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄。 9 牢記要點(diǎn) 會中事務(wù)工作的主要內(nèi)容有： 中國最大管理資源中心 第 18 頁 共 78 頁 _ 會議簽到 _ 會場服務(wù) _ 會議記錄 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．請判斷下列內(nèi)容是否正確，對的請打 “√”，錯(cuò)的請打 “”： （ 1）會務(wù)工作就是指準(zhǔn)備會議過程中的工作。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ?《成功企業(yè)行政辦公管理制度范本》，王榮奎主編，中國經(jīng)濟(jì)出版社， 20xx 年。會議管理 所以，在對會議進(jìn)行正常的管理之前先要認(rèn)真地對會議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。 控制會議數(shù)量的主要措施有： ? 熟練應(yīng)用包括會議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式； ? 建立嚴(yán)格的會議審批制度； ? 提高會議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長會議； ? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門的會議，避免重復(fù)會議； ? 定期對例會進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會； 中國最大管理資源中心 第 20 頁 共 78 頁 ? 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上控制會議數(shù)量。 提高會議質(zhì)量的主要方法有 下列各點(diǎn)： ? 嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，杜絕不符合程序的會議； ? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會者明確會議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料； 中國最大管理資源中心 第 21 頁 共 78 頁 ? 盡可能地控制會議的人數(shù)，精干高效； ? 會議的議題集中，會議日程緊湊； ? 保持良好的會場秩序，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境； ? 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會議執(zhí)行的全過程，保證會議的有效性； ? 提高會議主持人的能力，有效掌控會議。 會議成本包括會議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會者所消耗的時(shí)間資源。 總之，要控制會議的成本，首先需要將會議 的費(fèi)用進(jìn)行精確的計(jì)算，做出會議預(yù)算，對預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。 （ ） （ 2）會議的成本控制得越低越好。 ? 《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社， 1993 年。 7 技能描述 一個(gè)會議要取得真正的成功，不僅取決于會議過程的順利與 否，更在于會議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。對會議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。簡報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。同時(shí)，會議紀(jì)要必須簡明扼要，語言精 練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。這樣便于他理解會議精神，消化會議內(nèi)容。 會議紀(jì)要寫完之后需要經(jīng)過有關(guān)人員的審 核，審核通過后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號，以便歸檔保存。 ? 議定事項(xiàng)的檢查催辦 議定事項(xiàng)的檢查催辦是會后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會議的精神真正落到實(shí)處。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《實(shí)用秘書工作手冊》，王千弓等編，光明日報(bào)出版社， 1987年。會議管理技巧 適用情景 當(dāng)需要了解一些會議的注意事項(xiàng)時(shí)，查看此技能。包括： （ 1）開會和散會是否準(zhǔn)時(shí)？ （ 2）會議議題的說明是否簡練、明確？ （ 3）是否有無法討論的議題？ （ 4）會議是否按照程序進(jìn)行？ （ 5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？ （ 6）是否批評某人的發(fā)言？ （ 7）是否有人發(fā)言過于感情用事？ （ 8）是否有人竊竊私語？ （ 9）是否得出了明確的會議結(jié)論？ （ 10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？ （ 11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？ （ 12）是否正確記錄了決定的事項(xiàng)？ （ 13）是否妥善保管了會議記錄？ 以上問題經(jīng)常在會議進(jìn)行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會對會議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會議質(zhì)量。一般來說，主持會議需要注意以下事項(xiàng)： （ 1）清楚開會的時(shí)間； （ 2）充分了解 會議目的，把握會議主題； （ 3）引導(dǎo)與會者積極參與會議討論； （ 4）讓與會者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言； （ 5）當(dāng)討