【正文】 要文件。信息只有在最快的時(shí)間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。 一般來說，文書應(yīng)該是一事一文。管理原則 適用情景 當(dāng)需要遵循文書管理的基本規(guī)則時(shí)，查看此技能。 3．您是否注意到進(jìn)行會議提問時(shí)的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問題，請您拿出具體的解決方 案。 提問時(shí)應(yīng)該注意的問題： （ 1）使用正確的語言； （ 2）提問的問題要反映會議的主旨； （ 3）要提出引人深思的問題； （ 4）提問的語氣要親切； （ 5）提問的順序要得當(dāng)； （ 6）提問的問題應(yīng)便于回答； （ 7）提問應(yīng)說明問題的重點(diǎn)。因此，會議的提問必須做到合情合理。所以，主持人應(yīng)該在會前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對性地做一些模擬練習(xí)。 中國最大管理資源中心 第 28 頁 共 78 頁 2．主持會議的注意事項(xiàng) 許多會議都設(shè)有主持人，以便于會議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。如果會議管理者掌握了這些技巧 ，無疑會對會議的管理大有幫助，使會議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。 技能點(diǎn) 7 如何掌握會議管理的技巧 主 題 詞 行政管理 經(jīng)理人在對會后工作進(jìn)行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。 一般來說，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。 文 件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會議中，如與會者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞健? 第二，闡述會議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會議宗旨，把握會議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。 中國最大管理資源中心 第 24 頁 共 78 頁 ? 會議紀(jì)要 為更好地貫徹執(zhí)行會議精神，會議結(jié)束后，通常要根據(jù)會議宗旨和精神撰寫會議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。 通常會議簡報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。 ? 會議簡報(bào) 會議簡報(bào)是為了方便交流情況。否則，會議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。會議管理 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） 。 中國最大管理資源中心 第 22 頁 共 78 頁 9 牢記要點(diǎn) 合理的會議控制要做到： _ 控制會議的數(shù)量 _ 提高會議的質(zhì)量 _ 控制會議的成本 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．判斷下列描述的對錯(cuò)，對的打 “√”，錯(cuò)的打 “”。 時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來計(jì)算。 ? 會議的成本控制 現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。所以，要保證會議的功能和效率，就必須對會議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制。 一般來說，合理的會議控制需 要重視以下幾個(gè)方面： ? 會議的數(shù)量控制 在實(shí)際工作中，會議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會議充斥其間，而真正需要開的會議淹沒于會海之中而無法突出其作用。 7 技能描述 會議有自己特殊的活動方式，同時(shí)，也有特定的適用范圍。 ?《成功的會務(wù)組織》， Ann 著，中 國標(biāo)準(zhǔn)出版社， 20xx 年。（ ） 2．思考題：試列舉幾例成功的會務(wù)工作，并說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁蹋? 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） √。這就要求記錄人員對會議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會議記錄工作。這就對記錄的速度有極高的要求。用簡捷的語言準(zhǔn)確地表達(dá)會議的真實(shí)意思。 會議記錄有以下兩種方法： （ 1）摘要記錄。會議記錄包括兩個(gè)部分：第一部分是記錄會議的組織情況，包括會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員等；第二部分是記錄會議的內(nèi)容，包括會議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。 （ 4）信息傳遞。收回的時(shí)候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏。文件資料的分發(fā)有兩種形式。在一些大型會議中，由于會場較大，與會者人數(shù)較多，為了做好座位引導(dǎo)工作，可以在會場設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會議的座次表。會場服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點(diǎn)： （ 1）引導(dǎo)座位。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會議所采用。 （ 3）電腦簽到?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會者，與會者在卡上寫好自己的名字，在進(jìn)入會場時(shí)交給工作人員，表示到會。一般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。并且，有些會議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而這些會務(wù)工作的質(zhì)量高低，會直接影 響到會議的進(jìn)程和效率。 3．您所做的會前檢查是否全面、實(shí)際？