【正文】 理資源中心 第 30 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 3）反問(wèn)：在與會(huì)者提問(wèn)之后，會(huì)議主席并不立刻回答，而是反問(wèn)提問(wèn)者或其他與會(huì)者。 總之，會(huì)議的提問(wèn)是一門(mén)藝術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)問(wèn)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)這一點(diǎn)是提高會(huì)議提問(wèn)水平和效率的必備技能。 2．您是否注意提高會(huì)議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對(duì)于會(huì)議發(fā)言和討論中存在的問(wèn)題，有沒(méi)有切實(shí)有效的改進(jìn)措施，請(qǐng)您總結(jié)一下。 4．將一些會(huì)議的注意事項(xiàng)和技巧進(jìn)行總結(jié)提煉，制定成會(huì)議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進(jìn)行學(xué)習(xí)。文書(shū)管理 7 技能描述 中國(guó)最大管理資源中心 第 32 頁(yè) 共 78 頁(yè) 掌握了文書(shū)管理的基本規(guī)則，就把握住了文書(shū)管理的基本特點(diǎn)。例如，用第一章、第一條等類(lèi)似的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于清晰表達(dá)所規(guī)定的事項(xiàng)。文書(shū)標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡(jiǎn)潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達(dá)文書(shū)內(nèi)容。文書(shū)一般是針對(duì)特定的人和特定的事情而做的。這也是文書(shū)管理的本質(zhì)所在。特別是對(duì)于文書(shū)中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。這就決定了文書(shū)的管理應(yīng)該具有保密性。 中國(guó)最大管理資源中心 第 33 頁(yè) 共 78 頁(yè) 文印室人員更應(yīng)該樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。 ? 注重程序 公文的受理、 制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。 例如在公文的歸檔這樣一個(gè)大的程序上就可以分為：平時(shí)歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序。 9 牢記要點(diǎn) 文書(shū)管理應(yīng)遵循的基本原則： _ 簡(jiǎn)潔明了 _ 準(zhǔn)確及時(shí) _ 嚴(yán)格保密 _ 統(tǒng)一管理 _ 注重程序 中國(guó)最大管理資源中心 第 34 頁(yè) 共 78 頁(yè) . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 評(píng)價(jià)一 下您所在單位的文書(shū)管理工作及文書(shū)管理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書(shū)管理規(guī)則辦事？ 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本》，石向彤主編，中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社， 20xx年。 技能點(diǎn) 2 如保設(shè)置文書(shū)管理部門(mén) 主 題 詞 行政管理 文書(shū)管理部門(mén)設(shè)置 適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書(shū)管理部門(mén)或調(diào)整文書(shū)管理部門(mén)時(shí)，查看此技能。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致?？偣靖鞑块T(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門(mén)辦理。 中國(guó)最大管理資源中心 第 35 頁(yè) 共 78 頁(yè) 2．管理部門(mén) 由于各個(gè)部門(mén)的管理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。 3．主辦及會(huì)辦部門(mén) （ 1）資料需報(bào)送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的管理部門(mén)主辦，由法律事務(wù)室會(huì)辦； （ 2）資料需報(bào)送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財(cái)務(wù)部會(huì)辦； （ 3）資料需報(bào)送新聞媒體的，由秘書(shū)室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政 策事項(xiàng)，應(yīng)先報(bào)告董事長(zhǎng)核定后才能對(duì)外發(fā)布； （ 4）資料需報(bào)送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會(huì)晤法律事務(wù)室。 總而言之，資料報(bào)送部門(mén)的分類(lèi)和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書(shū)管理部門(mén)設(shè)置和工作流程。 1．文書(shū)管理工作可以由行政部門(mén)代行，沒(méi)有必要再單設(shè)專門(mén)機(jī)構(gòu)。 （ ） 參考答案： 1.； 2.√。文書(shū)管理 7 技能描述 中國(guó)最大管理資源中心 第 37 頁(yè) 共 78 頁(yè) 企業(yè)在日常行政管理過(guò)程中，要面對(duì)各 種各樣的對(duì)象，發(fā)文對(duì)象的不同決定了文書(shū)寫(xiě)作方式的不同，文書(shū)寫(xiě)作絕不能夠千篇一律。 1． 公文類(lèi)別 （ 1）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。 （ 3）便函：在企業(yè)、部門(mén)間或企業(yè)內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 （ 6）其他：司法文書(shū)依司法部門(mén)規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文?shū)依法律、法規(guī)的規(guī)定實(shí)施；會(huì)議記錄及例行報(bào)表等不必行文； 業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)必須使用電報(bào)。 （ 1）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)審核執(zhí)行。 中國(guó)最大管理資源中心 第 38 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 2）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí) 人員執(zhí)行。 （ 4）以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管執(zhí)行。 （ 6）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對(duì)原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門(mén)主管依式行文。 9 牢記要點(diǎn) 文書(shū)行文時(shí)要特別注意： _ 公文類(lèi)別 _ 行文權(quán)限 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)檢查您的企業(yè)是否意識(shí)到行文的重要性： 1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒(méi)有可利用的更好的方式？建議您對(duì)此進(jìn)行反思。 3．您認(rèn)為企業(yè)在文書(shū)管理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地方？最好和同類(lèi)或相似的企業(yè)進(jìn)行一下比較，以查漏補(bǔ)缺 、取長(zhǎng)補(bǔ)短。文書(shū)管理 7 技能描述 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各種信息的及時(shí)交流變得越來(lái)越重要。 