【正文】 ； （ 6）與會(huì)者是否會(huì)對他人造成妨礙，從而影響會(huì)議的整體成效。因此，選擇開會(huì)時(shí)間應(yīng)該考慮以下因素： （ 1）調(diào)查了解與會(huì)者方便的時(shí)間段，盡量不打亂與會(huì)者原來的時(shí) 間計(jì)劃安排； （ 2）注意選準(zhǔn)會(huì)議中心人物的最佳開會(huì)時(shí)間段，確保其能夠集中精力，安心開會(huì)； （ 3）開會(huì)時(shí)間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動(dòng)發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行秩序，影響效益； （ 4）盡量開短會(huì)，可以保證參會(huì)者精力旺盛，達(dá)到最佳的開會(huì)效果。而且，選擇會(huì)議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件。 4．會(huì)場布置 作為會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會(huì)場布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作： （ 1）合理安排會(huì)場空間，既要便于與會(huì)者進(jìn)出通暢，又要保持會(huì)場緊湊的格局； （ 2）認(rèn)真細(xì)致地做好會(huì)議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。其主要方式有以下三種： ① 單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式； ② 雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式； ③ 多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。 中國最大管理資源中心 第 8 頁 共 78 頁 一般來說，會(huì)議日程由會(huì)議籌備部門提出草案，經(jīng)會(huì)議主席審定后確定，包括：會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會(huì)者姓名、會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議事宜的時(shí)間分配等。 6．會(huì)議通知 在確定了會(huì)議的議題、召開的時(shí)間、地點(diǎn)和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知。 以上關(guān)于會(huì)議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非?，嵥?，卻能保證會(huì)議的成功與有效。 2．請您總結(jié)一下自己身邊的會(huì)議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)？ 技能點(diǎn) 3 如何做好會(huì)前檢查 主 題 詞 行政管理 會(huì)前檢查 適用情景 當(dāng)需要對會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行最后檢 查時(shí)，查看此技能。 所以，全面的會(huì)前檢查是會(huì)議管理必不可少的一部分。 總之，會(huì)前檢查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實(shí)予以貫徹落實(shí)。最好能結(jié)合某次具體會(huì)議，看看會(huì)前檢查對您開好會(huì)議是否有極大的幫助。會(huì)議管理 7 技能描述 在會(huì)議進(jìn)行的過程中，往往有許多會(huì)務(wù)工作需要處理。 中國最大管理資源中心 第 15 頁 共 78 頁 可以說，處理好會(huì)中事務(wù)是會(huì)議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會(huì)議的成功進(jìn)行提供了條件和保證。一般來說，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場都要簽到。而準(zhǔn)確及時(shí)的人數(shù)統(tǒng)計(jì)也為會(huì)議工作的有序安排提供了方便。簿式簽到是指與會(huì)者在專門準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名，表示到會(huì)。采用簿式簽 到的方法，名單容易保存，方便查找，可廣泛應(yīng)用于小型會(huì)議。 （ 2）卡式簽到。一般來說，簽到卡應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、座位號等內(nèi)容。一般多用于大中型會(huì)議。隨著科技的發(fā)展，電腦簽到這一先進(jìn)手段更多地被應(yīng)用。同時(shí)，將簽到卡退還本人。 此外，還有一些簽到方式，大多根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要而運(yùn)用。 中國最大管理資源中心 第 16 頁 共 78 頁 2．會(huì)場服務(wù) 會(huì)場服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿結(jié)束的必要條件。大多數(shù)會(huì)議的與會(huì)者座位都是 事先安排好的，要求與會(huì)者對號入座。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門為單位集中就座。以便引導(dǎo)與會(huì)者快捷、方便地入座。會(huì)議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。會(huì)前分發(fā)：一般在與會(huì)者入場時(shí)，由工作人員在入口處分發(fā)；也可以在開會(huì)之前在每位與會(huì)者的 座位上放一份文件材料。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫明收回時(shí)間，以及由何人收回。 （ 3）維持會(huì)場秩序。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無序情況。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，會(huì)場往往與外界是隔絕的，需要會(huì)議工作人員傳遞信 息，進(jìn)行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達(dá)給與會(huì)者。 3．會(huì)議記錄 中國最大管理資源中心 第 17 頁 共 78 頁 一般來說，會(huì)議都需要有記錄。會(huì)議記錄至關(guān)重要，它是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時(shí)，也是重要的檔案資料。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄 。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會(huì)議的重點(diǎn)。摘要記錄要求合理取舍，簡明扼要，重點(diǎn)突出。因此，對記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語言概括能力。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。所以，為了更加詳細(xì)及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄人員往往運(yùn)用一些速記符號。 總之，會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。 會(huì)中事務(wù)，事無巨細(xì)，任何一個(gè)小小的紕漏，都有可能給會(huì)議造成無法彌補(bǔ)的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬不能疏忽大意。 （ ） （ 2）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門主要負(fù)責(zé)，其他部門起輔助作用即可。 2．略。 ?《行政經(jīng)理工作手冊》，甘華鳴著，中國國際廣播出版社， 20xx年。 