【正文】 技能點 8 如何制作文 書 主 題 詞 行政管。 （ ） 4．請示審批的事項必須以提案文書的方式，在任何時候都不得以非文書的形式。 9 牢記要點 請示審批要注意： _ 請示審批的注意要點 中國最大管理資源中心 第 48 頁 共 78 頁 _ 審批事項的書寫要求 . 實踐練習(xí) 請您做下 面的實踐練習(xí)題： 請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除以及費用開支的修訂必須進行請示審批。提案文書應(yīng)該一式多份，分別送達有關(guān)的部門，例如 財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等； （ 3）請示提案文書必須注明起草者或請示者所屬分支機構(gòu)及部門，由本人簽名蓋章，并且要進行編號，以形成有序管理； （ 4）當(dāng)上級認可該審批內(nèi)容并做出相關(guān)決定后，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并要求部門予以執(zhí)行； （ 5）請示提案的保存應(yīng)由總務(wù)部保管。 2．審批事項書寫要求 （ 1）請示審批的事項必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。 請示審批要注意以下幾點。這是由企業(yè)內(nèi)部嚴格的 層級制決定的。請示審批 適用情景 當(dāng)對公司的重要事務(wù)不知如何申請審批時，查看此技能。 2．請您試分析一下您的企業(yè)中文書處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算怎樣解決它？對比一下本企業(yè)處理文書的方式和本文提到的有何不同？ 技能點 7 如何請示審批 主 題 詞 行政管理 總之，文書處理的每個環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅持 “準確 ”、 “及時 ”的原則，并且明確文書處理的責(zé)任者。 ? 防止拖延 文書處理過程中很容易出現(xiàn)延遲 或停頓的現(xiàn)象，文書管理部門有責(zé)任督促其他有關(guān)部門及時處理文書指定的事項，以防止文書被擱置在一邊的情況發(fā)生。 ? 成文 凡是重要的往來交涉，都必須形成 “文書 ”或形成記錄。 ? 重要文書處理 機密文書原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自行處理。工作過程中遇到重要事宜要立即向上級主管部門報告，按上 級指示辦理。但是，文書管理人員要有慧眼識珠的本領(lǐng)，善于 中國最大管理資源中心 第 44 頁 共 78 頁 分析各類文書在特定時刻、特定場合對特定經(jīng)理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對其處理，進行分類，真正提高文書管理效率。文書處理 適用情景 當(dāng)面對不同種類的文書需要區(qū)別 對待時，查看此技能。 技能點 6 如何處理文書 主 題 詞 行政管理 （ ） 3．待發(fā)電報前可以填寫也可不填 “文書發(fā)送登記簿 ”。 9 牢記要點 文書郵寄應(yīng)該注意： _ 寄發(fā)要由專門部門負 責(zé) _ 重要文件加蓋印章 中國最大管理資源中心 第 43 頁 共 78 頁 _ 費用統(tǒng)一 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打 “√”，錯誤的請打 “”： 1．郵寄文書的費用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負責(zé)。待發(fā)電報必須填寫 “文書發(fā)送登記簿 ”，由文秘科負責(zé)發(fā)送。 ? 費用 郵費與電報費用由文秘科統(tǒng)一開支。 ? 重要文件 機密或親啟文件，文 秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。待發(fā)文書必須在規(guī)定時間內(nèi)送出去。 中國最大管理資源中心 第 42 頁 共 78 頁 ? 寄發(fā) 寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。 7 技能描述 公司的各個部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個地點。文書管理 總之，文書的收發(fā)是個具體過程，大量的細節(jié)需要注意，必須明確程序和各個步 驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運行。 （ 3）標有 “絕密 ”類或親啟類字樣的文書要登記。 3．需登記的文書 （ 1）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記。 （ 6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。 （ 4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)編號和收發(fā)日期。 中國最大管理資源中心 第 40 頁 共 78 頁 （ 2）私人文書不必開啟，直接送收信人。在文書 管理部門還須設(shè)立一名信使，負責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進行統(tǒng)一接收處理。面對各種文書紛至沓來，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧。文書收發(fā) 適用情景 當(dāng)各種文書紛紛到達公司需要分門別類時，查看此技能。 技能點 4 如何收發(fā)文書 主 題 詞 行政管理 中國最大管理資源中心 第 39 頁 共 78 頁 2．請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進行改進。 總之，文書行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書 合理，并能準確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。 （ 5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準后方能蓋用。 （ 3）總管理處各部室、中心代表公司對外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。 2．行文權(quán)限判別 行文時名義不同，署名就會不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要劃分不同的權(quán)限。 （ 4）簽呈：下級對上級請示或報告時使用 （ 5）表格式公文：政府機 關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 （ 2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。就如同在不同的場合我們會有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對象的尊重。文書行文規(guī)范 適用情景 當(dāng)面對不同的發(fā)文對象需要選用不同的文書形式時，查看此技能。 技能點 3 如何進行文書的行文 主 題 詞 行政管理 （ ） 2．文書管理人員要重在經(jīng)驗，而不是理論。 9 牢記要點 中國最大管理資源中心 第 36 頁 共 78 頁 文書管理機構(gòu)設(shè)置的要點： _ 總收發(fā)部門的設(shè)置 _ 管理部門的設(shè)置 _ 主辦及會 辦部門的設(shè)置 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 請您判斷以下說法的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。 （ 5）資料需報送金融機構(gòu)的，由財務(wù)部主辦；需報送稅務(wù)主管機構(gòu)的，由各公司會計處主辦；需報送商業(yè)及證券主管機構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書 ；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，負責(zé)管理營業(yè)、采購、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門），負責(zé)管理其所在地域與外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。總收發(fā)部門負責(zé)文書收受及發(fā)送。如何設(shè)置文書管理機構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？ 1．總收發(fā)部門 由總務(wù)部門統(tǒng)一擔(dān)任。 7 技能描述 企業(yè)想要運行高效，必須有一個合理的企業(yè)部門 的設(shè)置。文書管理 ? 《秘書工作手冊》，孫云潔等編著，工人出版社， 1985年。 總之，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴格按規(guī)則辦事，才能達到事半功倍的效果。在日常管理中只有嚴格依程序辦事，才能最大程度地簡化文書管理，使之行之有效。 ? 統(tǒng)一管理 文書管理針對的是全體員工，文書內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達信息應(yīng)該一致，文書格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。特別是對于一些機密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重。 ? 嚴格保密 文書的內(nèi)容關(guān)系到一個企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。 由于信息的準確性離不開文書的準確表達，因而文書管理過程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命 —準 確性。信息只有在最快的時間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。 ? 準確及時 日常管理中，文書的運用都具有及時有效的特點。 一般來說，文書應(yīng)該是一事一文。 一般來說，文書管理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則： ? 簡潔明了 文書是用來傳遞信息的重要工具，簡潔明了的文書表達形式更有利于信息的準確傳達和信息接受 方的準確接受。管理原則 適用情景 當(dāng)需要遵循文書管理的基本規(guī)則時，查看此技能。 第二章 文書管理 技能點 1 如何遵循文書管理原則 主 題 詞 行政管理 3．您是否注意到進行會議提問時的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進的問題，請您拿出具體的解決方 案。 9 牢記要點 會議管理的注意事項有： _ 會議進程中的注意事項 _ 主持會議的注意事項 _ 參加會議的注意事項 _ 會議提問的注意事項 中國最大管理資源中心 第 31 頁 共 78 頁 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 檢查您對一些會議注意事項和技巧的掌握程度： 1．您是否重視挑選高水平的會議主持人？試著列舉出具體的標準進行反思，看看有沒有更好的方法和模式。 提問時應(yīng)該注意的問題： （ 1）使用正確的語言； （ 2）提問的問題要反映會議的主旨； （ 3）要提出引人深思的問題； （ 4）提問的語氣要親切； （ 5）提問的順序要得當(dāng)； （ 6）提問的問題應(yīng)便于回答； （ 7）提問應(yīng)說明問題的重點。所以，注重會議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達到提問的預(yù)期目的。因此，會議的提問必須做到合情合理。作為與會者，必須注意以下幾個方面： 中國最大管理資源中心 第 29 頁 共 78 頁 （ 1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題進行研究； （ 2）準時出席，如果因故無法出席，必須事先請假； （ 3）積極發(fā)言，真實地表達