請您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒有更好的檢查方式？ 技能點(diǎn) 4 如何處理好會中事務(wù) 主 題 詞 行政管理 它主要包括以下兩個(gè)方面的檢查： 中國最大管理資源中心 第 10 頁 共 78 頁 1．會議籌備期檢查 （ 1）會議目的： ① 本次會議是否確實(shí)需要召開？ ② 開會的議題是否明確？ （ 2）會議事項(xiàng)： ① 開會的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng)？ ② 開會的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適？ ③ 會議邀請的對象是否合適？ （ 3）會議通知： ① 與會者是否已經(jīng)得到通 知？ ② 是否已經(jīng)將會議的宗旨、議題通知與會者？ ③ 是否要求與會者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？ ④ 與會者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備？ （ 4）會議準(zhǔn)備： ① 是否已經(jīng)擬訂好會議議題的進(jìn)行順序及會議時(shí)間的分配？ ② 準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒？ 中國最大管理資源中心 第 11 頁 共 78 頁 ③ 所準(zhǔn)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確？ ④ 是否已經(jīng)安排好了會議記錄？ ⑤ 是否需要使用相關(guān)設(shè)備？ 2．會議活動細(xì)節(jié)檢查 （ 1）活動的宗旨； （ 2）活動的范圍； （ 3）預(yù)算； （ 4）招待對象的層次； （ 5）總?cè)藬?shù)（查會議通知 的回執(zhí)）； （ 6）活動的日期及時(shí)間（注意避免與其他同業(yè)的活動沖突）； （ 7）活動天數(shù)； （ 8）籌備單位； （ 9）活動負(fù)責(zé)人； （ 10）各項(xiàng)活動的明細(xì)分工表； （ 11）會場的預(yù)定； （ 12）制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）； 中國最大管理資源中心 第 12 頁 共 78 頁 （ 13）會議活動邀請函（應(yīng)在活動日期的 2~3 個(gè)星期前寄達(dá)給對方）； （ 14）紀(jì)念品； （ 15）交通工具； （ 16）酬謝費(fèi)； （ 17）會場布置； （ 18）宴會的形式； （ 19）飲料供應(yīng)； （ 20）煙酒； （ 21）菜單的印刷； （ 22）花飾布置； （ 23）園景制作； （ 24）看板及標(biāo)示板； （ 25）拍照及攝像； （ 26）會議桌的選擇； （ 27）座位順序（是否突出主賓、是否便于會議交流）； （ 28）胸章及名牌； 中國最大管理資源中心 第 13 頁 共 78 頁 （ 29）服務(wù)員的著裝； （ 30）新聞報(bào)道（文字及攝影）； （ 31）資料的收發(fā)； （ 32）住宿安排； （ 33）特設(shè)專用柜臺； （ 34）費(fèi)用支付（住宿、餐飲、電話費(fèi)等）； （ 35）用餐安排； （ 36）服務(wù)柜臺的工作； （ 37）節(jié)目表演的總預(yù)算； （ 38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴； （ 39）展覽展示； （ 40）全部活動費(fèi)用。會議管理 其內(nèi)容應(yīng)包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會者名單。 5．?dāng)M訂會議日程 擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。所以，應(yīng)考慮： 中國最大管理資源中心 第 7 頁 共 78 頁 （ 1）會址與參會人員距離不宜太遠(yuǎn)； （ 2）會場的環(huán)境是安靜的場所； （ 3）會 場有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度； （ 4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢； （ 5）會場的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會影響會議效果。 2．選擇開會的時(shí)間 選擇合適的開會時(shí)間，確保與會者可以按時(shí)出席，積極參與，從而取得好的效果。一般來說，企業(yè)的會前準(zhǔn)備有以下工作： 1．確定與會者 作為會議的主體，與會者的確定無疑是十分重要的。會議管理 總之，職業(yè)經(jīng)理人針對不同的情況，可以采用不同的會議類型。 （ 11）其他一些特殊會議。表彰、獎(jiǎng)勵(lì)工作出色的員工為主要內(nèi)容的會議，是企業(yè)的一種重要的激勵(lì)手段。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會議。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng) 域的具體問題進(jìn)行專題討論，一般規(guī)模較大。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。一般在董事會專用的會議室由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。同時(shí)，不同的會議類型對會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)的需要也有所不同。會議類型 適用情景 當(dāng)需要了解會議的類型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能。 中國最大管理資源中心 第 1 頁 共 78 頁 市場經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。會議管理 選擇不同的會議方式應(yīng)根據(jù)會議的目的或目標(biāo)而定。由公司董事會成員出席，定期召開。 中國最大管理資源中心 第 3 頁 共 78 頁 （ 3）管理人員會議。 （ 5）專業(yè)會議。 （ 7）銷售會議。 （ 9）獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會議。有時(shí)在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。 2．常見例會類型 一般來說，在企業(yè)的各個(gè)部門中，例會是最為常見的，以下是 15 種最常見的例會類型： （ 1）企業(yè)規(guī)劃會議； （ 2）資金會議； （ 3）行政技術(shù)會議；