【正文】 1）活動的宗旨； （ 2）活動的范圍； （ 3）預算； （ 4）招待對象的層次； （ 5）總人數(shù)（查會議通知 的回執(zhí)）； （ 6）活動的日期及時間（注意避免與其他同業(yè)的活動沖突）； （ 7）活動天數(shù)； （ 8）籌備單位； （ 9）活動負責人； （ 10）各項活動的明細分工表； （ 11）會場的預定； （ 12）制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）； 中國最大管理資源中心 第 12 頁 共 78 頁 （ 13）會議活動邀請函（應在活動日期的 2~3 個星期前寄達給對方）； （ 14）紀念品； （ 15）交通工具； （ 16）酬謝費； （ 17）會場布置； （ 18）宴會的形式； （ 19）飲料供應； （ 20）煙酒； （ 21）菜單的印刷； （ 22）花飾布置； （ 23）園景制作； （ 24）看板及標示板； （ 25）拍照及攝像； （ 26）會議桌的選擇； （ 27）座位順序（是否突出主賓、是否便于會議交流）； （ 28）胸章及名牌； 中國最大管理資源中心 第 13 頁 共 78 頁 （ 29）服務員的著裝； （ 30）新聞報道（文字及攝影）； （ 31）資料的收發(fā)； （ 32）住宿安排； （ 33）特設專用柜臺； （ 34）費用支付（住宿、餐飲、電話費等）； （ 35）用餐安排； （ 36）服務柜臺的工作； （ 37）節(jié)目表演的總預算； （ 38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴； （ 39）展覽展示； （ 40）全部活動費用。 總之，會前檢查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對其應予以充分地關注，并在相關工作中切實予以貫徹落實。 9 牢記要點 會前檢查包括： _ 會議籌備期檢查 中國最大管理資源中心 第 14 頁 共 78 頁 _ 會議活動細節(jié)檢查 . 實踐練習 請檢查您的會前檢查狀況如何： 1．您是否認識到會前檢查的重要性？請結合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？ 2．您在進行會前檢查時是否首先 考慮到會議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成這樣的思考習慣，請您予以改進。最好能結合某次具體會議，看看會前檢查對您開好會議是否有極大的幫助。 3．您所做的會前檢查是否全面、實際？請您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒有更好的檢查方式？ 技能點 4 如何處理好會中事務 主 題 詞 行政管理 會議管理 會中事務處理 適用情景 當需要了解會議中的相關事務及處理方法時，查看此技能。 7 技能描述 在會議進行的過程中，往往有許多會務工作需要處理。而這些會務工作的質(zhì)量高低，會直接影 響到會議的進程和效率。 中國最大管理資源中心 第 15 頁 共 78 頁 可以說，處理好會中事務是會議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會議的成功進行提供了條件和保證。 一般來說，會務工作包括以下幾個方面： 1．會議簽到 會議簽到是為了準確及時統(tǒng)計會議的出席人數(shù)。一般來說，與會者進入會場都要簽到。并且，有些會議只有在達到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準確及時的人數(shù)統(tǒng)計也為會議工作的有序安排提供了方便。 會議簽到一般形式有： （ 1）簿式簽到。簿式簽到是指與會者在專門準備好的簽到簿上簽名，表示到會。一般來說，簽到簿應包含姓名、職務、單位等內(nèi)容。采用簿式簽 到的方法，名單容易保存，方便查找，可廣泛應用于小型會議。而對于大型的會議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便。 （ 2）卡式簽到。卡式簽到是指工作人員事先把簽到卡分發(fā)給每位與會者，與會者在卡上寫好自己的名字，在進入會場時交給工作人員，表示到會。一般來說，簽到卡應注明會議名稱、時間、地點、座位號等內(nèi)容。卡式簽到較為方便，不會造成簽到時的擁擠，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會議。 （ 3）電腦簽到。隨著科技的發(fā)展，電腦簽到這一先進手段更多地被應用。采用這種方式，與會者只需在到場時將 特制的卡片放入簽到機內(nèi)，電腦就會將與會者的姓名、號碼等信息傳到會場的主機，即刻完成簽到。同時，將簽到卡退還本人。電腦簽到有著準確、快速的優(yōu)點，已更多地被一些大型會議所采用。 此外，還有一些簽到方式，大多根據(jù)會議的實際需要而運用?？傊?，會議簽到是為了精確統(tǒng)計會議人數(shù)，保證會議能夠順利進行，必須予以重視。 中國最大管理資源中心 第 16 頁 共 78 頁 2．會場服務 會場服務的好壞直接關系到會議能否有序進行，好的會場服務是會議順利進行及圓滿結束的必要條件。會場服務工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點： （ 1）引導座位。大多數(shù)會議的與會者座位都是 事先安排好的，要求與會者對號入座。同時，工作人員要引導對會場不熟悉的與會者入座。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門為單位集中就座。在一些大型會議中，由于會場較大，與會者人數(shù)較多，為了做好座位引導工作，可以在會場設置指示標記，或印制會議的座次表。以便引導與會者快捷、方便地入座。 （ 2）分發(fā)會議的文件資料。會議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會者，這就需要工作人員及時地將其送到與會者手中。文件資料的分發(fā)有兩種形式。會前分發(fā)：一般在與會者入場時，由工作人員在入口處分發(fā)；也可以在開會之前在每位與會者的 座位上放一份文件材料。