1．文書(shū)收發(fā)部門(mén) 文書(shū)收發(fā)工作，一般企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來(lái)負(fù)責(zé)。公司各部、處、室都要設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。 2．文書(shū)收發(fā)要求 （ 1）一般文書(shū)在啟封后，分送各部門(mén)、科室。 （ 3）送各部門(mén)、科室的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回到文書(shū)收發(fā)部門(mén)。 （ 5）文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。 （ 7）文書(shū)中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。 （ 2）專人傳遞送達(dá)的文書(shū)要登記。 4．規(guī)定時(shí)間以外的文書(shū)收發(fā) 在制度工作時(shí)間外接到文書(shū)，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng)該立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 9 牢記要點(diǎn) 中國(guó)最大管理資源中心 第 41 頁(yè) 共 78 頁(yè) 文書(shū)收發(fā)管理要做到： _ 設(shè)置專門(mén)部門(mén) _ 注意文書(shū)收發(fā)要求 _ 部分文書(shū)需要登記 _ 制度工作時(shí)間外文書(shū)要注意查收 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．您認(rèn)為文書(shū)收發(fā)制度的建立對(duì)于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？ 2．請(qǐng)舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書(shū)？ 技能點(diǎn) 5 如何寄發(fā)文書(shū) 主 題 詞 行政管理 文書(shū)寄發(fā) 適用情景 當(dāng)文書(shū)對(duì)象距離很遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)需要傳 遞文書(shū)時(shí)，查看此技能。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書(shū)對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書(shū)呢？在這個(gè)時(shí)候，就不得不將文書(shū)用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書(shū)在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書(shū)傳遞方式。文秘室匯集所有待發(fā)文書(shū)，做好文書(shū)發(fā)送登記。特快專遞以及電報(bào)等文書(shū)，必須及時(shí)發(fā)出。 其他重要文書(shū)或快遞文書(shū)，必須加蓋 “專遞 ”、 “面呈 ”、 “快遞 ”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。 總之，寄發(fā)文書(shū)是個(gè)需要通盤(pán)考慮的問(wèn)題，而且，確保文書(shū)的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時(shí)時(shí)提醒的。 （ ） 2．對(duì)于一般文件也應(yīng)該加蓋印章。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.； 3.。文書(shū)管理 7 技能描述 在企業(yè)文書(shū)的日常管理活動(dòng)中，每一天，管理人員都要接到許多不同種類(lèi)的文書(shū)，它們各自都起著自己的特殊的作用，可以說(shuō)，都很重要。 ? 文書(shū)處理原則 文書(shū)的審閱、回復(fù)、照會(huì)以及其他必要的處理由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)，或者由其指定其下屬進(jìn)行具體處理。文書(shū)內(nèi)容涉及到其他部門(mén)或必須經(jīng)過(guò)其他部門(mén)配合才能完成的，應(yīng)與對(duì)方達(dá)成一致以后才能行事。親啟文書(shū)信封上一般注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開(kāi)啟，其他人不得擅自處理。對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。一旦拖延的情況發(fā)生，應(yīng)立即交文書(shū)管理部門(mén)將文書(shū)催回，再做相應(yīng)處理。 9 牢記要點(diǎn) 文書(shū)處理應(yīng)該注意： 中國(guó)最大管理資源中心 第 45 頁(yè) 共 78 頁(yè) _ 普通文書(shū)按上級(jí)指示處理 _ 重要文書(shū)本人親啟 _ 交涉要記錄 _ 堅(jiān)決杜絕拖延 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．檢查一下您已經(jīng)處理的和尚待處理的文書(shū)，有沒(méi)有和本 文不符合的地方，并盡可能按照要求重新分類(lèi)整理文書(shū)。文書(shū)管理 7 技能描述 中國(guó)最大管理資源中心 第 46 頁(yè) 共 78 頁(yè) 請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)的重要事項(xiàng)，下級(jí)都必須向上級(jí)請(qǐng)示，在獲得相關(guān)權(quán)力人審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。惟有如此，才能形成上下意志統(tǒng)一、步調(diào)一致的局面。 1．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)一般有以下幾點(diǎn) （ 1）各種制度性變更； （ 2）與政府機(jī)關(guān)有關(guān)的各種重要請(qǐng)求的回執(zhí)、申請(qǐng)等； （ 3）訴訟行為； （ 4）重要契約的締結(jié)、變更與解除； （ 5）職務(wù)及重要人事安排； （ 6）大額饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用； （ 7）預(yù)、決算事宜； （ 8）土地、建筑物等生產(chǎn)資料的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓； （ 9）借、貸款以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更； （ 10）重要或高額物品的采購(gòu)，不急 用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售； （ 11）分支機(jī)構(gòu)的增減與升降； （ 12）有關(guān)經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃； 中國(guó)最大管理資源中心 第 47 頁(yè) 共 78 頁(yè) （ 13）定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除； （ 14）有關(guān)費(fèi)用開(kāi)支的修訂； （ 15）其他問(wèn)題。如果事情緊急，允許先直接以非文書(shū)的形式請(qǐng)示，但是事后必須盡快撰寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)； （ 2）請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容和順序，一般應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。 總的來(lái)講，請(qǐng)示審批更重在程序，經(jīng)理人的重點(diǎn)也應(yīng)放在對(duì)程序的理解和遵守上，做到程序合法，內(nèi)容適當(dāng)。 （ ） 2．提案文書(shū)一般包括標(biāo)題、正文、說(shuō)明和附錄 （ ） 3．上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出了相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書(shū)（副本）返回，并要求部門(mén)予以執(zhí)行。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.√； 3.√；