技能點(diǎn) 5 如何進(jìn)行合理的會(huì)議控制 中國最大管理資源中心 第 19 頁 共 78 頁 主 題 詞 行政管理 會(huì)議控制 適用情景 當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議控制，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技能。不具備會(huì)議舉辦的可能和條件，硬要去召開會(huì)議，只會(huì)事與愿違，造成浪費(fèi)。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)。所以，進(jìn)行會(huì)議控制首先應(yīng)遵循盡量減少會(huì)議數(shù)量這一原則。 ? 會(huì)議的質(zhì)量控制 會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。 衡量會(huì)議質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)： ? 會(huì)議是否有召開的必要性和明確的目的性； ? 會(huì)議召開的時(shí)機(jī)是否成熟； ? 會(huì)議的規(guī)模是否適度； ? 會(huì)議的節(jié)奏是否緊湊； ? 會(huì)議的準(zhǔn)備工作是否充分； ? 會(huì)議能否有正面的實(shí)際效果。 充分利用電視、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省 時(shí)間。因此，對會(huì)議成本的核算不可忽視。對于費(fèi)用總和的計(jì)算，現(xiàn)在，國外流行一種計(jì)算公式： 會(huì)議成本 = 2A B T 其中： A為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的 3 倍； B 為參加會(huì)議的人數(shù)； T 為會(huì)議時(shí)間。即假定與會(huì)者在這一段會(huì)議時(shí)間若不開會(huì)，而進(jìn)行正常的工作所可能創(chuàng)造的價(jià)值。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無形資源的支出。 （ 1）會(huì)議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。 （ ） 2．列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的 會(huì)議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《辦公室文秘事務(wù)處理技巧》，方圓編著，石油工業(yè)出版社， 20xx 年。 技能點(diǎn) 6 如何做好會(huì)后工作 中國最大管理資源中心 第 23 頁 共 78 頁 主 題 詞 行政管理 會(huì)后工作 適用情景 當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會(huì)議精神時(shí)，查看此技能。因此，在會(huì)議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。 一般來說，會(huì)后工作有以下幾個(gè)方面： ? 會(huì)務(wù)工作總結(jié) 會(huì)務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會(huì)的形式進(jìn)行。同時(shí)，對會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)。因此，要求簡報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議的內(nèi)容，并且做到文字簡練，篇幅短小，著重 反映會(huì)議中的重要問題。應(yīng)對會(huì)議簡報(bào)進(jìn)行編號，以便于分類歸檔。即采用新聞報(bào)道的形式反映會(huì)議情況，從會(huì)議中選取有價(jià)值的內(nèi)容。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語或評論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會(huì)議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個(gè)人的主觀意見。 會(huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。一般來說，撰寫者應(yīng)該參加會(huì)議的全過程。 會(huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分： 第一，簡述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，往往要對會(huì)議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。 如果會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有機(jī)密性，應(yīng)注明密級。 ? 文件資料的收退 一般來說，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)原因： 其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散； 其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)； 中國最大管理資源中心 第 25 頁 共 78 頁 其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散。而召開一些大型的會(huì)議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會(huì)者，要求在會(huì)后按照清單將文件資料退回。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。 總之，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無，實(shí)際上卻非常重要。 9 牢記要點(diǎn) 會(huì)后工作的主要內(nèi)容有： _ 會(huì)務(wù)工作總結(jié) _ 撰寫及印發(fā)會(huì)議簡報(bào) _ 撰寫及印發(fā)會(huì)議紀(jì)要 _ 文件資料的收退 中國最大管理資源中心 第 26 頁 共 78 頁 _ 議定事項(xiàng)的催辦 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 會(huì)后工作是個(gè)需要注意的問題，您和您的組織是否意識到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找 出改進(jìn)的方法。 ? 《現(xiàn)代秘書實(shí)用手冊》，蔡翔、李保華編譯，中國卓越出版公司， 1990年。會(huì)議管理 7 技能描述 會(huì)議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。 1．會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng) 中國最大管理資源中心 第 27 頁 共 78 頁 在會(huì)議進(jìn)行的整個(gè)過程中，為了保證會(huì)議能夠高效進(jìn)行，必須隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。因此，必須予以高度重視。而作為會(huì)議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識，并且運(yùn)用一定的技巧。 主持人的工作水平高低對會(huì)議質(zhì)量有很大影響。 3．參加會(huì)議的注意事項(xiàng) 作為會(huì)議的主體，與會(huì)者必須真正地投入到會(huì)議中去，這樣，才能保證會(huì)議能取得成功。 4．會(huì)議提問的注意事項(xiàng) 提問是會(huì)議中常見的方式，也是最重要的方式之一。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂柌粌H會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行，還可能挫傷與會(huì)者的積極性。 提問的方式有： （ 1）間接提問：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問； （ 2）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問； 中國最大管