會中分發(fā)：在會議進行期間根據(jù)會議進程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。有些會議的文件資料需要收回，一般應在文件的右上角寫明收回時間，以及由何人收回。收回的時候應予以登記，以免發(fā)生錯漏。 （ 3）維持會場秩序。在會議進行的過程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會議的正常進程，一般需要有工作人員維持會場秩序，禁止無關人員入場，保證會場的安全。在發(fā)生意外的時候，應及時做出有效的反應，制止發(fā)生的無序情況。 （ 4）信息傳遞。在會議進行的過程中，會場往往與外界是隔絕的，需要會議工作人員傳遞信 息，進行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達給與會者。但是，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對會議內(nèi)容的保密，防止泄密。 3．會議記錄 中國最大管理資源中心 第 17 頁 共 78 頁 一般來說，會議都需要有記錄。會議記錄包括兩個部分：第一部分是記錄會議的組織情況，包括會議的名稱、時間、地點、與會人員等；第二部分是記錄會議的內(nèi)容，包括會議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。會議記錄至關重要，它是會議內(nèi)容和進程的客觀記載，同時，也是重要的檔案資料。既為撰寫會議簡報和會議紀要提供了材料，又為日后檢查會議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。所以，必須認真地做好會議記錄 。 會議記錄有以下兩種方法： （ 1）摘要記錄。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會議的重點。例如發(fā)言者的發(fā)言要點、會議的決議等。摘要記錄要求合理取舍，簡明扼要，重點突出。用簡捷的語言準確地表達會議的真實意思。因此，對記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語言概括能力。 （ 2）詳細記錄。詳細記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動或概括，準確完整地記錄會議的所有內(nèi)容。這就對記錄的速度有極高的要求。所以，為了更加詳細及時地記錄會議內(nèi)容，記錄人員往往運用一些速記符號。而現(xiàn)代化的會議記錄 ，更多地使用錄音機、速錄機等設備進行記錄。 總之，會議記錄要求真實、準確。這就要求記錄人員對會議記錄的工作態(tài)度必須認真，技能必須熟練，了解會議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會議記錄工作。 會中事務，事無巨細，任何一個小小的紕漏，都有可能給會議造成無法彌補的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬不能疏忽大意。 9 牢記要點 會中事務工作的主要內(nèi)容有： 中國最大管理資源中心 第 18 頁 共 78 頁 _ 會議簽到 _ 會場服務 _ 會議記錄 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．請判斷下列內(nèi)容是否正確，對的請打 “√”，錯的請打 “”： （ 1）會務工作就是指準備會議過程中的工作。 （ ） （ 2）會務工作應由會議籌備部門主要負責，其他部門起輔助作用即可。（ ） 2．思考題：試列舉幾例成功的會務工作，并說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁蹋? 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） √。 2．略。 關于這方面的學習資源有很多，例如： ?《成功企業(yè)行政辦公管理制度范本》，王榮奎主編，中國經(jīng)濟出版社， 20xx 年。 ?《行政經(jīng)理工作手冊》，甘華鳴著，中國國際廣播出版社， 20xx年。 ?《成功的會務組織》， Ann 著，中 國標準出版社， 20xx 年。 技能點 5 如何進行合理的會議控制 中國最大管理資源中心 第 19 頁 共 78 頁 主 題 詞 行政管理 會議管理 會議控制 適用情景 當需要進行合理的會議控制，提高會議效率時，查看此技能。 7 技能描述 會議有自己特殊的活動方式，同時，也有特定的適用范圍。不具備會議舉辦的可能和條件，硬要去召開會議，只會事與愿違，造成浪費。所以，在對會議進行正常的管理之前先要認真地對會議的數(shù)量及質(zhì)量進行有效的控制。同時，還要合理地控制會議的成本，爭取做到會議精干，效率提高，杜絕浪費。 一般來說，合理的會議控制需 要重視以下幾個方面： ? 會議的數(shù)量控制 在實際工作中，會議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會議充斥其間，而真正需要開的會議淹沒于會海之中而無法突出其作用。所以，進行會議控制首先應遵循盡量減少會議數(shù)量這一原則。 控制會議數(shù)量的主要措施有： ? 熟練應用包括會議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導等，因情制宜，選擇最有效的工作方式； ? 建立嚴格的會議審批制度； ? 提高會議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長會議； ? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機制，統(tǒng)籌安排各部門的會議，避免重復會議； ? 定期對例會進行檢查與分析，取消功能和價值不高的例會； 中國最大管理資源中心 第 20 頁 共 78 頁 ? 合理設置組織機構，從機制上控制會議數(shù)量。 ? 會議的質(zhì)量控制 會議的質(zhì)量表現(xiàn)為會議的效率。所以，要保證會議的功能和效率，就必須對會議進行有效的質(zhì)量控制。 衡量會議質(zhì)量的主要標準： ? 會議是否有召開的必要